Der Nonprofit-Leitfaden zur Cloud-Datenmigration

Als ich als technischer Spezialist bei Apple gearbeitet habe, hat kein Feature mehr Fragen und Bedenken hervorgerufen als die Cloud. Für viele ist die Cloud ein Ort, an dem ihre Daten verschwinden und auf magische Weise zurückkommen, wenn sie es wollen.

Die Realität ist, dass die Cloud als Alternative zur Datenspeicherung oder Systemverwaltung vor Ort gedacht ist.

Die Cloud ist ein Netzwerk von Internetservern, die Informationen speichern. Einige dieser Server dienen zum Speichern von Daten und andere zum Hosten einer Anwendung oder zum Bereitstellen einer Art von Dienst. Diese Server gehören großen Datenunternehmen wie Google, Microsoft oder Amazon, die sie an Kunden vermieten.

Die Cloud ist großartig, wenn Sie eine neue oder kleine gemeinnützige Organisation sind, die nicht über den Platz oder die Manpower verfügt, um mehrere Server selbst zu unterhalten. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation bereits ihre eigenen Server verwaltet, kann die Cloud dennoch eine kostengünstigere Alternative für Datenspeicherung, E-Mail-Server und Buchhaltungssysteme darstellen.

Cloud-Funktionen werden bereits mit vielen Arten von gemeinnütziger Software angeboten, und Cloud Computing gilt als die neue Normalität für Software.

Unabhängig davon, ob Ihre gemeinnützige Organisation klein oder groß ist, gerade am Anfang steht oder bereits etabliert ist, Cloud Computing ist etwas, das Sie in Betracht ziehen sollten.

Wenn Sie bereit sind, Maßnahmen zu ergreifen, habe ich einen umfassenden Leitfaden zum Wechsel Ihrer gemeinnützigen Organisation in die Cloud zusammengestellt.

Sollte Ihre gemeinnützige Organisation in die Cloud wechseln?

Der Wechsel in die Cloud hat seine Vorteile, ist aber nicht für jedes Unternehmen geeignet. Beim Vergleich von Cloud-Diensten mit Vor-Ort-Daten und System-Hosting gibt es Unterschiede in Sicherheit, Kontrolle und Systemzuverlässigkeit. Bevor Sie in die Cloud einsteigen, sollten Sie die Vor- und Nachteile von Cloud Computing analysieren.

Um Ihnen dies zu erleichtern, habe ich eine Pro- und Contra-Liste für Sie zusammengestellt:

Cloud-Computing-Profis

• Skalierbarkeit: Cloud-Hosting-Dienste verfügen bereits über die verfügbaren Hosting-Funktionen, wenn Sie sich bei ihnen anmelden. Wenn Ihre Anforderungen an gemeinnützige Daten steigen, stellt Ihnen der Host mehr Speicherplatz zur Verfügung. Während diese Speicher-Upgrades Sie Geld kosten, sind dies Peanuts im Vergleich zu den Kosten für das Hosting vor Ort, die anfängliche Hardwarekäufe, Wartung, Personal zur Verwaltung Ihrer Server und zusätzliche Hardwarekäufe umfassen, wenn Sie aus Ihrem System herauswachsen.
• Sicherheit: Cloud-Hosting-Dienste wissen, worauf es ankommt, um Ihre Informationen zu schützen. Gemeinnützige Organisationen haben nicht immer die Mittel, um IT-Sicherheitsexperten zu beschäftigen, aber Cloud-Hosts tun dies und sie sind laut Web Hosting Sun weitaus besser gerüstet, um Ihre Daten zu schützen.
• Begrenzte Ausfallzeit: Wenn Sie Ihre eigenen Server warten und diese ausfallen, gibt es kein Backup, auf das Sie sich verlassen können, um den reibungslosen Betrieb aufrechtzuerhalten. Große Cloud-Hosting-Dienste verfügen jedoch über Backups über Backups sowie dedizierte Teams, die bereit sind, Serverunterbrechungen zu verwalten. Dadurch werden Systemausfallzeiten minimiert, was zu einer höheren Produktivität für Ihre gemeinnützige Organisation führt.
• Kosten: Das Hosting vor Ort ist mit hohen Einstiegskosten sowie höheren laufenden Kosten aufgrund von Wartungs- und Personalbedarf verbunden. Die anfänglichen Kosten für den Kauf von Geräten und Einrichtungskosten reichen von 5.500 bis über 8.000 US-Dollar, Serveraustausch alle drei bis fünf Jahre, Garantiekosten von bis zu 2.000 US-Dollar, regelmäßige Wartung von bis zu 400 US-Dollar pro Monat und schließlich die Backup-Kosten von 1 US-Dollar/GB pro Monat. Im Gegensatz dazu sind viele Cloud-basierte Dienste wie G Suite für gemeinnützige Organisationen kostenlos. Beim Cloud-Hosting betragen die durchschnittlichen monatlichen Kosten 28 US-Dollar pro Monat. Weitaus günstiger als Hosting vor Ort.

Nachteile von Cloud-Computing

• Mangelnde Kontrolle: Die Übergabe Ihrer Daten an einen anderen Dienst bedeutet natürlich, dass Sie die Kontrolle über die Protokolle abgeben, die zu ihrer Speicherung und Sicherung verwendet werden. Überprüfen Sie unbedingt die Sicherheitsmaßnahmen des Gastunternehmens und vergewissern Sie sich, dass Sie weiterhin Eigentümer Ihrer Daten sind, auch wenn Sie sich entscheiden, diesen Dienst einzustellen.
• Geschwindigkeit: Laut Contegix ist lokales Hosting schneller als das Hoch- und Herunterladen in und aus der Cloud. Dies ist sinnvoll, da Ihre eigenen Server nur Ihrer gemeinnützigen Organisation gewidmet sind, während Cloud-Hosts Ihre Daten sowie die aller anderen verarbeiten.
• Splitter in Systemen: Möglicherweise stellen Sie fest, dass nicht alles, was Ihre gemeinnützige Organisation tut, in das Cloud-Hosting-Modell passt. Dies könnte zu einer geringeren Integration zwischen verschiedenen Funktionen Ihrer gemeinnützigen Organisation führen, z. B. Spenderdaten und E-Mail-Marketing-Services.

Wenn die Vorteile nicht in Ihrer Nähe liegen, ist es wahrscheinlich am besten, bei Ihrem Vor-Ort-System zu bleiben, bis Eintrittsbarrieren wie Geschwindigkeit oder mangelnde Integration beseitigt sind. Wenn jedoch die Vorteile die Nachteile für die Verlagerung Ihrer gemeinnützigen Organisation in die Cloud überwiegen, großartig. Es ist an der Zeit, herauszufinden, worüber Sie migrieren können.

Welche Systeme können Sie in die Cloud verschieben?

Bloomerang hat eine Liste mit sechs Systemen zusammengestellt, die Ihre gemeinnützige Organisation in die Cloud verlagern sollte:

• Produktivitätssuite:

Durch die Verwendung einer Cloud-basierten Produktivitätssuite wie G Suite for Nonprofits (die ihre Dienste berechtigten Organisationen kostenlos anbietet) haben Sie die Flexibilität, von überall mit einer Internetverbindung auf Ihre Textverarbeitungsdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen zuzugreifen.

• Dateispeicher:

Speichern Sie wichtige Dokumente, Bilder und Tabellen bei einem über das Internet zugänglichen Cloud-Speicheranbieter wie Google Drive, IDrive oder Dropbox.

• Email:

Zentralisieren Sie Ihr E-Mail-System über einen Cloud-Anbieter wie Gmail, der mit der gesamten G Suite zusammenarbeitet.

• Kalender:

Cloud-Kalender, wie der von G Suite bereitgestellte, ermöglichen eine einfachere Zusammenarbeit und Kommunikation rund um Zeitpläne.

• Spenderdatenbank:

Dies wird wahrscheinlich eine Ihrer größten Cloud-Migrationen und die vorteilhaftesten für Ihr Unternehmen sein. Das Hosten Ihrer Spenderdatenbank in der Cloud gibt Ihnen die Möglichkeit, überall mit einer Internetverbindung auf diese Daten zuzugreifen, eine einfache Skalierbarkeit, wenn Ihre Datenbank wächst, und eine einfache Integration mit anderen Cloud-basierten Diensten wie E-Mail-Marketing oder Entwicklungssoftware.

• Buchhaltung:

Laut Bloomerang verlagert sich die Buchhaltung nicht so schnell in die Cloud wie andere Funktionen – Zusammenarbeit ist einer der starken Vorteile von Cloud Computing, aber viele Buchhaltungsteams sind sehr klein oder sogar nur aus einer Person. Mit dem Wachstum Ihrer gemeinnützigen Organisation wächst jedoch auch die für die Buchhaltung benötigte Arbeitskraft, was Cloud Computing zu diesem Zeitpunkt zu einer intelligenten Option für die Buchhaltung macht.

Bewerten Sie Ihre aktuellen Kosten und zukünftigen Anforderungen

Sie kennen jetzt die Vorteile von Cloud Computing und die möglichen Anwendungen der Technologie in der gemeinnützigen Welt, also ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Cloud-Hosting-Dienste Sie nutzen und welche Systeme (falls vorhanden) vor Ort bleiben. Dazu sollten Sie eine Kosten- und Bedarfsanalyse aller Ihrer lokalen Systeme durchführen, die Ihnen dabei helfen wird, zu bestimmen, was Sie bereit sind, für jeden Cloud-Service zu zahlen, den Sie in Betracht ziehen.

Zu berücksichtigende laufende Kosten vor Ort:

• Hardwarekäufe (Anfang und Upgrades)
• Ihr IT-Team
• Serverwartung

Zu berücksichtigende zukünftige Cloud-Kosten:

• Einrichtungsgebühren für die Migration
• Schulung für Mitarbeiter, die neue Cloud-Systeme verwenden
• Monatliche oder jährliche Datenhostinggebühren
• Datenhosting-Upgrades

Zu berücksichtigen sind:

• Speicherplatz benötigt
• Integrationen zwischen verschiedenen Systemen (E-Mail zur Spenderdatenbank, Produktivitätssuite zum Kalender usw.)
• 24/7 Kundensupport
• Alle einzigartigen Funktionen, die von Ihren Systemen vor Ort angeboten werden, wie z. B. bestimmte Steuerelemente oder spezielle Integrationen, die Sie speziell für Ihre Organisation erstellt haben

Die Zusammenstellung der Kosten, die Sie für das Vor-Ort-Hosting ausgeben, und Ihrer Bedürfnisse hilft Ihnen bei der Auswahl Ihres/Ihrer Cloud-Anbieter(s) sowie beim Aushandeln von maßgeschneiderten Diensten, die den von Ihrem Vor-Ort-System angebotenen Funktionen entsprechen. Sie möchten die von Ihrem lokalen System angebotenen Funktionen beim Wechsel in die Cloud entweder erreichen oder übertreffen.

Wählen Sie Ihren/Ihre Cloud-Anbieter aus

Sobald Sie ausgewählt haben, welche Funktionen Sie in die Cloud verlagern möchten, die individuellen Fähigkeiten dieser Systeme und den Preis, den Sie dafür zu zahlen bereit sind, ist es an der Zeit, einen Cloud-Anbieter (oder Anbieter) auszuwählen.

Sehen Sie sich die Cloud Spectator-Liste der besten Cloud-Dienstanbieter für 2017 an.

Bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters ist es wichtig, alle Aspekte seiner Dienste, Kosten, Funktionen und insbesondere seiner Sicherheitsvorkehrungen zu berücksichtigen. Tatsächlich sollte die Sicherheit eines Ihrer größten Anliegen sein, wenn Sie einen Cloud-Anbieter für die Speicherung sensibler Spender- und Mitarbeiterinformationen wie Bankkontoinformationen und Kredit-/Debitkartennummern, Führerschein- oder Staatsausweisnummern und Sozialversicherungsnummern auswählen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Datenschutzrichtlinien und Nutzungsbedingungen mit einem Anwalt und IT-Experten durchkämmen. Sie möchten das vollständige Eigentum und die Privatsphäre aller auf den Hosting-Servern gespeicherten Daten wahren. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation nicht das vollständige Eigentum an Daten behält oder Ihre Daten für die Mitarbeiter des Hosting-Unternehmens zugänglich sind, ist dieses Unternehmen nicht für Ihre gemeinnützige Organisation geeignet.

Gemeinnützige Organisationen haben regelmäßig mit vielen sensiblen Daten zu tun, und jede Datenspeicherung, die diese Privatsphäre verletzt, birgt das Risiko, gegen eine Reihe von Datenschutzvorschriften für gemeinnützige Organisationen zu verstoßen.

Weitere Informationen zum Datenschutz und zur Haftung von Nonprofit-Organisationen finden Sie im Leitfaden des Nonprofit Risk Management Center zu diesem Thema.

Führen Sie Ihre Cloud-Datenmigration durch

Wenn Sie Ihre Daten und Funktionen in die Cloud migrieren, suchen Sie am besten die Anleitung oder praktische Hilfe des Anbieters oder eines IT-Experten, damit Sie dabei keine Daten verlieren. Einige Anbieter bieten auch eigene kostenpflichtige Backup-Dienste an.

Die Migration in die Cloud ist nicht so einfach wie das Drücken einer Taste und das Zusehen, wie alle Ihre gemeinnützigen Systeme mit dem neuen Cloud-Host eins werden. Es erfordert Planung und Eventualitäten, falls etwas schief geht.

Der Migrationsprozess ist in fünf separate Schritte unterteilt:

1. Sichern Sie Ihre Daten: Ob Sie Ihre Daten selbst sichern oder einen Drittanbieter-Backup-Service beauftragen, liegt bei Ihnen, aber im Interesse der Vorsicht würde ich empfehlen, sich an den Drittanbieter-Service zu wenden, insbesondere wenn Sie nicht über das IT-Know-how verfügen.

Weitere Informationen zu Sicherungsdiensten von Drittanbietern finden Sie in der Liste der besten Online-Sicherungsdienste von Business.com.

2. Planen Sie Ihre Migration: Nachdem Sie alle Ihre Daten gesichert haben, ist es an der Zeit, das „Wie“ und „Wann“ Ihrer Datenmigration festzulegen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Migrationsdatum nur minimale Unterbrechungen (z. B. über einen längeren Urlaub) zulässt, und legen Sie Fristen für den Abschluss der Migration fest. Besprechen Sie außerdem mit Ihrem Anbieter die Prioritätsreihenfolge der Migration für Daten und Anwendungen, falls es Funktionen gibt, auf die Ihre gemeinnützige Organisation eher früher als später zugreifen muss.

3. Testen Sie die Cloud-Umgebung: Nachdem alle Details konkretisiert sind, arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter zusammen, um die Cloud-Umgebung einzurichten. Ihr Setup sollte das Testen von Verbindungen, Funktionen und Integrationen umfassen, damit Ihr Team nach dem Umzug Ihrer Daten problemlos mit der Nutzung seiner Cloud-basierten Anwendungen beginnen kann.

4. Starten Sie die Migration: Es ist ein langwieriger Prozess und erfordert höchstwahrscheinlich Anpassungen auf Ihrer Seite sowie auf der Seite des Anbieters, um sicherzustellen, dass die Daten in die neue Cloud-Umgebung passen und funktionieren.

5. Beheben Sie die Schwachstellen: Es versteht sich von selbst, dass nach Abschluss der Migration zusätzliche Tests erforderlich sind, um Funktionsstörungen auszugleichen oder während des Prozesses verloren gegangene Daten zu identifizieren. Wenn ja, verwenden Sie Ihre Backups, um die Datenlücken zu füllen.

Herzliche Glückwünsche! Sie haben Ihre gemeinnützige Organisation jetzt erfolgreich in die Cloud verschoben.

Weitere Technologieleitfäden für Ihre gemeinnützige Organisation

Die Technologie ändert sich ständig, und wenn sich Ihre Arbeit nicht darum dreht, ist es schwierig, mit den Auswirkungen auf Ihre gemeinnützige Organisation Schritt zu halten. Glücklicherweise ist der Technologie-Blog von Capterra für gemeinnützige Organisationen vollgepackt mit Leitfäden und Ressourcen, wie Sie neue Technologien am besten implementieren und zu Ihrem Vorteil nutzen können.

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