Beste Methoden zur Verfolgung der Teamproduktivität

Die Teamproduktivität misst, wie viel qualitativ hochwertige Arbeit ein Team über einen bestimmten Zeitraum, z. B. einen Monat, leisten kann. Ob ein Team produktiv sein wird, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, wie dem Produktivitätsniveau jedes Mitarbeiters sowie seinen Fähigkeiten. Darüber hinaus haben auch die Teamkommunikation, das Arbeitsumfeld und der Motivationsgrad einen tiefgreifenden Einfluss auf die Teamproduktivität.

In diesem Artikel behandeln wir einige praktische Methoden, mit denen Sie die Produktivität Ihres Teams verfolgen können. Darüber hinaus werden wir mit Ihnen mehrere reale Beispiele dafür teilen, wie bestimmte Teams ihre Effektivität messen.

Die wahre Bedeutung von Produktivität für Ihr Team

Es ist erwähnenswert, dass die Teamproduktivität in verschiedenen Unternehmen und sogar in verschiedenen Teams nicht die gleichen Qualitäten umfasst. Denken Sie deshalb als Arbeitgeber oder Manager an die wichtigsten Produktivitätsparameter für Ihr Unternehmen oder Team. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen können:

• Welche Produkte oder Dienstleistungen bietet Ihr Unternehmen an?
• Welche Art von Leistung können Sie als produktiv bezeichnen?
• Gibt es eine Verkaufs- oder Produktionsvorgabe, die ein Team erfüllen muss?
• Was sind die wichtigsten Ziele in jedem Team?

Sobald Sie die entscheidenden Metriken herausgefunden haben, die beim Aufbau eines produktiven Teams helfen, wird es einfacher sein, die Teameffektivität zu verfolgen. Durch die Verfolgung der Teamproduktivität können Manager besser verstehen, ob es einige weniger effektive Mitarbeiter in einem Team gibt. In diesem Fall sollten Führungskräfte eine geeignete Lösung für diese Arbeitnehmer finden, die Folgendes umfassen kann:

• Arbeitnehmer weiterbilden,
• Versetzung von Mitarbeitern in ein anderes Team, oder
• Kündigung des Arbeitnehmers.

Acht Methoden zur Verfolgung der Teamproduktivität

Eine Möglichkeit, die Teamkapazität zu messen, ist die Verwendung von Produktivitätskennzahlen. Hier sind einige der gängigsten Metriken zur Überwachung der Produktivität.

Plan-to-Done-Verhältnisse

Die Metrik des Plan-zu-Erledigt-Verhältnisses berücksichtigt den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben im Vergleich zu den zugewiesenen Aufgaben. Wenn Sie diese Methode verwenden, überprüfen Sie also eine bestimmte Liste von Aufgaben und analysieren, wie viele dieser Aufgaben das Team abgeschlossen hat. Auf diese Weise können Sie mehr über die Fähigkeit des Teams erfahren, das Arbeitspensum genau zu erledigen.

Sie können das Geplant-zu-Erledigt-Verhältnis verwenden, wenn Sie in Sprints arbeiten. In diesem Fall sollten Sie zu Beginn eines Sprints dokumentieren, wie viel Arbeit das Team während eines Sprints zu erledigen gedenkt. Dann sollten Sie am Ende eines Sprints vergleichen, wie viel Arbeit ein Team erledigt hat, mit dem Arbeitspensum, das zu Beginn geplant war.

Apropos Sprints: Es ist erwähnenswert, dass das Plan-to-Done-Verhältnis für Teams und Product Owner sehr vorteilhaft ist. Diese Metrik zeigt, wie engagiert Teammitglieder arbeiten, sowie ihre Kapazität. So verpflichtet sich ein Team beispielsweise zu 30 PBI (Product Backlog Item – „ein einzelnes Element der Arbeit“) und liefert nur 10. Das bedeutet, dass der Sprint nicht erfolgreich war, weil nur etwa 30 % der Aufgaben erledigt wurden .

Jetzt gehen wir ein weiteres Beispiel für das Plan-zu-Fertig-Verhältnis durch, um Ihnen den Unterschied zwischen hohen und niedrigen Verhältnissen zu zeigen. Nehmen wir an, ein Team muss in einem Monat 20 Aufgaben erledigen. Wenn es den Teammitgliedern gelingt, 18 Aufgaben in einer bestimmten Zeit zu erledigen, beträgt ihr Plan-zu-Erledigt-Verhältnis 90 %, was großartig ist. Schaffen es die Teammitglieder hingegen nach diesem Zeitraum nur noch 10 Aufgaben zu erledigen, liegt die Plan-to-Done-Ratio bei 50 %, was wenig ist.

Was tun, wenn das Verhältnis niedriger ist als es sein sollte? Teamleiter haben mehrere Möglichkeiten:

• Einstellung von mehr Teammitgliedern, um die gesamte Arbeit pünktlich fertigzustellen.
• Verringerung der Arbeitsmenge, die das Team pro Monat erledigen muss.
• Überarbeitung des Planungsprozesses und Anpassungen.

Ein niedriges Plan-zu-Fertig-Verhältnis bedeutet, dass ein Planungsprozess nicht effektiv ist oder dass Teammitglieder nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die Aufgaben auszuführen.

Zykluszeit

Die Zykluszeitmetrik verfolgt die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um ein Produkt fertigzustellen oder eine Dienstleistung zu erbringen. Die Regeln sind einfach: Je kürzer die Zykluszeit, desto höher die Teamproduktivität.

In einem Softwareteam deckt diese Methode beispielsweise die Zeit ab, die ein Team vom ersten Commit (Startpunkt) einer Funktion bis zur letzten Phase, der Bereitstellung, benötigt. Oder für Mitarbeiter in einem Callcenter wäre die Zykluszeit von dem Moment an, in dem sie einen Anruf entgegennehmen, bis zu dem Moment, in dem sie einen Anruf beenden.

Es gibt eine einfache Formel zur Berechnung der Zykluszeit. Sie müssen die Nettoproduktionszeit durch die Anzahl der hergestellten Einheiten dividieren. Die Nettoproduktionszeit (NPT) ist die Zeit, die ein Team hat, um ein Produkt fertigzustellen. Stellen Sie sicher, dass es einige Ausfallzeiten geben wird (Zeit für Besprechungen, Mittagspausen usw.). Ziehen Sie diese Stunden von der Gesamtzeit ab, die die Mitarbeiter bei der Arbeit verbringen.

In einem Fast-Food-Restaurant arbeitet ein Team beispielsweise 9 Stunden am Tag. Wenn wir die Ausfallzeit abziehen, erhalten wir 8 Stunden 15 Minuten (495 Minuten), was unser NPT ist. Die Arbeiter müssen tagsüber 45 Sandwiches machen.

Zykluszeit = Nettoproduktionszeit ÷ Anzahl der hergestellten Einheiten

Zykluszeit = 495 ÷ 45

Zykluszeit = 11

Dieses Team hat 11 Minuten Zeit, um ein Sandwich zu machen. Wenn Teammitglieder es natürlich schaffen, ein Sandwich in 9 Minuten (weniger als die durchschnittliche Zykluszeit) zu reparieren, werden sie dadurch produktiver.

Einer der Vorteile der Verwendung der Zykluszeit besteht darin, dass Teamleiter erfahren können, ob der Planungsprozess gut funktioniert. Außerdem gibt diese Metrik Managern einen besseren Hinweis darauf, wie Teammitglieder ihre Arbeit erledigen und ob sie so effektiv sind, wie sie sein sollten.

Entgangene Defekte

Diese Methode verfolgt Fehler, die das Team innerhalb einer bestimmten Zeit gemacht hat. Entwicklungsteams verwenden diese Metrik normalerweise, wenn sie analysieren möchten, wie viele Fehler sie während eines Projekts übersehen haben. Wenn Ihr Entwicklerteam also eine App erstellt, hilft ihm die Metrik für entgangene Fehler, Fehler rechtzeitig zu finden, bevor Ihre App der Öffentlichkeit zugänglich ist. Diese Fehler können entweder Probleme mit der Benutzererfahrung, Leistungsprobleme oder Anwendungsfehler sein.

Es gibt auch die Fehlerfluchtrate . Sie können diese Rate berechnen, indem Sie die Anzahl der Fehler überprüfen, die das Team während der Vorproduktionsphase gefunden hat, und diese Zahl dann mit der Produktionsphase vergleichen.

Was bedeuten also höhere und niedrigere Fehlerquoten? Eine höhere Rate signalisiert, dass es ein Problem mit den Testprozessen oder mit automatisierten Testtools gibt, die ein Team verwendet. Eine niedrigere Rate ist ein Zeichen für qualitativ hochwertige Software und funktionierende Testprozesse.

Neben Entwicklern können auch andere Teams mit den entgangenen Fehlern etwas über ihre Produktivität erfahren. Wenn Sie beispielsweise in einer Marketingabteilung arbeiten, kann diese Methode Fehler wie Kundenbeschwerden oder fehlgeschlagene bezahlte Social-Media-Kampagnen auswerten.

Umsatz pro Mitarbeiter

Die Metrik „Umsatz pro Mitarbeiter“ gilt hauptsächlich für Vertriebs- und Marketingteams. Der Zweck dieser Methode besteht darin, zu erfahren, wie produktiv Teammitglieder bei der Generierung von Einnahmen sind.

Wenn es um die Umsatz-pro-Mitarbeiter-Methode geht, gibt es eine Formel, der Sie folgen müssen.

Sie müssen den Gesamtumsatz (erwirtschaftet vom gesamten Team) durch die Anzahl der Teammitglieder teilen. Wenn also beispielsweise 40 Mitarbeiter in einem Unternehmen beschäftigt sind und der Gesamtumsatz 5 Millionen US-Dollar pro Jahr beträgt, beträgt der Umsatz pro Mitarbeiter:

5.000.000 $ ÷ 40 = 125.000 $

Also 125.000 $ pro Mitarbeiter und Jahr. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Teamproduktivität mit der Umsatz-pro-Mitarbeiter-Methode zu verfolgen, stellen Sie sicher, dass ein höherer Umsatz pro Mitarbeiter bedeutet, dass Ihr Team effektiver ist.

Diese Metrik ist praktisch, wenn Sie zwei Unternehmen vergleichen möchten, die in derselben Branche tätig sind. Um also herauszufinden, welches Unternehmen effektiver ist, können Sie den Umsatz pro Mitarbeiter auswerten. So hat beispielsweise das Marketingunternehmen A einen Umsatz von 500.000 USD und 20 Mitarbeiter. Der Umsatz pro Mitarbeiter beträgt:

500.000 $ ÷ 20 = 25.000 $

Marketingunternehmen B hat einen Umsatz von 520.000 $ und 25 Mitarbeiter. Der Umsatz pro Mitarbeiter beträgt hier:

520.000 $ ÷ 25 = 20.800 $

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen A produktiver ist als Unternehmen B. Obwohl Unternehmen B etwas mehr Umsatz generiert und mehr Mitarbeiter hat, hat Unternehmen A einen höheren Umsatz pro Mitarbeiter.

Stoppuhr

Abgesehen von diesen Produktivitätsmetriken können Sie auch einen Zeittracker ausprobieren, um die Teameffektivität unabhängig vom Teamtyp zu messen.

So gibt Ihnen die Zeiterfassung mehr Einblicke in die Teamproduktivität. Wenn Teammitglieder ihre Arbeitszeiten täglich protokollieren, können Manager überprüfen, wer gerade welche Aufgaben erledigt und wie das Projekt läuft. Einige Zeiterfassungs-Apps, wie Clockify, bieten Ihnen eine visuelle Aufschlüsselung der Woche eines Teams.

Eine weitere praktische Option ist das Team-Dashboard. Hier können Sie sehen, welche Projekte am aktivsten sind. Da jede Farbe im Dashboard für jedes Projekt steht, können Sie herausfinden, ob Ihr Team während der Woche genug oder zu viel Zeit für bestimmte Projekte aufwendet. Außerdem können Sie die vom Team erfassten Gesamtstunden überprüfen.

Wenn Sie außerdem mehr über einzelne Teammitglieder erfahren möchten, können Sie dies tun, indem Sie sich den Abschnitt Teamaktivität unterhalb des Diagramms ansehen. So wissen Sie genau, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für welche Projekte aufgewendet hat und was er gerade macht. Sie können diese beiden Abschnitte im Team-Dashboard sogar neu anordnen, sodass die Teamaktivität oben auf der Seite angezeigt wird. Klicken Sie einfach auf das „Pin to top“-Symbol, das Sie im Screenshot unten sehen können.

Ein Beispiel für den Abschnitt Teamaktivität

Im Bereich Teamaktivität können Sie die Daten auch nach der erfassten Gesamtzeit filtern, was praktisch ist, wenn Sie sehen möchten, wer die meisten Stunden erfasst hat. Andererseits können Sie nach der letzten Aktivität filtern, falls Sie herausfinden möchten, wer gerade arbeitet.

Berücksichtigung von Anpassungen in der Arbeit

Wenn wir allgemein an Produktivität denken, haben wir meist einen perfekten Workflow ohne Fehler vor Augen. Aber um sicherzustellen, dass es keine Fehler gibt, ist es wichtig, auf die Details zu achten und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Darüber hinaus ist es wichtig, mit anderen Teams in einem Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Suzana Veselinovic ist Qualitätssicherungsmanagerin bei Clockify. Sie sagt, dass die Arbeitsroutine des QA-Teams oft viele Nachjustierungen beinhaltet, an denen die Teammitglieder in Abstimmung mit dem Entwicklungsteam arbeiten. Hier ist, was Suzana als die wichtigsten Anzeichen für Teamproduktivität herausstellt:

„ Das Bug-Tracking-Board und wie es aussieht, sagt uns viel über die Produktivität aus. Wenn die QA-Spalten „frei“ sind, bedeutet dies, dass die Aufgaben effektiv abgeschlossen wurden. Außerdem ist ein weiterer guter Produktivitätsindikator die Qualität eines Features, das an die Produktion gesendet wird. ”

Suzana fügt hinzu, dass es zahlreiche Testphasen braucht, in denen sie verschiedene Fehler melden, um die Qualität der Funktionen sicherzustellen.

Kundenzufriedenheit verfolgen

Einige Teams pflegen aufgrund der Art ihrer Arbeit keinen direkten Kontakt mit Kunden oder Auftraggebern. Aber für andere, wie z. B. Kundensupportteams, ist die Aufrechterhaltung einer guten professionellen Beziehung zu den Kunden der wichtigste Teil der Arbeit.

Wenn es um die Produktivität von Kundensupportteams geht, besteht eine Möglichkeit, die Teameffektivität zu messen, darin, Bewertungen von Kunden zu überprüfen. Daher kann ein Team mehr über die allgemeine Kundenzufriedenheit erfahren.

Eine weitere praktische Methode zur Verfolgung der Teamproduktivität ist die Verwendung von Reporting-Tools. Jelena Lukic, die Support-Agentin bei Clockify, sagt, dass diese Berichte wertvoll sind, weil sie die Anzahl der gelösten Tickets und die Anzahl der Antworten sowie die Schnelligkeit der Antwort des Teams zeigen. Abgesehen davon verwendet das Kundensupport-Team Folgendes, um die Teamproduktivität zu messen:

„Wir können auch unsere Teamraten für den letzten Monat überprüfen. Die Teamraten werden nach der Anzahl der Tickets und der Anzahl der guten und schlechten Bewertungen berechnet.“

Analysieren der richtigen Metriken

Die Aufgaben von Vertriebsteams bestehen in der Regel darin, mit Kunden über E-Mails und Meetings zu kommunizieren. Auf diese Weise können Verkäufer Produkte oder Dienstleistungen den Kunden richtig präsentieren.

Was ist also wichtig, wenn Sie die Teamproduktivität im Vertrieb verfolgen? Nikola Neskovic, Sales Director bei Clockify, sagt, dass die wichtigsten Kennzahlen sind:

• die Anzahl der Meetings, die das Team geplant hat,
• die Anzahl der Meetings, die das Team abgehalten hat, und
• die Einnahmen aus den abgehaltenen Sitzungen.

Nikola fügt hinzu, dass diese Einnahmen von den Conversions abhängen, die das Team gemacht hat. Zum Beispiel, wenn ein Kunde von einem kostenlosen Plan zu einem kostenpflichtigen Plan oder von einem Basisplan zu einem Premiumplan wechselt.

Fazit

Unterschiedliche Teams erfüllen unterschiedliche Aufgaben innerhalb eines Unternehmens. Es macht also keinen Sinn, die Produktivität eines Softwareteams auf die gleiche Weise zu verfolgen, wie Sie die Effektivität eines Marketingteams messen. Daher ist es wichtig, Schlüsselqualitäten zu klären, die ein bestimmtes Team produktiv machen. Dann können Sie einige der Methoden ausprobieren, die wir in diesem Artikel beschrieben haben. Diese Metriken erleichtern die Verfolgung der Teamproduktivität erheblich. Wir hoffen auch, dass Sie von unseren Kollegen inspiriert werden, die ihre einzigartigen Methoden zur Überprüfung der Teameffektivität geteilt haben.