So wechseln Sie zwischen Projekten und Aufgaben, ohne an Produktivität einzubüßen

Wir müssen täglich oft an mehreren Aufgaben oder gar Projekten arbeiten. Aus diesem Grund neigen wir dazu, häufig zwischen Projekten und Aufgaben zu wechseln, um produktiver zu sein. Aber in den meisten Fällen schadet dieser Kontextwechsel unserer Produktivität eher, als dass er ihr hilft. In Anbetracht der Tatsache, dass die Notwendigkeit des „Multitasking“ auf die eine oder andere Weise immer noch eine Notwendigkeit ist, werden wir in diesem Artikel über Folgendes sprechen:

• Was ist Multitasking und warum betreiben Profis es?
• Was ist Kontextwechsel und wie hoch sind die Kosten für unsere kognitiven Fähigkeiten, den Zeitverbrauch und die Rentabilität?
• Was sind kognitive Flexibilität, Supertasker und die Cognitive Switching Penalty, also die Konzepte, die normalerweise mit dem Wechseln zwischen Aufgaben und Projekten in Verbindung gebracht werden?
• Wie können wir am besten zwischen Aufgaben und Projekten wechseln, ohne an Produktivität einzubüßen?

Was ist Multitasking? Warum verfolgen die Leute es?

In der Populärkultur bedeutet Multitasking oft, an mindestens zwei Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten. Und es scheint, dass Fachleute sich oft an eine solche Praxis wenden müssen.

Nehmen wir zum Beispiel Softwareingenieure. Laut einer Umfrage von Electric Cloud verbringen sie nur 19,1 Stunden der 41,5 Stunden, die sie normalerweise pro Woche arbeiten, mit dem Erstellen von Software. Die verbleibenden 22,4 Stunden werden für Brainstorming, E-Mails, Meetings und das Warten auf den Abschluss von Builds und Tests aufgewendet. Das ist eine Menge abwechslungsreicher Arbeit.

Wenn wir außerdem bedenken, dass Softwareingenieure oft aktiv an einem Projekt arbeiten, aber auch ein bis drei bereits abgeschlossene Projekte betreuen, bleibt wenig Zeit, sich auf jeweils ein Projekt oder eine Aufgabe zu konzentrieren. Auch wenn die besagten Projekte oder Aufgaben als prioritär gekennzeichnet sind.

Daher scheint es nur logisch, dass Sie versuchen, einige Kunden-E-Mails zu beantworten, während Sie an einem Meeting teilnehmen, in dem es um die wiederkehrenden Probleme in Ihrer neuesten App-Funktion geht, um Zeit zu sparen.

Wenn es normalerweise 10 Minuten dauert, um Aufgabe 1 und 10 Minuten für Aufgabe 2 zu erledigen, sollte die Arbeit an beiden Aufgaben gleichzeitig insgesamt 10 Minuten dauern, oder?

Aber in Wirklichkeit ist diese Art der gleichzeitigen Arbeit fast unmöglich – weil die meisten Gehirne einfach nicht in der Lage sind, separate Datensätze mit der gleichen Hingabe zu verarbeiten.

Mit anderen Worten, während wir denken , dass wir an zwei Aufgaben gleichzeitig arbeiten, konzentrieren wir uns tatsächlich mehr auf Aufgabe 1 und lassen Aufgabe 2 als Ablenkung von Aufgabe 1 dienen. Als Ergebnis wird keine Aufgabe mit der erwarteten Qualität erledigt , und wir könnten einen Produktivitätsrückgang von 40 % erleben.

Kann wirklich jeder Multitasking?

Obwohl die meisten Menschen zusätzliche Anstrengungen unternehmen müssen, um ihre Aufmerksamkeit auf mehrere Aufgaben zu verteilen (und trotzdem scheitern), haben ca. 2,5 % der Bevölkerung dieses Problem nicht.

Sie werden Supertasker genannt.

Supertasker HABEN einfach die kognitive Fähigkeit, an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, ohne Fehler zu machen oder Pausen einzulegen. Tatsächlich schneiden sie beim Multitasking besser ab als beim Singletasking. Laut David Strayer, dem Co-Autor des Experiments, das diese Multitasking-Genies auswählte, liegt dies daran, dass Supertasker ein anderes Gehirn haben als der Rest der Bevölkerung.

Sie können ein Supertasker sein, wenn Sie:

• haben ein hohes Maß an Aufmerksamkeitskontrolle
• haben die Fähigkeit, sofort Entscheidungen zu treffen
• gedeihen unter Stress
• haben eine bessere Selbstbeherrschung, wenn sie unter hoher Arbeitsbelastung arbeiten

Sie können auch offizielle Tests machen, um Ihre Multitasking-Fähigkeit zu definieren, wie den, den Sie auf supertasker.org finden.

Was ist Kontextwechsel?

Kontextwechsel ist meistens das eigentliche Multitasking.

Was nämlich ~97,5 % der Bevölkerung als Multitasking bezeichnen würden, ist tatsächlich das Springen zwischen Aufgaben – dh das Wechseln zwischen Kontexten – in so schneller Folge, dass es scheint , als würden wir an zwei Aufgaben gleichzeitig arbeiten.

Es ist eine beliebte Praxis am Arbeitsplatz, angesichts der Menge an Arbeitsbelastung, der wir jeden Tag ausgesetzt sind – aber es ist mit Kosten verbunden.

Wie hoch sind die Kosten für den Kontextwechsel?

Die Menschen zielen also darauf ab, in kurzer Zeit an mehreren Aufgaben zu arbeiten, weil sie glauben, dass diese Praxis ihnen hilft, Zeit zu sparen.

Aber anstatt die Arbeit zu beschleunigen, wenn Sie den Fokus Ihrer Aufmerksamkeit von einer Aufgabe zur anderen lenken, neigen Sie dazu, die kognitive Umschaltstrafe zu erfahren. Ihr Gehirn verbringt zusätzliche Zeit und Energie damit, Kontexte in Ihr Arbeitsgedächtnis zu laden und neu zu laden – und dies verlangsamt Ihren Fortschritt bei den Aufgaben, die Sie im Multitasking versuchen, erheblich. Sie fühlen sich den ganzen Tag beschäftigt, aber Sie werden weniger fertig und fühlen sich müder.

Verschiedene Untersuchungen zeigen, dass Multitasking oder Kontextwechsel andere negative Auswirkungen auf unsere kognitiven Fähigkeiten, unseren Zeitverbrauch und sogar unsere Rentabilität hat:

Die Kosten des Kontextwechsels für unsere kognitiven Fähigkeiten

• Eine Studie der University of London ergab, dass die Studienteilnehmer, die gleichzeitig an kognitiven Aufgaben arbeiteten, dabei einen Rückgang des IQ-Wertes um 15 Punkte erfuhren.
• Forscher der University of Sussex fanden heraus, dass die gleichzeitige Nutzung mehrerer digitaler Geräte (z. B. gleichzeitiges Senden von SMS und Fernsehen) zu einer Abnahme der Gehirndichte führt .
• Forscher der University of Oregon fanden heraus , dass chronische Multitasker Konzentrations - und Gedächtnisprobleme haben und Probleme haben , den Kontext schnell zu wechseln .

Die Kosten des Kontextwechsels für unseren Zeitverbrauch

• Eine Fallstudie aus dem Jahr 2001 zeigte, dass Büroangestellte innerhalb von 6 Sekunden auf neue E-Mails reagieren. Danach dauert es ungefähr 64 Sekunden, bis sie die Arbeit an ihren vorherigen Aufgaben wieder aufgenommen haben. Diese neuen E-Mails verursachen 96 Unterbrechungen , was sich auf etwa 1,5 Stunden pro Tag summiert .
• Eine Forschungsarbeit aus dem Jahr 2005 zeigte, dass die Ablenkung durch ~2,3 Aufgaben gleichzeitig zu einem Zeitverlust von 25 Minuten führt, bevor die Arbeit an der richtigen Aufgabe wieder aufgenommen wird.
• Eine Forschungsarbeit aus dem Jahr 2007 zeigte, dass Menschen 10 Minuten verlieren, wenn sie durch neue E-Mails und App-Benachrichtigungen abgelenkt werden, sowie 10 bis 15 Minuten , wenn sie durch andere Arten von Aufgaben abgelenkt werden.
• Eine Forschungsarbeit aus dem Jahr 2013 zeigte, dass 60 % der Befragten dem Drang nicht widerstehen konnten, an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten , selbst wenn ihnen ausdrücklich gesagt wurde, dies zu vermeiden. Infolgedessen verloren sie 3 Minuten pro 32 Minuten , die sie mit der Arbeit verbrachten.

Die monetären Kosten des Kontextwechsels

• Laut einem Forbes-Artikel belaufen sich die finanziellen Kosten dieser verlorenen Zeit auf 8.190 US-Dollar für einen Mitarbeiter, der 15 US-Dollar pro Stunde bezahlt, wenn die Gesamtzeit, die durch Unterbrechungen verloren geht, 2,1 Stunden pro Mitarbeiter und Tag (546 Stunden pro Jahr) beträgt. Für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern bedeutet das bis zu 31.500 US-Dollar Verlust pro Tag und fast 8,2 Millionen US-Dollar pro Jahr .
• Ein Bericht über „Die Auswirkungen von Multitasking auf Organisationen“, der 45 Organisationen aus einer Reihe von Branchen abdeckte, zeigte, dass die geschätzten Produktivitätskosten, die der Weltwirtschaft durch Multitasking entstehen, bis zu 450 Milliarden US-Dollar pro Jahr betragen .

Hat Kontextwechsel irgendwelche Vorteile?

Eine Studie aus dem Jahr 2008 zeigte, dass das Wechseln zwischen Aufgaben die Arbeit an Ihrer Hauptaufgabe beschleunigen kann , anstatt sie zu verlangsamen – aber nur, wenn wir bei einer Aufgabe Die Teilnehmer dieser Studie brauchten 23 Minuten, um die Aufgabe zu beenden, die sie unterbrochen hatte, und sich danach wieder auf die vorherige Aufgabe zu konzentrieren. Aber sie würden ihre Hauptaufgaben immer noch schneller erledigen als Leute, die nicht unterbrochen wurden – und mit der gleichen Qualität.

Dies geschah, weil die unterbrochenen Personen wussten, dass sie Zeit verlieren, und so die Arbeit beschleunigen würden.

Leider war der Nachteil eines solchen Kontextwechsels ein Anstieg des Stressniveaus – was angesichts des schnelleren Arbeitstempos nicht unerwartet war.

Welche Art von Menschen sind besser im Kontextwechsel?

Kurz gesagt – diejenigen, die eine hohe kognitive Flexibilität haben.

Kognitiv flexibel zu sein bedeutet, dass Sie dazu in der Lage sind

• Verlagern Sie die Aufmerksamkeit zwischen Aufgaben und passen Sie sich an verschiedene Regeln an, die mit den genannten Aufgaben verbunden sind
• Analysieren Sie Situationen und finden Sie alternative Lösungen, die Ihnen helfen, von einer Aufgabe zur nächsten überzugehen

Kognitive Flexibilität kann sich auch als Aufgabenwechsel (Set-Shifting) manifestieren – die Fähigkeit, die Aufmerksamkeit unbewusst von einer Aufgabe zur nächsten zu lenken.

Um Ihre kognitive Flexibilität zu testen, versuchen Sie den Stroop Color and Word Test (SCWT) oder den Wisconsin Card Sorting Test (WCST) – eine gute Punktzahl zeigt an, dass Sie die mentale Fähigkeit haben, zwischen dem Denken über mehrere Konzepte zu wechseln oder sogar darüber nachzudenken mehrere Konzepte gleichzeitig.

Der Stroop Color and Word Test (SCWT) ist einfach – Sie erhalten eine schriftliche Liste von Farben, aber sie sind in der falschen Tintenfarbe geschrieben (z. B. wird die Farbe Blau mit roter Tinte geschrieben). Sie müssen jede Farbe identifizieren und sie laut sagen, und nicht das Wort lesen (z. B. sagen Sie rot für das Wort „blau“, das in rot geschrieben ist).

Der Wisconsin Card Sorting Test (WCST) dreht sich um das Sortieren von Karten nach verschiedenen Kriterien wie Farbe, Anzahl oder Form.

Die Kriterien ändern sich während des Tests, aber Sie können nicht sagen, wann – Sie müssen auf die Fehlermeldungen achten, die darauf hinweisen, dass Sie Ihre Matching-Strategie ändern sollten.

Ein Beispiel für den Test finden Sie online unter PsyToolkit (siehe Abbildung unten).

Wie wechsle ich am besten zwischen Projekten und Aufgaben?

Ja, die meisten Forscher zeigen, dass das Wechseln des Kontexts durch Aufgaben und Projekte mehr Nachteile als Vorteile hat – aber angesichts der Menge an Arbeitslast, die wir auf unseren Händen haben, ist die Arbeit an mehreren Aufgaben und Projekten während des Tages selten nur eine Option, und häufiger eine Notwendigkeit.

Sie können jedoch daran arbeiten, die nachteiligen Auswirkungen des Kontextwechsels zu mildern – hier sind 11 Tipps, wie Sie am besten mit dem Wechsel zwischen Projekten und Aufgaben umgehen, ohne an Produktivität einzubüßen :

1. Multitasking für Aufgaben, die verschiedene Teile des Gehirns erfordern
2. Fassen Sie alle Aufgaben des gleichen Typs zusammen
3. Begrenzen Sie die Zeit, die Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden
4. Verwenden Sie visuelle/akustische Erinnerungen, um Ihre Arbeit zu leiten
5. Planen Sie alle Aufgaben des gleichen Typs an denselben Tagen
6. Implementieren Sie A/B-Zeitpläne
7. Machen Sie kognitiv anspruchsvolle Aufgaben weniger anspruchsvoll
8. Unterbrechen Sie die Arbeit an Aufgaben/Projekten an den richtigen Stellen
9. Dokumentieren Sie immer alles
10. Verbessern Sie Ihre kognitive Flexibilität
11. Emulieren Sie Supertasker

Tipp Nr. 1: Multitasking für Aufgaben, die verschiedene Teile des Gehirns erfordern

Eine der besten Möglichkeiten, schnell hintereinander zwischen Aufgaben und Projekten zu wechseln, besteht darin, sicherzustellen, dass die betreffenden Aufgaben Folgendes nicht erfordern:

• Die gleiche Art der Verarbeitung
• Die gleiche Art von Aufmerksamkeit

Beispiel:

Kombinieren Sie eine motorische Aufgabe, wie das Ersetzen des Akkus in Ihrem Laptop oder das Einrichten eines neuen Desktop-Computers, mit einer kognitiven Aufgabe, wie das Besprechen von Feature-Ideen für Ihre neue App mit den Kollegen, mit denen Sie sich ein Büro teilen.

Wenn man bedenkt, dass diese beiden Aufgaben weit entfernte Bereiche des Gehirns erfordern, erwecken Sie die Illusion , dass Sie nicht einmal zwei Arten von Aufgaben gleichzeitig ausführen, wodurch die negativen Auswirkungen des Springens zwischen den Aufgaben minimiert werden.

Tipp Nr. 2: Fassen Sie alle Aufgaben des gleichen Typs zusammen

Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben haben, die Sie jeden Tag erledigen müssen, auch wenn die besagten Aufgaben zu verschiedenen Projekten gehören, fassen Sie diese am besten in Zeitblöcken zusammen. Zeitblöcke stellen bestimmte Zeiträume während des Tages dar, die nur für bestimmte Aufgaben reserviert sind.

Diese Technik ist eine großartige Lösung, wenn Sie die Arbeit an Ihren vorrangigen Aufgaben den ganzen Tag über organisieren möchten – stellen Sie nur sicher, dass Sie sich genügend Zeit nehmen, um alles in einem angemessenen Tempo zu erledigen.

Um sicherzustellen, dass Sie verstehen, wann es Zeit ist, zum nächsten Zeitblock zu wechseln, verwenden Sie am besten eine App wie Clockify Time Tracker – eine Art Software, mit der Sie Ihre Zeitblöcke auf die Sekunde genau verfolgen können.

Beispiel:

• [9:00 – 9:30]: E-Mails lesen und beantworten
• [9:30 – 12:30] : Zeit, die für Ihre wichtigsten und dringendsten Aufgaben reserviert ist
• [12:30 Uhr – 13:00 Uhr] : Mittagspause
• [13:00 – 14:30] : Zeit, die für Ihre wichtigsten und dringendsten Aufgaben reserviert ist
• [14:30 – 15:30] : Zeit, die für Ihre wichtigsten, aber weniger dringenden Aufgaben reserviert ist
• [15:30 – 16:30]: Zeit, die für unerwartete Aufgaben reserviert ist
• [16:30 – 17:00]: E-Mails lesen und beantworten

Sie müssen nicht die gesamten Zeitblöcke mit Arbeiten verbringen – machen Sie während Ihrer Blöcke Pausen, aber stellen Sie sicher, dass Sie immer zum nächsten Block übergehen, wenn die Zeit für den vorherigen abgelaufen ist. Wenn die Zeitschätzungen, die Sie für die Erledigung dieser Aufgaben angegeben haben, korrekt waren, werden Sie kein Problem damit haben, alles zu erledigen, was Sie während eines Zeitblocks benötigen.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihren Tag am besten zeitlich blockieren können, und um fertige Zeitblockierungsvorlagen herunterzuladen, die Ihnen helfen, den Prozess zu vereinfachen, lesen Sie den Beitrag Zeitblockierungsplaner und -vorlagen in unserem Blog.

Tipp Nr. 3: Begrenzen Sie die Zeit, die Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden

Manchmal variieren Ihre Aufgaben in Bezug auf Relevanz und Wichtigkeit. Einige Aufgaben werden Priorität haben, während andere weniger relevant sind, bis sie im Vergleich zu vorrangigen Aufgaben wie Ablenkungen aussehen (E-Mails und Besprechungen sind die ersten, die mir in den Sinn kommen).

Aber Sie müssen sie trotzdem ausführen.

Zu diesem Zweck können Sie eine Zeitmanagementtechnik namens Timeboxing ausprobieren.

Oberflächlich betrachtet ist diese Technik dasselbe wie Time Blocking – Sie weisen Ihre Aufgaben bestimmten Zeiträumen zu und bearbeiten sie während dieser Zeiten.

Aber während Time-Blocking Ihnen helfen soll, Zeit für Ihre vorrangigen Aufgaben zu finden, soll Timeboxing Ihnen helfen, die Zeit zu begrenzen, die Sie für sekundäre Aufgaben aufwenden. Du sollst in den zugeteilten Zeitfenstern an Aufgaben arbeiten, und sobald die Zeit abgelaufen ist, sollst du dich sofort bewegen.

Wir haben bereits erwähnt, dass Sie beim Definieren von Zeitblöcken vorsichtig sein müssen, da Sie in dieser Zeit alles erledigen müssen, was Sie wollen – aber mit Zeitfenstern zielen Sie nur darauf ab, diese Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen. Wenn also eine Timebox abgelaufen ist, fahren Sie ohne Reue mit Ihrer nächsten Timebox oder Prioritätsaufgabe fort – Sie können später jederzeit darauf zurückkommen, wenn Sie mehr Zeit haben.

Beispiel:

Nehmen Sie den ersten Zeitblock, den Sie sich für den Tag zugewiesen haben (der sich auf das Lesen und Beantworten von E-Mails bezieht, von 9:00 bis 9:30 Uhr), und teilen Sie ihn in kurze Zeitfenster ein, die Sie verwenden, um die Zeit zu begrenzen Zeit, die Sie für einzelne E-Mails aufwenden, auf 5 Minuten.

Tipp Nr. 4: Verwenden Sie visuelle/akustische Erinnerungen, um Ihre Arbeit zu leiten

Dies ist eine großartige Taktik, um Sie daran zu erinnern, dass es an der Zeit ist, Ihre Aufmerksamkeit auf eine andere Aufgabe oder ein anderes Projekt zu richten.

Sie richten einen visuellen und/oder akustischen Alarm ein und arbeiten an einer Aufgabe/einem Projekt, bis ein Ton ertönt und/oder ein visueller Hinweis erscheint, wonach Sie zu einer anderen Aufgabe/einem anderen Projekt wechseln.

Verwenden Sie dazu am besten eine geeignete App, beispielsweise eine Pomodoro-App. Sie basieren auf einer beliebten Zeitmanagementtechnik namens Pomodoro, die dem Zeitblockieren ähnelt, nur strukturierter ist. Sie wechseln zwischen 25-minütigen Arbeitsblöcken und 5-minütigen Pausenblöcken in 4 Zyklen, denen eine 20-minütige Pause folgt.

Mit einer Pomodoro-App wird das Ende jedes Arbeits- oder Pausenblocks mit einem akustischen Alarm und/oder einer visuellen Benachrichtigung gekennzeichnet.

Beispiel:

Die vorgeschlagene 25/5/4/20-Routine ist die offizielle Pomodoro-Technik. Sie können diese Zeiten jedoch auch nach Ihren Wünschen anpassen. Untersuchungen zeigen, dass wir am besten in 90-Minuten-Segmenten arbeiten – es ist die perfekte Zeit, um Ihnen zu helfen, sich zu konzentrieren, aber Sie nicht zu erschöpfen.

Also kannst du:

1. Arbeite 90 Minuten lang an Aufgabe 1
2. Machen Sie eine 5-minütige Pause
3. Wechseln Sie für 90 Minuten zu Aufgabe 2.

Da Sie in längeren Blöcken arbeiten, ist es am besten, wenn Sie 2 Zyklen gleichzeitig arbeiten und dann eine längere Pause von 30 Minuten einlegen.

Um diese modifizierte Routine zu implementieren, können Sie die Pomodore-Funktion in der Clockify-App für macOS oder die Clockify-Erweiterungen für Chrome oder Firefox verwenden, die ebenfalls über einen integrierten Pomodoro-Timer verfügen.

Gehen Sie einfach zu den Einstellungen der Erweiterung und stellen Sie die Timer für Arbeit, Pausen, die Anzahl der Zyklen ein und schalten Sie die Tonbenachrichtigung ein.

Starten Sie dann den ersten Timer und beginnen Sie mit der Arbeit. Jedes Mal, wenn ein Arbeits- oder Pausenblock endet, hören Sie einen akustischen Alarm und erhalten eine visuelle Benachrichtigung in der Ecke Ihres Bildschirms.

Tipp Nr. 5: Planen Sie alle Aufgaben des gleichen Typs an denselben Tagen

Was ist eine weitere großartige Möglichkeit, Kontextwechsel zu minimieren, aber trotzdem alle Ihre Aufgaben zu erledigen? Gruppieren von Aufgaben nach Typ und Bewältigen eines Typs pro Tag.

Natürlich gibt es immer noch einige Arten von Aufgaben, die Sie täglich erledigen müssen – wenn Sie beispielsweise am Montag E-Mails komplett überspringen würden, würden Sie wahrscheinlich am Dienstag damit überhäuft. Vermeiden Sie das also.

Aber Sie können diesen Tipp für Meetings, Wachstum, Strategieplanung und ähnliche, größere Aufgaben verwenden.

Beispiel:

Jack Dorsey, der CEO von Twitter und Square, ist ein berühmtes Beispiel, dessen tägliche Gewohnheiten Sie für diesen Tipp nachahmen können. Er analysiert seine gesamte Woche nach Aufgabentyp und konzentriert sich dann jeden Tag nur auf einen Aufgabentyp:

• Montags – reserviert für Verwaltungsaufgaben, einschließlich Besprechungen
• Dienstags – reserviert für produktbezogene Aktivitäten
• Mittwochs – reserviert für Marketing, Wachstum und Kommunikation
• Donnerstags — Zeit mit Entwicklern und Partnern
• Freitags – reserviert für die Unternehmenskultur, Rekrutierung neuer Mitarbeiter
• Samstags – arbeitsfreie Zeit
• Sonntage – reserviert für strategische Aufgaben

Außerdem beginnt er an den Tagen, die mit „T“ beginnen, seine Arbeit bei Twitter und wechselt nachmittags zu Square.

Tipp Nr. 6: Implementieren Sie A/B-Zeitpläne

Eines der größten Probleme, mit denen Sie konfrontiert werden, wenn Sie im Laufe des Tages mehrere Aufgaben zu erledigen haben, ist – Schuldgefühle .

Während Sie an Aufgabe 1 arbeiten, werden Sie sich schuldig fühlen, weil Sie nicht an Aufgabe 2 arbeiten.

Während Sie an Aufgabe 2 arbeiten, werden Sie sich schuldig fühlen, weil Sie denken, Sie hätten mehr an Aufgabe 1 arbeiten sollen.

Laut Business Coach Andee Love in dem Artikel, den sie für Fast Company geschrieben hat, liegt die Lösung zur Minimierung dieser Schuld darin, zwei Zeitpläne zu erstellen, die Aufgaben basierend auf ihrer Verbindung in zwei Gruppen aufteilen.

Die Art der Verbindung, auf der Sie die Division basieren, kann sich drehen um:

1. Die Orte, an denen Sie die Aufgaben angehen müssen
2. Die Art der Aufgabe, egal zu welchem ​​Projekt sie gehören
3. Die Aufgaben, die zu einem Projekt gehören, unabhängig von ihrem Typ
4. Der Auftraggeber, dem die projektbezogenen Aufgaben gehören

Wenn Sie die Art der Aufgabe ausgewählt haben, sollten Sie Ihre Aufgaben basierend auf ihrer Art in zwei Gruppen unterteilen – Typ 1 ist Ihr A-Zeitplan und Typ 2 ist Ihr B - Zeitplan , und Sie werden jeweils nacheinander daran arbeiten.

Sie können täglich zwischen diesen Zeitplänen wechseln (ähnlich wie Jack Dorsey, der CEO von Twitter und Square). Sie können zwischen diesen Zeitplänen auch wöchentlich oder zweiwöchentlich wechseln.

Beispiel:

Während Andee Love als Koordinatorin für Autismus-Programme an zwei verschiedenen Schulen arbeitete, teilte sie ihre Arbeit nach Orten auf und gruppierte sie in die folgenden Zeitpläne:

• Zeitplan A : Montag, Mittwoch und Freitag waren für eine Schule reserviert
• Zeitplan B : Dienstag und Donnerstag waren für die andere Schule reserviert

Sie wusste im Voraus, wo sie jeden Tag sein würde, was ihr genug Zeit gab, sich richtig vorzubereiten, sich voll und ganz auf ihre Arbeit in einer Schule nach der anderen zu konzentrieren und alles mit weniger Stress zu erledigen.

Tipp Nr. 7: Machen Sie kognitiv anspruchsvolle Aufgaben weniger anspruchsvoll

Wenn Sie in der Lage sind, eine Aufgabe zu vereinfachen oder sie in irgendeiner Weise automatischer zu machen, dann tun Sie es. Sie reduzieren die Anforderungen der Aufgabe an Ihre Aufmerksamkeit und lassen „mehr“ Aufmerksamkeit übrig, die Sie dann für die zweite oder dritte Aufgabe verwenden können.

Denken Sie daran, dass wir hier nicht speziell über die Verwendung von Automatisierungstools sprechen – obwohl es immer empfehlenswert ist, einige Aufgaben mit Tools zu automatisieren, wenn die Art der Aufgabe dies zulässt und wenn es eine App dafür gibt.

Alternativ können Sie eine Checkliste erstellen, in der die Schritte aufgeführt sind, die Sie zur Bewältigung einer Aufgabe durchführen müssen, und dann daran arbeiten, diese Schritte jedes Mal zu befolgen, wenn Sie die besagte Aufgabe angehen müssen, um eine echte Automatisierung zu emulieren.

Beispiel:

Teilen Sie den Prozess der Beantwortung von E-Mails in mehrere Schritte auf und erstellen Sie dann eine Checkliste, in der diese Schritte detailliert aufgeführt sind. Setzen Sie neben jedem abgeschlossenen Schritt ein Häkchen.

• Lies die Nachricht
• Identifizieren Sie die Absicht des Absenders (z. B. kurze Frage, zufällige Anfrage, Antwort auf Ihre vorherige E-Mail usw.)
• Entscheiden Sie, ob Sie die E-Mail beantworten möchten
• Identifizieren Sie die Prioritätsstufe der E-Mail (normal, hoch, dringend) und planen Sie sie entsprechend
• Entscheiden Sie, ob Sie die E-Mail allein beantworten können oder ob Sie Hilfe von Ihrem Team benötigen
• Fragen Sie bei Bedarf Ihr Team nach zusätzlichen Informationen
• Beginnen Sie mit angemessenen Begrüßungen
• Schreiben Sie den Text der E-Mail gemäß der Absicht des Absenders
• Schließen Sie die E-Mails mit einem passenden Outro ab
• Stellen Sie sicher, dass die Länge Ihrer E-Mail 50-125 Wörter beträgt

Nach einer Weile werden Sie sich die Schritte zum Beantworten von E-Mails merken und beginnen, sie automatisch auszuführen, wodurch diese kognitiv anspruchsvolle Aufgabe weniger anspruchsvoll wird.

Tipp Nr. 8: Unterbrechen Sie die Arbeit an Aufgaben oder Projekten an den richtigen Stellen

Wenn Sie die Arbeit an Aufgabe 1/Projekt 1 beenden und die Aufmerksamkeit auf Aufgabe 2/Projekt 2 lenken, stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeit an Aufgabe 1/Projekt 1 erst unterbrechen, nachdem Sie ein „sinnvolles Ganzes“ damit abgeschlossen haben.

Dieses „sinnvolle Ganze“ ist ein Ort, an dem Sie Ihre Arbeit einfach unterbrechen und später problemlos fortsetzen können.

Beispiele:

1. Unterbrechen der Arbeit für eine Gruppe von Aufgaben — Unterteilen Sie Projekt 1 in Aufgaben (z. B. seine Phasen, seine Kategorien oder einfach Teile eines Projekts). Erledigen Sie mehrere Aufgaben in Projekt 1 gleichzeitig, bevor Sie zu Projekt 2 wechseln.
2. Unterbrechen der Arbeit für eine Aufgabe – Nachdem Sie mit Aufgabe 1 von Projekt 1 fertig sind, unterbrechen Sie die Arbeit und wechseln Sie zu Aufgabe 1 von Projekt 2. Nachdem Sie die Arbeit an Aufgabe 1 von Projekt 2 beendet haben, fahren Sie mit Aufgabe 2 von Projekt fort 1.
3. Unterbrechen der Arbeit für eine Unteraufgabe – Teilen Sie Aufgabe 1 in mehrere Unteraufgaben auf und unterbrechen Sie die Arbeit, nachdem Sie mehrere der Unteraufgaben erledigt haben.

Egal, ob Sie nach einer Aufgabe, einer Teilaufgabe, mehreren Aufgaben oder mehreren Teilaufgaben wechseln, Sie werden später viel leichter daran weiterarbeiten, weil Sie mit der Arbeit an einem neuen „sinnvollen Ganzen“ beginnen.

Tipp Nr. 9: Dokumentieren Sie immer alles

Wenn Sie an mehreren Aufgaben arbeiten, stehen die Chancen gut, dass diese Aufgaben eine Art abhängige Beziehung haben – dh der Beginn oder Abschluss einer Aufgabe kann vom Beginn oder Abschluss einer anderen Aufgabe abhängen.

Manchmal sind Sie derjenige, der all diese abhängigen Aufgaben anpackt.

In anderen Fällen sind Ihre Teamkollegen für einige der abhängigen Aufgaben verantwortlich.

In jedem Fall möchten Sie die genannten Aufgaben/Projekte so gut wie möglich erklären, damit Sie und andere leichter auf diese neuen Aufgaben/Projekte zugreifen können.

Denken Sie einfach an die Fragen und Probleme, die Sie normalerweise haben, wenn Sie eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt beginnen, und versuchen Sie, sie zu beantworten, um die zukünftige Arbeit für alle zu erleichtern.

Beispiel:

Beantworten Sie die folgenden Fragen, um alles Wichtige beim Einrichten der Aufgaben und Projekte zu dokumentieren, zwischen denen Sie wechseln werden:

• Was sind die Ziele der Aufgabe/des Projekts?
• Warum ist diese Aufgabe/dieses Projekt wichtig?
• Was sind die wichtigsten Bereiche der Aufgabe/des Projekts?
• Was bestimmt den Erfolg der Aufgabe/des Projekts?
• Was sind die größten Hindernisse bei der Fertigstellung dieser Aufgabe/dieses Projekts?
• Was ist zu tun, wenn die Aufgabe/das Projekt fehlschlägt?

Tipp Nr. 10: Verbessern Sie Ihre kognitive Flexibilität

Wenn Sie in Zukunft Ihre Fähigkeiten zum Kontextwechsel verbessern möchten, arbeiten Sie am besten an der Verbesserung Ihrer kognitiven Flexibilität:

• Lesen – Lesen aktiviert mehrere Regionen des Gehirns gleichzeitig und lässt sie zusammenarbeiten. Lesen ist wie ein Training für den Geist – es stimuliert Ihr Gehirn und verbessert seine Funktion im Laufe der Zeit, wodurch Ihre kognitive Flexibilität erhöht wird.
• Meditieren – Achtsame Meditation erhöht die Aufmerksamkeit und kognitive Flexibilität.
• Probieren Sie etwas anderes aus – Etwas Neues zu lernen, nach neuen Erfahrungen zu suchen und Ihre Gewohnheiten zu ändern, ist eine großartige Taktik, um Ihre neuralen Bahnen zu erweitern.
• Schlafen Sie mehr – Schlaf ist immer gut für das Gehirn, und REM-Träume können auch Ihre Denkfähigkeit und Kreativität steigern.
• Lassen Sie Langeweile zu – Indem Sie Ihre Gedanken von Zeit zu Zeit schweifen lassen, haben Sie die Möglichkeit, Probleme aus verschiedenen Blickwinkeln zu analysieren und Lösungen zu finden, an die Sie nicht denken könnten, während Sie sich ständig auf die Arbeit konzentrieren.
• Bewegung – Regelmäßige Bewegung hilft bei der kognitiven Verbesserung, und regelmäßiges aerobes Training (wie Power Walking und Schwimmen) hilft beim Wachstum neuer Gehirnzellen.
• Essen Sie gut – Lebensmittel mit gesunden Fetten helfen, Gehirnentzündungen zu reduzieren und die kognitive Funktion und Neurotransmission zu verbessern.
• Spiele spielen – Jedes Spiel, das Ihr Gehirn herausfordert, ist eine gute Wahl, also wählen Sie ein geeignetes Videospiel, ein Brettspiel oder sogar Worträtsel, um neue Nervenbahnen aufzubauen.

Tipp Nr. 11: Emulieren Sie Supertasker

Auch wenn Sie kein Supertasker sind, gibt es mehrere Strategien, mit denen Sie jederzeit versuchen können, die Stärken von Supertaskern nachzuahmen, um besser zwischen Projekten und Aufgaben hin- und herspringen zu können:

Eliminiere Ablenkungen um dich herum .

Laut Dr. Adam Gazzalay von der University of California ist dies eine Schlüsselstrategie. Schließen Sie die Tür, schalten Sie Ihr Telefon stumm, blockieren Sie ablenkende Websites, schließen Sie Ihren E-Mail-Posteingang, schalten Sie eine Rauschunterdrückungs-App ein und tragen Sie Kopfhörer als Zeichen dafür, dass Sie niemand unterbrechen sollte. Auf diese Weise können Sie sich leichter auf die Aufgabe konzentrieren, auf die Sie sich gerade konzentrieren.

Konzentrieren Sie sich nur auf das, was Sie kontrollieren können

Keith Alvey, ein Leiter der Katastrophenabteilung des Amerikanischen Roten Kreuzes, rät davon ab, Entscheidungen zu bereuen, die Sie bereits getroffen haben, oder sich Sorgen darüber zu machen, was Sie nicht ändern können. Wenn Sie nicht über Ihre vergangenen und zukünftigen Aufgaben nachdenken, werden Sie mit den Aufgaben, an denen Sie gerade arbeiten, produktiver sein.

Verbessern Sie Ihre Ergebnisse, indem Sie Videospiele spielen

Daphne Bavelier, Professorin für Gehirn- und Kognitionswissenschaften, wies darauf hin, dass das Spielen von Videospielen für mindestens 10 bis 12 Wochen für 30 bis 60 Minuten pro Tag Ihnen helfen kann, zu lernen, wie Sie mehrere Datenströme besser verwalten können. Die empfohlenen Spiele (z. B. Action-Spiele wie Call of Duty ) sind solche, die das Lesen von Anweisungen, das Treffen strategischer Entscheidungen und die Konzentration auf Aufgaben trotz der visuellen und akustischen Ablenkungen innerhalb des Spiels erfordern.

Einpacken

Das Wechseln zwischen Projekten und Aufgaben ohne Produktivitätsverlust ist möglich, aber nur, wenn Sie vorsichtig sind, wie Sie es angehen. Wir sind vielleicht nicht alle Multitasking-Genies, dh Supertasker, oder haben eine hohe kognitive Flexibilität, aber sie sind Möglichkeiten, wie wir Supertasker nachahmen und unsere kognitive Flexibilität in der Zukunft verbessern können. Sie sollten auch Folgendes versuchen:

• Wechseln Sie besser zwischen Aufgaben – indem Sie Ihr Arbeitspensum in Zeitblöcke, Zeitfenster und/oder Pomodoro-Blöcke organisieren.
• Konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Reihe von Aufgaben – indem Sie kognitiv anspruchsvolle Aufgaben Erleichtern Sie den Übergang zu neuen Aufgaben und die Wiederaufnahme der Arbeit an früheren Aufgaben – indem Sie die Arbeit an Aufgaben/Projekten an den richtigen Stellen unterbrechen, Fragen zu den Projekten/Aufgaben im Voraus beantworten und visuelle/akustische Erinnerungen verwenden, um Ihre Arbeit zu leiten.

Als Ergebnis verringern Sie Ihren Stresspegel, erhöhen die Qualität Ihrer Arbeit und steigern die Produktivität insgesamt.