Wie man Zeiterfassung nicht hasst

Zeiterfassung kann ein absoluter Schmerz sein, und ich hatte lange Zeit das Gefühl, dass meine Leistung keine Rolle spielt – solange ich die Zahlen in meinem Stundenzettel hatte. Das war, bevor mir klar wurde, wie das Nachverfolgen meine Haut bei der Arbeit retten, mehr Spaß machen und mir das Gefühl geben kann, mit meiner Karriere etwas zu erreichen.

Aber damit das passiert, müssen wir das unangenehme und lästige Gefühl überwinden, daran denken zu müssen, die Zeit zu verfolgen, und diese zusätzliche Arbeit tatsächlich erledigen. In diesem Artikel teile ich einige Tipps, die für mich funktioniert haben. Ich werde Dinge besprechen, wie den richtigen Motivator zu finden, die Zeiterfassung zu einem Spiel zu machen und es bis ins Mark zu vereinfachen.

Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Motivator haben

Während die Motivation an sich sehr flüchtig sein kann (wenn Sie darauf warten, dass die Inspiration zuschlägt), sollte man die Kraft des richtigen Motivators nicht vernachlässigen.

Der einzige „abstrakte“ Rat, den ich hier geben werde, ist, einen sehr guten Grund zu finden, warum Sie die Zeit erfassen müssen. Zum Beispiel:

1. Ich vermeide Missverständnisse mit meinem Chef/Manager/Teamleiter/Kollegen;
2. Es wird eine „Papierspur“ meiner Arbeitszeit geben, damit ich mich bei Bedarf absichern kann;
3. Meine Kunden sind wahrscheinlich vertrauensvoller und/oder bereit, mehr zu zahlen, weil ich gewissenhaft und transparent wirke;
4. Ich bekomme eine bessere Vorstellung davon, wo ich meine Zeit verschwende, und kann etwas dagegen tun;
5. Ich möchte aufhören, Überstunden zu machen;

Sobald Sie Ihre Gründe auf Papier haben, hat die Zeiterfassung mehr Sinn. Das können Sie an einer Pinnwand, über Ihrem Schreibtisch oder als Post-it auf Ihrem Monitor anbringen. Wie die Künstlerin und Trainerin Katy Arrington glaubt, kann der richtige Motivator Sie durch so viele mentale Rückschläge führen, wenn Sie an Ihrer Produktivität arbeiten.

Gleiches gilt für die Zeiterfassung, die zufällig eines der Kernelemente der Produktivität ist.

Verwandeln Sie die Zeiterfassung in ein Spiel

Die Gamifizierung Ihrer Produktivität kann viele Fortschritte bringen.

Wenn Sie die Zeiterfassung unnötig ernst nehmen, wird es plötzlich unterhaltsamer, Ihren Timer zu starten und zu notieren, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

Behandeln Sie die Zeiterfassung als eine Fähigkeit, um aufzusteigen

Zeiterfassung kann zu einem Spiel werden, wenn Sie es als das Ausfüllen eines Erfahrungsfortschrittsbalkens betrachten. Du sammelst nach und nach Erfahrung und steigst nach einiger Zeit im Level auf. Die gleiche Methode kann angewendet werden, wenn Sie die Zeiterfassung als Spielfertigkeit und Ihre Aufgaben als Erfahrungspunkte (Exp) behandeln.

Es wird also ungefähr so ​​​​aussehen:

• Erstellen Sie einen Fortschrittsbalken ähnlich dem, den Sie in Videospielen sehen;
• Weisen Sie ihnen Werte oder Erfahrungspunkte zu;
• Weisen Sie jedes Mal, wenn Sie die Zeit für eine Aufgabe erfolgreich verfolgen, einen Erfahrungspunkt (oder mehr) zu.

Sie können das Konzept so einfach gestalten oder erweitern. Beispielsweise kann jede Aufgabe eine unterschiedliche Anzahl an Erfahrungspunkten bringen – wenn es eine Stunde dauert, sind es 5 Punkte, und wenn es 20 Minuten dauert, sind es 2.

So habe ich es kurz gemacht:

• Ich muss Level 4 in einem Monat Zeiterfassung erreichen. Stufe 4 erfordert 200 Erfahrungspunkte;
• Ich habe vier Arbeitswochen, was bedeutet, dass ich maximal 50 Punkte pro Woche verdienen kann;
• Ich habe jede Woche 5 Arbeitstage, also maximal 10 Punkte pro Tag;
• Ziel: Verdienen Sie 10 Punkte pro Tag, während Sie die Zeit verfolgen.
• Wenn ich jede Aufgabe erfolgreich nachverfolgt hätte, würde ich die vollen 10 Punkte bekommen.
• Wenn ich irgendwo versage, würde ich die Punkte entsprechend abziehen.

Es mag komplex klingen, aber es war die einfachste Mathematik, und mit einer handgezeichneten Exp-Leiste auf meinem Schreibtisch fühlte ich mich ein bisschen wie ein Videospielcharakter, der aufsteigt.

Glücklicherweise gibt es online viele Fortschrittsdiagramme und Vorlagen, die Sie entweder kopieren oder an Ihre Bedürfnisse anpassen können. So oder so, wenn Sie auch nur der kleinste Spielertyp sind, sollte dies gut funktionieren.

Bringen Sie Farbe und Kreativität in Ihre Stundenzettel

Bereits 2011 entwickelte Michal Migurski, ehemaliger technischer Leiter von Stamen , eine clevere, witzige Methode, um die Zeit seines Teams im Auge zu behalten.

Er programmierte eine browserfreundliche App, die die für ein Projekt aufgewendete Zeit anzeigt, mit einer Wendung: Die Zeit würde mit einem berühmten Angry Birds -Vogelavatar verfolgt, während er sich bewegt, um das Schwein zu treffen (auch bekannt als die Frist). So sieht es aus:

Quelle: mike.teczno.com

Wie Migurski selbst erklärt, ist das einfache Ziel, Sie sollen das Schwein schlagen. Wenn der Vogel über den Kopf des Schweins fliegt, verlieren Sie Geld/Ressourcen, und wenn der Vogel am Schwein vorbeifliegt, sind Sie weit hinter Ihren Fristen zurück. Auf seiner Website hatte Migurski einen Link zu einem Github-Repository hinterlassen, um Angry Productive Birds selbst auszuprobieren.

Meilensteine ​​für die Zeiterfassung belohnen

Vielleicht sind die langfristigen Vorteile der Zeiterfassung kein guter Antrieb für Sie. Die Vorteile der Zeiterfassung liegen auf der Hand, sind aber nicht immer ein verlockendes Endziel. Und das ist auch in Ordnung, denn ein kurzfristiger Motivationsschub kann genauso erfolgreich sein. Stellen Sie bei der Gamifizierung Ihrer Zeiterfassung sicher, dass Sie bestimmte Meilensteine ​​​​und angemessene Belohnungen festlegen.

Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, die Zeit fünf Tage hintereinander erfolgreich zu erfassen, kann die Belohnung ein teures Abendessen zum Mitnehmen, ein Einkauf für etwas sein, das Sie sich schon eine Weile gewünscht haben, oder… einfach ein Nickerchen ohne Schuldgefühle mitten am Tag .

Meilensteine ​​können auch das erfolgreiche Nachverfolgen der Zeit X über den Tag verteilt, das Nachverfolgen von insgesamt mindestens vier Stunden (wobei etwas Platz gelassen wird, falls Sie es vergessen) usw. umfassen.

Machen Sie Zeiterfassung mit Applets zum Vergnügen

If This Then That ist eine sehr beliebte und nützliche App, die wir schon einige Male im Clockify-Blog erwähnt haben. Auf der Website können Sie kleine Aktionen namens Applets erstellen, die bestimmte Verhaltensweisen auf Ihrem Computer oder Telefon auslösen. Beispielsweise kann jedes YouTube -Video, das Ihnen gefällt, zu Ihrer Spotify -Playlist hinzugefügt werden, oder jedes Mal, wenn Ihre Spülmaschine startet, beginnt Ihr Roomba mit der Reinigung der Küche. Es nimmt Ihnen die kleinen Aufgaben ab. Als weiteres Beispiel können Sie Ihr Trello und Clockify verbinden, sodass jedes Mal, wenn jemand eine Aufgabenkarte in Trello einlegt, ein Applet diese Karte als Zeiteintrag in Clockify einträgt . Alles, was Sie tun müssen, ist, den Timer zu starten, wenn Sie ihn erreichen.

Eine unterhaltsamere Art, die Zeit zu verfolgen, wäre die Verbindung von beispielsweise YouTube und Clockify , wo jedes Mal, wenn Sie Ihren Timer stoppen, ein kurzes feierliches Video auftaucht. Sie können dasselbe auch mit einem Audioclip oder einem GIF machen, das Sie amüsant finden. Diese automatisierten Feierlichkeiten sind wie kleine Belohnungen, auf die Sie sich freuen können, wenn Sie die Zeit für Aufgaben verfolgen.

Erst Zeit erfassen – später kategorisieren

Früher, wenn ich an Zeiterfassung dachte, verdrehte ich sofort die Augen und stellte mir den ganzen Vorgang vor, wie ich die Aufgabe eintippte, sie beschriftete, entschied, wie lange mein Pomodoro dauern würde usw. Die Idee, sich auf jedes Zeitfenster vorzubereiten brachte mich um – es fehlte der Fluss und ich fühlte mich wie ein Roboter.

Also habe ich das Problem mit ein paar einfachen Änderungen behoben:

• Bei der Erstellung meiner Aufgabenliste habe ich alle Etiketten und Projekte vorgefertigt;
• Ich habe den Pomodoro-Timer weggeworfen (außer bei zeitkritischen Aufgaben);
• Ich würde nur die grundlegenden Informationen zur Aufgabe eingeben;
• Das Sortieren, zusätzliche Notizen und alles andere wurde auf das Ende des Tages verschoben.

Ich fand, dass das Entfernen dieser kleinen technischen Nuancen die Zeiterfassung für mich weniger nervig machte. Als Bonus erwies sich am Ende des Tages das Sortieren aller Zeiteinträge als großartiges Ritual zum allmählichen Abziehen des Steckers. Ich brauchte keine zusätzliche Aufgabe, um zu analysieren, wie mein Tag gelaufen ist, und das Durchgehen der Einträge belohnte mich mit einem Gefühl der Erfüllung und des Abschlusses.

Quelle: Clockify-Tutorial – Zeit kategorisieren

Das Obige ist ein Beispiel dafür, wie Sie Tags für wiederkehrende Aufgaben in Clockify erstellen können, also wählen Sie einfach aus dem Dropdown-Menü aus, woran Sie arbeiten. Wenn Ihnen das Kategorisieren von Zeiteinträgen auf die Nerven geht, ist dies die perfekte Lösung.

Holen Sie sich ein perfektes Werkzeug

Ich persönlich habe unzählige Zeiterfassungs-, Gewohnheitserfassungs- und Fokus-Apps ausprobiert. Und obwohl ich außer Clockify niemanden gefunden habe, der zu 100% für mich funktioniert, kann ich mit Sicherheit sagen, dass sie sich so sehr unterscheiden, dass jeder auf eine andere Art von Person ausgerichtet ist.

Ob Sie einen reinen App-Tracker wünschen, einen geräteübergreifenden, automatisches Tracking oder manuelle Eingabe, Berichte oder nicht, Rechnungsstellung, Kalenderintegrationen, was auch immer – sie haben es.

Mein bester Rat wäre, ein paar Wochen damit zu verbringen, sie auf Größe auszuprobieren. Clockify hat das robusteste Funktionssystem für seinen kostenlosen Plan, daher ist es meiner Meinung nach ein guter Ausgangspunkt. Sie können sehen, was Sie mögen und brauchen, und von dort aus arbeiten.

Streben Sie nicht nach Perfektion

Einer der Gründe, warum ich Zeiterfassung hasste, war, dass sich jedes Versäumnis, meine Zeit zu dokumentieren, sehr persönlich anfühlte. Als wäre ich faul, unaufmerksam, unfähig, eine so kleine Aufgabe zu erledigen, und andere sehr… unangenehme Meinungen.

Und es war diese negative Einstellung von Anfang an, die mich lange davon abgehalten hat, dies zu tun. Warum überhaupt Zeiterfassung versuchen, wenn es das Schlimmste in mir zum Vorschein bringt?

Um die negativen Annahmen zu bekämpfen, die Sie höchstwahrscheinlich haben werden, versuchen Sie also, unterschiedliche Meinungen zu pflegen.

„Es ist okay, hin und wieder zu scheitern“

Dinge werden manchmal in die Quere kommen.

Sie werden abgelenkt.

Du wirst einen schlechten Tag haben.

Lerne, dir selbst zu vergeben, wenn du gelegentlich den Ball fallen lässt. Solange Sie diese unangenehmen Gefühle überwinden und es weiter versuchen, spielen diese kleinen Niederlagen keine Rolle. Und das ist die gesündeste Denkweise, besonders wenn Sie gerade erst anfangen, Ihre Zeit zu verfolgen.

„Ich muss nicht alles verfolgen“

Toilettenpausen, Kaffeepausen oder das Schreiben einer Follow-up-E-Mail, die gerade als Aufgabe aufgetaucht ist, brauchen wirklich kein eigenes Zeitfenster oder Nachverfolgung. Fünfzehnminütige Aktivitäten sind auf lange Sicht wahrscheinlich nicht wichtig (es sei denn, es handelt sich um Unterhaltungspausen, die sich summieren), und sie geben Ihnen keine nützlichen Informationen über Ihre Gewohnheiten.

Sie sind insbesondere für Ihren Kunden-/Managerbericht unwichtig.

Überfordern Sie sich nicht und Sie werden die Zeiterfassung nicht so sehr hassen.

„Zeiterfassung ist wie Brokkoli essen“

Zeiterfassung kann dazu führen, dass wir uns wie ein Roboter fühlen, der eine bestimmte Quote für seinen Ingenieur ausfüllen muss. Und es tut irgendwie weh zu sehen, dass Zahlen scheinbar einen größeren Wert haben als unsere Qualität oder Leistung.

Aber die Wahrheit ist, dass gute Gewohnheiten nicht von selbst kommen. So wie ein Kind den Geschmack von Brokkoli erlernen muss, weil es gut für seine Gesundheit ist, müssen auch wir den Ärger durchmachen, uns daran zu erinnern, die Zeit zu verfolgen, um in allen Aspekten des Lebens produktiver zu sein.

Also ja, ich nehme an, ich vergleiche Zeiterfassung mit Brokkoli.

„Zeiterfassung gibt mir Sicherheit“

Einer der besten Gründe, warum Sie an der Zeiterfassung teilnehmen sollten, ist, dass sie ein unwiderlegbarer Beweis dafür ist, wie Sie Ihre Arbeitszeit verbracht haben.

Der moderne Arbeitsplatz kann mit Zweifeln, Terminüberschreitungen, misstrauischen Kunden und sogar Betrügern übersät sein. Wenn Sie wissen, dass Sie Ihren Teil dazu beigetragen haben, einen fairen Bericht über die geleisteten Arbeitsstunden und Ihre Schulden zu erstellen, nimmt Ihnen das viel Stress von der Brust.

Sie erhalten auch schriftliche Beweise für den Fall, dass ein Kunde versucht, sich der Zahlung zu entziehen, oder ein Bürostreit unter Kollegen schief geht.

„Es gibt einen Anschein von Kontrolle“

Heutzutage gibt es viel zu viele Faktoren, die unseren Arbeitsalltag und unsere Karriere beeinflussen. Wenn Ihnen also die Möglichkeit geboten wird, einen winzigen Aspekt der totalen Kontrolle über Ihre Ressourcen und Ihre Zeit zu haben, warum sollten Sie sie nicht ergreifen?

Zeiterfassung ist so eine winzige Aktion, die jedoch einen großen Einfluss darauf hat, wie Sie arbeiten und sich anderen präsentieren. Ganz zu schweigen davon, dass sich digitale Zeiterfassung wie Clockify mit der Entwicklung zu einem unauffälligen Erlebnis für alle perfektioniert haben, die Zeiterfassung hassen.

Schlussfolgern

Die Zeiterfassung ist mit viel negativer Presse verbunden. Wir mögen es nicht, weil es unsere Leistung in Zahlen zu verwandeln scheint, und wir glauben fälschlicherweise, dass wir als Menschen durch unsere Arbeitszeittabellen allmählich geschätzt werden. Dies könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Die Zeiterfassung kann uns die Kontrolle über schädliches abgelenktes Verhalten geben, uns vor Fehlverhalten sowohl im Büro als auch im Freiberufler schützen und ein großartiger Weg zum Aufbau gesünderer Arbeitsgewohnheiten sein.