Die Kunst der Aufmerksamkeit: Intelligentere Kommunikation in Remote-Teams

Ich beginne meinen Arbeitstag damit, bewusstlose Menschen zu begrüßen, die ich noch nie getroffen habe.

Dann gerate ich in einen Kampf mit einem Roboter.

Das heißt: Bei Convert kommunizieren wir etwas anders.

Hier sind wir ein völlig remote arbeitendes Team mit nahezu flexiblen Arbeitszeiten. Wir sind in 9 verschiedenen Ländern ansässig und arbeiten in 11 Zeitzonen.

Und doch – wir kennen uns. Und wir wissen, wie man kommuniziert. Als ich vor 3 Monaten an meinem ersten Tag „ins Haus kam“, war ich erstaunt, wie gut, wie nahtlos und wie einfühlsam das Team miteinander auszukommen scheint.

So funktioniert das Ganze.

• Wie Roboter uns daran erinnern, als Menschen zu kommunizieren.
• Wie wir „demütig angeben“ und unsere „Fuckups“ teilen.
• Die Tools, mit denen wir „im Freien“ arbeiten – auch über Zeitzonen hinweg und hinter Laptops.

LOCKER

Jeder und seine Mutter, die Tech Crunch abonniert, verwendet Slack – und das aus gutem Grund.

Es ist glatt, es ist effizient, es ist einfach zu organisieren. Die mobile App funktioniert gut. Selbst die kleinen Klingelbenachrichtigungen klingen im Allgemeinen angenehm.

Wenn Convert ein traditionelles Büro hätte, wären unser Konferenzraum, unsere Küche, unser Besprechungsraum und unser Schwarzes Brett locker. So verwenden wir es, damit sich „online“ wie „persönlich“ anfühlt.

Die Bots:

Slackbot:

Unser Slackbot spielt seltsamerweise die Rolle der Cheerleaderin, des Marschalls und des Komikers.

Ich kann nie nachvollziehen, was genau es auslöst – aber ich kann die Eingabeaufforderungen in einige Kategorien unterteilen: für die Lacher und für die Mission.

In letzterer Kategorie haben wir die große Regel: geschlechtsneutrale Sprache.

Convert hat eine spezielle Conscious Business-Richtlinie – die facettenreich ist und sich ständig weiterentwickelt. Aber ein großer Teil davon ist die Geschlechtsneutralität – die für unseren Einstellungsprozess, unsere soziale Mission und unsere Sprache von zentraler Bedeutung ist.

Slackbot erinnert uns also „sanft“, wenn wir das vermasseln.

(Mit „uns“ meine ich meistens „mich“. Slackbot erinnert mich meistens sanft daran, wenn ich das vermassele).

Wenn Sie „Dude“, „Bro“ oder „Guys“ eingeben, wird ein schnelles „Meinten Sie Gang?“ oder "Meinten Sie Freunde?" – oder eine Handvoll anderer geschlechtsneutraler Vorschläge. Mit all dem bin ich in letzter Zeit von Natur aus vertraut geworden.

Andere Trigger machen mehr Spaß (sprich: verlassen Sie sich stark auf Gifs). „Verdammt“ führt zu GIF-Antworten – im Allgemeinen solche, bei denen Menschen verletzt werden. „Online“ führt zu Gifs von Leuten, die sich anziehen oder zur Arbeit gehen, und manchmal, unerklärlicherweise, zu einem ungläubigen Blick von The Dude.

„Wetter“ und „heiß“ sorgen für mehr Slackbot-Sass:

Nun, ich weiß, dass diese nur wie Witze aussehen.

Und Sie fragen sich vielleicht: „Was ist so innovativ an einem Bot, der sich zu sehr auf Gif-Humor verlässt?“

Aber ehrlich gesagt, es sind nicht nur Witze. Und ich habe ein paar Monate gebraucht, um zu verstehen, wie wir Slackbot wirklich programmieren.

Wir verwenden Slackbot, um zu zeigen, dass wir einander zuhören . Um zu zeigen, dass wir aufmerksam sind.

Als slackbot vorschlug, das Team mit „ihr alle“ anzusprechen, beschwerte ich mich.

Slackbot hat es nicht vergessen (oder zumindest Dennis, der den Befehl programmiert hat, nicht).

Und als ich mich dann darüber beklagte, dass „y'all“ keine richtige Pluralform ist, passte sich slackbot an.

Wenn Konverter krank werden, stimmt Slackbot in den einfühlsamen menschlichen Chor ein:

Und wenn Konverter sich gegenseitig feiern, feiert slackbot mit ihnen. (Manchmal auf eine zugegebenermaßen etwas seltsame Weise).

Letztendlich: Wir verwenden Slackbot auf subtile und undiskutierte, aber wichtige Weise. Es ist ein Roboter, der uns daran erinnert, auf menschliche Weise zu interagieren.

Hallo Tacos:

Also ich liebe das HeyTaco! bot aus zwei Gründen: 1) Ich mag es, Dinge zu gewinnen. 2) Ich mag Tacos.

Falls Sie es nicht kennen: „Hey Taco“ ist ein Slackbot, mit dem Sie einem Teamkollegen mit einem einfachen „@“-Befehl und Emoji „Requisiten“ geben können.

(Was ich weiß, klingt ein wenig lächerlich, wenn Sie es austippen).

Aber deshalb ist es cool: Es ermutigt Sie, sich gegenseitig zu ermutigen. Es wird ein festgelegtes Protokoll, um zu sagen: „Hey – du hast einen tollen Job gemacht.“ Und das macht es einfach und zur Gewohnheit, „Hey, du hast einen tollen Job gemacht“ zu sagen.

Immer wenn dir jemand einen Taco zuwirft, warnt dich der Hey Taco-Bot mit einer Nachricht. Außerdem verbindet es Sie mit Ihrer Team-Bestenliste – was einfach Spaß macht.
(Auch wenn du ich bist und auf Platz 8).

Hey Taco ermöglicht es Ihnen auch, Tacos gegen Teambelohnungen einzulösen – die Sie anpassen können. Aber es sind echte Belohnungen, die nicht greifbar sind. Es züchtet eine Kultur der Positivität und Ermutigung durch kleine Glückwunschaktionen.

Und durch Tacos.

Die Kanäle:

Die am wenigsten praktischen Kanäle im Convert-Slack sind in der Regel die wichtigsten.

Sie sind die menschlichen Grundlagen unserer primär digitalen Kommunikation.

#all_watercooler:

Bei Convert arbeiten wir auf einem Holacracy-System – das heißt, wir arbeiten autonom. Wir besitzen unsere „Sphären“. Es gibt keinen wirklichen Genehmigungsprozess oder übermäßiges Hin und Her.

Theoretisch bedeutet dies, dass ich, wenn ich will, an meinem Schreibtisch sitzen und meine Arbeit erledigen und meine Artikel veröffentlichen und meine Aufgaben erledigen und den ganzen Tag über mit absolut niemandem interagieren kann.

Aber ich nicht. Denn das ist langweilig.

Und Konverter sind nicht langweilig.

Und weil wir nicht langweilig sind, reden wir gerne miteinander. Der Wasserkühler ist, wo wir das tun.

Normalerweise schicke ich Bilder von meinen Reisen. Andere Leute schicken Fotos ihrer Kinder. Oder Essen. Oder einen Kurs, den sie belegen. Oder Wanderungen oder seltsame Laptop-Setups oder schicke Airbnbs oder mehr Essen.

Und ehrlich gesagt – es ist ein großer Gewinn für die Unternehmenskultur, weil ich mich darauf freue, mich bei Slack anzumelden. Die großen roten Benachrichtigungen sind nicht nur beängstigend – sie sind Updates von Freunden.

#all_fuckups:

Ich habe festgestellt, dass die Fuckups, die wir teilen, bei Convert verschiedene Formen annehmen. Manchmal sind sie Sachen des „allgemeinen Lebens“ (dh ich habe 4 Stunden bei der DMV verbracht). Manchmal handelt es sich tatsächlich um „Ich war nicht gut in meinem Job“-Zeug.

Ich bin immer noch schlecht darin, meine Fuckups zu teilen.

In einem Remote-Team: Das muss man verkraften.

Der Fuckups-Kanal macht es einfacher.

Vor allem, weil es tröstlich ist, die Fehler der Menschen offen zu sehen. Und es ist ein Trost zu sehen, dass sich niemand mit ihnen beschäftigt.
Niemand verurteilt dich. Sie werden nicht „gemeldet“ oder „gesperrt“ oder „in Schwierigkeiten geraten“.
Normalerweise bekommst du nur Emojis.

(Und noch mehr Frechheit von Slackbot)

#all_humblebrag:

Und dann haben wir einen Kanal für das Gegenteil!

Hier prahlen wir mit uns selbst:

Wir prahlen für das Unternehmen:

Und wir prahlen miteinander.

Gifs und Tacos und Herzen werden geteilt.

Und ehrlich gesagt, es ist nur ein netter, gratulierender Ort zum Abhängen. Immer wenn ich neue Benachrichtigungen von diesem Kanal sehe, bin ich ziemlich begeistert. Und ich bin ziemlich stolz auf einige der Dinge, die meine Kollegen erreicht haben.

Jedes Unternehmen sollte einen solchen Raum haben.

Und was ist mit dir?

Frag dich selbst…

• Wie können wir menschlich automatisieren? Aufmerksam? Was können wir „einbauen“, das zeigt „Ich passe auf“.
• Wofür steht unser Unternehmen? Wie können wir das in der Art und Weise, wie wir kommunizieren, verstärken?
• Wie erinnern wir uns daran, positives Feedback zu geben? Und wie ermutigen wir uns, unsere Fehler zuzugeben?
• Wo ist unser Raum, um als Menschen zu sprechen – nicht nur als Kollegen?

ASANA

In meinen ersten Wochen bei Convert war so ziemlich jede Antwort auf jede Frage: Asana.

• Hey, kann ich WordPress-Zugang bekommen? Frag Diego in Asana.
• Wo finde ich die Blogbeiträge in Bearbeitung? Inhaltskanal in Asana.
• Auf welcher Seite war die Kopie, die ich mir ansehen sollte? Ich habe es Ihnen in Asana zugewiesen.
• Was muss ich vor dem Treffen tun? *verärgert seufz* Überprüfe einfach Asana, okay?

Wenn Sie mit Asana nicht vertraut sind, es ist eine Projektmanagement-Software. Die Bausteine ​​sind Tafeln, Projekte und Aufgaben. Der Sinn all dieser Dinge ist: Sie können Notizen mit Aufgaben machen – sie Personen zuweisen, Fälligkeitsdaten angeben, Kommentare hinterlassen, bevorzugte Aufgaben, sie nach Themen organisieren und erhalten. dein. Handlung. zusammen.

Wir verwenden Asana für nahezu jede Aufgabe, die länger als eine Minute dauert. Wenn Sie mir sagen, ich soll etwas in Slack tun – ich bin ehrlich, ich werde es vergessen. Wenn Sie es in Asana einfügen, sehe ich das große hässliche rote Fälligkeitsdatum, das mich anstarrt, und ich werde mich bewegen.

Freitags-Updates:

Also gibt mir Asana jeden Freitag diese kleine Erinnerung:

Dies bewirkt ein paar Dinge.

1. Es lässt mein Gehirn denken: „Oh Gott. Was HABE ich diese Woche gemacht?“ Dann bin ich gezwungen – manchmal mit Stolz, manchmal mit Panik – zu reflektieren und ernsthaft zu bewerten, welche Fortschritte ich gemacht habe.
2. Es erinnert mich daran, dass ich nicht isoliert arbeite. Dass die Leute darauf angewiesen sind, zu wissen, wie meine Projekte vorankommen. Und ich sollte sie wahrscheinlich auf dem Laufenden halten.

Freitags-Updates sind nett, weil sie öffentlich sind. Sie können sich anmelden, um Updates von jedem zu sehen. Und fast jeder kann Updates für Sie sehen. Es ist eine nette, unternehmensweite 10-Sekunden-Antwort auf die Frage: „Wie lief Ihre Woche?“

Aber darüber hinaus schaffen sie eine Kultur der Rechenschaftspflicht – nicht nur öffentlich, sondern persönlich. Sie zwingen Sie dazu, Ihren eigenen Fortschritt zu feiern und sich Ihren eigenen Hindernissen zu stellen.

Und sie ermöglichen es Ihnen, auf das zurückzublicken, was Sie erreicht haben oder was zu viel Zeit in Anspruch genommen hat.

Notizen der Besprechung:

Wenn ich sehen möchte, was wir beschlossen haben, während eines Meetings oder zu einem beliebigen Zeitpunkt, der bis in die Anfänge der Zeit zurückreicht, kann ich es in Asana finden.

Und mit „Anbruch der Zeit“ meine ich „vor etwa 9 Monaten, als wir mit diesem ganzen System begannen“.

Dennoch – die Struktur, Tagesordnung und Notizen der wöchentlichen Besprechungen – alles ziemlich gut und nachverfolgbar in einem festgelegten Asana-Projekt.

Gemäß unserem Holacracy-Modell haben wir „Tactical“- und „Governance“-Meetings standardisiert. Wenn Sie Holacracy kennen, wissen Sie, dass es sehr strukturiert ist. Es gibt eine Check-in-Runde, es gibt Checklisten, es gibt Metriken. Es gibt eine Tagesordnung, die festgelegt werden muss. Und es gibt eine richtige Reihenfolge, in der all dies zu tun ist, damit das Meeting reibungslos abläuft.

Es ist eine Menge, den Überblick zu behalten. Glücklicherweise erledigt Asana das mehr oder weniger für uns.

Und was ist mit dir?

Frag dich selbst…

Wo ist dein „no nonsense, get shit done“-Bereich? Wie nutzen Sie es, um bei der Sache zu bleiben?

Was hält Ihre Meetings auf Kurs? Und wer macht Ihre Besprechungsnotizen? Wo leben sie? Sind sie leicht zugänglich?

MIT STIMMEN & GESICHTERN

Wir sind also nicht am selben Ort – und nicht alle Gifs, die über Slack gesendet werden, können das wettmachen.

Aber wir haben das Gefühl, dass wir ziemlich nah dran sind, wenn wir uns die Zeit zum Reden nehmen.

Ich habe viel Zeit damit verbracht, remote zu arbeiten. Eine Sache, die mir aufgefallen ist, machen wir anders? Die Leute lassen ihre Webcams eingeschaltet, es sei denn, ihre Internetqualität ist außergewöhnlich schlecht. Wenn Sie in eines unserer Meetings stolpern, sehen Sie Menschen in Coworking Spaces, in Autos, Cafés oder von ihren Decks aus. Ich habe einen Anruf von einem Zelt entgegengenommen. Sichtbarkeit ist wichtiger als Formalität.

Andere Dinge, die wir anders machen, sind…

Kumpel ruft:

Vollständige Offenlegung: Ich habe noch nie einen Buddy Call richtig gemacht.

Weil ich immer über die Zeit gegangen bin.

Es stellt sich heraus, dass Ihre Kollegen interessant sind. Buddy-Anrufe sind unsere festgelegte, vorgeschriebene Gelegenheit, einmal im Monat über alles andere als die Arbeit zu sprechen. Infolgedessen weiß ich jetzt etwas über Züge durch das ländliche Kanada, Innenarchitektur für mobilitätseingeschränkte Personen und Tee. Aber was noch wichtiger ist, ich weiß, wer meine Kollegen sind und was sie interessiert.

Buddy Calls werden für neue Mitglieder häufiger hochgefahren. Auf diese Weise lernen Sie das Team besser und schneller kennen – und Sie fühlen sich wohler, wenn Sie Fragen stellen. Sie sind auch eine gute Übung für die von Convert geehrte Kunst, durch Zeitzonen zu navigieren und zu lernen, wie Sie Ihren Kalender gut mit anderen spielen lassen.

Siege & Elend:

Jede Woche haben wir ein 30-minütiges Hangouts-Meeting mit dem Titel „Teile deine Siege und Miseries“ (was, wie ich weiß, nicht der kreativste Titel ist). Es fungiert mehr oder weniger als der „humble_brag/fuckups“-Kanal im wirklichen Leben. Oder wie ein teamweiter Buddy-Call. Im Grunde sitzen wir rum und sagen der Reihe nach: Was ist für uns diese Woche gut gelaufen und was schlecht.

Manchmal.

Manchmal reden wir einfach über Dinge.

Genauso wie unsere Kanäle: Es ist ein Raum, in dem Menschen Arbeitssachen oder Lebensdinge teilen. Aber der wichtige Teil ist – Sie sehen, wie sich die Menschen mehr oder weniger im „echten Leben“ auf Ihre Gewinne und Verluste einfühlen und darauf reagieren.

Und was ist mit dir?

Frag dich selbst…

• Was können wir tun, damit sich mein Remote-Team weniger isoliert fühlt?
• Sehen wir einen Wert darin, ein paar Arbeitsstunden für eine Pause von der Arbeit aufzuwenden?

Also, was ist die große Idee?

Das war also viel.

Viele Tools und Prozesse und Regeln.

Aber ehrlich gesagt – Tools und Prozesse sind alle irgendwie irrelevant.

Bei Convert funktionieren diese Dinge nur, weil wir damit arbeiten.

Der Slackbot, der dir sagt „es hofft, dass du dich besser fühlst“, würde sich ziemlich mies anfühlen, wenn deine Kollegen sich nicht ebenfalls einmischen würden. #Watercooler funktioniert, weil wir teilen. Asana funktioniert, weil wir „Likes“ versenden und transparent genug sind, um Updates zu geben.

Tools sind nur so gut wie die Teams, die sie verwenden. Aber wenn Sie ein großartiges Team haben und großartige Tools verwenden, können Sie wirklich etwas aufbauen.