So füllen Sie Zeitberichte für die Arbeit aus

Zeitberichte sind eine immens nützliche Ressource. Während viele Menschen es aufgrund der manchmal mühsamen Natur des Prozesses nicht mögen, sie auszufüllen, kann ein richtiger Stundenzettel Ihre Haut und Ihr Geld retten und Sie produktiv halten. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie Zeitberichte mit Hilfe einer digitalen Zeiterfassung mit dem geringsten Aufwand und Kopfschmerzen ausfüllen können.

Entscheiden Sie, welche Arbeitszeittabelle Sie benötigen

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Projekte organisieren und wie Sie täglich arbeiten, bestimmt, welcher Stundenzettel für Sie am besten geeignet ist. Es gibt mehrere Arten, aber die am häufigsten verwendeten sind:

1. Täglich – wird am häufigsten von Mitarbeitern und Freiberuflern verwendet, die stundenweise bezahlt werden, um die abrechenbaren Stunden im Auge zu behalten und die Produktivität zu verbessern
2. Wöchentlich – wird verwendet, um den wöchentlichen Fortschritt sowie wöchentliche Zahlungen zu verfolgen
3. Zweiwöchentlich – Wird von Arbeitgebern und Arbeitnehmern verwendet, die normalerweise alle zwei Wochen bezahlt werden
4. Monatlich – wird normalerweise von Arbeitgebern verwendet, die Arbeitnehmer einmal im Monat bezahlen, um einfach die Start- und Endzeiten von Arbeitstagen aufzuzeichnen

Für diejenigen, die weniger digital interessiert sind, sind alle oben genannten (und mehr) Stundenzettel-Vorlagen online verfügbar. Drucken Sie sie einfach aus und erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten.

Wöchentliche Arbeitszeittabelle in Clockify

Tags und Kategorien erstellen

Es gibt Tags und Kategorien, um Ihre Zeiterfassung viel einfacher zu machen. Sie werden sehen, dass das Ausfüllen einzelner Zeiteinträge zum Kinderspiel wird, sobald Sie sie eingerichtet haben. Es ist nicht erforderlich, jedes Mal manuelle Eingaben vorzunehmen oder sich Details zu merken.

Die Tags, die Sie erstellen, sollten um Ihre Arbeit herum aufgebaut sein. Zum Beispiel können Sie Folgendes haben:

• Projektbezogene Tags;
• Allgemeine Tags;
• Kundenbezogene Tags;

Tags und Kategorien sind besonders nützlich bei der Formulierung von Projektabschluss- oder Kundenberichten. Sie können Daten basierend auf diesen Tags herausfiltern und individuellere Berichte erstellen.

Ein Beispiel für einen Bericht in Clockify

Legen Sie Stundensätze fest und verfolgen Sie Ihre abrechenbaren Stunden

Wenn Sie nach Stunden bezahlt werden und Ihren Kunden einen sauberen, vorzeigbaren Bericht liefern möchten, legen Sie natürlich einen bestimmten Tarif fest. Legen Sie einfach eine Währung in Ihrer Zeiterfassung sowie den Standardsatz (oder pro Projekt oder Kunde, wie detailliert Sie möchten) fest, und Sie können beruhigt mit dem Ausfüllen Ihrer Zeiteinträge beginnen.

Einrichten eines benutzerdefinierten Tarifs in Clockify

Eine lustige Tatsache – Sie möchten entscheiden, welche nicht abrechenbaren Stunden Sie auch nachverfolgen möchten. Ob Sie es glauben oder nicht, manchmal sind sie genauso wichtig wie abrechenbare Stunden.

Warum nicht abrechenbare Stunden erfassen?

Diese Stunden umfassen beispielsweise Marketing, Rechnungsstellung, das Verfassen von Berichten und die Vorbereitung von Besprechungen.

Während Sie mehr abrechenbare Stunden als nicht abrechenbare Stunden haben sollten, um die Kosten zu decken, hat die Erfassung der Zeit für letztere ihre eigenen Vorzüge:

• Sie erfahren, wie viel Zeit nicht abrechenbare Kosten in Anspruch nehmen und wie Sie sie verbessern können.
• Sie können sehen, welche Kunden oder Projekte mehr oder weniger nicht abrechenbare Stunden haben;
• Verbessern Sie Ihren Workflow und Ihr Projektmanagement.

Und dies ist nur die Spitze des Eisbergs. Um mehr über das Nachverfolgen von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu erfahren, haben wir einen Leitfaden geschrieben, der sicherlich jedem stundenweise bezahlten Mitarbeiter helfen wird.

Zeit verfolgen

Zwei Möglichkeiten der Zeiterfassung – manuelle Eingabe der Stunden und automatische Erfassung. Sie können entweder eine oder beide Methoden verwenden und Ihre Wahl sogar auf die Art Ihres Arbeitstages stützen.

So erfassen Sie die Zeit manuell

Die manuelle Zeiterfassung ist gut für diejenigen, die es vorziehen, am Ende des Tages Zeit hinzuzufügen, normalerweise, weil es nur wenige Aufgaben gibt, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen.

Es gibt auch Menschen, die ihre Zeit akribisch planen. Ihre Timeboxen für den Tag sind bereits in einer To-do-Liste oder einem Kalender geplant. So können sie die Zeitberichte im Voraus oder ganz am Ende des Tages ausfüllen und sehen, wie sie ihren Zeitplan so genau wie möglich einhalten wollen.

Darüber hinaus können sie mit der manuellen Zeiterfassung alle Zeiteinträge bearbeiten, bei denen sie ihre Arbeitszeiten über- oder unterschätzt haben.

Oben ist ein Beispiel dafür, wie Sie mit Clockify einfach die Zeit eingeben können, die Sie mit der Arbeit verbringen möchten (oder verbracht haben), und sie mit einem Klick zu Ihrem Zeitbericht hinzufügen. Sie können auch abhaken, ob die Stunden abrechenbar sind oder nicht, und sie entsprechend markieren.

So erfassen Sie die Zeit automatisch

Die Einrichtung Ihrer Zeiterfassung zur automatischen Aufzeichnung Ihrer Stunden ist nützlich, wenn Sie sich nicht mit der Einrichtung von Zeitfenstern oder Aufgabenlisten befassen möchten. Wenn Sie an manchen Tagen besonders viel Arbeit haben, ist es einfacher, einfach die App zu starten und Ihren Geschäften nachzugehen.

Tracker wie Clockify folgen Ihnen, egal wie oft Sie zwischen verschiedenen Programmen wechseln. Wenn der Arbeitstag vorbei ist, können Sie sich 15 Minuten Zeit nehmen, um sich abzukühlen, indem Sie die Zeiteinträge überprüfen und sie im Stundenzettel sortieren, markieren oder überprüfen.

Ein Screenshot des automatischen Trackers von Clockify

Abrechnung von Nebenvergütungen

Zuschläge zählen Fälle wie Überstunden, Zeitausgleich, Urlaubsgeld, Bereitschafts-/Notsituationen. Werfen wir einen kurzen Blick auf jeden Typ.

1. Aufzeichnung von Überstunden

Wir alle kennen Überstunden – es sind die zusätzlichen Arbeitsstunden. Überstunden können aus einer Vielzahl von Gründen auftreten, von verschobenen Fristen bis hin zu persönlichen Produktivitätsproblemen.

Rechtlich gesehen gilt alles, was über die übliche 40-Stunden-Woche hinausgeht, als Überstunden. Und je nach Wochentag und wie viele Stunden Sie investiert haben, kann Ihnen ein Arbeitgeber (oder Kunde) unterschiedliche Sätze zahlen.

Wie viel Sie mit Überstunden verdienen, hängt natürlich stark davon ab, aus welchem ​​Land Sie kommen.

• EU-Zeiterfassungsrecht
• Kalifornisches Überstundengesetz
• Gesetz über faire Arbeitsnormen und Arbeitszeitregelung

Diese Arbeitsgesetze wurden eingeführt, um sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zu schützen, daher ermutigen wir alle, sich so gut wie möglich zu informieren.

2. Erfassung für Ausgleichszeit

Ausgleichszeit ist die Freistellung, die Arbeitnehmern anstelle von Überstundenvergütung gewährt wird. Es hängt auch von weiteren Faktoren ab: ob Sie im öffentlichen oder privaten Sektor arbeiten, ob Sie angestellt oder stundenweise bezahlt werden und wie hoch Ihr Lohn ist.

Informieren Sie sich hier, ob Sie Anspruch auf Zeitausgleich haben.

3. Erfassung für Urlaubstarife

Während nationaler Feiertage ist es besonders wichtig, die Arbeitsstunden zu verfolgen, da die Urlaubssätze von denen für reguläre Überstunden abweichen können (wieder abhängig von den Arbeitsgesetzen Ihres Landes).

Achten Sie bei der Zeiterfassung in solchen Fällen besonders darauf, die Tarife für abrechenbare Stunden zu aktualisieren. Erstellen Sie am Ende einfach einen Bericht und lassen Sie die Zeiterfassung Ihre Überstundenvergütung berechnen.

4. Aufzeichnung für den Bereitschaftsdienst

Bereitschaftsdienst bedeutet, für die Arbeit verfügbar zu sein, wann immer der Arbeitgeber Sie braucht. Die häufigsten Beispiele sind Krankenschwestern, IT-Techniker und Wartungspersonal.

Bereitschaftsdienst kann Teil eines regulären Beschäftigungsplans sein, aber auch eine gelegentliche Sache – zum Beispiel, wenn ein Unternehmen seine neue Software an einem Freitag auf den Markt bringt und seine Entwickler am Samstag bereithalten muss, falls ernsthafte Probleme auftreten.

Es ist wichtig, die Bereitschaftszeiten gegenüber Ihrem Arbeitgeber zu erwähnen und ihn an die entsprechenden FLSA-Vorschriften zu erinnern. Vereinbaren Sie, wie Sie die Zeit erfassen, abrechnen und die geleisteten Arbeitsstunden melden, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitszeittabellen korrekt sind und keinen Raum für Missverständnisse lassen.

Diese Fälle von Überstunden sind nur einige der häufigsten. Um Zeitberichte richtig auszufüllen, ist es wichtig, dass Sie sich mit der Art von Überstunden vertraut machen, die Sie am wahrscheinlichsten machen werden, und wann.

Rundungszeit

Beim Ausfüllen Ihrer Zeitberichte werden Sie höchstwahrscheinlich auf das Konzept der Zeitrundung stoßen . Es ist die Praxis, Stunden auf die nächsten Schritte aufzurunden.

Beispiel: Sie kommen um 8:45 Uhr zur Arbeit und gehen um 16:49 Uhr. Umgerechnet sind das 8 Stunden und 4 Minuten. Die 4 Minuten können dann zur einfacheren Gehaltsabrechnung auf 8 Stunden und 5, 10 oder 15 Minuten abgerundet werden.

Im Allgemeinen gibt es beim Runden der Zeit drei Regeln:

1. Rundung der Zeiteingabe auf die nächste Zeitschrittweite (von 7 Std. 59 Min. gearbeitet bis 8 Std. gearbeitet)
2. Zeitliche Abrundung zugunsten des Arbeitnehmers und Abrundung zugunsten des Arbeitgebers (beide Zeitangaben abrunden)
3. Rund um die Uhr ein- und ausstempeln zugunsten des Mitarbeiters

So sehen diese Regeln in der Praxis aus (und Reihenfolge der Auflistung):

Die Zeitrundung ist notwendig, um die Gehaltsabrechnung schmerzlos zu gestalten und sowohl Arbeitgebern einen transparenten Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden zu geben als auch die Arbeitnehmer fair zu entlohnen.

Darüber hinaus bieten Ihnen viele Zeiterfassungssoftware wie Clockify die Möglichkeit, Ihre Zeiteinträge mit einem einfachen Ein-Aus-Schalter in der App selbst zu runden. Auf diese Weise müssen Sie nicht selbst rechnen oder sich Sorgen machen, ob Sie alles richtig gemacht haben.

Aktivieren der Zeitrundung zur Berechnung der Gehaltsabrechnung in Clockify

Wenn Sie jedoch „alte Schule“ machen möchten, können Sie die Zeitrundungsberechnungen jederzeit selbst durchführen. Für diejenigen, die lernen möchten, wie man einen Stundenzettel ausfüllt und dabei die Zeitrundung im Auge behält, haben wir eine detaillierte Aufschlüsselung der Zeitrundungspraktiken erstellt. Es listet alle Regeln auf, die Sie benötigen, um es zu beherrschen und die Zeiterfassung zu vereinfachen.

Überprüfen Sie Ihren Stundenzettel

Sobald Ihre Zeiteinträge für den Tag (oder die Woche) ausgefüllt sind, nehmen Sie sich am besten am Ende des Tages ein paar Minuten Zeit, um sie zu überprüfen. Dies geschieht am besten, indem Sie sich Ihren Tag in einem Stundenzettel ansehen.

Zeiterfassungen haben die Möglichkeit, Ihren Arbeitstag über einen Stundenzettel darzustellen und Ihnen zusätzlich die Möglichkeit zu geben, jeden Eintrag zu bearbeiten.

Stundenzettelansicht in Clockify

Treffen Sie mit Ihrem Arbeitgeber oder Kunden eine Vereinbarung darüber, was Sie in der Arbeitszeittabelle selbst bearbeiten können. Sie können Einträge hinzufügen oder löschen, Beschreibungen, Tags und Projekt- oder Kundennamen bearbeiten und vieles mehr. Der Stundenzettel spiegelt Ihre Geschäftspraktiken wider und sollte entsprechend verfeinert werden.

Da Vertrauen ein wichtiger Faktor in guten Geschäftsbeziehungen ist, sollten Sie Ihre Zeiteintragsänderungen natürlich immer begründen, um Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden.

Zusätzliche Zeiterfassungstipps

Zu guter Letzt haben wir, da es Clockify schon seit geraumer Zeit gibt, viel Feedback von unseren Benutzern gesehen und gehört. Es hilft uns zu verstehen, in welchen Problemen der Zeiterfassung sie sich befinden und wie wir ihnen helfen können, unsere App optimal zu nutzen.

Hier ist eine kurze Liste mit Tipps, von denen wir glauben, dass sie jeder braucht.

• Listen Sie alle Gründe auf, warum Sie Zeit erfassen

In Zeiten, in denen wir das Ausfüllen von Zeitberichten für die schlimmste Aufgabe halten, die es gibt, kann es einen erheblichen Schub nach vorne geben, wenn wir uns daran erinnern, warum wir es tun. Egal, ob es sich um einen Kundenstreit, das Sammeln von Daten für eine Gehaltserhöhung oder einfach darum handelt, zu sehen, wo Sie Zeit verschwenden.

Notieren Sie sich diese Gründe irgendwo sichtbar als arbeitsbezogenes Mantra.

• Keine Notwendigkeit, absolut alles zu verfolgen

Es lohnt sich nicht, eine Pause zu machen, um eine Tasse Kaffee zu kochen oder einen persönlichen Anruf zu beantworten, der weniger als 10 Minuten dauert.

Wenn jede Kleinigkeit, die Sie während Ihres Arbeitstages tun, einen Zeiteintrag erfordern würde, würden mehrere Dinge passieren:

• Sie würden anfangen, Zeiterfassung zu hassen;
• Sie würden Zeit mit Kleinigkeiten verschwenden;
• Ihr Gehirn würde ausbrennen, weil es so zeitfokussiert ist;
• Ihr Arbeitsfokus würde darunter leiden.

Protokollieren Sie nur die Zeiteinträge, die wichtige Daten enthalten – um zu wissen, wie viel Sie berechnen sollten, wann Sie am höchsten/am wenigsten produktiv sind usw.

• Zeiterfassung macht Sie nicht zu einem Roboter

Wie wir im vorherigen Punkt erwähnt haben, ist nur die Verfolgung jedes einzelnen Aspekts Ihres Arbeitstages ein schneller Weg, um mehr zu einer KI als zu einem Menschen zu werden.

Zeitberichte bringen etwas Ordnung und Struktur in unseren Arbeitstag und stellen sicher, dass wir eine „Papierspur“ darüber haben, was und wie wir getan haben.

• Nicht jeder Zeiteintrag benötigt eine Beschreibung

Manchmal ist „auf E-Mails antworten“ genau das. Es ist nicht erforderlich, anzugeben, welchen Kunden oder Unternehmen Sie geantwortet haben. Sofern unsere Aufgaben nicht unbedingt eine Erfolgsbilanz solcher Details erfordern, sind kleinere Aufgabenbeschreibungen ein zusätzlicher Aufwand, für den Sie keine Energie verschwenden sollten.

Abschließend

Zeiterfassung kann viele Komponenten haben, viele bewegliche Teile. Das heißt aber nicht unbedingt, dass es kompliziert sein muss. Wenn es richtig eingerichtet ist, kann Ihr Zeittracker die ganze schwere Arbeit erledigen, während Sie nur die Stunden protokollieren. Indem Sie Tags und Beschreibungen verwenden, richtig kategorisieren und Vorlagen für jedes neue Projekt erstellen, erstellen Sie einen Zeitberichtsassistenten, der ein Vermögen wert ist.