Wie man die häufigsten Probleme löst, die durch schlechtes Zeitmanagement verursacht werden

Wie gut sind Ihre Zeitmanagementfähigkeiten?

Ganz gleich, wo Sie sich auf der Skala befinden – ob Sie damit zu kämpfen haben oder kurz davor sind, es zu meistern (oder Sie sich irgendwo dazwischen befinden) – es gibt immer Raum für Verbesserungen.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein:

• Die Anzeichen für schlechtes Zeitmanagement, damit Sie sie bei sich selbst und anderen erkennen können;
• Welche Probleme schlechtes Zeitmanagement verursachen kann, damit wir die Bedeutung eines guten Zeitmanagements erkennen können;
• Wie schaffen wir es nicht, Zeit zu managen, damit wir besser darin werden können;
• Und schließlich allgemeine Fehler im Zeitmanagement und wie man sie löst, denn wir alle machen sie manchmal.

Anzeichen für schlechtes Zeitmanagement

Dies sind die häufigsten Anzeichen für schlechtes Zeitmanagement. Sie verursachen eine Reihe von Fehlern, die wir später in diesem Artikel besprechen werden (und natürlich auch Lösungen anbieten).

Leicht ablenkbar

Es ist schwer, einen Ort zu finden, der völlig frei von Ablenkungen ist, aber wir können unser Bestes tun, um unseren Arbeitsplatz so zu optimieren, dass er so ablenkungsfrei wie möglich ist.

Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, was Sie am meisten ablenkt. Sind das Benachrichtigungen auf deinem Handy? Sprechen Sie mit Ihren Kollegen? Straßengeräusche?

Nachdem Sie herausgefunden haben, was es ist, wird es einfacher sein, es zu verwalten und zu vermeiden.

Schlechte Pünktlichkeit

Wir alle standen schon einmal im Stau oder unser Wecker hat aus irgendeinem Grund nicht geklingelt. Wir sind Menschen und Unfälle passieren, aber ständig zu spät zu kommen ist etwas anderes. Es ist respektlos gegenüber anderen und ihrer Zeit.

Wie Anna Musson, die Etikette-Expertin, der Huffington Post Australien sagte: „Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum [jemand zu spät kommt], aber der Hauptgrund ist, dass es tief im Inneren darauf hindeutet, dass Sie denken, dass Ihre Zeit wertvoller ist als andere.“

Wenige Minuten des Wartens hier und da summieren sich schnell, was zu viel Zeitverschwendung führt.

Fehlende Fristen

Genauso wie eine Verspätung, wenn sie selten und aus triftigem Grund vorkommt, kann sie unter „Dinge passieren“ abgelegt werden. Andererseits beeinträchtigen häufig verpasste Fristen Ihren beruflichen Ruf erheblich.

Es ist wichtig, sich auf die Menschen verlassen zu können, mit denen Sie zusammenarbeiten, und ihnen zu vertrauen, dass sie ihren Beitrag leisten, damit Sie Ihren Beitrag leisten können. Wenn sich die Leute nicht auf Sie verlassen können, werden sie nicht mit Ihnen arbeiten wollen.

Wenn Sie häufig Termine verpassen, sollten Sie versuchen herauszufinden, warum – die häufigsten Gründe sind Aufschieben, Unfähigkeit, Ihre Zeit effektiv zu organisieren, oder weil Sie mehr delegieren und outsourcen sollten.

Immer in Eile

Haben Sie das Gefühl, ständig in Eile zu sein? Es scheint nie genug Zeit zu geben, um alles zu tun, was Sie sich vorgenommen haben?

Es könnte entweder daran liegen, dass Sie bis zur letzten Minute warten oder dass Sie zu viele Dinge auf dem Teller haben, sodass Sie Schwierigkeiten haben, alle Aufgaben zu erledigen.

Was auch immer es ist, es ist stressig und wirkt sich negativ auf die Qualität Ihrer Arbeit aus. Planen Sie Ihren Tag im Voraus, um sicherzustellen, dass Sie genug Zeit und Energie für alles haben.

Dazu können Sie entweder eine Zeitmanagement-App oder eine gute alte To-do-Liste verwenden.

Ausbrennen

Das vielleicht schlimmste Zeichen für schlechtes Zeitmanagement ist, dass Ihre Gesundheit gefährdet ist.

Burnout zeigt sich in einer Vielzahl von Symptomen: von körperlichen (Atemnot, Schwindel, geschwächtes Immunsystem ua) bis hin zu emotionalen und verhaltensbezogenen (psychische Erschöpfung, Motivationsverlust, Gefühl der Hilflosigkeit und Gefangenschaft usw.).

Der beste Weg, dem entgegenzuwirken, ist, sich selbst eine Pause zu gönnen. Planen Sie Zeit ein, um sich auszuruhen und das Leben außerhalb der Arbeit zu genießen.

Welche Probleme kann schlechtes Zeitmanagement verursachen?

1. Stress . Ein schlechtes Zeitmanagement führt dazu, dass wir immer in Eile sind, was zu viel zusätzlichem Stress führt. Ob Sie wissen, dass Sie etwas tun müssen, es aber nicht tun, Fristen näher rücken und Sie noch nicht einmal annähernd fertig sind, oder Sie 2 Wochen Arbeit in ein oder zwei Tage quetschen müssen – es kann alles sein vermeiden, indem Sie Ihre Zeit besser organisieren.
2. Immer zu spät kommen . Schlechte Pünktlichkeit ist eines der häufigsten Probleme, die durch schlechtes Zeitmanagement verursacht werden. Die Zeit vergeht leicht, aber wenn Sie zu spät kommen, werden Sie als unzuverlässig wahrgenommen.
3. Ruinieren Sie Ihren beruflichen Ruf . Niemandes idealer Kollege ist jemand, der immer zu spät kommt und Fristen nicht einhält. Die meisten Leute verstehen, wenn es einmal passiert und Sie einen guten Grund haben, aber wenn Sie überhaupt keine Vorstellung von Pünktlichkeit haben, werden Sie als unprofessionell abgestempelt.
4. Niedrige Produktivität und schlechte Arbeitsqualität . Wenn Sie alles für die letzte Minute aufheben, ist es nicht sehr wahrscheinlich, dass Ihre Arbeit von großer Qualität ist, da Sie sich beeilen werden, um sie zu erledigen. Dies wirkt sich negativ auf Ihre Leistung und Ihre Ergebnisse aus.
   Beginnen Sie pünktlich und Sie müssen nicht auf Qualität für Geschwindigkeit verzichten.
5. Zu viel auf dem Teller haben . Wenn Sie keine klare Vorstellung von 1) der Zeit haben, die Sie benötigen, um etwas zu erledigen, und 2) der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, laufen Sie Gefahr, sich zu überfordern. Nehmen Sie nur Projekte an, von denen Sie absolut sicher sind, dass Sie sie erfolgreich abschließen können.
6. Schlechte Work-Life-Balance . Wenn du keinen festen Zeitplan hast, arbeitest du wahrscheinlich immer, aber beschäftigst dich selten mit intensiver Arbeit. Dies führt zu einer schlechten Work-Life-Balance, die sich auf Ihre psychische Gesundheit auswirken kann.

Wie gelingt es uns nicht, Zeit zu managen?

Wir schaffen es normalerweise nicht, die Zeit zu verwalten, indem wir nicht vorausplanen, keine Prioritäten setzen, keine klaren Ziele haben und zögern.

Mangelnde Planungsfähigkeiten

Wie Benjamin Franklin sagte: „Wenn Sie nicht planen, planen Sie zu scheitern.“

Sie können nicht viel erreichen, ohne einen guten Plan zu haben (glauben Sie mir, ich habe es versucht).

Dies sind einige der Fähigkeiten, an denen Sie arbeiten sollten, wenn Sie in der Planung großartig sein wollen:

• Liebe zum Detail,
• Kritisches Denken,
• Projektmanagement,
• Gute Kommunikationsfähigkeiten,
• Gute Organisation,
• Vorausdenken und über den Tellerrand schauen.

Keine Prioritäten setzen

Alle Aufgaben sind gleich, aber manche Aufgaben sind gleicher als andere.

Das Nicht-Priorisieren ist ein sicherer Weg, um überfordert zu werden oder Zeit damit zu verschwenden, zufällige Aufgaben auf Kosten wichtigerer und/oder dringenderer Aufgaben zu erledigen.

Die Eisenhower-Matrix ist ein großartiges Werkzeug, das Ihnen hilft, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Alles, was Sie brauchen, ist ein Stück Papier, das Sie in vier Teile teilen:

1) Wichtige und dringende Aufgaben – sollten zuerst erledigt werden.

2) Wichtig, aber nicht dringend – planen Sie, sie später zu erledigen.

3) Dringend, aber nicht wichtig, d. h. Sie müssen sie nicht erledigen – delegieren Sie sie.

4) Diejenigen, die weder dringend noch wichtig sind, können von der Liste gestrichen werden.

Keine klaren Ziele haben

Stellen Sie sich vor, Sie nehmen an einem Rennen teil, wissen aber nicht, wo die Ziellinie ist. Woher weißt du, wohin du laufen musst? Woher wissen Sie, wie nahe Sie dem Ende des Rennens sind?

Das ist richtig, das kannst du nicht.

Dasselbe gilt für das Setzen von Zielen: Sie können nicht erwarten, sie zu erreichen, wenn Sie nicht genau wissen, was Ihre Ziele sind. Um Ziele richtig zu setzen, stellen Sie sicher, dass sie SMART sind – spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.

„Reich werden “ ist zum Beispiel kein kluges Ziel. Reich bedeutet für jeden etwas anderes. Das Ziel, „reich zu werden“, zu erreichen, bedeutet, ziellos zu laufen, ohne dass eine Ziellinie in Sicht ist.

Probieren Sie stattdessen so etwas aus: „Bis Ende des Jahres X Geldbetrag auf meinem Bankkonto haben“ oder „Beginne monatlich (X Betrag) zu verdienen ab (einem bestimmten Datum)“.

Wenn Sie genaue Zahlen im Kopf haben, ist es auch einfacher, einen Plan zu erstellen, wie Sie dorthin gelangen.

Prokrastination

Aufschieben scheint jedermanns beliebteste Produktivitätsnemesis zu sein.

Um fair zu sein, müssen einige Leute (einschließlich mir) einen gewissen Druck verspüren, wenn sie sich Fristen nähern, um ihre Produktivität und Kreativität zu entfalten. Wenn Sie in meinen Artikeln jemals auf etwas Lustiges oder Witziges gestoßen sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass ich diesen Teil an dem Tag geschrieben habe, an dem ich den Text fertigstellen musste. Oder vielleicht am Vortag.

Der Trick besteht darin, die richtige Balance zwischen keinem Druck und dem Druck zu finden, der Sie in Panik versetzt: den Sweet Spot des motivierenden Drucks , wenn Sie so wollen.

Häufige Fehler im Zeitmanagement und wie man sie löst

Niemand hat ein perfektes Zeitmanagement – ​​da es aus so vielen verschiedenen Aspekten besteht, haben die meisten von uns mit mindestens einem davon Schwierigkeiten. Hier sind einige der häufigsten Zeitmanagementfehler, die wir machen, und wie man sie löst:

Keinen Plan haben

Sie möchten produktiv sein, fühlen sich aber ein wenig verloren? Bist du unmotiviert? Haben Sie oft das Gefühl, etwas vergessen zu haben?

Wenn Sie mehr als einmal mit Ja geantwortet haben – das passiert normalerweise, wenn Sie keinen Plan haben und einfach mit dem Strom schwimmen und reagieren.

Lösung : Beginnen Sie damit, proaktiv zu sein und langfristige und kurzfristige Pläne zu machen. Setzen Sie sich hin und denken Sie über Dinge nach, die Sie erledigen möchten, und über Ziele, die Sie erreichen möchten.
Schreiben Sie dann Schritt für Schritt auf, wie Sie dorthin gelangen.

Langfristige Ziele helfen Ihnen, kurzfristige Ziele festzulegen, und kurzfristige Ziele helfen Ihnen, gute To-do-Listen zu schreiben.

Sie sollten sowohl Ihre persönlichen als auch Ihre beruflichen Ziele festlegen, damit Ihr Zeitplan ausgewogen ist und zu allem passt, was Ihnen wichtig ist.

Schlecht im Schätzen der Zeit sein

Das war früher eines meiner größten Probleme. Ich hatte keine Ahnung, wie viel Zeit ich brauchte, um mich fertig zu machen, oder wie lange ich genau brauchen würde, um von Punkt A nach Punkt B zu kommen. Meine Annahmen waren oft etwas daneben, was manchmal dazu führte, dass ich zu spät kam.

Lösung : Als mir klar wurde, dass ich dazu neige, die Zeit, die ich benötige, um etwas zu erledigen, zu unterschätzen, habe ich angefangen, sie zu messen.
Sie können einfach eine Stoppuhr oder, wenn Sie es organisierter angehen möchten, eine Zeiterfassungs-App verwenden.

Wenn Sie Ihre Zeit verfolgen, können Sie die Zeit viel genauer einschätzen, da Sie viele Daten haben, auf die Sie sich verlassen und eine fundierte Vermutung anstellen können. Es erleichtert auch die Planung, da Sie einen klaren Überblick darüber haben, womit Sie Ihre Zeit verbringen und was Sie mehr oder weniger tun sollten.

Überwältigt sein

Zunächst einmal – tief durchatmen.

Du kannst nicht alles machen. Es ist völlig in Ordnung. Niemand kann.

Ein voller Terminkalender kann dich stark belasten, also solltest du sanft zu dir selbst sein und akzeptieren, dass du kein Übermensch bist. Außerdem gibt es eine gute Nachricht – dafür gibt es eine Lösung.

Lösung : Es ist wichtig zu lernen, Prioritäten zu setzen.

Wählen Sie bis zu 3 Aufgaben aus, die Sie für den Tag unbedingt erledigen müssen, und konzentrieren Sie sich darauf. Versuchen Sie, sie in der ersten Hälfte des Tages zu erledigen: die Größte/Schwierigste zuerst und dann den Rest, in der Reihenfolge ihrer Priorität. Wenn Sie es schaffen, etwas außerhalb Ihrer Top-3-Aufgaben zu tun – großartig, aber wenn nicht, ist das völlig in Ordnung.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie zwischen den Dingen, die Sie geplant haben, einen Puffer lassen, um sicherzustellen, dass Sie eine Aufgabe erledigen, bevor die nächste beginnt, und Ihr Zeitplan nicht durcheinander kommt.

Ablenkungen

Weißt du, was dich am meisten ablenkt? Wenn Sie dies nicht tun, nehmen Sie diese kurze Bewertung, die von Harvard Business Review veröffentlicht wurde, um herauszufinden, welche der sechs häufigsten Arten von Ablenkungen Ihre Produktivität und Konzentrationsfähigkeit beeinträchtigen.

Lösung : Wenn Sie den ersten Schritt abgeschlossen haben, um herauszufinden, was Ihre schlimmsten Ablenkungen sind, ist es an der Zeit, sich damit auseinanderzusetzen. Hier sind ein paar Vorschläge:

1. Arbeiten Sie in einem produktiven Umfeld. Als ich Student war, ging ich zum Lernen in die Bibliothek: Alle um mich herum machten ihre Arbeit, also war es für mich selbstverständlich, dies auch zu tun. Es fühlte sich schlecht an, an meinem Telefon zu sein.
2. Teilen Sie Aufgaben in Stücke auf, damit sie machbarer und weniger einschüchternd wirken.
3. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus oder versetzen Sie Ihr Telefon in den Nicht-Stören -Modus.
4. Nehmen Sie sich eine feste Zeit zum Abrufen von E-Mails – lesen und beantworten Sie sie nicht den ganzen Tag, da sie Ihre Konzentration beeinträchtigen.
5. Wenn Sie in einer lauten Umgebung arbeiten, investieren Sie in gute Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung.

Zögern

Was verursacht Aufschub? Es ist nicht „nur Faulheit“, oft gibt es einen größeren Grund – meist Perfektionismus und/oder Angst vor dem Scheitern.

Lösung : Je nach Ursache gibt es mehrere Möglichkeiten, mit dem Aufschieben umzugehen.

1. Die erste wäre, zu akzeptieren, dass getan besser als perfekt ist . Ich weiß, das ist wahrscheinlich leichter gesagt als getan. Allerdings wird nichts, was wir jemals tun, perfekt sein, also ist es besser, es eher früher als später zu akzeptieren.
   Das bedeutet nicht, dass wir aufhören sollten, uns Mühe in unsere Arbeit zu stecken. Es bedeutet, dass wir aufhören sollten, es endlos zu reparieren, uns über jedes kleine Detail zu ärgern oder gar nicht erst damit anzufangen, weil wir Angst haben, dass es nicht genau so wird, wie wir es uns vorgestellt haben.
2. Manchmal zögern wir, weil wir überfordert sind. Wir verschieben den Anfang, weil es uns zu viel Arbeit erscheint.
   Die Lösung dafür wäre, große Projekte in kleine Schritte zu zerlegen. Sie scheinen viel machbarer zu sein. Konzentrieren Sie sich nur auf Ihren nächsten Schritt und es wird nicht annähernd so beängstigend sein.
3. Zögern Sie, weil Sie nicht sicher sind, ob Sie das Projekt erfolgreich abschließen können oder ob Sie dafür qualifiziert genug sind?
   Bitten Sie Ihren Vorgesetzten oder eine Vertrauensperson aus Ihrem Team hin und wieder um Feedback, um sicherzustellen, dass Sie in die richtige Richtung gehen. Seien Sie offen für Ratschläge und Kritik und nutzen Sie diese als Lerngelegenheit.

Beschäftigt und produktiv denken ist dasselbe

Sind Sie damit beschäftigt, produktiv zu sein? Verbringen Sie viel Zeit damit, viele Dinge zu erledigen? Hart arbeiten mit intelligent arbeiten?

Entgegen der landläufigen Meinung sind diese Dinge tatsächlich nicht gleich. Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie den ganzen Tag gearbeitet haben, aber irgendwann festgestellt haben, dass Sie nichts Bedeutendes erreicht haben?

Lösung : Behalten Sie Ihre Ziele im Auge. Wenn Sie Ihre To-Do-Liste schreiben, fragen Sie sich: Bringt mich das meinen Zielen näher? Ist das wichtig für mich? Kann ich das delegieren?

Wenn Sie einige kleinere Aufgaben zu erledigen haben, 1) erledigen Sie diese gegen Ende Ihres Arbeitstages. Verschwende nicht die beste Zeit deines Gehirns damit – nutze sie mit Bedacht für wichtigere Aufgaben.
2) Gruppieren Sie sie, damit Sie nicht viel Konzentration verlieren, wenn Sie von Aufgabe zu Aufgabe wechseln.

Keine Pausen und Auszeiten von der Arbeit nehmen

Die ganze Zeit zu arbeiten wird Sie nicht wirklich produktiver machen – es wird Sie nur zum Burnout führen.

Ihr Geist muss ausgeruht und frisch sein, damit er sich konzentrieren und effizient sein kann. Sie machen Ihre Arbeit besser, wenn Sie nicht erschöpft sind und nicht schlafen, ob Sie es glauben oder nicht.

Lösung : Die Lösung für dieses Problem ist ziemlich offensichtlich – machen Sie Pausen und entspannen Sie sich.

Verhindern Sie, dass Sie außerhalb Ihrer Arbeitszeit arbeiten und an die Arbeit denken, wenn Sie nicht wirklich arbeiten. Es gibt mehr im Leben als Produktivität und Geldverdienen.

Fazit

Der Aufbau von Zeitmanagementfähigkeiten erfordert Zeit und Mühe. Es ist ein Prozess, aber es lohnt sich, da Ihr Leben einfacher wird, wenn Sie lernen, Ihre Zeit besser zu verwalten.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zeit planen, sich klare Ziele setzen, Prioritäten setzen und Aufschub minimieren. Sie sollten auch Ihr Bestes tun, um Ablenkungen zu vermeiden, sich von der Arbeit freizunehmen, Ihre Zeit genau einzuschätzen und sich darauf zu konzentrieren, effizient zu sein, anstatt beschäftigt zu sein.