12 Tipps zum Aufbau und zur Verbesserung des Zeitmanagements im Team

Während es Hunderte von Artikeln und Veröffentlichungen zum Thema Zeitmanagement gibt, befassen sich viele von ihnen mit dem Individuum. Und obwohl wir die Zeiterfassung für uns selbst verbessern können, bedeutet das nicht unbedingt, dass wir genauso gut abschneiden, wenn wir die Zeit als Team erfassen müssen. Es erfordert eine etwas andere Denkweise und Herangehensweise.

Um Ihnen dabei zu helfen, die Zeit in einem Team zu verfolgen und zu verwalten, oder wenn Sie sich einfach verbessern möchten, finden Sie hier einige Tipps für den Einstieg.

Warum ist Zeitmanagement im Team wichtig?

Zunächst sollten wir einen kurzen Überblick darüber geben, wie ein angemessenes Teammanagement den gesamten Arbeitsablauf und die Beziehungen zwischen den Teams unterstützt.

Reduziert Stress

Experten haben oft davor gewarnt, dass schlechtes Zeitmanagement tatsächlich zu Stress führt. Und es geht nicht nur um verpasste Termine oder Überstunden.

Wenn Menschen ihre Zeit schlecht einteilen und ihre Aufgaben nicht priorisieren können, führt dies unweigerlich zu Überforderung. Überforderung verursacht Nervosität, Angst, wichtige Informationen oder Aufgaben zu verpassen, Situationen zu überhören oder falsch zu interpretieren usw. Zusammen können sie das Gehirn einer Person in den „Panikmodus“ versetzen und entweder Fehler machen oder unter Druck zusammenbrechen.

Und innerhalb eines Teams reagieren unterschiedliche Personen unterschiedlich auf Stress, der durch schlechtes Zeitmanagement verursacht wird. Dies kann zu Teamkonflikten führen, da Person A Person B vorwerfen kann, zu entspannt zu sein, oder Person B Person A vorwerfen kann, zu neurotisch zu sein.

Ein gutes Zeitmanagement auf Teamebene kann also die Teamdynamik erheblich verbessern und einen Teil des Arbeitsstresses lindern, dem sie täglich ausgesetzt sind.

Hält alle auf dem Laufenden

Transparenz ist auch heute noch ein großes Thema. Selbst mit all den Apps und Diensten, die uns helfen sollen, jederzeit den Überblick zu behalten, tappen wir immer noch größtenteils im Dunkeln, wenn es um den Teil der Arbeit unserer Kollegen geht. Und natürlich ist die Kommunikation über den Fortschritt der Aufgaben für die Gesundheit eines Teams und des Projekts selbst von entscheidender Bedeutung.

Ein Vorteil einer Team-Zeitmanagement-Gewohnheit besteht darin, dass die Transparenz zunimmt. Wenn jeder nachverfolgt, woran er arbeitet und was auf dem Teller seines Kollegen liegt, wird das Priorisieren einfacher. Es gibt weniger Anstupsen und Herumstochern im Gruppenchat, um über Fortschritte zu berichten, und sicherlich weniger Meetings.

Lässt alle wissen, wie das Projekt läuft

Sobald das Team beginnt, seine Zeit gemeinsam zu verfolgen, können Sie mit der Zeit das Gesamtbild klarer sehen. Es wird einfacher, den Projektfortschritt zu verfolgen, und außerdem entfällt die Notwendigkeit, nachzufragen, wie alles läuft. Es ist viel einfacher, Berichte zu erstellen und Besprechungen abzuhalten.

Die Teammitglieder bekommen eine Vorstellung davon, wie sich ihr Zeitmanagement auf das Gesamtprojekt auswirkt. Auch ihre Kollegen können das sehen und eventuelle Probleme rechtzeitig ansprechen.

Verbessert die Zusammenarbeit

Menschen sind eher geneigt, einander zu helfen, wenn sie auf demselben sprichwörtlichen Boot sitzen. Wenn ein Team seine Zeit verfolgt und lernt, wie man sie gemeinsam verwaltet, teilen sie eher ihre Tipps und stärken sich gegenseitig, wenn Fehler passieren.

Solange Sie eine gesunde Lernumgebung schaffen, wird Ihr Team durch Lernzeitmanagement noch besser.

Wie man das Zeitmanagement am Arbeitsplatz verbessert

1. Verfolgen Sie die Zeit, um zu sehen, wo Sie gerade sind

Sie können damit beginnen, das Zeitmanagement Ihres Teams zu verbessern, indem Sie es dazu bringen, die Zeit individuell zu erfassen. Jeder sollte damit beginnen, für seinen eigenen Zeitaufwand verantwortlich zu sein, bevor er wirklich zum Zeitmanagement des gesamten Teams beitragen kann.

Beispielsweise kann ein Teammanager in Clockify – einer Zeitmanagement-App für Teams – Projekte und wichtige Meilensteine ​​für seinen Fortschritt einrichten. Von da an, wenn jedes Teammitglied die Zeit verfolgt, die für Aufgaben aufgewendet wird, die zu jedem Meilenstein beitragen, wird der Timer dies widerspiegeln.

Um zu sehen, wie Clockify einen gut dokumentierten Projektfortschritt machen kann, können Sie hier gehen. Es geht Schritt für Schritt in die Einrichtung des Arbeitsbereichs, des Projekts und des Fortschrittsberichts Ihres Teams, wenn es um Zeitmanagement geht.

Es ist auch ratsam, die Zeit für etwa zwei Wochen oder sogar einen Monat zu erfassen, um mehr über die Zeiterfassungsgewohnheiten Ihres Teams und die Art und Weise, wie es seine Zeit verbringt, zu erfahren. Nur so erhalten Sie auch genauere Informationen darüber, wie jedes Mitglied seine Zeit am liebsten einteilt und wie es das gesamte Team widerspiegelt. Anhand dieser gesammelten Daten können Sie Änderungen und Verbesserungen vornehmen.

2. Erstellen Sie eine Workload-Übersicht

Als zweiten Schritt ist es gut, sich damit vertraut zu machen, was jedes Teammitglied im Rahmen seiner Stellenbeschreibung tun muss. Wie viele einfache Aufgaben sie haben, welche ihre größte Zeitinvestition sind und für welche sie am wenigsten Zeit in Anspruch nehmen. Zusätzliche Aufgaben, die Arbeitsbelastung beinhalten, aber oft übersehen werden:

• Feedback geben,
• Ausbildung neuer Mitarbeiter,
• Präsentationen machen,
• Treffen organisieren,
• Kundenkommunikation,
• mailen usw.

Beginnen Sie damit, zuerst das Fett in diesen Bereichen zu entfernen. Wenn sowohl Sie als auch der Mitarbeiter bemerken, dass bestimmte unwichtige Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen als nötig, streichen Sie sie einfach.

Nehmen Sie zum Beispiel Besprechungen.

Oft nehmen Sie an Meetings teil, deren Thema mindestens ein Drittel der Anwesenden nicht betrifft. Ihre Zeit und Energie werden damit verschwendet, Daten und Gespräche abzuhören, die sie nicht betreffen. Dasselbe gilt für E-Mail-Ketten oder Chatroom-Diskussionen.

Zu guter Letzt, während Zusammenarbeit ein Vorteil leistungsstarker Teams ist, sollten Sie nach Teammitgliedern Ausschau halten, die anfangen, mehr von der Arbeit anderer zu übernehmen. Wenn sie den ganzen Tag damit verbringen, kleine Brände zu löschen und dann ihre Arbeit in Überstunden machen, entsteht ein großes Ungleichgewicht in der Arbeitsbelastung, das so schnell wie möglich angegangen werden muss.

3. Sprechen Sie mit Ihrem Team

Als Fortsetzung des vorherigen Punktes: Je mehr Sie mit dem Team sprechen, desto einfacher wird es sein, zu erkennen, welche Aspekte des Zeitmanagements Sie untersuchen müssen. Hier sind einige Dinge, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

• Überprüfen Sie, was ihre üblichen Aufgaben sind und welche Teile ihrer Arbeit mühsam und anstrengend sein können;
• Fragen Sie sie, wann sie sich am produktivsten/am wenigsten fühlen;
• Sprechen Sie über Ablenkungen und identifizieren Sie die häufigsten Ablenkungen für das Team;
• Überlegen Sie gemeinsam Strategien, die zu ihrem Arbeitsablauf und ihrer Herangehensweise passen;
• Treffen Sie sich ab und zu mit ihnen, um zu fragen, wie sich ihr Zeitmanagement verändert hat, oder führen Sie monatliche Umfragen durch;
• Lassen Sie die Teammitglieder ihr Zeitmanagement analytisch angehen, ohne Mikromanagement – ​​solange sie ihren Lernfortschritt kontrollieren, werden die Ergebnisse viel besser sein.

Da die Teams von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich sind, unterscheiden sich auch ihre Bedenken und Ärgernisse im Büro. Das Wichtigste ist, eine gemeinsame Basis zu finden und sie wissen zu lassen, dass sie eine aktive Rolle dabei spielen werden, zu lernen, wie man Zeit besser einteilt. Sie erhalten nicht nur ein informatives Handout von der Personalabteilung, das sie unweigerlich in eine Schreibtischschublade stecken und es vergessen werden.

4. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf das Arbeitszeitmanagement

Eine weitere nützliche Methode, um ein besseres Team-Zeitmanagement zu trainieren, ist die Einbeziehung des persönlichen Zeitmanagements. Lassen Sie das Team wissen, dass die Verbesserung ihrer Gewohnheiten bei der Arbeit eine gute Praxis ist, die in ihrem Privatleben von Nutzen sein kann.

Produktivitätscoach Matt East hat den einfachsten Weg vorgestellt, Menschen von den Vorteilen des Zeitmanagements zu überzeugen und sie auf den Weg der Verbesserung zu bringen. Er glaubt, dass die Beantwortung von nur zehn Fragen Menschen dazu bringen kann, darüber nachzudenken, wie sie ihre Zeit und ihre Aufgaben priorisieren . Wenn Sie die Möglichkeit haben, erstellen Sie ein Handout mit diesen Fragen und lassen Sie das Team ein oder zwei Tage darüber nachdenken. Besprechen Sie dann ihre Antworten, um die Prioritäten des anderen besser zu verstehen und wie Sie sich bei der Zeiteinteilung als Team auf halbem Weg begegnen können.

1. Wenn ich heute etwas erreichen könnte, was wäre das?
2. Was wäre das Zweitwichtigste?
3. Was wäre das drittwichtigste?
4. Was bleibt nach diesen drei Dingen zu tun?
5. Welche Aufgaben kann ich an andere delegieren?
6. An welchen anderen Aufgaben arbeiten andere und benötigen meine Aufmerksamkeit?
7. Welche Handlung bringt mich heute meinen Zielen näher?
8. Was ist die eine Sache, die ich erledigen könnte, die mich am Ende des Tages produktiv und glücklich machen würde?
9. Wie reduziere ich heute meinen Stresspegel?
10. Welche Beziehungen in meinem Leben brauchen heute die meiste Energie? (Arbeitsbeziehung, Familie, Freunde, Liebespartner usw.)

Während einige Fragen ziemlich einfach sind, sind andere nicht. Vielmehr geben sie einen guten Einblick, wie Menschen ihre Energie ausgeben, was sich wiederum auf ihr Verhältnis zu Zeit und Prioritätensetzung auswirkt. Wenn jemand einen ganzen Morgen damit verbringt, mit seinem Lebensgefährten zu streiten, ist er wahrscheinlich zu erschöpft, um sich auf eine kooperative Beziehung mit den Kollegen zu konzentrieren.

Zu wissen, wie man seine emotionale Energie verbraucht, hilft auch beim Zeitmanagement.

5. Verzichten Sie auf lästige Aufgaben

Versuchen Sie nach Möglichkeit, lästige Aufgaben zu eliminieren.

In einem ehemaligen Unternehmen, in dem ich arbeitete, war es üblich, zwei Junior-Teammitglieder damit zu beauftragen, während eines Meetings Notizen zu machen. Dann sollten wir diese Notizen vergleichen und einen einzigen Bericht schreiben, der an alle verteilt werden sollte, die bei dem Treffen waren. Wie uns erklärt wurde, sollte dies sicherstellen, dass alle Informationen abgedeckt sind.

Es hat jedoch nur doppelt so viel Arbeit gemacht – wir haben Notizen verglichen, dann hat mein Kollege mir seine Stichpunkte per E-Mail geschickt, ich habe das ergänzt, was fehlte (oder umgekehrt), und dann habe ich es formatiert und gesendet an alle.

Erst nach einer Stunde konnten wir unsere reguläre Arbeit fortsetzen.

Wir wären beide mit einer Aufgabe beschäftigt, die eine Person erledigen könnte, mit zusätzlichen unnötigen Schritten.

Wenn es also um Aufgaben wie das Schreiben von Berichten, das Anfertigen von Notizen, das Archivieren, Recherchieren, Vermessen usw. geht – wenn Sie es nicht eliminieren können, dann vereinfachen Sie es. So viel du kannst, so oft du kannst. Denn je länger die Mitarbeiter mit niederen, unwichtigen Aufgaben beschäftigt sind, desto länger sind sie von dem entfernt, was sie eigentlich tun sollten.

6. Innovieren

In einem Artikel aus der Harvard Business Review zum Thema kollektives Zeitmanagement bot die Autorin Leslie Perlow eine aufschlussreiche Idee zur Innovation mit Zeitmanagementtechniken. Sie berichtete von bewährten Praktiken zahlreicher Unternehmen, die eine Auszeit angeboten haben, um zu sehen, wie sich dies auf den Projektfortschritt und den Gesamtablauf auswirken würde.

In Unternehmen, die von der „Always-On“-Kultur geplagt waren, schätzten die Mitarbeiter einen freien Abend, um neue Energie zu tanken und sich etwas Zeit für ihr Privatleben zu nehmen. Es hat den Menschen geholfen, Stress abzubauen.

Unternehmen mit Teams, die dazu neigten, Aufgaben pünktlich und ohne Probleme zu erledigen, sahen diese Auszeit als Belohnung für harte Arbeit. In ihrem Fall sahen sie es als Anerkennung ihrer Bemühungen.

Und für Unternehmen, deren Teams von Besprechungen, Ablenkungen zwischen den Teams (und außerhalb) überfordert waren, konnten die Mitarbeiter außerhalb des geschäftigen Büros Zeit für sich alleine finden. Sie fanden es einfacher, Aufgaben zu erledigen oder aufzuholen.

Die Neuerung, an einem Wochentag eine Nachmittags- oder Vormittagspause einzuführen, kann sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte von Vorteil sein. Teams können lernen, besser zusammenzuarbeiten und ihre Zeit um diese Pausen herum zu verwalten. Sie können dasselbe tun, indem Sie zum Beispiel ein frühes Ende des Arbeitstages am Freitag anbieten, um die Produktivität zu steigern, die normalerweise vor dem Wochenende sinkt. Oder am Mittwoch, der mitten in der Woche liegt und sich wie der längste Tag anfühlt.

7. Bewusstsein für Fristen schaffen

Niemand mag Fristen. Es ist eine Tatsache.

Wenn wir jedoch darüber nachdenken, sind wir alle mit Fristen in dem Moment einverstanden, in dem wir sie festlegen. Es gibt das Gefühl, dass wir die Dinge immer noch unter Kontrolle haben und es schaffen können. Der Moment, in dem wir anfangen, die Fristen zu hassen, ist, wenn sie unweigerlich näher rücken und wir das meiste von dem, was geplant war, nicht getan haben.

Man kann also mit Sicherheit sagen, dass unsere Beziehung zu Fristen davon abhängt, wie bewusst wir uns ihrer sind.

Was Sie tun können, um Ihrem Team zu helfen, seine Prioritäten besser zu verwalten, ist eine ständig sichtbare Erinnerung an den Fortschritt und die Fristen des Projekts. Natürlich sollte nichts davon imposant und beängstigend sein. Eher eine informative Grafik auf einem an der Wand montierten Bildschirm oder ein einfacher Meilenstein-Tracker auf einem Whiteboard.

Machen Sie den Menschen auf diese Weise ihren zeitlichen Rahmen und ihre Grenzen bewusster. Digitale Kanban-Tafeln und Tracker sind leicht zu ignorieren, wenn die Mitarbeiter auf ihren eigenen Computern darauf zugreifen müssen. Aber wenn sie ständig an einer Wand in der Nähe präsent sind, ist es weniger wahrscheinlich, dass sich Fristen an jemanden „anschleichen“.

8. Bieten Sie Hilfe an

Experten von McKinsey haben einen interessanten Standpunkt vertreten: Zeitmanagement ist heutzutage weniger ein individuelles Problem als vielmehr ein institutionelles. Sie weisen auch darauf hin, dass Menschen, die sich selbst als großartige Zeitmanager betrachteten, sagten, dass sie große Unterstützung bei der Planung und Zuweisung von Zeit hatten.

Sie führten ein Beispiel eines Verwaltungsassistenten auf, der dem CEO bei der Terminplanung half, indem er die richtigen Fragen stellte: ob er sich mit bestimmten Kunden getroffen hat, ob er regelmäßiger mit einem anderen Unternehmen Kontakt aufnehmen sollte, ob bestimmte Prioritäten richtig gesetzt wurden die aktuellen Ziele des Unternehmens und so weiter.

In kleinerem Maßstab kann ein Manager dasselbe für sein Team tun. Sie können sich mit dem Team treffen und sehen, wo ihre Bemühungen und ihre Zeit neu ausgerichtet werden können. Im Laufe der Zeit werden sich die Prioritäten ändern. Vielleicht kann die Entwicklung einer Website für ein neues Tool weiter nach hinten verschoben werden, weil neue Interessenten gerne eine vollständigere Version des Tools sehen würden. Oder die Beta-Tests haben gezeigt, dass die eigentliche Nutzerbasis nicht mittelständische Unternehmen, sondern Freiberufler sind, sodass die Marketingstrategie neu bewertet werden muss.

Ändern Sie Ihre Denkweise von der individuellen Zeiterfassung zu einer, die das Projekt, das Produkt und die Bemühungen des Teams widerspiegelt. Manager haben den Luxus, das Gesamtbild zu sehen, und genau deshalb müssen sie das Team durch Veränderungen führen und ihnen helfen, ihre Zeit besser zu verwalten.

9. Legen Sie einige gemeinsame Regeln fest

Wie bei jedem Team werden die Leute kooperieren, aber auch aufeinanderprallen. Sie werden sich gegenseitig irritieren und Fehler und Missstände in den Arbeitspraktiken anderer finden. Und Frustrationen wie diese können zu Situationen führen, die dem Zeitmanagement und der Priorisierung schaden können. Dinge wie persönliche Ablenkungen, schlecht kommunizierte Aufgaben und Feedback, mangelnde Transparenz … Sie alle können dazu führen, dass ein Team aus allen Nähten bricht, eine Frustration nach der anderen.

Und während Sie sie ihre Gewohnheiten im Laufe der Zeit ausbügeln lassen können, brauchen sie eine Reihe von vereinbarten Regeln, die ihre Seelenruhe gewährleisten, damit Mitarbeiter ihre Zeit wirklich als Team verwalten können.

Eine solide Kommunikationsetikette

Führen Sie eine kodifizierte Art der Besprechung von Projektproblemen, Aufgaben und Fortschritten ein. Zum Beispiel:

• Wenn innerhalb der nächsten 24 Stunden etwas bearbeitet werden muss, senden Sie eine E-Mail.
• Wenn innerhalb der nächsten ein bis zwei Stunden etwas Ihre Aufmerksamkeit erfordert, senden Sie eine Chat-Nachricht.
• Wenn das Problem dringend ist und Sie nicht warten können, senden Sie eine SMS oder rufen Sie an.

Viel zu viel Zeit wird verschwendet, wenn unwichtige Dinge per E-Mail besprochen oder dringende Aufgaben übersehen werden, weil der Chat einer Person ständig von verschiedenen Seiten angepingt wird. Auf diese Weise hat jede Benachrichtigung einen festgelegten Zeitrahmen, der dem Empfänger mitteilt, ob er sie jetzt ansprechen soll oder ob sie warten kann.

Dadurch werden Unterbrechungen und Ablenkungen eliminiert.

Codes für ununterbrochene Arbeitszeit

Die meiste Zeit brauchen die Mitarbeiter konzentrierte, ununterbrochene Zeit. Wenn nicht stundenlang, dann in bestimmten Situationen.

Beispielsweise kann ein Kundendienstmitarbeiter zum Marketingleiter springen, um nach einer Funktion zu fragen, nach der sich ein Benutzer erkundigt. Wenn der Marketingleiter jedoch gerade eine wichtige E-Mail schreibt, riskiert er, unhöflich zu klingen, wenn er den Kundendienstmitarbeiter abweist. Oder ein Entwickler benötigt Feedback zu einem Fehler im Code, während der andere versucht, die gefundenen Probleme selbst zu beheben.

In solchen Fällen ist es hilfreich, einen universellen „Bitte nicht stören“-Code zu haben. Das kann alles sein – von roten Haftnotizen auf dem Computerbildschirm bis hin zu echten „Bitte-nicht-stören“-Schildern auf dem Schreibtisch. Das Team muss sich lediglich auf einen Kodex einigen und die damit verbundenen Grenzen respektieren.

10. Reduzieren Sie spontane Meetings

Nicht jede Entscheidung oder Frage braucht einen Besprechungsraum und stundenlange Diskussionen. Zu viele Meetings pro Woche können das Zeitmanagement von Teams aus dem Gleichgewicht bringen. Vor allem, wenn ein Manager wegen einer unerwarteten Sache, die gerade aufgetreten ist, zu einem Treffen einberuft.

Also, wann und wie sollte man eigentlich ein Meeting abhalten?

Nach Erreichen eines bestimmten Meilensteins/einer bestimmten Frist

Dies soll sicherstellen, dass Sie immer noch auf dem richtigen Kurs sind oder Änderungen vorgenommen werden müssen. Wenn Sie jedoch Feedback zu den bisherigen Fortschritten des Teams geben möchten, halten Sie es entweder sehr kurz oder sparen Sie es sich für E-Mails oder 1:1-Meetings mit den Mitgliedern auf.

Erstellen Sie einen Zeitplan und halten Sie sich daran

Jedes Meeting sollte eine Tagesordnung mit den wichtigsten zu behandelnden Punkten und eventuellen Anschlussfragen oder -diskussionen haben.

Nehmen Sie sich vor jedem Meeting etwas Zeit, um eine Themenliste mit Aufzählungszeichen zu erstellen und per E-Mail an das gesamte Team zu senden. So sind alle über das Thema des Meetings informiert und können sich entsprechend vorbereiten.

Optimieren Sie das Gespräch

Lassen Sie die Leute die Themen nicht durch Argumente, Meinungsverschiedenheiten oder unbeschwertes Geschwätz entgleisen. Brainstorming ist in Ordnung, solange das Meeting eins sein soll. Konzentrieren Sie sich auf das Thema des Treffens, und es wird

Kündigen Sie die Treffen rechtzeitig an

Ungeplante Besprechungen können bei jedem Mitarbeiter zu einer Konzentrationsstörung führen. In einem Moment sitzen sie an ihrem Schreibtisch und arbeiten, und im nächsten Moment müssen sie ihre Aufmerksamkeit auf eine völlig neue Sache lenken. Und die Zeit, die es dauert, bis sie zu ihrer ursprünglichen Aufgabe zurückkehren, kann das verursachen, was in der agilen Entwicklung als „Wechselkosten“ bezeichnet wird. Dies wirkt sich stark auf die Produktivität aus, und als Ergebnis scheitern Zeitmanagement-Bemühungen.

11. Verwenden Sie bewährte Methoden und Techniken

Heutzutage jagen wir alle nach den besten Strategien, um ein besseres Zeitmanagement zu lernen. Und während sich die Mehrheit mit dem Einzelnen befasst, können die beiden bekanntesten Techniken auch auf größere Gruppen angewendet werden. So können die Eisenhower-Matrix und die Zeitblockierung auf die Teamentwicklung angewendet werden.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist eine gefeierte Methode des Zeitmanagements, die Produktivität und Effizienz fördert, indem sie die richtige Priorisierung lehrt. Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig und dringend. Und diese Methode beweist, dass richtig priorisierte Aufgaben viel Zeit und Energie sparen können.

Während die Matrix oft als Mittel des individuellen Zeitmanagements erwähnt wird, ist sie perfekt auf Teams anpassbar.

Es kennt vier Kategorisierungen:

1. Aufgaben, die wichtig und dringend sind – die Deadline von morgen
2. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind – Fortschrittsbericht für nächste Woche schreiben
3. Aufgaben, die unwichtig und dringend sind – ein Meeting für nächste Woche ansetzen, um das der Manager in den nächsten fünf Minuten bittet, und
4. Aufgaben, die unwichtig und nicht dringend sind – die Dropbox des Teams von alten Dateien bereinigen

Zur besseren Übersicht wird die Matrix oft in vier Quadranten dargestellt, wie hier:

So könnte beispielsweise ein Kundensupport-Team eine Eisenhower-Matrix erstellen, die wie folgt aussieht:

Indem Sie den folgenden Schemata folgen, können Sie die Matrix Ihres eigenen Teams relativ einfach formulieren. Und wenn möglich, wäre der beste Ansatz ein Brainstorming-Meeting, bei dem alle Teammitglieder an der Erstellung der Matrix teilnehmen können. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter, die mehr Einfluss auf ihr kollektives Zeitmanagement haben, eher durchkommen und schneller lernen.

Zeitblockierung

Time-Blocking ist die zweite hocheffektive Zeitmanagement-Technik.

Es hilft, die Arbeit den ganzen Tag über im Fluss zu halten, indem Sie Ihren Tag (oder Ihre Woche) im Voraus planen. Wenn Sie die Aufgaben für den Tag zu Papier bringen, schreiben Sie dann auf, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen würde. Dann tragen Sie diese Aufgaben in einen Zeitplan ein und erstellen auf diese Weise Zeitblöcke.

Sobald Sie anfangen, in Zeitblöcken zu arbeiten, müssen Sie sich an die zugewiesene Zeit halten und vermeiden, dass Aufgaben in andere Zeitfenster eindringen. So stellst du sicher, dass der Fokus immer nur auf einer Sache liegt und vermeidest, bestimmte Aufgaben komplett zu vergessen. Es ist tatsächlich ein wirksames Instrument, um Überstunden zu vermeiden.

Und die Einrichtung eines zeitblockierten Tages könnte nicht einfacher sein, insbesondere für Teams. Du kannst zum Beispiel die Clockify-Erweiterung mit deinem Google-Kalender verbinden und sobald ein Zeitfenster auftaucht, startest du einfach den Timer und beginnst. Sie müssen Ihren Browser-Tab nicht verlassen oder eine ganz neue App öffnen.

Versuchen Sie, diese Technik an das kollektive Zeitmanagement anzupassen, indem Sie Zeitblöcke für wichtige Aufgaben festlegen, die an diesem Tag erledigt werden müssen. Die Teammitglieder können diese erledigten Aufgaben abhaken und am Ende des Tages haben Sie einen klaren Überblick.

Dies ist auch eine gute Möglichkeit, Probleme mit dem Zeitmanagement individuell zu identifizieren, bevor es beginnt, das Team in größerem Umfang zu betreffen.

12. Führen Sie Team-Zeitmanagement-Tools ein

Nun dürfen wir nicht vergessen, dass Zeitmanagement auch etwas Hilfe von außen erfordert. Apps, Plattformen, Dienste und Software sind alle da, um Einzelpersonen und Teams in Not zu helfen. Sie werden auch zur Analyse, Verbesserung und sogar als Abkürzungen verwendet, die niedere Aufgaben eliminieren.

Hier sind einige unserer Favoriten:

Clockify

Wir mögen hier voreingenommen sein, aber Clockify ist wirklich ein facettenreiches Tool. Obwohl es sich hauptsächlich um eine Zeiterfassung handelt, kann es Ihnen auch dabei helfen, Arbeitsschätzungen zu erstellen, Projektfortschrittsberichte zu erstellen, zu verfolgen, wer was tut, und verschwendete Zeit zu identifizieren.

Es wird schnell zur rechten Hand jedes Managers und Teams, die ihr Zeitmanagement verbessern möchten.

Vorstellung

Notion ist eine Plattform mit einer robusten Liste von Funktionen, die wie mehrere Tools in einem funktionieren. Es ist ein Dokumentenarchiv, ein Projektmanagement-Board, eine Aufgabenübersichtsplattform, verfügt über einen integrierten Chat, ein Wiki und vieles mehr. Es ist ein sehr vielseitiger Arbeitsbereich, der viele Werkzeuge ersetzen kann, die einer einzigen Funktion dienen.

Wenn alle Ihre Informationen und Fortschritte an einem Ort gespeichert sind, müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, durch verschiedene Apps zu kreisen.

Gekritzel

Als Besprechungsplaner kann Doodle jedem das Leben erleichtern. Es besteht keine Notwendigkeit für lange E-Mail-Threads oder das Warten auf Antworten auf Chat-Nachrichten. Mit der App können Sie ein Meeting und mögliche Zeiten dafür festlegen, und während Sie den Link weiterleiten, kann jeder im Team wählen, welche Zeit am besten zu ihm passt.

Wise-Mapping

Wir haben besprochen, wie Meetings dazu führen können, dass Berichte über besprochene Dinge benötigt werden, was oft dazu führt, dass jemand im Team die Zeit damit verbringt, sie abzutippen, anstatt seine Aufgaben zu erledigen. Nun, Tools wie Wise Mapping machen das überflüssig. Es ist ein kostenloses Open-Source-Tool, mit dem Sie Ideen sammeln und Meetings von Ihrem Webbrowser aus leiten können, und jeder mit einem Einladungslink kann daran teilnehmen. Die Mindmap kann dann an alle aus dem Meeting weitergeleitet werden.

Der Wegfall zusätzlicher mühsamer Arbeit ist ein großes Plus für das Zeitmanagement, außerdem stellen Tools wie diese sicher, dass alle Teilnehmer des Meetings in die Diskussionen einbezogen werden.

Otter.ai

Da Meetings auch ein großer Teil unserer Zeitmanagement-Diskussionen waren, können Tools wie Audiorecorder zusätzlich Zeit sparen. Mit Otter.ai können Sie jedes Audio aufnehmen (sei es ein ganzes Meeting, Feedback oder Anweisungen) und es in wenigen Minuten in ein Dokument transkribieren. Sie können also nicht nur das Audio selbst teilen, sondern auch diktieren, was Sie rüberbringen müssen, und am anderen Ende ein automatisch geschriebenes Formular erhalten. Das Tool ist auch in Zoom integriert, sodass Sie sogar Videoanrufe aufzeichnen können.

Fazit

Team-Zeitmanagement konzentriert sich hauptsächlich darauf, Wege zu finden, größere Ziele zu priorisieren, klar zu kommunizieren und Lücken im Arbeitsablauf zu vermeiden, die durch übermäßig komplexe Systeme verursacht werden. Der Weg, Teams dazu zu bringen, sich gemeinsam an der Verbesserung ihres Zeitmanagements zu beteiligen, besteht darin, ihnen beim Erlernen dieser lebenswichtigen Fähigkeiten zu helfen. Wenn Sie sie bei jedem Schritt in den Prozess einbeziehen, werden sie auch empfänglicher für neue Techniken und Tools, die Sie einführen möchten.