Argumente für Zeiterfassung: Was Nutzer von Zeiterfassung über die Vorteile sagen

„Gewöhnliche Menschen denken nur daran, Zeit zu verbringen. Großartige Leute denken daran, es zu benutzen.“

- Unbekannt

Die Zeit vergeht, ob wir wollen oder nicht.
Eine andere Wahrheit ist: Die Zeit vergeht, ob wir etwas tun oder nicht. In zehn Jahren können Sie alle Ihre Ziele erreichen oder genau das gleiche Leben führen wie jetzt, nur 10 Jahre älter.

Deshalb sollten wir unsere Zeit weise verbringen und darauf achten, sie nicht zu verschwenden; Schließlich ist dies die einzige Ressource, die wir nicht zurückbekommen können, wenn sie weg ist.

Wie können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Zeit nicht verschwenden und sie damit verbringen, die richtigen Dinge zu tun?

Nun, eine der Lösungen ist, es zu verfolgen.

Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung kann definiert werden als die Dokumentation Ihrer täglichen Aufgaben und der Zeit, die Sie benötigen, um sie zu erledigen.

Dies kann innerhalb eines Unternehmens erfolgen, wobei die Mitarbeiter ihre Arbeitsverpflichtungen und Arbeitszeiten erfassen, oder Sie können dies unabhängig tun, entweder zu Abrechnungszwecken (wenn Sie beispielsweise als Freiberufler arbeiten) oder einfach nur, um Ihre Produktivität zu verbessern .

In früheren Zeiten war es ziemlich üblich, die Zeit, die Mitarbeiter bei der Arbeit verbrachten, mit Magnetstreifen, Geolokalisierung und Ein- und Ausstempelmethoden zu verfolgen; Jetzt verwenden wir hauptsächlich Zeiterfassungs-Apps wie Clockify, da die meisten von uns von zu Hause aus arbeiten.

Mit der App können Sie die Zeit auf zwei Arten erfassen: über Arbeitszeittabellen oder mithilfe eines Timers.

Stundenzettel

Sie fügen Ihre Aufgaben und die Zeit, die Sie für diese Aufgaben aufgewendet haben, manuell hinzu, normalerweise am Ende des Tages. Manche Leute machen es am Ende des Monats oder alle paar Tage, aber ich würde es nicht empfehlen, da man so leicht etwas vergisst.

Die Timesheet-Methode ist beliebter, da Sie in den meisten Fällen kein hohes Maß an Genauigkeit benötigen; Außerdem kann es für manche Menschen stressig sein, wenn Sie bedenken, dass Sie den Timer starten / stoppen müssen.

Timer

Sie starten den Timer, wenn Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen, und stoppen, wenn Sie fertig sind. Es ist präziser, da es die genauen Zeitpunkte aufzeichnet, zu denen Sie beginnen und aufhören, während Benutzer von Stundenzetteln ungefähre Zeiten eingeben. Es ist großartig, wenn Sie Ihre Produktivität messen und/oder verbessern möchten.

Warum ist Zeiterfassung wichtig?

Wenn wir nun darüber gesprochen haben, was es ist, sollten wir auch darüber sprechen, warum es wichtig ist. Warum sollten Sie Ihre Zeit erfassen?

Die Zeiterfassung erleichtert die Rechnungsstellung und die Lohnabrechnung effizienter

Grund Nummer eins: Geld.

Bei der Zeiterfassung haben Sie im Wesentlichen eine Aufzeichnung aller abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden.

Was bedeutet das?

Wenn Sie ein Unternehmen sind, wird die Verarbeitung von Daten für die Gehaltsabrechnung viel einfacher.

Besonders wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen haben und kein Geld zu verschwenden haben, hilft Ihnen die Übersicht über alles dabei, Ihr Budget einzuhalten.
Sie erhalten auch Daten, auf die Sie sich verlassen können, wenn Sie sich entscheiden, den Preis Ihrer Produkte oder Dienstleistungen anzupassen.

Eine genaue Abrechnung ist sowohl für Freiberufler als auch für Kunden unglaublich wichtig.
Sie werden die Stunden, die Sie investieren, nicht unterschätzen; Es kann auch die Berechnung Ihres Stundensatzes oder eines festen Projektsatzes erleichtern.
Wenn Sie auf der Einstellungsseite sind, können Sie sehen, wohin genau ihr Geld fließt.

Zeiterfassung liefert nützliche Daten

Wenn Sie jeden Tag Daten eingeben, erhalten Sie viele Daten – in diesem Fall nützliche Informationen, die Sie auf verschiedene Weise nutzen können. Zunächst sehen Sie, wie viel Ihr Team arbeitet und woran es arbeitet, sowie die Zeit, die normalerweise benötigt wird, um eine Aufgabe zu erledigen.

Wenn Sie das alles schwarz auf weiß sehen, können Sie sich fragen: Gibt es einen Bereich, der verbessert werden muss? Können wir etwas effizienter machen? Müssen wir klüger statt härter arbeiten?
Die Beantwortung dieser Fragen und die Umsetzung der erforderlichen Änderungen werden Ihr Team folglich produktiver und Ihr Unternehmen profitabler machen.

Es wird Ihnen auch helfen, besser zu planen. Sie können die Anzahl der Stunden prognostizieren, die für zukünftige Projekte benötigt werden, und die Kosten dieser Projekte abschätzen.

PS Auch wenn ich über Teams geschrieben habe, gilt alles, auch wenn Sie alleine arbeiten. Die Analyse der eigenen Arbeit erfordert Offenheit und Ehrlichkeit sowie Verantwortungsbewusstsein, was bewundernswert ist – go you!

Zeiterfassung kann die Produktivität verbessern

Haben Sie Probleme mit Prokrastination? Oder etwas, das Ihren Arbeitsablauf ständig unterbricht? Oder sind Sie sich Ihres Konzentrationsmangels nur schmerzlich bewusst und sind entschlossen, sich zu verbessern?
Zeiterfassung kann die Lösung sein.

Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie endlos durch soziale Medien scrollen und eher das tun, was Sie tun sollen, wenn Sie wissen, dass Sie sich der Liste Ihrer täglichen Aktivitäten stellen müssen, die auf Ihrem Bildschirm geschrieben ist. Es macht Sie verantwortlich und es macht es einfacher, Ablenkungen auszublenden.

Sie können sehen, ob einige Ihrer Aufgaben viel mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie sollten, oder ob Sie Ihre Zeit und Energie mit etwas völlig Unnötigem verschwenden; Ein solcher Einblick ist ein Schlüssel zur Verbesserung Ihrer Produktivität.

„Es ist zu einem so wichtigen Werkzeug in meinem Geschäft geworden. Ich habe mehrere Kunden, für die ich bestimmte Aufgaben nachverfolgen muss, und ich kann diese Zeiteinträge nicht nur einfach nachverfolgen, ich kann auch zurückblicken und sehen, ob ich bei diesen Aufgaben zeiteffizienter werde.“ – Elizabeth Kroll, Rechtsanwältin

Die Zeiterfassung kann Ihnen beim Lernen helfen

Es muss nicht ausschließlich mit dem Geschäft verbunden sein; es hat seinen Zweck auch im akademischen Umfeld, bei Lehrern und Schülern.

Wenn Sie Student sind und die Prüfungssaison bald bevorsteht, sollten Sie sich mit Zeitmanagement befassen. Gefühle von Panik und/oder drohendem Untergang müssen nicht Ihre einzige Motivationskraft sein!

Die Verfolgung der Aufgabenzeit verhindert Multitasking

Darüber hinaus können Sie mit Zeiterfassungs-Apps normalerweise nicht zwei Aufgaben gleichzeitig verfolgen.

Sie fragen mich vielleicht – wie ist das gut?

Entgegen der landläufigen Meinung ist Multitasking in Ordnung, wenn Sie einen Podcast hören und Hausarbeiten erledigen oder ein Hörbuch hören, während Sie mit dem Zug zur Arbeit fahren, aber es ist nicht in Ordnung, wenn Sie arbeiten. Niemand sonst sollte von Ihnen Multitasking erwarten.
Wenn Sie etwas tun, das Ihre volle Aufmerksamkeit erfordert, ist dies ein No-Go – Sie werden am Ende zwei oder mehr halbherzige Aufgaben statt einer vollständig erledigten Aufgabe haben, und Sie werden wahrscheinlich frustriert sein. Es ist tatsächlich viel effizienter, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen.

(Mit Volksglauben meine ich hauptsächlich meinen Glauben. Ich habe versucht, mich davon zu überzeugen, dass es in Ordnung ist und dass ich gleichzeitig schreiben und andere Dinge tun kann … meine lange empirische Forschung hat mich davon überzeugt, dass ich es tatsächlich nicht kann.)

Was Nutzer von Zeiterfassungssoftware über deren Vorteile sagen

Wie Laura Vanderkam, Autorin der Bücher 168 Stunden und Ich weiß, wie sie es tut, sagte: „ Wenn Sie abnehmen wollen, müssen Sie aufschreiben, was Sie essen. Das gleiche mit der Zeit. Wenn Sie die Zeit besser verbringen möchten, müssen Sie herausfinden, wohin sie führt.
Vielleicht ist etwas, von dem Sie dachten, dass es ein Problem ist, wirklich kein Problem. Vielleicht nimmt etwas, an das Sie nie gedacht haben, viel mehr Zeit in Anspruch, als Sie dachten .“

Meine Erfahrung mit der Zeiterfassung, als ich freiberuflich tätig war

Freelancer zu arbeiten ist mir nicht fremd – ich bin auch kein organisierter Mensch und genieße es, meinen Planer zu dekorieren, mehr als zu planen.
Da ich jedoch produktiv sein musste und meinen Job so gut wie möglich machen wollte – und wir auch in einer Zeit leben, in der uns die Technologie bei fast allem helfen kann – habe ich eine Zeiterfassungssoftware verwendet.

Es hat definitiv meine Lebensqualität verbessert, nicht auf wundersame Weise, wie es Fernsehwerbung darstellen würde (ich musste immer noch arbeiten), aber es erlaubte mir, meinen Job zu machen, anstatt:

• Ich frage mich, ob der Kunde mir den richtigen Betrag für die Anzahl der Stunden zahlen würde, die ich gearbeitet habe. Wenn Sie ein Freiberufler sind, der stündlich bezahlt wird, ist Zeit buchstäblich Geld.
• Schuldgefühle, weil ich nicht genug arbeite – wenn Sie für sich selbst arbeiten, kann es schwierig sein, eine gesunde Work-Life-Balance zu finden.
• Zeitverschwendung und Zögern. (Ich wollte nicht in den Stundenzettel schreiben, dass ich mir süße Hundevideos angeschaut oder Quiz gemacht habe, um herauszufinden, welche Brotsorte zu meiner Persönlichkeit passt.)

Als ich anfing, die Zeit zu verfolgen, fand ich heraus, wie viel Leerlaufarbeit ich normalerweise mache, was weder einfach noch angenehm war, aber es hat mir geholfen – es hat mich dazu gebracht, einige Verbesserungen in meiner täglichen Arbeit vorzunehmen ( und Leben).

Das Wichtigste, was ich getan habe, war, klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu ziehen. Ich habe darauf geachtet, dass ich in dem von mir gesetzten Zeitrahmen so effizient wie möglich arbeite und mir andererseits verbiete, außerhalb meiner selbst auferlegten Arbeitszeit an die Arbeit zu denken – was meiner psychischen Gesundheit sehr gut getan hat.

Genaue Arbeitszeiten und Berichte kommen auch den Auftraggebern zugute

Es war auch großartig für meine Kunden, da sie sehen konnten, wie das Projekt vorankam und woran ich gerade arbeitete. Es erleichterte unsere Kommunikation und trug insgesamt dazu bei, dass unsere Projekte reibungsloser abliefen.

Erfahrungen anderer Freiberufler

Andere haben ähnliche Erfahrungen gemacht:

„Ich bin Autor und nutze Clockify für meinen persönlichen Gebrauch, um Rechenschaft abzulegen und den Überblick über die Zeit zu behalten, die ich pro Woche mit dem Schreiben und Entwickeln verschiedener Projekte verbringe. Es war super hilfreich, konzentriert zu bleiben und jede Woche die Zeit zu widmen, die ich für jedes Projekt aufwenden sollte. Früher habe ich nur geschrieben, bis ich eine bestimmte Seitenzahl oder Idee fertig hatte, aber indem ich mich dazu zwang, bestimmte Zeitvorgaben einzuhalten, konnte ich viel mehr erledigen. Ich würde es definitiv anderen Autoren empfehlen.“

„Als Grafikdesigner ist es mir wichtig, meinen Kunden den genauen Arbeitsumfang, den ich geleistet habe, bereitzustellen, aufgeschlüsselt nach Aufgaben und Projekten, damit sie sehen können, wofür sie bezahlen. Mit Clockify ist dies für mich zu einer geringeren Belastung geworden und ermöglicht es mir, mehr Zeit in das zu investieren, was ich am besten kann, anstatt Papierkram oder Stunden zu zählen.“

– Elijah D, Grafikdesigner

Wenn es um solche Dinge geht, vertraue ich am meisten auf die Erfahrungen aus erster Hand.
Das sagen Inhaber und Mitarbeiter verschiedener Unternehmen zur Zeiterfassung und ihren Vorteilen:

Zeiterfassung hilft bei der Verwaltung eines Teams

„ Die Führung eines Teams voller Softwareentwickler ist eine ernsthafte Verantwortung. Clockify machte es einfach, den Fortschritt jedes Einzelnen zu verfolgen und gleichzeitig einen umfassenden Bericht darüber zu erstellen, woran sie gearbeitet haben und wie viel Zeit sie mit dem Nachweis der durchgeführten Aktivitäten verbracht haben. Dies machte es dem Leiter leicht, KPI-basierte Gemeinkosten und Leistung mit höchster Effizienz zu berechnen. Auch die Implementierung war sehr intuitiv und schnell. Auch Dashboards und Informationsdarstellung waren sehr umfangreich .“

– Dilanka H, ​​Leiterin Innovation

Clockify ist effektiv und einfach zu bedienen

„ 1. Es ist sehr einfach zu bedienen und jeder kann es sehr schnell verstehen – nützlich beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters. 2. Ermöglicht eine effektive Verwaltung von Haushaltsaufgaben für Teamleiter und Manager – wie Anwesenheit, Stundenzettel usw. 3. Einfaches Tool zur Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden und Überprüfung der für Projekte und Aufgaben aufgewendeten Zeit durch Berichte. 4. Es gibt auch eine mobile App, die es ermöglicht, die mit Anrufen verbrachte Zeit zu verfolgen – insbesondere, wenn Sie ein Berater oder Beratungsdienstleister sind und viel Zeit am Telefon verbringen. 5. Sie können die Zeiterfassung für bestimmte Kunden, Projekte, Aufgaben einrichten und bestimmten Mitarbeitern zuweisen – das ist sehr granular und umfassend .“

– Subash B, Mitbegründer eines Marketing- und Werbeunternehmens

Zeiterfassung ist praktisch

„ Unser Geschäft hat sich von der Erfassung der Stunden auf einem Notizblock zu diesem unglaublichen Programm entwickelt. Was für ein enormer Unterschied es gemacht hat! Bequem, effizient und sieht sehr trendy aus! Es ermöglicht uns, anstelle des herkömmlichen Timers für bestimmte Stunden/Tage ein- und auszustempeln .“

– Gabrielle W, stellvertretende Buchhalterin

Die Zeiterfassung hilft bei der Preisgestaltung Ihrer Produkte

„ Tolle Erfahrung – es macht die Preisgestaltung meiner Produkte zum Kinderspiel.
Bei der Preisgestaltung meiner zum Verkauf stehenden Waren entfällt der Großteil der Kosten auf die Arbeit, daher ist dies eine große Hilfe. Sie können Ihren Stundensatz festlegen, für jedes Projekt unterschiedliche Arbeitszeittabellen haben und das Timing ist so einfach wie ein Start-/Stopp-Knopf .“

– Lisa E, Schmuckherstellerin

Kann Zeiterfassung eine schlechte Idee sein?

Es kann.

So nützlich die Zeiterfassung auch ist, sie wird nicht für alle funktionieren – sie ist nicht für alle Jobs und Aufgaben sinnvoll. Zum Beispiel, wenn Sie ein Freiberufler sind, der pro Projekt statt stündlich bezahlt wird und Sie außerdem Ihre Zeit gut einteilen können.

Natürlich gibt es einen Unterschied zwischen in meinem speziellen Fall nicht so nützlich und einer schlechten Idee : Wir werden Situationen durchgehen, in denen letzteres möglicherweise der Fall sein könnte, und dann eine Lösung anbieten.

Wenn das Gefühl überwacht wird und/oder die Verletzung der Privatsphäre das Problem ist

Die Einführung der Zeiterfassung kann dazu führen, dass sich Ihre Mitarbeiter unwohl fühlen; Sie können das Gefühl haben, beobachtet zu werden und keine Privatsphäre zu haben. Als Folge davon kann es nicht nur ihre Leistung, sondern auch das Arbeitsklima und die Beziehung zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern negativ beeinflussen.

Lösung :

Es ist wirklich wichtig, Vertrauen zwischen allen im Unternehmen aufzubauen und ein angenehmes Umfeld zu schaffen, in dem sich alle wertgeschätzt fühlen.

Bemühen Sie sich bei der Einführung der neuen Software, ihnen den Grund und die Vorteile zu erklären. Lassen Sie sie wissen, dass Sie es auch verwenden; Nichts ist so effektiv wie mit gutem Beispiel voranzugehen.

Wenn es stressig ist

Die Zeiterfassung mag ein wenig langweilig sein, aber es soll Sie nicht ängstlich machen oder eine erhebliche zusätzliche Arbeitsbelastung verursachen.

Lösung :

Als Arbeitgeber müssen Sie sicherstellen, dass Sie klare Anweisungen zur Verwendung der Software geben. Außerdem ist es eine gute Idee, die Einträge jede Woche oder alle 2-3 Wochen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles richtig beschriftet und kategorisiert ist – es ist am besten, alle Probleme eher früher als später anzugehen und zusätzlichen Stress im Laufe der Zeit zu vermeiden.

Es gibt viele Zeiterfassungs-Apps auf dem Markt – wenn Sie sich entscheiden, welche Sie in Ihrem Unternehmen einführen möchten, wählen Sie diejenige, die eine intuitive Benutzeroberfläche hat und schnell und einfach zu bedienen ist, damit sie nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Gleiches gilt für Freiberufler.
Seine Arbeit gut zu machen ist schwer und stressig genug: Das Ziel der Verwendung dieser Apps ist es, Ihr Leben zu vereinfachen, nicht es noch komplizierter zu machen.

„In Bezug auf das Gefühl und die Verwendung hat Clockify viele Integrationen und eine einfache, schlanke und intuitive Benutzeroberfläche, unabhängig davon, auf welchem ​​​​unterstützten Gerät oder Browser Sie es verwenden möchten. Dies gilt insbesondere für die benutzerfreundliche, einfach zu navigierende Web-App, auf die von überall aus zugegriffen werden kann, um Ihren Fortschritt und den Ihres aktuellen Teams anzuzeigen.“ – DeskTime.

Eine gute Frage, die Sie (sich selbst) stellen sollten, ist auch: Gibt es eine positive Bestätigung dafür, dass jemand effizient ist und seine Arbeit gut macht, oder nur negative Folgen für den Mangel an Produktivität?

Wenn Sie sich einfach nicht dazu verpflichten können, die Zeit jeden Tag zu erfassen, und Sie dies rückwirkend tun

Wenn Ihre Zeiterfassungsroutine darin besteht, sich daran zu erinnern, was Sie vor 3 Tagen getan haben, ist dies wahrscheinlich nicht effektiv. Das menschliche Gedächtnis ist nicht der zuverlässigste Erzähler, den man haben kann.

Lösung :
Stellen Sie einen Alarm ein, der jeden Wochentag zu einer bestimmten Zeit ertönt, um Sie daran zu erinnern, entweder mit der Aufzeichnung der Zeit zu beginnen oder alle Ihre Aufgaben im Stundenzettel zu verfolgen. (Und nicht schlummern.)

Es gibt auch eine Option in der Browsererweiterung von Clockify, um eine Erinnerung zum Starten des Timers festzulegen.

Fazit

Die Zeiterfassung ist ein großartiges Tool, um Ihre Produktivität zu verbessern und Dinge zu erleichtern, die frustrierend sein können, wie z. B. die Rechnungsstellung oder die Schätzung der Kosten für Ihr nächstes großes Projekt. Es liefert auch unschätzbare Daten, die Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen können, das Beste aus sich herauszuholen.

Um Ihre Zeit effektiv und effizient zu nutzen, müssen Sie zuerst wissen, wo sie hingeht – und sie dann in die richtige Richtung lenken. Das Gute ist, dass es mit all den Apps und Ressourcen, die wir haben, noch nie so einfach war.