Der ultimative Leitfaden zum Start Ihres Eventplanungsgeschäfts

Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um Ihr Eventplanungsgeschäft zu starten. Aber bevor Sie Ihren ersten Kunden gewinnen, müssen Sie einige Vorbereitungen treffen.

Vielleicht hat es in der High School angefangen, als Sie die Snacks, die Tagesordnung und die Rollen aller für die Lernsitzungen geplant haben. Vielleicht fing es im College an, als du Open-Mic-Abende in einer örtlichen Bar organisiert hast. Alles, was Sie wissen, ist, dass Sie den Juckreiz bekommen haben: Sie möchten ein Eventplanungsunternehmen gründen.

Aber wie kommt man vom bloßen Nachdenken zum tatsächlichen Führen eines Unternehmens?

Es gibt sechs wichtige Schritte, die Sie unternehmen müssen, um Ihr Unternehmen zu gründen. Wir werden Sie durch jeden führen, damit Sie, wenn Sie mit dem Lesen fertig sind, besser darauf vorbereitet sind, den Laden zu eröffnen.

6 Schritte zum Start Ihres Unternehmens

1. Stellen Sie Ihr Fachwissen fest

Wenn Sie möchten, dass die Leute Ihnen ihre Veranstaltungen anvertrauen, müssen Sie zeigen, dass Sie wissen, was Sie tun.

Außerhalb eines Bachelor-Abschlusses im Gastgewerbe können Sie sich für verschiedene Zertifizierungsprogramme anmelden, die Ihnen helfen, Ihr Fachwissen zu erweitern und Ihren Kunden zu zeigen, dass sie sich in sachkundigen Händen befinden.

Es gibt jedoch so viele Arten von Zertifizierungen, dass es schwierig sein kann, die beste zu finden. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf drei allgemeine (dh nicht spezialisierte) Zertifizierungen, die Sie erhalten können.

Es gibt natürlich viele andere Zertifizierungen, die Sie erwerben können, und Kurse, die Sie belegen können, die viel veranstaltungsspezifischer sind. Sie können auch sehen, ob Ihre örtliche Hochschule oder Universität Kurse oder Zertifikate anbietet, die Ihnen den Einstieg erleichtern könnten.

Certified Meeting Professional (CMP)-Zertifizierung

Das CMP wird vom Convention Industry Council eingerichtet und die Prüfung umfasst Planung, Standortmanagement, Veranstaltungsdesign, Marketing und internationale Standards.

Die Website des Rates bietet empfohlene Lektüre und Vorbereitungsmaterialien, und die Prüfung wird alle paar Monate angeboten. Für 2020 liegen die angekündigten Testtermine im Januar, Mai und August.

Laut dem Events Council verdient ein CMP-Inhaber jährlich etwa 10.000 US-Dollar mehr als seine nicht zertifizierten Kollegen.

Wenn auch nur die geringste Chance besteht, dass Sie erwägen, als Eventprofi im Gesundheitswesen zu arbeiten, bieten sie auch ein CMP speziell für diese Funktion an.

Certified Special Events Professional (CSEP)-Zertifizierung

Diese Prüfung, die viermal im Jahr durchgeführt wird, kann aus der Ferne abgelegt werden. Ähnlich wie das CMP wurde es von einer Gruppe von Fachleuten (diesmal der International Live Events Association) gegründet.

Mit Ihrer Zertifizierung erhalten Sie auch Branchen-Newsletter und ein strukturiertes Netzwerk, das Ihnen helfen kann, Ihre Ressourcen auszubauen, Ratschläge zu erhalten und Mentoren zu finden, die Ihr Unternehmen beim Wachstum unterstützen. Es ist jedoch ein Fachwissen erforderlich (drei Jahre in der Eventplanungsbranche), bevor Sie es ablegen können.

Zertifikat in Meeting Management (CMM)

Anstatt nur eine Prüfung abzulegen, um Ihr Wissen zu testen, ist das CMM ein vollständiges Schulungsprogramm. Es dauert ungefähr 15 Wochen und ist in seinem Ansatz eher akademisch als praktisch.

Der Nachteil ist, dass Sie nach Indiana reisen müssen. Wenn Sie also nicht aus der Gegend stammen, ist möglicherweise etwas mehr Budget erforderlich, als Sie zur Verfügung haben, um diese Zertifizierung zu erhalten.

Menschen mit einem CMM verdienen jedoch etwa 30.000 $ pro Jahr mehr als diejenigen ohne es (und 20.000 $ pro Jahr mehr als diejenigen mit der CMP-Zertifizierung).

2. Erstellen Sie einen effektiven Geschäftsplan

Ein Geschäftsplan legt im Wesentlichen fest, was Ihre Geschäftsziele und -strategien vorantreiben werden.

Ein Businessplan hilft Ihnen nicht nur, den Erfolg Ihres Unternehmens zu organisieren und zu planen. Es kann auch ein leistungsstarkes Instrument sein, um es der Außenwelt zu präsentieren, z. B. potenziellen Investoren, die neugierig auf Ihre Strategie sind.

Ihr Plan sollte Folgendes beinhalten:

• Eine Zusammenfassung – warum unterscheidet sich Ihr Unternehmen von allen anderen Unternehmen?
• Die Unternehmensübersicht – so wird das Unternehmen aussehen.
• Eine Branchenanalyse – so sieht unsere Nische der Eventbranche aus.
• Kundenanalyse – so sehen unsere Kunden aus.
• Eine Aufschlüsselung Ihrer wichtigsten Konkurrenten – damit haben wir es zu tun.
• Ihre Pläne für Marketing, Betrieb, Management und Finanzen – so verdienen wir unser Geld.
• Ein Anhang mit all Ihren Belegen – Mietverträge, Marken, Lebensläufe, Marketingmaterialien usw.

Score bietet eine praktische Vorlage, die Ihnen den Einstieg erleichtern kann.

In Ihrer Unternehmensübersicht müssen Sie genau festlegen, auf welche Art von Veranstaltungen Sie sich konzentrieren möchten. Sie müssen nicht für immer bei diesem Ereignistyp bleiben, aber es ist wichtig, mit einer einzigen Anstrengung zu beginnen. Sie können das volle Ausmaß Ihrer Ressourcen und Ihres Fachwissens diesem Ziel widmen und dann langsam darauf aufbauen.

Wenn Sie sich auf eine einzelne Art von Veranstaltung konzentrieren, erhalten Sie auch eine viel klarere Vorstellung davon, wer Ihre Kunden sein werden. Dies kann in mehreren Abschnitten Ihres Geschäftsplans hilfreich sein.

3. Startkapital sichern

Es dauert nur etwa 2.000 bis 5.000 US-Dollar, um Ihr Unternehmen auf den Weg zu bringen. Darüber hinaus fallen wiederkehrende Kosten an, die Sie in Ihr Budget einkalkulieren müssen, da Sie nicht sofort profitabel sind.

Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie Sie dieses Geld sichern können:

• Selbstfinanzierung
• Banken (d. h. Kreditlinien, Kredite für Kleinunternehmen oder 401(k)-Unternehmensfinanzierung)
• Freunde und Familie

Aber was ist, wenn Sie kein Startgeld haben?

Wenn Sie sich nicht selbst finanzieren können, machen Sie sich keine Sorgen – Ihr Geschäftsplan hilft Ihnen dabei.

Egal, ob Sie ihn in eine Präsentation bei einer Bank integrieren oder eine Crowdfunding-Plattform wie AngelList, CrowdFunder oder Fundable verwenden, Ihr Geschäftsplan zeigt genau, wohin das Geld Ihrer Investoren fließt und wie Sie es zurückbekommen möchten Sie.

4. Investieren Sie in die Software, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen effektiv zu führen

Es gibt eine überwältigende Anzahl von Softwaretypen, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können. Einige von ihnen werden Sie sofort hilfreich finden, und einige von ihnen werden Sie später hilfreich finden.

Hier ist eine Liste der wichtigsten Softwaretypen und warum Sie vielleicht in sie investieren sollten:

• Zur Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Arbeitsabläufen: Event-Management- oder Projektmanagement-Software.
• Um die Interaktion mit Ihren derzeitigen und zukünftigen Kunden zu unterstützen: Kundenbeziehungsmanagement, Lead-Management, E-Mail-Marketing, Social-Media-Marketing, Software zur Marketingautomatisierung.
• Um Ihre Informationen zu schützen: E-Mail-Sicherheit, Cloud-Sicherheit, Netzwerksicherheit und/oder SIEM-Software.
• Damit Ihr Büro reibungslos läuft: Software für Budgetierung, Abrechnung und Rechnungsstellung sowie Zusammenarbeit.
• Um das Teilnehmererlebnis bei Ihren Veranstaltungen zu verbessern: Konferenz (stellen Sie sicher, dass Sie eine mit Registrierungsfunktionen erhalten), Veranstaltungsortverwaltung und mobile Veranstaltungs-Apps.

Möglicherweise finden Sie einige kostenlose Optionen (wie in diesem Artikel über kostenlose und Open-Source-Event-Management-Software). Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Benutzerbewertungen Ihres potenziellen Kaufs überprüfen, um sicherzustellen, dass es nicht mehr Ärger gibt, als es wert ist. Das Softwareverzeichnis von Capterra enthält Benutzerbewertungen für alle oben aufgeführten Produkte.

5. Finden Sie heraus, was Sie brauchen, um Ihr Veranstaltungsplanungsgeschäft legal zu betreiben

Wenn Sie sich jetzt bemühen, sicherzustellen, dass Ihr Veranstaltungsplanungsgeschäft über Bord geht und geschützt ist, bedeutet dies später viel weniger Papierkram (und viel weniger in Bezug auf potenzielle Anwaltskosten).

Der erste große Schritt ist die Registrierung Ihres Unternehmens bei den Landes- und Bundesbehörden. Das IRS bietet praktische Ratschläge für genau, wie man das macht.

Sie müssen auch herausfinden, welche Lizenzen und Genehmigungen Sie benötigen. Viele davon hängen von der Art der Veranstaltungsplanung ab, die Sie durchführen möchten, aber Brand Name USA hat einen guten Leitfaden für den Einstieg.

Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie im Falle von Unfällen versichert sind – für Sie, Ihr Unternehmen oder Ihre Mitarbeiter. Sie müssen eine Berufsgenossenschaftspolice sowie eine Vielzahl verschiedener Arten von Versicherungen abschließen.

6. Erstellen Sie eine Marketingkampagne und bauen Sie Ihr Netzwerk aus

Damit Ihr Unternehmen wirklich erfolgreich ist, brauchen Sie Kunden und Partner.

Vermarkten Sie Ihr Unternehmen an Kunden

Dank der Recherchen, die in Ihren Geschäftsplan eingeflossen sind, wissen Sie genau, wer Ihre Zielkunden sind. Es ist an der Zeit, diese potenziellen Kunden zu erreichen. Nutzen Sie jeden Ihnen zur Verfügung stehenden Kanal – zum Beispiel E-Mail-Marketingkampagnen, Kaltakquise bei Unternehmen oder soziale Medien.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf Kanäle konzentrieren, die für Ihre Zielgruppe sehr wirkungsvoll sind. Sie können dies tun, indem Sie eine große Gruppe von Kanälen testen und sehen, welcher das meiste Engagement von Ihrem Netzwerk erhält. Sie können auch eine Social-Media-Segmentierung verwenden, die diesen Prozess ein wenig rationalisieren kann.

Wenn Sie beispielsweise Pop-up-Food-Erlebnisse planen möchten, sind Instagram, Twitter und Facebook großartige Kanäle. Wenn Sie Software-Showcases planen möchten, sind LinkedIn und E-Mail-Marketing möglicherweise besser geeignet.

Erstellen Sie die wirkungsvollste Marketingstrategie, die möglich ist, und Sie werden diese Leads im Handumdrehen gewinnen.

Vermarkten Sie Ihr Unternehmen an potenzielle Partner

Sie müssen Ihr Netzwerk von Anbietern, Veranstaltungsorten und anderen Branchenexperten ausbauen, deren Dienste Sie möglicherweise benötigen.

Sie haben bereits festgelegt, auf welche Art von Veranstaltung Sie Ihr Geschäft konzentrieren möchten. Denken Sie an jede Facette eines möglichen Ereignisses. Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur Planung einer Veranstaltung an. Schauen Sie sich die Liste der Anbieter dort an und finden Sie lokale Anbieter, die jede dieser Kategorien bedienen. Ob Catering, Sicherheit oder A/V-Ausrüstung, Sie müssen wissen, an wen Sie sich für Veranstaltungen wenden können.

Wenden Sie sich an sie und stellen Sie eine Verbindung her, damit Sie, wenn Sie eine Veranstaltung haben und ihre Dienste benötigen, eine bestehende Beziehung haben, von der aus Sie arbeiten können.

Wichtige Lektüre, bevor Sie Ihr Eventplanungsgeschäft starten

Dieser Leitfaden soll Ihnen ein tiefes Verständnis dafür vermitteln, was Sie tun müssen, um Ihr Eventplanungsgeschäft zu starten.