Wie Arbeitszeiterfassung Geld spart

Wir haben alle schon einmal den Ausdruck „Zeit ist Geld“ gehört, aber von wie viel Geld reden wir genau?
In diesem Blogbeitrag sprechen wir darüber, wie viel Geld Sie durch Zeiterfassung laut Forschung sparen können und wie genau Sie damit Geld sparen. Wir geben auch Tipps, um die Zeit so effektiv wie möglich zu verfolgen.

Wie viel Geld können Sie durch Zeiterfassung sparen?

Laut einer Studie von AffinityLive, die in der Harvard Business Review veröffentlicht wurde, kostet ineffektives Arbeiten die US-Wirtschaft über 50 Millionen verlorene Stunden, was einem Verlust von etwa 7,4 Milliarden Dollar pro Tag entspricht .
Es heißt auch, dass „die Umstellung von wöchentlichen (oder schlechteren) Stundenzettelaktualisierungen auf tägliche (oder bessere) 52.000 US-Dollar pro Fachkraft und Jahr in abrechenbarer Zeit einbringen würde.“

Um die Dinge ins rechte Licht zu rücken, hier ist, was Sie mit den zusätzlichen 52.000 $ kaufen könnten (wenn sie nicht vom Winde verweht wären):

• 50 iPhone 12 Vorteile
• 2 Übernachtungen in einer Royal Suite im Burj Al Arab Hotel in Dubai
• Ein 3-Karat-Diamant
• Ein Haus oder eine Wohnung (Größe hängt von der Lage ab)
• Studiengebühren für ein Jahr an der Harvard University

Und nachdem Sie etwas von dieser Liste gekauft haben, hätten Sie immer noch ein paar Tausend übrig.
Ich denke, wir sind uns alle einig, dass es viel Geld ist – das sollte nicht einfach so verschwendet werden.

Wie Zeiterfassung Ihnen Geld spart

Zeiterfassungssoftware spart Ihr Geld auf verschiedene Weise, insbesondere wenn Sie sich für eine hochwertige und völlig kostenlose App wie Clockify entscheiden. Hier ist wie:

• Sie haben statt Schätzungen tatsächliche Daten vor sich. Es ist keine gute Idee, sich im Geschäftsleben auf Vermutungen zu verlassen.
  Wenn Sie die Zeit verfolgen, haben Sie einen Einblick in alles, was vor sich geht, einschließlich aller Aufgaben und der Zeit, die für die Erledigung dieser Aufgaben aufgewendet wurde. Selbst wenn Sie eine Schätzung vornehmen müssen (z. B. für ein großes zukünftiges Projekt), haben Sie viele Daten, auf die Sie sich verlassen können, und können eine möglichst genaue Vermutung anstellen.
  Sie können auch feststellen, ob es ein bestimmtes Projekt gibt, das die Ressourcen des Unternehmens verschwendet – wenn Sie die Zeit verfolgen, können Sie genau sehen, wohin Ihr Geld fließt. Das bringt uns zum nächsten Punkt…
• Es erleichtert genaue Abrechnungs- und Verarbeitungsdaten für Gehaltsabrechnungen und Rechnungen , da alle abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden aufgezeichnet werden.
• Vermeiden Sie rechtliche Probleme. Apropos Gehaltsdaten – im Jahr 2013 verhängte der IRS Strafen in Höhe von 4,5 Milliarden Dollar im Zusammenhang mit Lohnsteuern. Die Zeiterfassung verringert das Risiko, Teil einer ähnlichen Statistik zu sein.
• Es erhöht die Produktivität. Es hilft, sich zu konzentrieren und die Prioritäten klar zu halten, sowie Leerlaufarbeit zu minimieren.
  Es beugt auch Überanstrengung vor. Und wenn jemand gut ausgeruht ist, ist es viel wahrscheinlicher, dass er gute Leistungen erbringt und effizienter ist.
• Es spart Zeit im Vergleich zu veralteten Anwesenheitssystemen. Im Vergleich zwischen den beiden gibt es auch weniger Platz für menschliches Versagen.
• Digitale Zeiterfassung bedeutet, dass weder Umweltressourcen wie Papier noch zusätzliches Geld verschwendet werden, um sie aufzufüllen, wenn sie alle aufgebraucht sind. Wussten Sie, dass laut der University of South Indiana jedes Jahr in den USA Papier im Wert von etwa 1 Milliarde Bäumen weggeworfen wird? Mit einer Zeiterfassungssoftware sparen Sie nicht nur Ihr Geld, sondern auch die Bäume.

Tipps für eine effektive Zeiterfassung

Hier sind einige Tipps zur effektiven Zeiterfassung und somit zum Geldsparen:

Verfolgen Sie die Zeit jeden Tag

In der Studie von AffinityLive heißt es: „Laut der Ebbinghaus-Vergessenskurve behalten Menschen nach sechs Tagen nur 23 Prozent von dem, was sie lernen. Das bedeutet, dass es unmöglich ist, mit Ihrem Stundenzettel ganz genau zu sein, wenn Sie ihn nur einmal pro Woche ausfüllen.“

Aus diesem Grund ist es am besten, die Zeit jeden Tag zu verfolgen, da eine höhere Frequenz zu einer besseren Genauigkeit führt.

Sei konsequent

Es ist genauso wichtig, die Zeit über einen längeren Zeitraum konsistent zu verfolgen, wie sie regelmäßig zu verfolgen. Man muss sich daran halten, damit es wirkt!

Stellen Sie außerdem sicher, dass die Zeiterfassung für alle auf derselben Plattform konsistent ist, damit Sie alle Daten an einem Ort haben.

Machen Sie die Zeiterfassung schnell und einfach

„Wir haben, wenig überraschend, festgestellt, dass der Hauptgrund für schlechte Zeiterfassungsgewohnheiten bei Berufstätigen darin besteht, dass dies umständlich ist“, heißt es in der Studie von AffinityLive.
Eine allgemeine Faustregel lautet: Je komplizierter es ist, desto weniger Menschen tun es.

Deshalb sollten Sie sich für eine Zeiterfassungssoftware entscheiden, die nicht viel Zeit vom Tag in Anspruch nimmt und nicht viel Aufwand erfordert.

Automatisiertes Tracking ist eine großartige Option – Sie müssen lediglich auf eine Schaltfläche klicken, um die Aufzeichnung zu starten. Sie können sogar eine Erinnerung einstellen, um sicherzustellen, dass Sie nicht vergessen, mit der Verfolgung zu beginnen.

Sie können auch Arbeitszeittabellen verwenden, in denen Sie manuell Aufgaben hinzufügen (normalerweise am Ende des Arbeitstages), wenn dies besser zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Sie haben eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche und sind außerdem einfach zu bedienen.

Geben Sie klare Anweisungen

Im Anschluss an das, was wir gerade gesagt haben, ist es wirklich wichtig, bei der Einführung neuer Software klare und einfache Anweisungen zu geben. Ansonsten kann es vor allem für weniger technikaffine Menschen stressig werden.
Auch Erwartungen sollten besprochen werden, zum Beispiel die erwartete tägliche Arbeitsbelastung oder ob es eine bestimmte Art und Weise gibt, wie die Aufgaben organisiert werden sollen.

Rund um die Uhr

Obwohl es wichtig ist, Ihre Zeit genau zu erfassen, ist häufig kein extrem hohes Maß an Präzision erforderlich. Sich Gedanken darüber zu machen, jede Minute bis zum Abschlag zu verfolgen, kann unnötigen Stress verursachen und mehr schaden als nützen. Die Zeit wird normalerweise auf die nächsten 5, 10 oder 15 Minuten gerundet.
Sie müssen auch keine Dinge wie Toilettenpausen oder den Gang in die Küche nachverfolgen, um einen Snack zu holen.

Wenn Sie sich fragen, ob Zeitrunden legal ist – ja, das ist es, solange es richtig gemacht wird.

Fazit

Die genauen Zahlen, die Ihr Unternehmen einsparen kann, können wir Ihnen nicht sagen, da dies von vielen Faktoren abhängt, wie z. B. der Größe und der Anzahl der Mitarbeiter. Mit allem, was wir erwähnt haben, ist es jedoch möglicherweise einfacher zu berechnen, wie Sie die Kosten senken und/oder Anpassungen an Ihrem Budget vornehmen und Ihr Unternehmen profitabler machen können.
Damit die Zeiterfassung effektiv ist, ist es am besten, sie täglich und konsequent durchzuführen und die richtige Software zu wählen, die perfekt zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.