Target Internets Leitfaden zum Projektmanagement für Vermarkter

Projektmanagement ist ein äußerst effektives Werkzeug, um Marketingarbeit zu erledigen, von Werbekampagnen und SEO bis hin zu Social-Media-Inhalten und Werbeaktionen.

Dieser Leitfaden führt Sie durch das Projektmanagement im Marketingkontext, entweder um große Projekte abzuschließen oder um Routinearbeiten wie Social-Media-Beiträge und Blogartikel zu planen.

Unser Ziel ist es, dass Sie mit einem besseren Verständnis davon abreisen, was Projektmanagement ist und wie Vermarkter wie wir es einsetzen können.

Was ist Projektmanagement?

Auf der grundlegendsten Ebene ist Projektmanagement ein verwalteter Ansatz zur Erledigung von Arbeit. Sie erledigen nicht nur Aufgaben; Sie bearbeiten sie innerhalb eines geplanten und überwachbaren Prozesses.

Obwohl es viele verschiedene Möglichkeiten gibt, sich dem Projektmanagement zu nähern, beinhalten die meisten Instanzen einige gemeinsame Komponenten:

• Ergebnisse : Dies sind die greifbaren Ergebnisse, die das Projekt liefern wird. In einem Website-Entwicklungsprojekt könnte ein neues Webdesign das primäre Ergebnis sein. In einem Social-Media-Marketingprojekt können die Ergebnisse Instagram-Posts sein. Einige Projekte haben auch sekundäre Ergebnisse, wie z. B. Kampagnendaten.
• Aufgaben: Jedes Projekt besteht aus mehreren Aufgaben, die jeweils einem verantwortlichen Teammitglied oder Unterteam zugeordnet sind.
• Stakeholder: Alle am Projekt Beteiligten sind Stakeholder. Dazu gehören alle Personen im Projektteam sowie andere Personen wie Kunden, C-Level-Insider und Kunden, die schließlich mit den im Rahmen des Projekts gelieferten Marketing-Assets angesprochen werden.
• Methodik: Eine Reihe von Regeln, wie das Projekt verwaltet wird.

Kurz gesagt, das Projekt muss bestimmte Ergebnisse liefern, die in Aufgaben unterteilt werden können. Die Aufgaben werden Personen im Projektteam zugewiesen, die die Arbeit innerhalb eines verwalteten Prozesses erledigen müssen.

Marketingprojektmanagement in der Praxis

Projektmanagement wird verwendet, um alle Arten von Marketingprojekten durchzuführen, einschließlich:

• Webseitenentwicklung
• Inhaltsvermarktung
• Social-Media-Marketing
• SEO
• PPC
• Videowerbung
• App-Entwicklung
• E-Mail Marketing
• PR-Kampagnen

Unabhängig von der spezifischen Arbeit, die geliefert wird, konzentriert sich das Projektmanagement normalerweise auf eine Projektmanagement-Software. Dies ist die digitale Plattform, auf der Stakeholder ihre Aufgaben bis zum Abschluss verwalten können und auf der hochrangige Stakeholder den gesamten Projektfortschritt überwachen können.

Jedes Teammitglied sollte mit seinen eigenen Zugangsdaten auf die Software zugreifen können. Wenn sie angemeldet sind, können sie die Aufgaben sehen, die ihnen zugewiesen wurden. Sie können möglicherweise Dateien und Kommentare zu den Aufgaben hochladen und den Status von Aufgaben ändern, um anzuzeigen, ob sie von einer Art „Blocker“ initiiert, abgeschlossen oder aufgehalten wurden.

Senior Stakeholder können Teammitgliedern auch Aufgaben zuweisen und Fristen für deren Erledigung festlegen. (In einigen Teams wird allen Stakeholdern die Erlaubnis dazu erteilt.)

In jedem Projekt ist es hilfreich, ein Teammitglied als Projektmanager zu haben. Diese Person ist dafür verantwortlich, dem gesamten Team bei der erfolgreichen Nutzung des Projektmanagementprozesses und der Software zu helfen. Bei einigen Projektmanagementmethoden muss der Projektmanager auch zusätzliche Aufgaben erfüllen, z. B. die Leitung regelmäßiger Teambesprechungen (manchmal als „Scrums“ bezeichnet) und die Unterstützung anderer Stakeholder bei der Suche nach Lösungen für Blocker.

Projektphasen

Ein Marketingprojekt durchläuft normalerweise eine intuitive Reihe von Phasen:

1. Anstoß
2. Planung
3. Lieferung
4. Ausloggen
5. Analyse

Anstoß

Die Phase, die wir Kickoff nennen, ist der Beginn des Projekts. An diesem Punkt trifft sich das Marketingteam mit dem Stakeholder, der die Arbeiten in Auftrag gibt, um die Details des Projekts zu besprechen. Die Parteien werden sich über einige grundlegende Details des Projekts einigen, darunter:

• Was sind die Projektleistungen?
• Wie hoch sind die geplanten Zeit- und Kostenbudgets für das Projekt?
• Wie hoch ist der Höchstbetrag, um den das Projekt sein geplantes Zeit- und Kostenbudget überschreiten könnte?

Wenn alle wichtigen Projektbeteiligten mit den Bedingungen zufrieden sind, kann ein Vertrag oder eine informelle Vereinbarung getroffen werden, um das Projekt zu starten.

Planung

Während der Projektplanung kommen alle Teammitglieder mit strategischer Rolle zusammen, um zu entscheiden, wie die Projektergebnisse erreicht werden. Während der Planungsprozess von Projekt zu Projekt unterschiedlich ist, sind in der Regel die folgenden Elemente beteiligt:

• Meilensteine ​​setzen. Meilensteine ​​sind die wichtigsten Wegpunkte auf dem Weg zum Projektabschluss. Bei einem Kampagnenprojekt für Videoanzeigen könnten beispielsweise „Storyboarding abgeschlossen“ und „Dreharbeiten abgeschlossen“ Meilensteine ​​sein. Jeder Meilenstein erhält eine Frist, um das Projekt auf Kurs zu halten.
• Projektrisiken erkennen. Im Projektmanagement ist ein „Risiko“ ein mögliches externes Ereignis, das die Projektergebnisse entweder positiv oder negativ beeinflussen könnte. Die Identifizierung wichtiger Projektrisiken während der Projektplanung stellt sicher, dass das Team bereit ist, Chancen zu nutzen oder während des Projekts auf Bedrohungen zu reagieren.
• Aufteilung des Projekts in Aufgaben. Dies sind die einzelnen Arbeitsschritte, die zur Erfüllung der Projektergebnisse erforderlich sind. In dieser Phase ist es auch wichtig, Abhängigkeiten zu identifizieren, bei denen die Erledigung einer Aufgabe von der vorherigen Erledigung einer anderen Aufgabe abhängt.
• Zuweisen von Aufgaben und Eigentum. Jede Aufgabe muss einem Teammitglied (oder Unterteam) zugewiesen werden, das für die Erledigung verantwortlich ist. In einigen Fällen können auch hochrangige Interessengruppen die Verantwortung für die Projektergebnisse übertragen werden.

Lieferung

Sobald das Projekt geplant ist, kann das Team mit der Projektabwicklung fortfahren . Jedes Teammitglied sollte die Projektmanagementplattform verwenden, um seine Aufgaben während dieser Phase zu verwalten.

Das Projektmanagement unterstützt das Team während der Lieferphase auf verschiedene Weise, darunter:

• Aufgabenmanagement. Während des gesamten Projekts ist jedes Teammitglied dafür verantwortlich, seine eigenen Aufgaben innerhalb der Projektmanagement-Plattform zu aktualisieren. Dazu gehören in der Regel das Hochladen von Dateien, das Ändern des Aufgabenstatus und das Informieren des Projektmanagers über Blocker, die die Erledigung von Aufgaben verhindern. Wenn während der Lieferphase neue Anforderungen identifiziert werden, werden neue Aufgaben erstellt und einem Teammitglied zugewiesen.
• Fortschrittsverfolgung. Die meisten Projektmanagement-Plattformen enthalten visuelle Tools zur Verfolgung des Projektfortschritts, wie Gantt-Diagramme und Burn-Diagramme. Diese Ressourcen helfen den Beteiligten einzuschätzen, wie gut das Team mit seinen Aufgaben im Verhältnis zum Zeitbudget des Projekts vorankommt. Insbesondere hochrangige Stakeholder werden den Projektfortschritt während der gesamten Lieferphase sorgfältig überwachen, um festzustellen, ob die geplanten Zeit- und Kostenbudgets für das Projekt erreichbar bleiben.
• Dateispeicher. Abhängig von der Art der Arbeit des Teams kann die Projektmanagementplattform verwendet werden, um Projektarbeit zu speichern, z. B. Dokumente, die Texte zur Verwendung im Content-Marketing enthalten. Die einfache Zugänglichkeit der Projektmanagement-Plattform für das gesamte Projektteam kann dazu beitragen, dass wichtige Arbeit nicht verloren geht.

Das Projektmanagement während der Lieferphase wird nur dann erfolgreich sein, wenn sich alle Teammitglieder in den Prozess einbringen und Pflichten wie die Aktualisierung des Status ihrer Aufgaben erfüllen. Es ist wichtig, dies den Teammitgliedern klar zu machen. Das Team sollte auch eine sachkundige Person zur Hand haben, die jedem hilft, der mit dem Projektmanagementprozess oder der Software zu kämpfen hat.

Ausloggen

Wenn die gesamte Projektarbeit abgeschlossen ist, können sich die leitenden Stakeholder – einschließlich des Kunden oder internen Kunden – treffen, um die Projektergebnisse zu überprüfen. Wenn alle Parteien davon überzeugt sind, dass die Projektergebnisse wie geplant ausgeführt wurden, kann das Projekt als abgeschlossen betrachtet werden und die Beteiligten können ihre Zustimmung erteilen .

Vor dieser Phase verwenden einige Projektteams Tools, die in ihre Projektmanagementsoftware integriert sind, um Berichte und Dokumentationen zu erstellen. Dies kann ein effizienter Weg sein, um dem Kunden die ausgeführte Arbeit zu erklären.

Analyse

Manche Marketingprojekte enden mit der Abnahme.

Andere schließen mit einer Analysephase ab. Dies kann alles sein, von der Analyse von Website-Daten nach einem Website-Redesign-Projekt bis hin zur Analyse der Kundenstimmung nach einer TV-Werbekampagne.

Die Analyse kann als Brücke zwischen dem aktuellen Projekt und zukünftigen Projekten verstanden werden. Die Erkenntnisse aus dieser Phase können zukünftig in die Planung kompatibler Projekte einfließen und dem Team helfen, effizienter zu planen und seine Prozesse zu optimieren.

Einige Projektteams analysieren während eines Projekts auch ihre Erfahrungen mit dem Projektmanagementprozess. Dies hilft dabei, Probleme zu identifizieren, auf die Menschen mit dem Projektmanagementansatz gestoßen sind, der vor dem nächsten Projekt geändert werden kann.

Wie man Projektmanagement nutzt, um routinemäßige Marketingarbeit zu leisten

Der gerade besprochene phasenweise Ansatz für das Projektmanagement eignet sich am besten für zeitlich begrenzte Marketingprojekte mit mittlerer bis hoher Komplexität.

Wenn Ihre Arbeit eher routinemäßiger Natur ist – wenn Sie beispielsweise jede Woche eine bestimmte Anzahl von Social-Media-Posts liefern müssen – kann dies auch durch Projektmanagement erreicht werden. Sie müssen nur einen etwas anderen Ansatz verwenden.

Für die alltägliche Marketingarbeit empfehlen wir den Einsatz einer Projektmanagement-Lösung mit einem Kanban-ähnlichen System zur Verwaltung Ihrer Inhalte, z. B. Trello. In einem Kanban-System wird jede Aufgabe durch eine Karte dargestellt, die von einer Spalte in eine andere verschoben werden kann, um ihren Status darzustellen. In einem Workflow für soziale Inhalte haben Sie möglicherweise Spalten mit den Titeln „Ideen“, „Text“, „Text und Foto“, „Text und Foto abgemeldet“ und „Geplant/Veröffentlicht“. Wenn dem Entwurf für einen Beitrag neue Komponenten hinzugefügt werden, kann seine Karte verschoben werden, bis der Beitrag veröffentlicht wurde. Dieser Ansatz ermöglicht es einem Team gleichzeitig, soziale Inhalte zu planen, an den Inhalten zu arbeiten und den Fortschritt jedes Beitrags als Miniprojekt zu verwalten.

Hier ist ein Video-Tutorial, das zeigt, wie Projektmanagement-Tools für die routinemäßige Marketingarbeit verwendet werden können:

Welches Projektmanagement-Tool soll ich verwenden?

Fast das gesamte Projektmanagement erfolgt digital mit einer Projektmanagement-Software. Diese Software stellt die Infrastruktur für den gewählten Ansatz des Teams bereit.

Wir empfehlen, einige beliebte Projektmanagement-Plattformen zu erkunden, bevor Sie sich für eine entscheiden. Gute Erfahrungen hat das Team von Target Internet mit folgenden Möglichkeiten gemacht:

Asana

Asana ist ein fantastisches Tool zum Verwalten von Aufgaben und Projekten mit einer schön zugänglichen Benutzeroberfläche, die das Arbeiten an Aufgaben und das Zuweisen von Aufgaben zu Teamkollegen einfach macht. Es ist auch das Projektmanagement-Tool, mit dem wir unser Content-Marketing verwalten – einschließlich unserer Arbeit an diesem Artikel!

Asana ist eine besonders erschwingliche Projektmanagementlösung, die sowohl ein preisgünstiges Premium-Paket als auch eine ziemlich umfassende kostenlose Version anbietet.

Trello

Dieses geniale Tool ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeit mit einem System aus Karten, Tafeln und Listen zu verwalten.

Trello eignet sich besonders gut, um Inhaltselemente wie Blogartikel oder Social Posts über einen Workflow zu verwalten.

Zusammenarbeit

Teamwork ist eine fantastisch funktionsreiche Projektmanagementlösung mit einer Reihe optionaler Add-Ons, darunter Chat-, CRM- und Office-Funktionen. Die Benutzeroberfläche von Teamwork ist wohl weniger zugänglich als die von Asana oder Trello, macht dies jedoch mit ihren beeindruckenden Fähigkeiten mehr als wett.

JIRA

JIRA wird von Entwicklern überall geliebt und ist das ideale Projektmanagement-Tool für Teams, die die agile Arbeitsmethodik verwenden.

Andere beliebte Projektmanagement-Software sind Basecamp, Nifty und Monday.com.

Was sind die Vorteile des Einsatzes von Projektmanagement für Marketingarbeit?

Der Einsatz von Projektmanagement kann Marketingteams und Fachleuten viele Vorteile bringen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Zusammenarbeit. Die meisten Marketingprojekte erfordern den Input mehrerer Interessengruppen, seien es Spezialisten wie SEOs, PPC-Bieter und Social-Media-Führungskräfte oder Kunden, die den Projektfortschritt überwachen und absegnen müssen. Projektmanagement-Software kann zum gemeinsamen Arbeitsbereich werden, in dem die Zusammenarbeit stattfindet und aufgezeichnet wird.
• Verfolgung komplexer Projekte. Wenn Sie an einem Marketingprojekt mit vielen verschiedenen Komponenten arbeiten, kann es schwierig sein, alle wichtigen Details im Auge zu behalten. Das Projektmanagement kann einen umfassenden Überblick über Projektaufgaben geben, einschließlich der Frage, ob sie rechtzeitig abgeschlossen wurden oder nicht.
• Produktivität. Einige Teammitglieder arbeiten zuverlässiger und produktiver, wenn sie in einem projektgesteuerten Prozess arbeiten. Es gibt mehrere mögliche Gründe, warum das Projektmanagement die Produktivität verbessern kann, einschließlich des effizienten Zugriffs auf Aufgabeninformationen und Fristen und der Effekt, dass alle offenen und abgeschlossenen Aufgaben in der Teamansicht sichtbar sind.
• Reproduzierbarkeit. Der Einstieg in das Projektmanagement nimmt ein wenig Zeit in Anspruch, aber sobald Sie es eingerichtet haben, werden Sie feststellen, dass viele Projekte einen ähnlichen Projektmanagementprozess beinhalten. Langfristig werden die meisten Projekte in der Lage sein, dieselben Softwareeinstellungen und denselben Prozess wie bei einem früheren Projekt zu verwenden, was Zeit und Mühe spart.

Es gibt zweifellos auch einige Nachteile des Projektmanagements. Die Übernahme des Prozesses kann für einige Teammitglieder frustrierend oder sogar entfremdend sein. Es besteht auch das Risiko, dass eine zu starke Konzentration auf die feinen Details des Projektmanagements den Fokus von der produktiven Projektarbeit ablenken könnte.

Der Schlüssel liegt darin, die richtige Balance zu finden, um die unbestreitbaren Vorteile des Projektmanagements optimal zu nutzen und Ihrem Team genügend Freiraum zum Arbeiten zu lassen. Wenn Sie diesen Spagat schaffen, werden Ihre Projekte davon profitieren.