Die Vorteile der Verwendung einer Zeiterfassung in einem Remote-Team

Meine Freundin erzählte mir einmal, dass ihr Chef nicht glaubte, dass sie tatsächlich arbeiteten, als ihr Team kurz von zu Hause aus arbeitete. Obwohl das Team seinen Job wie in einem Büro erledigte, war ihr Arbeitgeber misstrauisch. So kamen sie bald zurück ins Büro. Ich sollte erwähnen, dass sie die Zeit nicht erfasst haben, während sie von zu Hause aus gearbeitet haben.

Warum spielt das eine Rolle? Nun, wenn Remote-Mitarbeiter ihre Stunden protokollieren, haben sie einen Nachweis über ihre Arbeit, sodass es einfacher ist, Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern aufzubauen. Abgesehen von einer Vertrauensfrage gibt es noch andere Möglichkeiten, wie die Verwendung eines Zeiterfassungssystems in einem Remote-Team von Bedeutung ist.

In diesem Artikel behandeln wir die Vorteile der Zeiterfassung für Remote-Teams und zeigen Ihnen, wie die Zeiterfassung in einem Remote-Team in der Praxis funktionieren kann.

Was sind die Vorteile der Mitarbeiterzeiterfassung für Remote-Teams?

Bevor wir damit beginnen, die wichtigsten Gründe zu untersuchen, warum Remote-Mitarbeiter mit der Zeiterfassung beginnen sollten, sollten wir uns nur daran erinnern, was Remote-Arbeit umfasst. Remote-Mitarbeiter sind diejenigen, die:

• Von zuhause aus arbeiten,
• Arbeiten in Coworking Spaces, Cafés oder anderen Orten, die keine Büros sind,
• von verschiedenen Standorten aus arbeiten, aber gelegentlich ins Büro kommen,
• teilweise flexible Arbeitszeiten.

Hier sind nun die Vorteile der Mitarbeiterzeiterfassung für Remote-Teams.

Präzise Abrechnung und Gehaltsabrechnung

Wenn Remote-Mitarbeiter an mehreren Projekten und für zahlreiche Kunden arbeiten, ist es wichtig, jede Stunde zu verfolgen, die sie für jedes Projekt aufwenden. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter abrechenbare Stunden von nicht abrechenbaren Stunden trennen, was Sie mit einem Zeiterfassungstool wie Clockify tun können. Dieses Routing wird die Abrechnung mit den Kunden erheblich vereinfachen.

Wie Sie unten sehen können, ist der erstmalige Eintrag nicht gebührenpflichtig, während andere als gebührenpflichtig gekennzeichnet sind. Hier ist die Aufgabe mit dem Namen „Portfolio aktualisieren“ keinem bestimmten Projekt zugeordnet, was bedeuten könnte, dass es sich nicht um eine Aufgabe für einen Kunden handelt. Daher ist es nicht gebührenpflichtig.

Quelle: So berechnen Sie abrechenbare Stunden

Mit Hilfe eines Zeiterfassungstools kann ein Remote-Team alle abrechenbaren Stunden für verschiedene Kunden verfolgen. Somit verhindert die Zeiterfassung Fehlkalkulationen und stellt sicher, dass Rechnungen ordnungsgemäß erstellt werden.

Abgesehen von Abrechnungszwecken stellt die Zeiterfassung sicher, dass die Mitarbeiter genaue Gehaltsabrechnungen erhalten. Mithilfe einer Zeiterfassung notieren Remote-Mitarbeiter, an welchen Projekten sie wie lange gearbeitet haben. Wenn Arbeitgeber über solch genaue Arbeitsdaten verfügen, können sie ihre Remote-Mitarbeiter nicht unter- oder überbezahlen. Außerdem können Manager auch überprüfen, ob jemand Überstunden hat.

Effektives Projektmanagement

Bei der Remote-Arbeit fällt es Teammanagern möglicherweise schwer zu sagen, wer sich gerade mit welchem ​​Projekt innerhalb des Teams befasst. Aber wenn jeder in einem Team seine Stunden protokolliert und die Details zu den Aufgaben und Projekten eingibt, wird die Arbeitstransparenz viel klarer. Wenn es also einige überforderte Mitarbeiter gibt, sollten Manager überlegen, die Aufgaben anders zu verteilen.

Darüber hinaus hilft die Nachverfolgung der Zeit den Führungskräften, den Status eines Projekts im Auge zu behalten. Angenommen, Sie und Ihr Team haben geschätzt, dass das ABC-Projekt 163 Stunden dauern wird, bis es abgeschlossen ist. Inzwischen haben Ihre Remote-Mitarbeiter rund 14 Arbeitsstunden erfasst. Sie stehen also noch am Anfang, denn Sie haben noch 149 Stunden Zeit, um das Projekt abzuschließen. Oder, wenn Sie Prozentsätze bevorzugen, Sie haben etwa 8 % der Arbeit abgeschlossen, was Sie unten sehen können.

Ein Beispiel für den Projektstatus in Clockify

Dies ist der perfekte Weg, um zu erfahren, ob es zu möglichen Verzögerungen kommen wird, und diese Probleme nach Möglichkeit zu vermeiden. Außerdem können Sie den Fortschritt jedes Remote-Teams verfolgen, das an einem Projekt arbeitet. Im obigen Beispiel können wir sehen, dass die Design- und QA-Teams bisher recht effektiv waren.

Vertrauen am Remote-Arbeitsplatz

Wie können Vorgesetzte wissen, dass ihre Remote-Mitarbeiter arbeiten? Das wichtigste Element hier ist Vertrauen, und wir sprechen von gegenseitigem Vertrauen und Respekt zwischen Arbeitnehmern und Managern oder Arbeitgebern. Die Zeiterfassung spielt eine entscheidende Rolle beim Aufbau von Vertrauen an einem Remote-Arbeitsplatz.

Betrachten Sie die Zeiterfassung als Klebstoff, der Mitarbeiter und Vorgesetzte verbindet. Arbeiter haben die Verantwortung, ihre Stunden täglich zu protokollieren und zu beweisen, dass sie vertrauenswürdig sind. Auf der anderen Seite müssen Arbeitgeber und Manager vertrauensvoll sein und die Arbeitszeiterfassungsdaten der Mitarbeiter als Beweis für ihre Fernarbeit akzeptieren.

Freiheit, einen Remote-Working-Lifestyle zu wählen

Einige Mitarbeiter haben die Angewohnheit, ihren Arbeitsort zu wechseln. Neben dem Home Office erledigen Remote Worker ihre Aufgaben auch in Coworking Spaces, Cafés oder Bibliotheken. Das ist die Freiheit, die Remote-Arbeit mit sich bringt.

Nehmen wir an, Sie haben heute Ihren Arbeitstag zu Hause begonnen, aber nach zwei Stunden brauchten Sie einen Tapetenwechsel. Sie gingen in eine Bibliothek und blieben dort weitere drei Stunden. Um jetzt den Überblick über alle Aufgaben zu behalten, die Sie zu Hause und in der Bibliothek erledigt haben, sollten Sie die Zeiterfassung starten. Einige Zeiterfassungstools, wie Clockify, haben die Möglichkeit, die Daten über mehrere Geräte wie Mobiltelefone, Laptops usw. hinweg zu synchronisieren.

Quelle: Free Remote Work & Team Software

Wenn es für Sie bequemer ist, können Sie Ihre Bibliothekszeiten auf Ihrem Telefon verfolgen, aber Ihre Homeoffice-Stunden auf Ihrem Laptop. Ein Zeittracker stellt sicher, dass alle protokollierten Stunden gespeichert und synchronisiert werden, unabhängig vom Arbeitsort und den von Ihnen verwendeten Geräten.

Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit

Eine Zeiterfassung kann die Kommunikation und Zusammenarbeit in Remote-Teams erleichtern. So geht's: Telearbeiter stempeln sich zu Beginn ihres Arbeitstages ein, was ihren Kollegen zeigt, dass sie gerade arbeiten. So ist es einfacher zu klären, wer für Besprechungen oder Chats verfügbar ist. Im Screenshot unten können wir sehen, dass Austin und Karen im Moment arbeiten, weil ihre erfasste Zeit „In Bearbeitung“ ist.

Dies ist besonders praktisch für Teams, deren Mitglieder aus verschiedenen Kontinenten oder sogar mehreren Zeitzonen stammen. Wenn Mitarbeiter wissen, wer gerade arbeitet, können sie sich an diese Mitarbeiter wenden, wenn sie ein Problem haben oder Hilfe benötigen.

Apropos Zeitzonen, Clockify ermöglicht es Ihnen, die Zeit unabhängig von Ihrer Zeitzone zu verfolgen. Sie arbeiten beispielsweise von Paris aus (UTC/GMT +2 Stunden) und Ihr Vorgesetzter befindet sich in Sydney (UTC/GMT +10 Stunden). Obwohl Sie sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, sieht Ihr Vorgesetzter diese Berichte in der Zeitzone von Sydney, wenn er Ihre Arbeitszeittabellen auswertet.

Ein besseres Verständnis der Mitarbeiterverfügbarkeit verbessert sowohl die Fernkommunikation als auch die Zusammenarbeit.

Verbesserte Mitarbeiterproduktivität und -leistung

Remote-Teammitglieder teilen sich nicht denselben physischen Raum. Daher kann es schwierig sein, zu messen, wie effektiv Mitarbeiter sind. Die praktische Art und Weise, wie Manager die Leistung und Produktivität der Mitarbeiter überprüfen können, besteht darin, die erfassten Stunden der Mitarbeiter sowie andere Details wie Aufgabenbeschreibungen und die für ein Projekt aufgewendete Zeit zu analysieren. So kann die Zeiterfassung dazu beitragen, dass alles reibungslos läuft und dass Remote-Mitarbeiter in der Lage sind, Projekte pünktlich abzuschließen.

Abgesehen von Führungskräften ist die Zeiterfassung auch für Arbeiter praktisch. Mitarbeiter können herausfinden, wie sie ihre Zeit tagsüber verbringen, wie produktiv sie sind und welche Apps sie am häufigsten verwenden.

Dies ist ein Beispiel für die Produktivitätszeitleiste, eine praktische Option, die Clockify anbietet, die Ihnen zeigt, wie viel Zeit Sie mit der Arbeit in verschiedenen Apps verbringen. Um diese Funktion auszuprobieren, müssen Sie eine automatische Zeiterfassung verwenden. Stellen Sie sicher, dass diese Zeitleiste nur Aktivitäten anzeigt, die länger als 10 Minuten dauern. Wie Sie auf dem Screenshot sehen können, hat dieser Benutzer drei Stunden in Google Docs erfasst. Wenn der Benutzer Inhalte schreibt, ist dies eine gute Bewertung, da er zeigt, dass er drei Stunden lang geschrieben hat (nehmen wir an, dass es kein lästiges Starren auf eine leere Seite gab). Mit dem Pluszeichen rechts auf der Seite können Sie die gewünschten Zeiteinträge hinzufügen. Hier wurden beispielsweise alle Zeiteinträge außer Excel hinzugefügt.

Verbesserte Verantwortlichkeit

Wie hilft die Zeiterfassung den Mitarbeitern, sich selbst für ihre Leistung verantwortlich zu machen? Nun, das Wissen, dass sie ihre Stunden protokollieren müssen, macht den Arbeitern bewusst, dass eine Uhr tickt. Daher ist es wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter ihr Bestes geben, um ihre Aufgaben vor Ablauf der Frist zu erledigen. Dadurch zeigen die Arbeitnehmer, wie verantwortungsbewusst sie sind. Sobald alle Teammitglieder ihre Verantwortung bewiesen haben, wird auch der Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung zwischen den Mitarbeitern folgen.

Wie können Manager entfernte Mitarbeiter überwachen?

Remote-Führungskräfte sollten sich nicht wie Big Brother verhalten, über die Arbeiter wachen und jeden Schritt analysieren, den sie während der Arbeitszeit machen. Damit tilgen Manager jede Spur von Vertrauen zwischen ihnen und ihren Mitarbeitern.

Stattdessen sollten Führungskräfte und Arbeitgeber den richtigen Ansatz finden, um die Zeit zu verfolgen, die Mitarbeiter damit verbringen, ihre Aufgaben aus der Ferne zu erledigen. Hier sind einige wichtige Schritte, die Vorgesetzte unternehmen können, um Remote-Mitarbeiter zu überwachen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Leitfaden zur Zeiterfassung

Um sicherzustellen, dass Telearbeiter ihre Zeit richtig erfassen, sollten Arbeitgeber oder Manager eine Richtlinie zur Zeiterfassung erstellen. Auch wenn Ihr Unternehmen eine einfache Zeiterfassungs-App verwendet, sollten Sie erwägen, ein solches Handbuch zur Zeiterfassung zu erstellen. Folgendes muss eine Richtlinie abdecken:

• Welche Aufgaben oder Projekte müssen Mitarbeiter verfolgen?
• Sollen Mitarbeiter ihre Zeiteinträge kategorisieren?
• Wie sollten Mitarbeiter ihre Zeit erfassen (manuell, mit einem Timer, Stunden in einen Stundenzettel eintragen)? Wenn alle Optionen verfügbar sind, teilen Sie dies den Mitarbeitern mit.
• Wie oft müssen Mitarbeiter ihre Zeit erfassen (täglich oder einmal pro Woche)?

Außerdem ist es wichtig zu klären, wie detailliert diese Zeitangaben sein sollen. Zum Beispiel, ob es in Ordnung ist, wenn Mitarbeiter ihre Aufgaben als „Blogbeitrag“ oder „Schreiben des Blogbeitrags ‚How to manage remote teams‘“ beschreiben.

Eine solche Richtlinie lässt keinen Raum für Missverständnisse. Die Mitarbeiter wissen genau, wie sie ihre Stunden erfassen, wie oft und wie detailliert sie sein müssen. Außerdem werden sie während der Arbeitszeit nicht das Gefühl haben, in ihre Privatsphäre eingedrungen zu sein.

Schritt 2: Fragen Sie Ihr Team nach Updates

Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation zwischen den Teammitgliedern bei der Remote-Arbeit von entscheidender Bedeutung. Um mit Remote-Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, sollten Manager regelmäßige Meetings organisieren und ihre Teammitglieder um Updates bitten.

Durch das Erhalten von Updates von allen Mitarbeitern können Führungskräfte herausfinden, woran jedes Teammitglied arbeitet und ob es Probleme mit Projekten gibt. So können Manager realistische Projektschätzungen vornehmen.

Nun hängt die Häufigkeit dieser Besprechungen von der Arbeit ab, die Ihr Team ausführt. Manchmal benötigen Sie Updates ein- oder zweimal pro Tag, manchmal reichen Sie mit einem wöchentlichen Meeting aus.

Schritt 3: Legen Sie Fristen fest

Abgesehen von den Updates, die Sie vom Team erhalten, besteht eine weitere Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind, darin, Fristen für alle Aufgaben festzulegen. Ob sie es mögen oder nicht, Fristen bringen Struktur in eine Remote-Arbeitsroutine. Natürlich müssen diese Fristen realistisch sein.

Sobald die Mitarbeiter neue Aufgaben erhalten, gefolgt von Start- und Endzeiten, können sie ihre Arbeit entsprechend organisieren. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass Telearbeiter sich selbst für diese Aufgaben zur Rechenschaft ziehen, wenn sie Fristen festgelegt haben. Darüber hinaus hilft es den Arbeitnehmern, weniger gestresst und produktiver zu sein, wenn sie genügend Zeit für eine Aufgabe haben.

Wie können Remote-Mitarbeiter ihre Stunden verfolgen?

Wir haben erklärt, wie Remote-Manager ihre Mitarbeiter verfolgen können, aber hier sind einige Tipps für Telearbeiter.

Verfolgen Sie sowohl Arbeitszeiten als auch Ablenkungen

Wie bereits erwähnt, sollten Remote-Mitarbeiter eine Zeiterfassungsrichtlinie befolgen, wenn sie die Zeit erfassen, in der sie remote arbeiten. Aber abgesehen von der Aufzeichnung der Stunden, die Sie mit der Arbeit an Aufgaben verbringen, können Sie auch Ablenkungen verfolgen. Dies ist besonders wichtig für diejenigen unter Ihnen, die von zu Hause aus arbeiten, da Ablenkungen eine der häufigsten Herausforderungen von Telearbeitern sind.

Wenn Sie also jemand unterbricht, notieren Sie sich die Zeit, die Sie mit dieser Ablenkung verschwendet haben. Am Ende des Tages haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie Ihren Aufgaben gewidmet und wie viel Zeit Sie mit Ablenkungen verschwendet haben. Darüber hinaus können Sie bei häufigen Besprechungen auch die Zeit aufschreiben, die Sie bei Besprechungen verbracht haben.

Verfolgen Sie die Zeit, um herauszufinden, wie sich verschiedene Standorte auf Ihre Arbeit auswirken

Wenn Sie nun zu den Arbeitnehmern gehören, die die Vorteile eines Remote-Lebensstils nutzen, indem sie den Arbeitsort wechseln, ist dieser Tipp genau das Richtige für Sie. Die Zeiterfassung kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Orte für bestimmte Arten von Aufgaben geeignet sind.

So funktioniert das. Nehmen wir an, Ihre Aufgabe besteht darin, eine Blog-Gliederung zu schreiben. Verfolgen Sie also die Zeit, die Sie benötigen, um diese Aufgabe zu erledigen, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Messen Sie auch, wie viel Zeit Sie benötigen, um diese Aufgabe im Büro zu erledigen. Vergleichen Sie dann einfach die Ergebnisse. Wenn Sie mit dieser Aufgabe zu Hause produktiver sind, stellen Sie sicher, dass Sie diese Aufgabe nicht für den Tag verschieben, an dem Sie im Büro sind.

Indem Sie die Zeiteinträge für jede Aufgabe während des Tages oder einer Woche aufschreiben, werden Sie schnell erkennen, wie viel Arbeitsbelastung Sie zu Hause im Vergleich zum Büro/Café erledigen können. Auf diese Weise können Sie einen Remote-Arbeitszeitplan erstellen, der Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Fazit

Die Nachverfolgung der Zeit bei der Remote-Arbeit stellt sicher, dass alles seinen Platz findet. Mit einer Zeiterfassung können Remote-Teams ihre Projekte effektiver verwalten und ihren Kunden angemessene Rechnungen stellen. Abgesehen von Projekten hilft die Zeiterfassung den Mitarbeitern auch dabei, einfach zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, da die Mitarbeiter andere wissen lassen, wann sie auf der Uhr sind. Die Arbeit in einem solchen Umfeld wird sich positiv auf den Aufbau von Vertrauen innerhalb eines Remote-Teams auswirken.

Um entfernte Mitarbeiter zu überwachen, sollten Manager eine Zeiterfassungsrichtlinie für alle Mitarbeiter erstellen. Außerdem sollten Führungskräfte ihre Teams immer um regelmäßige Updates bitten und Fristen für alle Aufgaben festlegen.

Telearbeitern zeigt eine Zeiterfassung nicht nur, wie sie ihre Arbeitszeiten verbringen, sondern auch, wie oft sie abgelenkt werden. Bei der Überwachung der Zeit lernen Remote-Mitarbeiter außerdem, wie sich verschiedene Standorte auf ihre Produktivität auswirken.