Kommunikation, Zusammenarbeit, Koordination: Die 3 Cs, die erfolgreiche funktionsübergreifende Teams leiten

Es erfordert eine Vielzahl von Fähigkeiten, Perspektiven und Fachkenntnissen, um ein Produkt der nächsten Generation zu entwickeln.

Viele Unternehmen sind auf starke funktionsübergreifende Teambeziehungen angewiesen, um ein Produkt zu entwickeln, das ihren Kunden einen echten Mehrwert bietet. Gegensprechanlage ist keine Ausnahme.

Was ist ein funktionsübergreifendes Team?

Der Ausdruck „funktionsübergreifend“ wird am häufigsten verwendet, um ein Team zu beschreiben, das sich aus Menschen mit unterschiedlichen Funktionen oder Fähigkeiten zusammensetzt.

Bei Intercom zum Beispiel umfassen unsere Produktteams Designer, Programmierer und Produktmanager, einzigartige Rollen, die als eine Einheit zusammenarbeiten. Oder Sie hören den Begriff, der verwendet wird, wenn Teams aus verschiedenen Teilen eines Unternehmens an einem großen Projekt zusammenarbeiten, wie z. B. der Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Version.

Der Ausdruck „funktionsübergreifend“ wird am häufigsten verwendet, um ein Team zu beschreiben, das sich aus Menschen mit unterschiedlichen Funktionen oder Fähigkeiten zusammensetzt.

„Damit Organisationen wirklich effektiv sein können, muss sich jedes Team als ständig funktionsübergreifend arbeitend betrachten, nicht nur auf Projektbasis.“

In beiden Situationen übernimmt ein Programm- oder Produktmanager die Führung, fungiert als eine Art Dirigent, stellt sicher, dass alle Instrumente harmonieren und stellt sicher, dass jeder seine Rolle, sein Timing und sein Ziel kennt.

Aber was ist, wenn es kein großes Projekt oder Ziel gibt, auf das man hinarbeiten kann, und keinen Dirigenten, der den Ton angibt? Größtenteils arbeiten Teams und Funktionen wieder isoliert, unterbrochen von Ad-hoc-Slack-Chats, E-Mails, Kaffeebegegnungen und gelegentlichen unternehmensweiten Präsentationen.

Es ist jedoch möglich, im Alltag stärker funktionsübergreifend zu arbeiten.

Die Realität sieht so aus, dass Organisationen, um wirklich effektiv zu sein, sich selbst als ständig funktionsübergreifend arbeitend betrachten müssen, nicht nur auf Projektbasis. Dies erfordert einen umfassenden Rahmen für die Betrachtung, wie Teams miteinander interagieren – wir haben auf die harte Tour gelernt, wie wichtig das ist.

Warum uns funktionsübergreifende Teamarbeit wichtig ist

Als Produktschulungsteam erstellen wir Hilfedokumentationen, Videos, Webinare und Nachrichten, um unsere Kunden zu informieren. Das bedeutet, eng mit fast jedem Team in unserem Unternehmen zusammenzuarbeiten, von den Produktteams über den Kundensupport bis hin zu den Vertriebsteams.

Ein Großteil unserer Arbeit hängt stark von Informationen aus anderen Funktionen ab, und ihr Erfolg hängt davon ab, dass andere Teams die von uns erstellten Inhalte teilen und nutzen – gute funktionsübergreifende Praktiken sind unerlässlich.

Es gibt drei universelle Vorteile, sich auf die tägliche funktionsübergreifende Exzellenz zu konzentrieren:

1. Es macht Ihre Arbeit effizienter , indem verhindert wird, dass isolierte Kollegen an denselben Dingen, an den falschen Dingen oder mit veralteten Informationen arbeiten.
2. Es hilft , Probleme zu lösen oder zu vermeiden, da wir entweder über die benötigten Informationen verfügen oder genau wissen, wo wir sie finden können.
3. Es hilft uns, bessere Entscheidungen zu treffen, informiert über den breiteren Kontext der Prioritäten, Roadmaps und Probleme anderer Teams.

Wenn funktionsübergreifende Praktiken zusammenbrechen, führt dies zu Fehlausrichtungen, unterschiedlichen Interpretationen und gemischten Ergebnissen. Wie können Sie also großartige Alltagspraktiken für Ihr funktionsübergreifendes Team aufbauen?

Die drei Cs der funktionsübergreifenden Teamarbeit

Die gleichzeitige Arbeit mit mehreren Teams kann Sie an Ihre Grenzen bringen. Im Product Education-Team brauchten wir einen Weg, um hektische Phasen mit hoher funktionsübergreifender Aktivität zu steuern und abzumildern. In dieser Zeit müssen dutzende bewegliche Teile in kurzer Zeit zusammengesetzt werden.

Um diese anspruchsvollen Phasen zu meistern, haben wir ein grundlegendes Framework entwickelt, das uns hilft, Einblick in die Art und Weise zu gewinnen, wie wir mit anderen Teams zusammenarbeiten, und letztendlich zu skalieren. Wir haben jedoch schnell erkannt, dass diese Prinzipien allgemein auf alle funktionsübergreifenden Arbeiten angewendet werden können – nicht nur in Stoßzeiten.

Um einen Rahmen zu schaffen, haben wir funktionsübergreifende Aktivitäten in drei verwandte Aktivitäten unterteilt:

• Kommunikation : Teams müssen in der Lage sein, effizient zu sprechen, Fragen zu stellen, Antworten zu geben, Kontext bereitzustellen und sich gegenseitig zu beraten.
• Zusammenarbeit : Teams brauchen vereinbarte Methoden und gemeinsame Werkzeuge für die Arbeit an gemeinsamen Aufgaben.
• Koordination : Teams brauchen Transparenz über den Fortschritt und die Richtung der anderen.

Jede dieser Maßnahmen ist integraler Bestandteil einer effektiven funktionsübergreifenden Teamarbeit. Natürlich sind Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination keine völlig unterschiedlichen Aktivitäten, aber wenn Sie Ihre Arbeit auf diese Weise gestalten, wird dies Klarheit schaffen und Ihnen helfen, Ihre Prozesse mit anderen Teams zu verstehen und zu verbessern.

Verbessern Sie Ihr funktionsübergreifendes Spiel

Um herauszufinden, was Ihr Team tut und was nicht, erstellen Sie eine Liste aller Möglichkeiten, wie Sie derzeit mit anderen Teams zusammenarbeiten, und geben Sie an, unter welche der drei Cs jede Aktivität fällt. Hier sind einige Beispiele, wie diese Aktivitäten unterschieden werden können:

• Kommunikation: Besprechungen, Präsentationen, E-Mails und Nachrichten.
• Kollaboration: Inhalte mit anderen Teams erstellen oder gemeinsam an Gruppenprojekten arbeiten.
• Koordination: Laufende teamübergreifende Prozesse, wie das Verfolgen von Fehlern über ein GitHub-Repo oder das Aktualisieren eines Trello-Boards, das den Fortschritt eines Projekts verfolgt.

Indem Sie diese Prozesse abbilden, können Sie visualisieren, wie viel Sie mit anderen Teams zusammenarbeiten, mit welchen Teams Sie am häufigsten zusammenarbeiten und welche Arten von Arbeit Sie mit jedem Team leisten.

„Wenn Sie Ihre aktuellen funktionsübergreifenden Praktiken darlegen, können Sie damit beginnen, Ihre besten Ideen zu entwickeln.“

Sie werden auch beginnen, Verbindungen – und Lücken – in Ihrer Zusammenarbeit mit anderen Teams zu finden und Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Prozesse zu erkennen.

Wenn Sie Ihre aktuellen funktionsübergreifenden Praktiken darlegen, können Sie damit beginnen, Ihre besten Ideen zu entwickeln. Wenn Sie Ideen sammeln, sollten Sie sie in Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination einteilen, um ihre Auswirkungen besser zu erkennen.

Wahrscheinlich haben Sie viele Ideen, also reduzieren Sie Ihre Liste, identifizieren Sie die besten und unterteilen Sie sie in zwei Abschnitte – große Wirkung und schnelle Erfolge. So sehr Sie auch jede anständige Idee umsetzen möchten, bleiben Sie realistisch. Lassen Sie jedes Teammitglied eine oder zwei Ideen mit großer Wirkung und schnellen Gewinnen auswählen.

Nachdem Sie eine Ideensitzung durchgeführt haben, werden Sie feststellen, dass es klare und einfache Möglichkeiten gibt, Ihre funktionsübergreifenden Fähigkeiten zu verbessern – der Wert, den Sie aus der Durchführung dieser Sitzungen ziehen, ist zehnmal so lang wie der Zeitaufwand.

Ihr Team kann aus den normalen wöchentlichen Aufgaben herauszoomen, eine ganzheitliche Sicht auf das Team gewinnen und neue Arbeitsweisen entwickeln, von denen Ihr gesamtes Unternehmen sowohl sofort als auch langfristig profitieren könnte.

Wenn Sie Probleme beim Einstieg haben, finden Sie hier einige wirkungsvolle funktionsübergreifende Ideen:

• Erstellen Sie ein Dokument „Wie man mit unserem Team arbeitet“ . Dies hat mehrere Vorteile – es hilft nicht nur anderen Teams, erfolgreich mit Ihnen zusammenzuarbeiten und Ihre Prozesse zu verstehen, sondern wird auch zu einer wertvollen Ressource für die neuen Mitarbeiter Ihres Teams ( Kommunikation ).
• Führen Sie teamübergreifende Sitzungen zu bestimmten Themen durch . Lassen Sie Ihre verschiedenen Teams Sitzungen zum Informationsaustausch durchführen, damit sie zusammenarbeiten und sich gegenseitig informieren können ( Zusammenarbeit ).
• Erstellen Sie einen Teambericht für andere Teams . Dies ist eine einfache Möglichkeit, die Sichtbarkeit Ihrer Arbeit durch andere Teams zu verbessern ( Koordinierung ).
• Wenn Ihr Team viele Ad-hoc-Anfragen erhält, formalisieren Sie Ihren Anfrageprozess . Dadurch können Sie die Anfragen, die Sie von anderen Teams erhalten, besser organisieren und priorisieren ( Koordinierung ).

Nach einer Ideensitzung werden Sie feststellen, dass es klare und einfache Möglichkeiten gibt, Ihre funktionsübergreifenden Fähigkeiten dramatisch zu verbessern. Der Wert, den Sie aus laufenden Sitzungen ziehen können, beträgt das Zehnfache der Zeit, die für die Ausführung benötigt wird. Ihr Team kann aus den normalen wöchentlichen Aufgaben herauszoomen, eine ganzheitliche Sicht auf das Team gewinnen und neue Arbeitsweisen entwickeln, von denen Ihr gesamtes Unternehmen sowohl sofort als auch langfristig profitieren könnte.

Den Status Quo herausfordern

Die Schaffung großartiger funktionsübergreifender Prozesse ist keine Einbahnstraße – für kontinuierliche Wirkung müssen Ihre Bemühungen von allen Teams, mit denen Sie zusammenarbeiten, erwidert werden. Natürlich können Sie nur kontrollieren, was Ihr Team tut. Aber wenn Sie damit beginnen, sich Ihre eigene Arbeit anzusehen und nach neuen Wegen der Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination suchen, können Sie es anderen Teams erleichtern, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, und umgekehrt. Sie werden mit der Zeit auch die Gesamtwirkung Ihres Teams innerhalb des Unternehmens steigern.

Behalten Sie Ihre funktionsübergreifenden Prozesse kritisch im Auge – tun Sie nicht nur Dinge, weil sie früher so gemacht wurden. Brechen Sie die Form, probieren Sie neue Dinge aus und fordern Sie den Status quo heraus. Vielleicht finden Sie neue Wege, um Teams besser zusammenarbeiten zu lassen. Wenn Sie neue funktionsübergreifende Praktiken etablieren können, die funktionieren, werden andere Teams Ihrem Beispiel folgen.