Die 3 Schritte zur Prüfung einer CRM-Integration für anhaltenden Erfolg

Wenn Sie gerade eine CRM-Integration abgeschlossen haben, dann erstmal gut gemacht! Zweifellos ist Ihnen der Kopf etwas zerrüttet und Sie sonnen sich immer noch im Lob der Vertriebs- und Marketingteams, wie Sie ihr Leben mit Automatisierungen und Prozessen verbessert haben! Aber wie weiter?

Um sicherzustellen, dass Sie mit Ihrer Integration weiter vorankommen und noch mehr Hi-Fives vom Team erhalten, müssen Sie Ihr Konto prüfen, um zu sehen, was als Nächstes zu tun ist und was ebenfalls geschnappt werden muss.

Bevor wir also durchgehen, warum Audits wichtig sind und wie man Reibungspunkte für Haken identifiziert, müssen wir uns die Unterschiede zwischen „Migration“ und „Integration“ ansehen.

Die Unterschiede zwischen „Migration“ und „Integration“.

Eine Migration ist der Prozess des Wechsels von der Verwendung einer Betriebsumgebung zu einer anderen Betriebsumgebung. HubSpot verfügt über viele Tools, die sich sowohl auf die Marketing- als auch auf die Vertriebsausrichtung konzentrieren. Daher sehen wir viele Menschen, die von Salesforce oder integrierten CRM-Systemen zu HubSpot Enterprise CRM migrieren. Wenn Sie ein CRM migrieren, sollten Sie vermeiden, frühere CRM-Daten zu verlieren, da dies Gold für das Unternehmen ist. Diese migrierten Daten ermöglichen es Teams, über effektive Verkaufsstrategien zu berichten, unnötigen Aufwand zu vermeiden, die Verkaufsgeschwindigkeit zu verbessern und Unterbrechungen zu reduzieren.

Eine Integration ist der Prozess der Verbindung einer Betriebsumgebung mit einer anderen, um die Funktionalität einer oder beider Umgebungen zu verbessern (laut PCMag). Keine Software erledigt alles von selbst, und Integrationen ermöglichen es Kunden, vollständige Lösungen für Geschäftsprobleme zu entwickeln. Beispielsweise lässt sich HubSpot in Vidyard integrieren, wodurch HubSpot-Kunden Videoinhalte in ihren HubSpot-Marketingkampagnen verwenden und Engagement-Metriken analysieren können – alles an einem Ort. Wenn Sie eingestellt werden, um die CRM- und Vertriebstools eines Kunden zu implementieren, werden Sie möglicherweise gebeten, mehrere Systeme zu integrieren, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen. In einigen Fällen müssen Sie je nach Software-Stack mehrere Systeme sowohl migrieren als auch integrieren.

Ergreifen Sie alle notwendigen Schritte, um ihre Daten zu bewahren. Auch nachdem Sie die Migration und/oder Integration separater Systeme technisch abgeschlossen haben, müssen Sie Ihre Arbeit gründlich prüfen und Feedback vom Kunden einholen.

Warum ist Wirtschaftsprüfung so wichtig?

Jeder, der das Glück hat, ein Haus zu besitzen und es fertig gemacht hat, wird wissen, dass es nach der ersten Reparatur nie vollständig fertig ist und es immer ein paar Haken und Dinge gibt, die repariert werden müssen. Für Ihr CRM ist dies derselbe Prozess, und die Prüfung deckt alle potenziellen Hindernisse für Ihren Erfolg auf.

Sie haben kürzlich erfolgreich einen Kunden von Salesforce zu HubSpot migriert. Wenn Sie Ihre Migration jedoch überwachen, stellen Sie fest, dass einige wichtige Eigenschaften falsch konfiguriert wurden. Ohne diese Eigenschaften wäre der Kunde nicht in der Lage gewesen, operative Tätigkeiten effektiv zu automatisieren. Indem Sie diesen Fehler frühzeitig korrigieren, ersparen Sie Ihrem Kunden Monate unnötigen manuellen Aufwands.

Die zweite Tatsache ist, dass Sie durch Auditing die strategischen Anforderungen des CRM besser erfassen. Kürzlich haben wir HubSpot mit mehreren anderen Tools und einem internen maßgeschneiderten CRM integriert. Dabei stellten wir fest, dass wir alle Bereiche des Unternehmens verbessern konnten, indem wir einen nahtlosen Übergang mit segmentierten Deal-Pipelines und Automatisierungen hatten. Wir haben eine bessere langfristige Geschäftslösung für den Kunden entwickelt, indem wir sichergestellt haben, dass wir das Team durchgehend geprüft und konsultiert haben. Auditierung und kontinuierliche Kommunikation erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Umsetzung, was wiederum Ihre Position stärkt.

So prüfen Sie Migrationen und Integrationen in drei Schritten

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf einige Best Practices für die Prüfung.

Wir können das Audit in drei geordnete Schritte unterteilen:

1. Auf fehlende Daten prüfen – Überprüfen Sie Objekte, Datensätze, Zuordnungen und Eigenschaften noch einmal, um sicherzustellen, dass während der Migration oder Integration keine Daten ausgelassen wurden.

2. Benutzerbedarfsanalyse – Analysieren Sie wichtige Berichte und Listen aus dem früheren CRM des Kunden, um sicherzustellen, dass sie in HubSpot neu erstellt und mit den Benutzern gesprochen werden können.

3. Delta-Migration – Führen Sie eine „Delta-Migration“ durch, um alle neu geänderten Daten zu übertragen, die möglicherweise bei der ursprünglichen Migration oder Integration ausgelassen wurden.

Dies ist keine perfekte Anzahl von Schritten für ein Integrationsaudit, aber jedes gute Audit sollte mindestens diese Aktionen umfassen. Wenn Sie einen dieser Schritte überspringen, kann dies später zu unnötiger Arbeit für Sie führen. Schritte außer der Reihe zu unternehmen, kann auch Ihre Arbeitsbelastung vervielfachen. Wenn Sie beispielsweise damit beginnen, Berichte zu erstellen (Schritt 2), werden Sie möglicherweise feststellen, dass wichtige Daten nicht migriert wurden, und Sie müssen zu Schritt 1 zurückkehren. Wenn Sie direkt zu Schritt 3 übergehen, werden Sie möglicherweise feststellen, dass dies der Fall ist Sie müssen zurückgehen und fehlende Daten zweimal korrigieren.

Ordnen Sie die Anwendungsfälle zu

Sowohl Sie als auch der Endbenutzer sollten in der Lage sein, zu visualisieren, wie sie ihr HubSpot-Konto verwenden möchten. Aber seien wir ehrlich, das ist schwierig, da einige der Leute in der Organisation nicht wissen, was ein CRM ist oder was es für sie tun kann. Als leitender Implementierer müssen Sie Zeit damit verbringen, ihre Probleme durchzugehen und dann auf einer normalen, menschlichen Ebene mit ihnen zu diskutieren, wie das CRM zu ihrem Vorteil genutzt werden kann.

Verwenden Sie dazu geführte Fragen, damit sie Ihnen indirekt sagen können, wie Sie das CRM und die Automatisierungen einrichten. Hier sind einige Fragen, die Sie ihnen stellen könnten:

• Was ist Ihr größter Zeitverlust bei der Arbeit? Wieso den?
• Können Sie mir (per Bildschirmfreigabe oder persönlich) ein Beispiel eines kürzlich geschlossenen Kunden in Ihrer [vorherigen CRM]-Instanz zeigen?
• Wie hat sich der Datensatz (vom Lead zum Kunden) in Ihrem System bewegt? Wie haben sich die zugehörigen Objekte bewegt?
• Können Sie mir genau zeigen, wie dieser Prozess in [früherem CRM] aussieht?
• Wenn Sie einen Zauberstab schwingen könnten, wie würden Sie diesen Prozess ändern?
• Gibt es Prozesse, für die Sie nicht offen sind? Wieso den?

Indem Sie diese Fragen stellen, erfahren Sie mehr darüber, was Sie für sie in HubSpot neu erstellen und/oder verbessern können. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie dem Kunden für jeden der drei Schritte des Audits einen klaren Zeitplan mitteilen. Wenden Sie sich erst dann wieder an den Kunden, wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie tun können, was sich dadurch verbessern lässt, welche Schritte erforderlich sind und welche Schulung Sie anbieten werden, um Reibungen zu beseitigen. Indem Sie einen klaren Überblick und eine klare Richtung der Schritte geben und dann einen Überblick über das konsequente Training im Service für die Zukunft geben, können Sie die Unterbrechung auf sie beschränken.

Der Kunde sollte regelmäßig, etwa in einem wöchentlichen Meeting, über den Stand des Audits informiert werden. Da Sie ohne das Feedback des Kunden keinen Schritt ausführen können, nehmen Sie sich genügend Zeit, damit der Kunde Ihre Arbeit überprüfen, Fragen stellen und Änderungen vorschlagen kann. Bauen Sie eine starke Arbeitsbeziehung mit wichtigen Stakeholdern im Team des Kunden auf und treffen Sie sich regelmäßig mit ihnen.F

ERFAHREN SIE MEHR ÜBER DIE CRM-IMPLEMENTIERUNG

Schritt 1: Wie man nach fehlenden Daten sucht

Sobald Phase 1 Ihrer Integration abgeschlossen ist, möchten Sie sicherstellen, dass alle Bausteine ​​ihres CRM erfolgreich übertragen wurden.

Wenn ihnen Schlüsseldatensätze, Objekte, Eigenschaften oder Zuordnungen fehlen, kann es schwieriger sein, diese in Zukunft zu übertragen. Während Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen und die migrierten und/oder integrierten Daten auf Fehler prüfen sollten, sollten Sie auch das Team Ihres Kunden dessen Konto selbst überprüfen lassen.

Es ist wahrscheinlicher, dass sie vermisste Unternehmen, Einzelpersonen und Immobilien finden, weil sie diese Daten wahrscheinlich in ihrer täglichen Arbeit verwenden. Kunden, die während der Migration oder Integration nicht beteiligt sind, sind mit der Implementierung eher unzufrieden, daher liegt es an Ihnen, sicherzustellen, dass sie aktiv einbezogen werden.

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit einplanen, um zu erklären, wie die Objekte, Datensätze und Eigenschaften von HubSpot funktionieren, da dies Kunden hilft, ihre Bedürfnisse besser einzuschätzen.

In einigen Fällen ist ein Benutzer möglicherweise noch nicht vertraut genug mit HubSpot, um selbst ein Audit durchzuführen, also müssen Sie ihm positiv helfen.

Sobald Sie das CRM in der Phase der ersten Einführung haben und die Mitarbeiter in einigen der grundlegenden Prozesse geschult haben, müssen Sie sich ein wenig zurücknehmen und den Benutzer mit der Problemlösung beginnen lassen, indem er das System auf seine eigene Weise verwendet und kommen lässt mit neuen Prozessen.

Bei einer kürzlich durchgeführten Implementierung hatten wir beispielsweise einen gut abgestimmten Prozess mit den Vertriebstools von HubSpot, aber wir stellten fest, dass die Vertriebsteams mit den Lösungen überfordert waren. Wir sind zurückgetreten und haben einige grundlegendere Lösungen implementiert und Schulungen zu den verschiedenen Aspekten des Tools angeboten, nämlich Snippets, die Automatisierung und Zeitersparnis bieten und ihnen dennoch die Kontrolle geben. Was als nächstes geschah, war, dass sie innerhalb einer Woche und mit ein paar Fragen, die zurückkamen, einen neuen Prozess vollständig implementiert hatten, indem sie Snippets verwendeten, diese aber in den Dateimanager von HubSpot integrierten, um eine Vielzahl von Prozessen zu erstellen, die zwar nicht das waren, was wir geplant hatten, aber hatten ihre Erfahrung und Akzeptanz mehrerer Teile der Plattform verbessert.

In keiner bestimmten Reihenfolge sollten Sie und die Benutzer die folgenden Elemente unabhängig voneinander oder gemeinsam bewerten:

• Alle Objekte (soweit möglich) wurden migriert (bzw. entsprechend integriert). Dazu gehören Kontakte, Unternehmen, Geschäfte, Produkte, Angebote und Aufgaben.
• Alle Eigenschaften/Felder/Tags, die sich auf die Objekte in #1 beziehen, wurden migriert (oder entsprechend integriert).
• Alle Zuordnungen zwischen Objekten (#1) und Eigenschaften (#2) wurden migriert (oder integriert). Beispielsweise wäre es mühsam, Hunderte von Deals (oder wichtige Immobilienwerte) zu einem späteren Zeitpunkt manuell mit den entsprechenden Kontakten/Unternehmen verknüpfen zu müssen.
• Alle physischen Daten wurden importiert.
• Alle „Deal Breaker“-Elemente wurden migriert. Dies sind alle Assoziationen, Objekte oder andere Prozesse, ohne die der Client nicht funktionieren kann.

Planen Sie für diesen ersten Schritt mindestens ein bis zwei Wochen ein. Wenn der Kunde nicht bereit ist, am Audit teilzunehmen, erklären Sie ihm, warum Sie dies nicht ohne seinen Beitrag tun können. Erinnern Sie sie in jedem Fall daran, dass Sie versuchen, für ihren Erfolg zu lösen, und schützen Sie sie vor nachgelagerten Schmerzen.

Wie man Kundenberichte bewertet, neu erstellt und verbessert

Moderne Organisationen ertrinken in Daten. Sie werden überall gesammelt, von globalen Geschäftsvorgängen bis hin zum mobilen Gerät des Einzelnen. Aber ohne Kontext oder Zweck sind Daten wie Sand in der Sahara – reichlich vorhanden, aber leblos. Berichte sind für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung, und wenn Ihr Kunde Daten im CRM speichert, muss er wahrscheinlich auf irgendeine Weise darüber berichten. In einigen Fällen wissen Kunden möglicherweise bereits, welche Berichte sie erstellen möchten. In anderen Fällen müssen Sie möglicherweise geeignete Empfehlungen für deren Erfolg abgeben. Hier sind einige Fragen, die Sie stellen können, um den Berichtsbedarf Ihres Kunden zu ermitteln:

• Haben Sie schon einmal in irgendeiner Weise über Ihre Marketing-/Verkaufsbemühungen berichtet?
• Wenn Sie sagen, dass Sie Berichte sehen möchten, was stellen Sie sich dann in Ihrem Kopf vor?
• Können Sie Ihren Bildschirm (oder Screenshots) teilen, um ihn mir zu zeigen?
• Welche Berichte sehen sich Ihrer Meinung nach Ihre Konkurrenten an?
• Welche Ergebnisse möchten Sie Ihrem Manager/VP/CEO in einer idealen Welt zeigen?
• Was werden Sie auf der Grundlage dieses Berichts TUN? Welche Maßnahmen werden Sie auf der Grundlage dieses Berichts ergreifen?
• Welche Daten würden Ihrem Team helfen, seine Arbeit besser zu erledigen? Welche Daten würden Ihnen helfen, Ihr Team besser zu führen?

Abhängig von ihren Antworten auf diese Fragen müssen Sie möglicherweise zusätzliche Zeit für die Erstellung ihrer Berichts-Dashboards einplanen.

Wenn der Kunde zum Beispiel noch nie auf sinnvolle Weise über Marketing/Vertrieb berichtet hat, möchten Sie ihm vielleicht einige Best-Practice-Ressourcen zur Überprüfung schicken. Wenn sich der Kunde in seinem vorherigen CRM auf Berichte verlassen hat, können Sie die obigen Fragen verwenden, um mehr darüber zu erfahren, welche Art von Daten er visualisieren muss. Tauchen Sie tief in ihre Berichterstattungspräferenzen ein und verbessern Sie ihre Berichterstattung basierend auf Ihren bisherigen Erfahrungen mit anderen Kunden.

In einigen Fällen können Berichte mit benutzerdefinierten Objekten nicht in HubSpot neu erstellt werden, aber stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Bestes geben, um HubSpot in ein von Ihnen benötigtes Format zu bringen. In diesen Fällen könnten Sie möglicherweise benutzerdefinierte Ereignisse mithilfe der Timeline-API erstellen oder Datenkarten in der CRM-Seitenleiste mithilfe von CRM-Erweiterungen erstellen.

Wenn etwas nicht machbar ist, seien Sie transparent. Geben Sie Ihr Bestes, um mithilfe der API und der integrierten Tools von HubSpot eine kreative Lösung zu finden.

Nehmen wir an, Sie helfen einem Kunden, einen einfachen Geschäftsumsatzbericht neu zu erstellen, und Sie sehen eine Möglichkeit, viele komplexe Excel-Berichte in HubSpot zu übertragen, mit der Fähigkeit von Sales Hub, Berichte über mehrere Datensätze hinweg zu erstellen. Durch die Entwicklung dieser objektübergreifenden Berichte verbessern Sie den Einblick Ihrer Kunden in wichtige Kennzahlen erheblich. Bevor Sie sich mit der Berichterstattung Ihres Kunden befassen, sollten Sie einen klaren Zeitrahmen und Rhythmus für Gespräche festlegen. Planen Sie für diese Aufgabe etwa zwei Wochen ein, aber Sie können sich frei an die Bedürfnisse Ihres Kunden anpassen. Außerdem ist es eine gute Idee, alles, was der Kunde von Ihnen für die Berichterstattung benötigt, klar zu dokumentieren. Teilen Sie ihnen dieses Dokument mit, um späte Überraschungen zu vermeiden.

Wie und warum Sie eine Delta-Migration durchführen sollten

Die Durchführung einer Deltamigration ist der letzte Schritt im Prüfungsprozess. Eine Delta-Migration ist eine kleine Migration, die am Ende einer Migrationsprüfung durchgeführt wird, um alle neu geänderten Daten zu übertragen, die möglicherweise bei der ursprünglichen Migration ausgelassen wurden.

Beispielsweise kann Ihre Migration alles bis zum 01.12.2019 umfasst haben, aber sagen wir, der Kunde hat bis zum 30.12.2019 im alten CRM-System weitergearbeitet (bis das HubSpot-Konto eingerichtet wurde). Diese Lücke oder Delta von Daten im Wert von 29 Tagen könnte sich nachteilig auf die Berichterstellung und Implementierung des Kunden in HubSpot auswirken.

Indem Sie eine kleine Delta-Migration durchführen, um die verbleibenden Daten zu übernehmen, ersparen Sie Ihrem Kunden viel zusätzliche Arbeit und sorgen von Anfang an für eine reibungslosere Implementierung. Wenn Sie sich dagegen entscheiden oder der Kunde sich dafür entscheidet, dies unabhängig zu tun, kann dies zu erheblichen Verzögerungen in Ihrem Zeitplan führen. Idealerweise sollten Sie die Delta-Migration in Ihr erstes Angebot an Ihren Kunden aufnehmen.

Ohne Klärung dieser Faktoren riskieren Sie, mehr als eine Delta-Migration durchführen zu müssen, was alle Parteien zusätzlich Zeit und Geld kosten würde. Stellen Sie nach der Durchführung der Delta-Migration sicher, dass Sie Schritt 1 wiederholen und erneut nach fehlenden Daten suchen. Lassen Sie Ihre Benutzer auch ein letztes Mal ihre eigenen Daten überprüfen. Sobald beide Parteien mit der Delta-Migration zufrieden sind, können Sie beginnen.

Abschließend

Sie sollten Ihre Arbeit immer überprüfen - das gehört zum Standard - aber bei einer vollständigen Änderung eines CRM ist dies von besonderer Bedeutung. Der Wechsel von CRM ist für jedes Unternehmen eine schwierige Zeit, und in vielerlei Hinsicht ist es, als würden Sie Ihre Kinder in eine andere Schule verlegen. Für die Kinder ist es ein enorm störender Prozess, sie werden es nicht mögen, Sie werden einige Wutausbrüche und Streitereien haben, aber auf lange Sicht wissen Sie, dass es ihr Leben verbessern wird. Die Bedeutung der Prüfung und des Einhakens eines CRM ist unglaublich wichtig, aber wenn Sie es gut und effektiv machen, tragen Sie dazu bei, den Erfolg Ihres Projekts zu verbessern.