Die besten virtuellen Assistenten zum Einstellen

Verbringen Sie jeden Tag Stunden damit, E-Mails zu beantworten?

Haben Sie Schwierigkeiten, sich Zeit zu nehmen, um Social-Media-Inhalte zu veröffentlichen?

Wird zu viel Zeit mit niederen Aufgaben wie der Buchung von Besprechungen, Terminen, Flügen, Konferenzen usw. verbracht, wenn Sie sich lieber vernetzen, verkaufen, Ihre Marke aufbauen und Beziehungen zu Kunden aufbauen möchten?

Sie sind ein idealer Kandidat für einen virtuellen Assistenten. Und dieser Beitrag ist hier, um Ihnen zu zeigen, wie Sie die Besten von ihnen rekrutieren können.

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Was ist ein virtueller Assistent?

Ähnlich wie ein persönlicher Assistent oder ein Assistent der Geschäftsleitung ist ein virtueller Assistent jemand, der Ihnen die Arbeit erleichtert, indem er Ihnen einfachere oder langwierige Aufgaben abnimmt. Dies kann die Beantwortung von E-Mails, das Onboarding von Kunden, die Buchung von Flügen, die Verwaltung Ihrer Social-Media-Präsenz, die Verwaltung Ihres Kalenders, Recherchen und vieles mehr umfassen. Was einen virtuellen Assistenten von anderen Arten von Assistenten unterscheidet, ist, dass seine Arbeit, anstatt neben Ihnen zu Hause oder im Büro zu arbeiten, aus der Ferne erledigt wird und die gesamte Kommunikation virtuell stattfindet.

Wo findet man die besten virtuellen Assistenten?

Virtuelle Assistenten werden immer häufiger, und daher wachsen auch die Quellen, von denen sie bezogen werden können

Es gibt virtuelle Assistenten auf der ganzen Welt. Es braucht jedoch nicht viel Forschung zu virtuellen Assistenten, um festzustellen, dass die Philippinen fast das Monopol auf dem Markt haben, wobei viele Dienste auch in Indien angesiedelt sind. Tatsächlich hat Dennis Yu eine Partnerschaft mit der philippinischen VA-Agentur OnlineJobs.ph und nutzt die Website, um sein gesamtes Team virtueller Assistenten zu rekrutieren. Es gibt jedoch auch Optionen, die näher am Wohnort verfügbar sind.

Dies sind nur einige der Agenturen für virtuelle Assistenten:

In den USA ansässige virtuelle Assistenten:

• Zirtuell
• Virtual Assist USA
• Sichern
• Prialto
• Virtueller Assistent rund um die Uhr (beachten Sie, dass es sowohl Inlands- als auch Offshore-Optionen gibt)
• Woodbows (sie haben auch sowohl Inlands- als auch Offshore-Optionen)
• Kühn

In Kanada ansässige virtuelle Assistenten:

• Die virtuellen Gurus
• Kanadische Vereinigung virtueller Assistenten
• Intelligentes Büro
• Virtuelle NS-Dienste
• Virtueller Assistent Kanada

In Großbritannien ansässige virtuelle Assistenten:

• Virtuell
• Admin-Engel
• Gesellschaft der virtuellen Assistenten UK
• Time Etc. (dieses Unternehmen hat Niederlassungen in den USA und Großbritannien)

Auf den Philippinen ansässige virtuelle Assistenten:

• Stealth-Agenten
• VirtualStaff.ph
• Ova virtuell
• Fernarbeitskollege
• Virtuell gut gemacht
• Pfeffer VA

Welche Vorteile bieten virtuelle Assistenten?

Wie oben erwähnt, weisen virtuelle Assistenten viele Ähnlichkeiten mit persönlichen oder leitenden Assistenten auf und können daher aus den gleichen Gründen eingestellt werden. Sie dienen dazu, Ihre Arbeitsbelastung zu verringern, damit Sie sich ausschließlich auf die Dinge konzentrieren können, die Sie tun möchten, oder auf die Dinge, die Ihre besondere Aufmerksamkeit erfordern. Der Hauptunterschied zwischen persönlichen oder leitenden Assistenten und virtuellen Assistenten besteht darin, dass virtuelle Assistenten normalerweise viel weniger kosten und aus der Ferne arbeiten.

Wenn Sie sich für einen virtuellen Assistenten gegenüber anderen Outsourcing-Modellen entscheiden, haben Sie den Vorteil, jemanden zu haben, der Sie langfristig begleitet und somit alle Ihre Vorlieben, Ideologien und Rhythmen kennt. Sie erfahren, welchen Sitzplatz Sie bevorzugen, wenn Sie Ihre Flüge buchen. Der Ton, den Sie für Ihre Facebook-Posts verwenden. Welche Meetings Sie immer priorisieren möchten und welche abgesagt werden können, um Platz dafür zu schaffen. Mit anderen Worten, sie lernen Sie kennen und werden geschickt darin, Ihre Bedürfnisse und Vorlieben zu antizipieren, wodurch Ihr Leben im Allgemeinen reibungsloser und angenehmer wird.

Darüber hinaus können Sie bei der Einstellung von VAs nach Personen suchen, die über Fähigkeiten verfügen, die Ihnen fehlen. Möchten Sie Ihre Videopräsenz auf Ihren Social-Media-Konten ausbauen? Es ist am sinnvollsten, jemanden einzustellen, der diese Fähigkeiten bereits hat, anstatt es alleine zu versuchen (und dann herauszufinden, dass Sie nicht die Zeit haben, es aufrechtzuerhalten, und am Ende trotzdem jemanden dafür einstellen). Vielleicht sind Sie ein fabelhafter Mensch, aber administrative Aufgaben waren noch nie Ihre Stärke. Ein Operations VA ist ein Muss für Sie. Welchen Bereich Sie auch immer in Ihrem Unternehmen aufpolieren könnten, es gibt wahrscheinlich eine VA für Sie.

Schließlich geben Ihnen VAs Ihr Leben zurück. Die Show alleine zu leiten ist keine leichte Aufgabe, und es ist leicht, dass Ihre Arbeit in Ihre persönliche und familiäre Zeit übergeht. Die Entwicklung einer gesunden Work-Life-Balance macht Sie in allen Lebensbereichen besser - einschließlich der Arbeit - und macht es mehr als wert, eine zusätzliche Hand in Ihr Team zu bringen.

Was ist der Unterschied zwischen dem Outsourcing und der Einstellung eines virtuellen Assistenten?

Um ehrlich zu sein, je nachdem, wer die Definition vorgibt, können die Grenzen zwischen dem, was als Outsourcing gilt, und dem, was als Beschäftigung eines virtuellen Assistenten gilt, etwas verschwommen sein und viele Überschneidungen beinhalten. Obwohl nicht alle zustimmen würden, ist es vielleicht am einfachsten, sich die beiden vorzustellen, indem man sich Outsourcing als Oberbegriff vorstellt, wobei virtuelle Assistenten darunter fallen.

Sowohl das Outsourcing als auch die Beschäftigung eines virtuellen Assistenten beinhalten die Vergabe von Arbeiten an eine externe Partei.* Virtuelle Assistenten werden im Allgemeinen längerfristig beschäftigt, während das Outsourcing sowohl für kurz- als auch für langfristige Arbeiten genutzt werden kann. Virtuelle Assistenten arbeiten in der Regel ausschließlich für eine Person oder Partei, während beim Outsourcing die beauftragte Person oder Firma möglicherweise nur für Sie arbeitet oder mehrere Projekte und Arbeitgeber gleichzeitig unter einen Hut bringt.

*Hinweis: Dieser Aussage würden einige, einschließlich Dennis Yu, nicht zustimmen und hebt den potenziellen Unterschied zwischen dem Outsourcing und der Beschäftigung eines virtuellen Assistenten hervor. Da virtuelle Assistenten langfristig angestellt sind, würde er sagen, dass sie auf einer regelmäßigen Gehaltsliste stehen, und weil sie ausschließlich für Sie arbeiten, sind sie wie jeder andere Mitarbeiter im Büro zu betrachten. Dafür gibt es sicherlich Argumente, aber im Allgemeinen gibt es einige Unterschiede zwischen den beiden Lagern. Beispielsweise werden virtuelle Assistenten im Allgemeinen anders vergütet als Vollzeitbeschäftigte, erhalten möglicherweise andere (oder keine) Leistungen und können über eine Beziehung mit einem virtuellen Assistenten eines Drittanbieters beschäftigt werden.

Die Debatte dreht sich größtenteils um Semantik, aber am Ende ist es wichtig, zu verstehen, wie die erwartete Einrichtung für die Einstellung und Beschäftigung einer VA aussieht, und die beste Option für Sie und Ihre Agentur auszuwählen.

Worauf sollten Sie bei einem virtuellen Assistenten NICHT achten?

Laut Dennis Yu ist der häufigste Fehler, den Menschen bei der Einstellung von VAs machen, die Erwartung, einen zu finden, der ein Alleskönner sein kann. Laut Yu ist dies der häufigste Grund für erfolglose Partnerschaften oder die vorzeitige Kündigung der VA. Stattdessen empfiehlt er, separate VAs für Betrieb, Video, Inhalt, Design, Community-Management und Web-Engineering einzustellen.

Offensichtlich ist es nicht realistisch oder notwendig, dass alle Startups und Unternehmer sofort einen VA in jedem Bereich einstellen, aber Sie können deutlich sehen, warum Yu dringend davor warnen würde, zu versuchen, einen VA einzustellen, um all diese extrem unterschiedlichen Bereiche abzudecken. Indem sie stattdessen für jede spezifische Rolle einen VA haben, werden sie zu Meistern ihrer Bahnen, sodass Sie sich beruhigt zurücklehnen können und sich auf ihre zeitnahe, qualitativ hochwertige Arbeit verlassen können.

9 Merkmale der besten virtuellen Assistenten

Detail orientiert

Wenn Sie häufig Anweisungen erteilen und sich darauf verlassen, dass sie strikt befolgt werden, oder Ihren täglichen Kalender auf Einladungen und Terminen basieren, die von jemand anderem gesammelt wurden, müssen Sie wissen, dass Sie jemanden haben, der nichts durchgehen lässt Die Risse.

Eine Möglichkeit, wie Dennis Yu dies im Einstellungsprozess testet, besteht darin, Bewerbern einen Auftrag zu erteilen, und mitten in den Anweisungen für den Auftrag fordert er sie auf, ein zufälliges Wort in die Betreffzeile ihrer E-Mail-Antwort einzugeben. Zum Beispiel verwendet er oft das Wort „Kaninchen“. Die Bewerber, denen dieses Detail fehlt, werden automatisch ausgeschlossen.

Dieses kleine Detail scheint keine große Sache zu sein, wenn es um eine Betreffzeile geht. Wenn das Detail jedoch darin besteht, dass Ihr Assistent Ihnen sagt, dass Sie an einem Flughafen sein müssen, wenn sich herausstellt, dass Sie tatsächlich eine Stunde außerhalb des gegenüberliegenden Endes der Stadt vom Flughafen abfahren müssen, ist dies eine größere Sache. Der einfache kleine Test von Dennis Yu hilft dabei, die VAs zu identifizieren, die diesen Fehler mehr oder weniger wahrscheinlich machen.

Kreativ, einfallsreich und unabhängig

Wir alle wissen, dass das Leben passiert und dass manchmal die Dinge nicht genau so laufen, wie geplant. Wenn Sie einen VA haben, der gelähmt ist, wenn etwas Unerwartetes passiert, wird er Ihnen keine große Hilfe sein. Wenn Sie schließlich mehr panische, mit Fragen gefüllte E-Mails von Ihrer VA erhalten als von Ihren Kunden, welchen Sinn hatte es dann, jemanden einzustellen?

Versuchen Sie im Vorstellungsgespräch zu fragen, wie der Kandidat zuvor mit unerwarteten Situationen umgegangen ist, und bitten Sie ihn, ein konkretes Beispiel dafür zu geben, wie er damit umgegangen ist.

Treu

Wie oben erwähnt, besteht einer der Hauptvorteile eines VA darin, jemanden zu haben, der Ihre Rhythmen versteht und Ihre Bedürfnisse antizipiert. Dies kann natürlich nur erreicht werden, indem die gleiche Person für eine angemessene Zeit unter Vertrag genommen wird.

Obwohl die Loyalität in einem Vorstellungsgespräch manchmal schwer einzuschätzen ist, besteht eine Möglichkeit darin, sich ihre Bildungs- und Beschäftigungsgeschichte anzusehen. Wenn sie eine Weile an einem Ort zu bleiben scheinen, ist das im Allgemeinen ein gutes Zeichen. Sie können auch nach ihren Zukunftsplänen fragen, was sie sich für ihre Karriere erhoffen, und überlegen, ob Sie den erhofften Weg unterstützen können.

Was zum vielleicht wichtigsten Element bei der Kultivierung loyaler Mitarbeiter führt: Sie müssen sie gut behandeln! Stellen Sie sicher, dass Sie gut kommunizieren, fragen Sie nach ihrer Meinung, hören Sie aufmerksam auf ihren Input, geben Sie ihnen ein überschaubares Arbeitspensum und geben Sie ihnen Möglichkeiten, sich in Bereichen zu entwickeln, die sie interessieren. Befördern Sie sie, wenn sie es verdient haben, und geben Sie ihnen Führung Möglichkeiten, wenn sie in sie hineinwachsen. Wenn Ihre VAs das Gefühl haben, dass Sie sich um sie als Menschen kümmern und dass Sie daran interessiert sind, dass sie in ihrer Karriere und im Leben gut abschneiden, bleiben sie viel eher bei Ihnen und gehen bei ihrer Arbeit für Sie weit über das hinaus .

Fachmann

Vergessen Sie nicht – Sie werden nicht der Einzige sein, der mit Ihrer VA interagiert. Sie möchten jemanden, auf den Sie sich verlassen können, um mit potenziellen Kunden und Kollegen zu kommunizieren und gleichzeitig Ihr Unternehmen gut zu reflektieren.

Stellen Sie sicher, dass die gesamte Kommunikation mit Ihnen während des gesamten Einstellungsprozesses Professionalität zeigt, sowohl im Ton als auch in Bezug auf Grammatik und Sprachkenntnisse. Und vielleicht machen Sie eine schnelle Google-Suche, nur um sicherzustellen, dass es keine grellen roten Fahnen gibt, die sofort irgendwo im Internet auftauchen, die potenzielle Kunden entdecken könnten, nachdem sie sie ein wenig kennengelernt haben.

Starker Kommunikator

Virtuelle Kommunikation kann schwierig sein.

Wenn es das einzige Mittel der Interaktion zwischen Ihnen und Ihrem Assistenten ist – sowie Ihrem Assistenten und Ihren Kunden/potenziellen Kunden/Mitarbeitern – müssen Sie sicherstellen, dass Sie jemanden haben, der geschickt damit umgehen kann.

Seien Sie im Einstellungsprozess besonders wachsam und achten Sie auf Missverständnisse, die auf Frustration in der Zukunft hindeuten könnten, sowie auf irreführende Töne oder Sprache. Denken Sie wie bei der obigen Eigenschaft daran, dass diese Person oft als (virtuelles) Gesicht Ihres Unternehmens fungiert. Sie möchten also sicherstellen, dass alles und jede Art und Weise, wie sie kommuniziert, etwas ist, das Sie gerne Ihnen zugeschrieben haben Agentur oder Geschäft.

Zuverlässig

Für viele Unternehmer und Agenturinhaber ist es am beängstigendsten, eine VA zu gründen, die alleinige Kontrolle über jedes Detail ihres Betriebs aufzugeben und darauf zu vertrauen, dass jemand anderes die Dinge nach den gleichen Standards handhabt. Das ist vollkommen verständlich – schließlich ist Ihre Agentur Ihr Traum und Ihr Baby.

Wenn Sie die richtige Person in Ihrem Team haben, werden Sie glücklicherweise feststellen, dass die Qualität der Angebote Ihrer Agentur nicht nur gleich bleibt, sondern sogar steigt. Zwei Hände sind schließlich besser als eine, und sobald Ihre Arbeit in überschaubarere Teile unterteilt ist, kann jeder einzelnen Aufgabe endlich die Aufmerksamkeit geschenkt werden, die sie verdient.

Das heißt, solange Sie eine zuverlässige VA erhalten.

Zuverlässigkeit kann im Einstellungsprozess schwierig einzuschätzen sein, aber im Allgemeinen, wenn sie in den anderen Bereichen (Detailorientierung, Professionalität) gut abschneiden, haben Sie einen guten Start. Die Zuweisung eines Miniprojekts mit einem Fälligkeitsdatum und einer Uhrzeit hilft auch dabei, den Haufen zu sichten. Aber schließlich können Sie Mitarbeiter für eine 1-3-monatige Probezeit unter Vertrag nehmen, um wirklich herauszufinden, ob Sie sich längerfristig an sie binden und in sie investieren möchten.

Enthusiastisch

Die digitale Marketingbranche ist voller aufregender Persönlichkeiten, Kooperationen und Innovationen. Und deshalb gibt es viele junge Nachwuchskräfte, die sich durchsetzen und profilieren wollen. Wenn Sie eine dieser Personen finden, können Sie sich darauf verlassen, jemanden zu haben, der über die Pflicht hinausgeht.

Begeisterte Mitarbeiter hören sich die Ideen anderer genau an, verinnerlichen sie und fügen dann ihre eigenen positiven Entwicklungen hinzu. Sie haben den Fokus und den Antrieb, Fehler zu erkennen und einzugreifen, den Status quo zu innovieren und jeden Bereich zu verbessern, mit dem sie in Kontakt kommen. Mit anderen Worten, sie sind die Person, die Sie in Ihrem Team haben möchten.

Hoch qualifizierten

Das Offensichtlichste, worauf Sie bei einem potenziellen Assistenten achten sollten, ist vielleicht jemand, der die Arbeit, die Sie von ihm verlangen, wirklich gut kann. Ähnlich wie in jedem Vorstellungsgespräch sollten Sie Einzelheiten über die bisherige Ausbildung und/oder Berufserfahrung des Bewerbers besprechen (und gegebenenfalls Beispiele ansehen).

Stellen Sie sicher, dass Sie auch im Interviewprozess eine Art von Aufgabe erteilen. Sich nur auf Beispiele aus der Vergangenheit des Bewerbers zu verlassen, kann irreführend sein, da er möglicherweise mit Klassenkameraden oder Kollegen zusammengearbeitet hat, um das Endprodukt zu liefern. Indem Sie dem Bewerber einen kleinen Auftrag geben, erhalten Sie eine genauere Vorstellung von seinen individuellen Fähigkeiten.

Empfänglich für Feedback

Jeder hat Raum zum Wachsen, und besonders wenn Sie und Ihr VA sich an die Rhythmen des anderen gewöhnen, müssen Sie Ihrem VA oft sowohl positives Feedback als auch konstruktive Kritik geben.

Der beste VA ist jemand, der bescheiden und sicher genug ist, Ihre Kritik anzunehmen und sie in professionelle Verbesserung umzusetzen. Sie wollen weder jemanden, der beim ersten Flüstern der Negativität zusammenbricht, noch jemanden, der ein solches Ego hat, dass er jeden Hinweis ignoriert, dass andere bessere Ideen für seine Arbeit haben könnten. Keiner dieser Kandidaten wird als langfristiger Mitarbeiter bestehen bleiben.

Auch hier ist die beste Möglichkeit, dies zu testen, die Vergabe eines Auftrags im Bewerbungsprozess. Besprechen Sie die Arbeit des Bewerbers nach Abschluss mit ihm und notieren Sie seine Reaktion auf Ihr Feedback, sowohl positiv als auch negativ.

Es gibt jedoch auch Dinge, die Sie in dieser Arena tun können. Dennis Yu hat festgestellt, dass die Präsentation und Rezeption von Feedback extrem kulturell beeinflusst ist, und aus diesem Grund ist es am besten, so positiv wie möglich zu sein, selbst wenn Sie Kritik äußern. Er plädiert für das „Kompliment-Sandwich“, das darin besteht, mit Positivem zu beginnen, die gewünschten Veränderungen einzustecken und dann wieder mit mehr Lob für ihre Arbeit abzuschließen.

Stellen Sie die besten virtuellen Assistenten ein

Das vielleicht wichtigste Element bei der Suche nach hochwertigen VAs ist ein gründlicher Einstellungsprozess. Um mehr darüber zu erfahren, wie der Prozess, den Dennis Yu für die Einstellung seines Teams von VAs eingerichtet hat, lesen Sie diesen Beitrag.

Während sich die Einstellung eines VA zunächst wie ein Prozess der Abgabe von Kontrolle anfühlen kann, sollte es stattdessen als eine ermächtigende Erfahrung betrachtet werden. Mit der Hilfe eines kompetenten VA werden Sie und Ihre Agentur fokussierter, organisierter, rationalisierter und geschickter mit der Arbeit und Kommunikation, die Sie produzieren.

Und mit Ihrem neu gewonnenen Wissen, das Sie oben gefunden haben, können Sie sicher sein, dass diese VA-gestützte Agentur 2.0 in Ihrer Reichweite ist.