17 Einfache Zeitspartipps

Vor ein paar Jahren sah ich ein Bild, das in den sozialen Medien kursierte und auf dem stand: „Du hast die gleiche Anzahl von Stunden am Tag wie Beyoncé“.

Das ist zwar motivierend, aber nur teilweise wahr – ja, selbst die erfolgreichsten Menschen der Welt haben nur 24 Stunden am Tag, aber es übersieht die Tatsache, dass diese Menschen ihre Zeit nicht mit Dingen wie Wäsche waschen oder verbringen müssen auf einen Bus warten.
Auch wenn wir nicht das ganze Team von Fachleuten haben, die wie sie für uns arbeiten, gibt es Dinge, die wir tun können, um Zeit zu sparen.

In diesem Artikel gehen wir auf 17 zeitsparende Tipps ein, die Ihnen helfen, mehr von Ihrer wertvollsten Ressource für Dinge zu verwenden, die Ihnen wichtig sind.

1. Verfolgen Sie Ihre Zeit

Bevor wir auf einen der Tipps eingehen, über die wir sprechen werden, ist es als Ausgangspunkt wichtig zu wissen, womit genau Sie Ihre Zeit verbringen. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, Ihre Zeit zu erfassen.

Sie können dies mit Stift und Papier oder in einer Tabellenkalkulation tun, aber es ist viel weniger zeitaufwändig, eine Zeiterfassungs-App zu verwenden. Mit einer App können Sie alle Daten auf organisierte Weise anzeigen, sodass Sie analysieren können, wie Sie Ihre Zeit verbringen.
Gibt es etwas, wofür Sie mehr/weniger Zeit aufwenden sollten? Können Sie Ihre Zeit effektiver einteilen? Welche Änderungen können Sie in Ihrem Zeitplan vornehmen, damit er Ihren Bedürfnissen besser entspricht?

2. Bauen Sie Zeitmanagementfähigkeiten auf

Was auch immer Sie tun, ein gutes Zeitmanagement ist wichtig. Es hilft Ihnen, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen, Ihre Ziele zu erreichen und weniger gestresst zu sein.
Sie sollten wissen, wie Sie Ziele richtig setzen, Prioritäten setzen, sich konzentrieren, effektiv planen und Ihre Zeit organisieren.

Nicht zu zögern ist eine einfache Methode, um Zeit zu sparen.
Versuchen Sie, so früh wie möglich mit der Arbeit an einer Aufgabe zu beginnen. Es ist einfacher, jeden Tag ein bisschen an etwas zu arbeiten, als auf die letzte Minute zu warten und sich zu stressen.

Ich bin von Natur aus ein Aufschieber, aber ich weigere mich auch, nachts zu arbeiten, anstatt zu schlafen. Außerdem kann ich nicht unter zu viel Druck arbeiten, weil ich mit Stress nicht gut umgehen kann und Panik bekomme.
Die Lösung, die ich mir ausgedacht habe, besteht darin, mich selbst dazu zu bringen, organisiert zu sein. Ich mache es, indem ich ein Spiel daraus mache. Wenn ich es schaffe, eine Aufgabe in X Zeit zu erledigen, belohne ich mich selbst. Ich habe auch ein Punktesystem (je nachdem, wie zufrieden ich mit meiner Arbeit bin; ich bekomme auch Extrapunkte, wenn ich früher fertig bin). Je mehr Punkte ich bekomme, desto größer ist meine Belohnung. Zeitmanagement muss nicht ernst und langweilig sein.

3. Erledige vor dem Mittagessen eine große Aufgabe

Unser Fokus ist nicht den ganzen Tag über gleich. Am besten morgens, wenn unser Geist noch frisch und ausgeruht ist. Sie sollten diese Zeit nutzen, um an der größten und schwierigsten Aufgabe des Tages zu arbeiten: Sie werden sich leichter konzentrieren und es wird weniger Zeit in Anspruch nehmen, sie zu erledigen.

Die Erledigung der größten Aufgabe innerhalb der ersten Stunden Ihres Arbeitstages gibt Ihnen ein Erfolgserlebnis und motiviert Sie, für den Rest des Tages produktiv zu sein.

4. Wissen Sie, wann Sie am produktivsten sind, und erstellen Sie einen Zeitplan dafür

Manche Menschen stehen lieber früh auf und sind morgens am produktivsten. Andere funktionieren nachts besser. Finden Sie heraus, ob Sie ein Frühaufsteher oder eine Nachteule sind – oder vielleicht eine Tagtaube, die gerne zu einer vernünftigen Zeit aufwacht und ins Bett geht.

Erstellen Sie einen Zeitplan, der zu Ihrem natürlichen Rhythmus passt; Wenn Sie eine Nachteule sind, werden Sie nur mürrisch und weniger leistungsfähig, wenn Sie um 5 Uhr morgens aufwachen. Ebenso, wenn Sie ein Morgenmensch sind, werden Sie spät in der Nacht nichts erreichen können.
Stellen Sie sicher, dass 1) Ihr Zeitplan für Sie funktioniert und 2) dass Sie genug Schlaf bekommen.

5. Nutzen Sie Technologie

Einer der Vorteile des Lebens im 21. Jahrhundert ist, dass Sie viele Dinge bequem von zu Hause aus erledigen können, indem Sie das Internet nutzen.

Profitieren Sie davon. Bezahlen Sie Ihre Rechnungen online, anstatt zur Bank oder zur Post zu gehen (Sie vermeiden auch das Warten in der Warteschlange) oder automatisieren Sie es sogar.
Sie können auch online einkaufen und in vielen Fällen auch arbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern ist in der Situation, in der wir uns befinden, auch viel sicherer.

Es gibt viele Apps, die Ihnen das Leben erleichtern und Ihnen helfen, schneller und produktiver zu sein. Was auch immer Sie brauchen, es gibt wahrscheinlich eine App dafür, von Aufgaben- und Kalender-Apps bis hin zu einer Vielzahl von Automatisierungs-Apps.

6. Schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe

Wir alle wissen, dass Multitasking keine herausragende Idee ist, wenn Sie produktiv sein wollen – Sie sind effektiver, wenn Sie sich jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren. Das gilt für Switch Tasking oder (wie der Name schon sagt) von einer Aufgabe zur anderen zu wechseln und dabei viel Fokus zu verlieren.

Multitasking ist nicht immer schlecht. Wenn zwei Aufgaben nicht die gleichen Teile Ihres Gehirns belasten, ist dies eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen. Zum Beispiel putzen und ein Hörbuch hören.
Ein anderes Beispiel ist ein Spaziergang mit einem Freund: Man bewegt sich, holt auf und genießt das schöne Wetter.

Wenn Sie pendeln müssen, um zur Arbeit zu kommen, haben Sie viele Möglichkeiten, diese Zeit nützlicher und/oder weniger langweilig zu gestalten: Wenn es eng wird, können Sie spazieren gehen oder Fahrrad fahren. Wenn Sie einen Bus oder Zug nehmen, können Sie die Nachrichten oder ein Buch lesen, Podcasts hören oder E-Mails beantworten.

Wenn Sie mehr Ruhe brauchen, sind Entspannung und Musikhören oder sogar einfache Achtsamkeitsübungen, während Sie zur Arbeit gehen, auch vollkommen in Ordnung.

Denken Sie darüber nach, wovon Sie mehr brauchen, und versuchen Sie, es in etwas zu implementieren, das Sie bereits tun.

7. Die Vorbereitung im Voraus ist der Schlüssel

Wenn Sie sich im Voraus vorbereiten, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Zeit optimal nutzen. Hier sind zwei Beispiele.

Meetings vorbereiten

Wenn Sie ein Meeting abhalten, stellen Sie sicher, dass alle wissen, worum es in dem Meeting gehen wird, damit sie vorbereitet erscheinen können. Halten Sie Ihre Meetings so prägnant und fokussiert wie möglich; Lange und unnötige Besprechungen verschwenden die Zeit aller. Wenn alle gut vorbereitet sind, können Sie direkt auf den Punkt kommen und ein Problem in deutlich kürzerer Zeit lösen.

(Auch wenn das Meeting eine E-Mail sein kann, sollte es eine E-Mail sein.)

Vorbereitung auf den Unterricht als Student

Wenn Sie Student sind, sollten Sie etwas vorbereitet zum Unterricht erscheinen. Ich weiß, dass es nicht einfach ist, den Überblick über deine Schularbeiten zu behalten – ich war bis vor kurzem Studentin. Daher weiß ich, dass das sehr hilft.
Es erleichtert Ihnen das Lernen während des Unterrichts, was bedeutet, dass Sie weniger Zeit mit dem Lernen zu Hause und/oder direkt vor der Prüfung verbringen. Sie werden auch wissen, wenn Sie etwas nicht verstehen, sodass Sie den Professor sofort fragen können und sich später den Ärger ersparen.

Sie müssen bereits am Unterricht teilnehmen, machen Sie das Beste daraus. Sie nehmen einen erheblichen Teil Ihres Tages in Anspruch: Verschwenden Sie diese Zeit nicht.

8. Lerne nein zu sagen

Zu allem Ja zu sagen, ist ein sicherer Weg, um ausgebrannt zu sein und sich zu überarbeiten, sowie Ihre Zeit mit Dingen zu verbringen, die Sie nicht tun wollen oder müssen.

Sie sollten keine Teile Ihrer Zeit verschenken, als wären sie kostenlose Handouts von Costco; Ihre Zeit und Energie sind eine wertvolle, begrenzte Ressource und Sie sollten sie auch so behandeln.

Sie können nicht unter allen Umständen nein sagen, besonders bei der Arbeit, aber oft können Sie es.
Du kennst das, wenn alles in dir nein sagen will, aber am Ende ja sagst, weil es dir schlecht geht? Hier sind einige Dinge, die helfen könnten:

1. Seien Sie bestimmt, aber höflich und diplomatisch: Geben Sie einen guten Grund (keine Entschuldigung) dafür an, warum Sie nein sagen müssen .
   Zum Beispiel: „Danke, dass Sie dafür an mich gedacht haben, aber ich arbeite bereits an zwei großen Projekten und habe daher leider keine Zeit für weitere Arbeiten. Ich möchte bei der Qualität von allem, woran ich arbeite, keine Kompromisse eingehen“.
2. Sie müssen nicht zu sehr ins Detail gehen. Zum Beispiel: „Tut mir leid, ich kann nicht, meine Schwester ist mit ihren Kindern in der Stadt und ich habe sie seit Monaten nicht gesehen und es tut mir ehrlich gesagt so leid, vor allem, weil sie nur eine Stunde entfernt wohnen und es wirklich keine Entschuldigung gibt aber ich zögere auch immer, mein Auto reparieren zu lassen und …“ ist zu viel.
   „Danke für die Einladung, aber ich kann nicht – meine Schwester und ihre Kinder sind in der Stadt und ich verbringe dieses Wochenende mit ihnen“ reicht gerade aus.
3. Bieten Sie eine Alternative oder eine Idee an, wie die Arbeit auf andere Weise erledigt werden kann (ohne Sie einzubeziehen). Es kann so einfach sein wie „Donnerstag ist mein Terminkalender voll, aber am Sonntag habe ich frei, wenn das für Sie passt“.
4. Üben – je mehr Sie üben, desto einfacher wird es und desto besser werden Sie.

9. Wenn es weniger als 5 Minuten dauert, tun Sie es sofort

Kleine Aufgaben können sich schnell summieren, besonders wenn wir zum Aufschieben neigen. Sie können dies vermeiden, indem Sie sich angewöhnen, die Aufgaben sofort zu erledigen, wenn sie weniger als 5 Minuten dauern.
Das Waschen Ihrer Kaffeetasse oder eines Tellers dauert nur eine Minute, vielleicht zwei; Wenn Sie warten, bis Ihre Spüle mit schmutzigem Geschirr überladen ist, dauert dies erheblich länger (und jedes Mal, wenn Sie es ansehen, wird es Ihre Stimmung ruinieren).

Am Anfang fällt es schwer, sich daran zu gewöhnen, zu sagen: „Ich mache das in 10 Minuten … Ich weiß, dass ich das vor 10 Minuten auch gesagt habe, aber dieses Mal wirklich“.
Was mir geholfen hat, ist die 5-Sekunden-Regel von Mel Robbins: Wenn Sie den Instinkt haben, etwas zu tun, reagieren Sie innerhalb von 5 Sekunden, oder Ihr Gehirn wird Sie davon überzeugen, dass Sie es in 5 Minuten tun … oder 10 … oder 110.

Vielleicht verspüren Sie nicht den Instinkt , eine Rechnung zu bezahlen, aber wenn Sie sich daran erinnern, tun Sie es sofort.

Ja, das gilt auch für das Aufstehen. Schlummern Sie den Wecker nicht. Laut Experten kann das wiederholte Drücken der Schlummertaste zu längeren Schlafträgheitsphasen (Schwindelgefühl nach dem Aufwachen) führen. Es bringt auch Ihre Schlafzyklen durcheinander, was sowohl für Ihren Geist als auch für Ihren Körper schlecht ist.

10. Bereiten Sie am Vorabend vor

Der Morgen kann hektisch sein – um zusätzlichen Stress zu vermeiden und viel Zeit zu sparen, bereiten Sie alles am Vorabend vor.

• Schreiben Sie eine To-do-Liste, damit Sie beim Aufwachen bereits wissen, was zu tun ist.
• Bereiten Sie am Vorabend vor, was Sie anziehen werden, und bügeln Sie es gegebenenfalls. Es gibt nichts Frustrierenderes, als in Eile zu sein und festzustellen, dass das, was Sie anziehen wollten, faltig ist oder einen Fleck hat.
• Du kannst dein Frühstück sogar schon am Vorabend zubereiten, zum Beispiel Overnight Oats oder Muffins.
• Wenn Sie Ihre Handtaschen gerne passend zu Ihren Outfits wechseln, stellen Sie sicher, dass Sie alles eingepackt haben, was Sie für den Tag brauchen. Sie können auch viele kleine Dinge kaufen, die Sie immer bei sich tragen (Papiertaschentücher, Kaugummi, Masken, Lippenbalsam usw.) und sie in jede Tasche stecken.

Morgens müssen wir viele Entscheidungen treffen – und wir können nur eine begrenzte Menge treffen, bevor wir die Entscheidungsmüdigkeit erreichen. Außerdem ist es schwerer zu denken, wenn man noch im Halbschlaf ist. Deshalb geht der Morgen viel reibungsloser und schneller, wenn Sie alles am Vorabend vorbereiten.

11. Begrenzen Sie die Anzahl Ihrer Entscheidungen

Apropos Entscheidungsmüdigkeit: Eine weitere Möglichkeit, Zeit und mentale Energie zu sparen, besteht darin, einfach Ihre Auswahlmöglichkeiten einzuschränken.

Als sie Mark Zuckerberg fragten, warum er jeden Tag das Gleiche trägt, sagte er: „Ich möchte mein Leben wirklich so gestalten, dass ich so wenig Entscheidungen wie möglich über irgendetwas treffen muss, außer darüber, wie ich dieser Gemeinschaft am besten dienen kann.“

Ich sage nicht, dass Sie auch jeden Tag das Gleiche tragen sollten. Es wäre jedoch eine gute Idee, die Anzahl der Entscheidungen, die Sie treffen müssen, zu begrenzen, indem Sie Folgendes tun:

• Erstellen Sie Routinen, damit Sie sich nicht den Kopf zerbrechen müssen, wann Sie aufwachen, welche Hautpflegeprodukte Sie verwenden oder welche Übungen Sie machen sollten.
• Du kannst entweder 1) eine Kapselgarderobe mit Teilen zusammenstellen, die dir gefallen und in der du dich wohl fühlst. Achte darauf, dass sie alle zueinander passen, damit du, egal wie du sie kombinierst, ein zusammengestelltes Outfit hast, oder
  2) Wenn du Mode magst und gerne viele Klamotten hast, versuche im Voraus, Outfits daraus zu machen, damit du eine gute Wahl hast, wenn du es eilig hast.
• Haben Sie eine Checkliste für Lebensmittel, die Sie immer kaufen, anstatt jedes Mal eine neue Liste zu schreiben und sich zu fragen, ob Sie vergessen haben, etwas hinzuzufügen.
• Haben Sie eine Liste mit gesunden, sättigenden und schnellen Optionen für jede Mahlzeit. Ich liebe es zu experimentieren und neues Essen auszuprobieren, aber wenn ich wenig Zeit habe, ist es einfacher, je nach Laune zwischen 3-4 Optionen zum Mittagessen zu wählen, anstatt aus allem zu wählen, was ich je gegessen habe.

12. In großen Mengen kochen

Ein weiterer zeitsparender Tipp im Zusammenhang mit Lebensmitteln ist das Kochen in großen Mengen.
Sie verbringen die gleiche Zeit mit dem Kochen, egal ob Sie eine oder 5 Portionen zubereiten, aber indem Sie die größere Menge an Essen zubereiten und für später aufbewahren, verkürzen Sie die Kochzeit für die nächsten paar Tage.

13. Reduzieren Sie Ihren Social-Media-Konsum

Endloses Scrollen ist oft für den Großteil der Zeit verantwortlich, die wir verschwenden.

Die einzige Möglichkeit, dem entgegenzuwirken, besteht darin, die Zeit, die wir in den sozialen Medien verbringen, zu begrenzen. Hier ist wie:

1. Überprüfen Sie Ihre Bildschirmzeit und wie viel davon in sozialen Medien verbracht wird. Warnung: Die Zahlen sind möglicherweise nicht leicht zu erkennen.
2. Benachrichtigungen ausschalten. Sie werden nicht nur weniger abgelenkt, sondern vermeiden auch das Szenario „Ich habe mein Telefon entsperrt, nur um die Nachricht zu beantworten, und eine Stunde später bin ich immer noch in den sozialen Medien“.
3. Legen Sie selbst Regeln fest, wann Sie Ihr Telefon überprüfen können und wann nicht. Zum Beispiel „Ich kann nicht auf Social Media gehen, bevor ich meine Morgenroutine erledigt habe“ oder „Ich kann nicht auf Instagram gehen, wenn ich arbeite, außer in der Mittagspause“.
4. Aus den Augen, aus dem Sinn – wenn möglich, lassen Sie Ihr Telefon nicht neben sich liegen. Legen Sie es in ein anderes Zimmer oder in Ihre Handtasche.

14. Verbringen Sie weniger Zeit mit E-Mails

Ähnlich wie bei einem begrenzten Zeitrahmen für soziale Medien sollten Sie die Zeit festlegen, zu der Sie E-Mails beantworten. Dies kann ein-, zweimal oder viermal am Tag sein, je nachdem, wie viele E-Mails Sie normalerweise erhalten. Wählen Sie diese Zeiten mit Bedacht aus: Verschwenden Sie die Zeit Ihrer besten Konzentration nicht mit E-Mails, sondern mit einer wichtigeren und/oder schwierigeren Aufgabe.
Andere Möglichkeiten, um weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen, sind:

1. Verwenden Sie Vorlagen. Wenn Sie sich dabei erwischen, immer wieder dasselbe zu antworten, erstellen Sie eine Vorlage, anstatt immer dasselbe abzutippen.
2. Denken Sie daran, dass es einfacher ist, die gewünschte E-Mail mithilfe der Suchleiste zu finden, als E-Mails manuell in Ordnern zu organisieren.
3. Antworten Sie nicht, wenn Sie nicht müssen. Klingt offensichtlich, aber manchmal brauchen wir eine Erinnerung.
4. Melden Sie sich für den Newsletter ab, an dem Sie nicht mehr interessiert sind.

15. Stapeln Sie ähnliche Aufgaben zusammen

Wenn Sie mehrere Dinge drucken müssen, drucken Sie sie gleichzeitig. Wenn Sie mehrere Anrufe tätigen müssen, führen Sie sie alle in einer Sitzung durch. Wenn Sie mehrere Dinge kaufen müssen, kaufen Sie sie in einem Einkaufsbummel. Wenn Sie Inhalte für eine Woche für soziale Medien erstellen müssen, wählen Sie einen Tag aus und erledigen Sie alles auf einmal.

Sie werden es nicht nur effizienter machen, weil Sie im richtigen Headspace sind, sondern Sie sparen auch viel Zeit für scheinbar kleine Dinge, die sich sonst summieren würden. Warum sollten Sie 5 Mal zum Drucker und zurück zu Ihrem Schreibtisch gehen, sich an- und abmelden, sich fertig machen, zum Einkaufszentrum fahren usw. 5 Mal, wenn Sie es einmal tun können?

16. Haben Sie einen bestimmten Arbeitsbereich

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, arbeiten Sie nicht von Ihrem Bett aus. Finden Sie einen Platz speziell für die Arbeit, vorzugsweise einen Schreibtisch. Auf diese Weise weiß Ihr Gehirn, wenn Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen, dass Sie es ernst meinen, und Sie gelangen schneller in einen Arbeitsmodus. Die Arbeit im Bett kann auch die Schlafqualität beeinträchtigen: Ihr Gehirn sollte Bett mit Schlaf und Ruhe assoziieren, nicht Wachheit, Konzentration und Arbeit.

Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber und organisiert. Es sollte nur die Dinge enthalten, die Sie für die Arbeit benötigen, ohne unnötige Gegenstände, um Ablenkungen zu vermeiden.

Dasselbe gilt, wenn Sie Student sind: Wenn Sie effektiv lernen möchten, lernen Sie an Ihrem Schreibtisch, nicht in Ihrem Bett.

17. Stellen Sie jemanden ein

Sie sollten erwägen, jemanden einzustellen, der Ihnen hilft, wenn Sie finanziell dazu in der Lage sind. Ob langfristig (virtuelle Assistentin, Haushälterin, Finanzberaterin) oder nur gelegentlich (Reparateur oder Catering-Service), die gesparte Zeit ist das investierte Geld wert.

Dies gilt insbesondere für Kleinunternehmer. Wenn Sie gerade erst anfangen, müssen Sie fast alles selbst erledigen, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie immer mehr Dinge an Fachleute delegieren.

Fazit

Auch wenn unser Leben oft hektisch ist, gibt es Möglichkeiten, weniger Zeit mit unnötigen Dingen und mehr Zeit mit den Dingen zu verbringen, die uns wichtig sind. Das Wichtigste ist, an unseren Zeitmanagementfähigkeiten zu arbeiten, vom Lernen, Nein zu sagen, bis hin zur Sicherstellung, dass wir immer vorbereitet sind. Es mag manchmal unmöglich erscheinen, aber alles, was es braucht, ist eine gute Organisation und Disziplin.
(Zumindest bis wir reich genug sind, um Leute einzustellen, die alles tun, was wir nicht wollen.)