Was ist strategische Personalplanung? Ein Leitfaden für Ihr Unternehmen

In der Vergangenheit war die Personalfunktion eher administrativ als strategisch. Aber heute ist die Personalabteilung fast jedes führenden globalen Unternehmens in die Zukunftsplanung und strategische Entscheidungsfindung eingebunden.

Laut SHRM sind HR-Experten in kleinen bis mittelgroßen Organisationen jedoch nicht an der strategischen Planung der Organisation beteiligt. Und noch besorgniserregender ist, dass Gartner feststellte, dass nur etwas mehr als ein Drittel der Unternehmen ihre HR-Funktion für effektiv bei der strategischen Planung halten (vollständige Quelle für Kunden verfügbar).

Wenn Sie Teil der verbleibenden Mehrheit sind, die hinter der Kurve steht, ist dieser Leitfaden für Sie.

Darin erläutern wir, was strategisches HR ist, welche langfristigen Vorteile es hat, und geben einen Überblick über den Prozess, um Ihnen als HR-Führungskraft dabei zu helfen, Ihr Unternehmen auf den Weg zu nachhaltigem Erfolg zu bringen.

Gartner definiert strategische Personalplanung wie folgt: „HR-Führungskräfte planen geschäftliche Risiken und Chancen, indem sie Prioritäten setzen und Ressourcen HR-Initiativen zuweisen.“

Bei der Umsetzung umfasst dies:

• Geschäfts- und HR-Strategien aufeinander abstimmen
• Definieren von HR-Prioritäten in Bezug auf kritische Geschäftsinitiativen
• Anpassung der Ausführung von Initiativen an sich ändernde Geschäftsbedingungen

Bei einer traditionellen Personalmanagementstrategie sind die von der Personalabteilung ergriffenen Maßnahmen oft reaktiv. Personalvermittler werden sich beispielsweise darauf konzentrieren, Stellen zu besetzen, die aufgrund von Fluktuation frei werden, oder die Fragen von Mitarbeitern zu Leistungen oder Vergütungen zu beantworten, sobald sie auftreten.

Strategisches Personalmanagement ist vorausschauender. Anstatt beispielsweise darauf zu warten, dass Fragen gestellt werden oder Mitarbeiter ihre Position verlassen, können HR-Experten eine Self-Service-Wissensdatenbank für Mitarbeiter entwickeln oder eine Initiative starten, um die Arbeitszufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu verbessern.

Einfach gesagt hilft strategisches HR dabei, die Zukunft der Organisation zu planen, anstatt nur die Gegenwart zu unterstützen.

Unternehmen, die strategisches HR praktizieren, profitieren von einer Vielzahl von Vorteilen, darunter:

• Bessere Abstimmung zwischen Personalstrategie und Geschäftsstrategie: Der Hauptvorteil der strategischen Personalplanung besteht darin, dass die Personalabteilung aktiv an der Erreichung der Geschäftsziele beteiligt ist. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise das Ziel hat, die Effizienz zu verbessern, wird die Personalabteilung dies unterstützen, indem sie nach Möglichkeiten zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sucht und Informationen zur Produktivität und Anwesenheit der Mitarbeiter analysiert.
• Durchdachte Einstellungsinitiativen: Die Personalplanung ist ein Element der strategischen Personalabteilung, das den Einstellungsbedarf Ihres Unternehmens in den nächsten zwei bis fünf Jahren antizipiert. Auf diese Weise kann Ihr Team bessere Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Ihre Talente effektiv einsetzen und welche Art von Ressourcen für die Rekrutierungsbemühungen bereitgestellt werden sollten und wann.
• Effektivere Schulungs- und Entwicklungsprogramme: Die Planung von Schulungs- und Entwicklungsinitiativen, die an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind, ist ein weiterer wichtiger Aspekt eines strategischen HR-Ansatzes. Wenn beispielsweise durch die Personalplanung klar wird, dass eine Handvoll hochrangiger Führungskräfte in den nächsten Jahren in den Ruhestand gehen werden, können Sie in ein Führungskräfteentwicklungsprogramm investieren, um aktuelle Mitarbeiter mit hohem Potenzial darauf vorzubereiten, diese Rollen zu übernehmen.

Beginnen Sie damit, organisatorische Ziele zu definieren

Es ist am besten zu wissen, wohin die Reise geht, bevor Sie sich auf den Weg machen, weshalb der erste Schritt in der strategischen Personalabteilung darin besteht, die dringendsten Geschäftsziele Ihres Unternehmens zu definieren. Ob es um die Verbesserung des Kundenservice oder die Erschließung neuer Märkte geht, arbeiten Sie mit Abteilungsleitern und C-Level-Führungskräften zusammen, um die Hauptziele Ihres Unternehmens für die nächsten ein bis drei Jahre zu skizzieren.

Bewerten Sie die Fähigkeiten Ihres aktuellen Teams

Der nächste Schritt der strategischen Personalplanung ist die Überprüfung Ihrer Belegschaft. Ziel dieses Audits ist es, ein Gefühl für die Fähigkeiten und das Potenzial Ihrer derzeitigen Mitarbeiter, einschließlich der Personalabteilung selbst, zu bekommen.

Prognostizieren Sie den zukünftigen Personalbedarf

Wenn Sie die zukünftigen Ziele Ihres Unternehmens und den Zustand Ihrer aktuellen Belegschaft kennen, besteht der nächste Schritt darin, mit Ihrem HR-Team über die Zukunft nachzudenken. Konzentrieren Sie sich auf die Beantwortung der folgenden Fragen, um dieses Brainstorming auf Kurs zu halten:

• Welche Kompetenzen müssen wir uns in den nächsten Jahren mit hoher Priorität aneignen?
• Gibt es aktuelle Mitarbeiter, die wir schulen können, um neue Fähigkeiten zu erwerben?
• Sollen wir unsere Mitarbeiterzahl erhöhen oder verringern? Um wie viel?
• Welche unternehmensweiten HR-Initiativen wären angesichts der Ziele unserer Organisation am vorteilhaftesten (z. B. Verbesserung des Mitarbeiterengagements, Einrichtung eines Programms zum Wohlbefinden der Mitarbeiter, Steigerung der Produktivität, Gewinnung von Mitarbeiterempfehlungen usw.)?

Erstellen Sie einen Aktionsplan

Als nächstes ist es an der Zeit, einen Aktionsplan auf der Grundlage Ihres prognostizierten Personalbedarfs zu entwickeln. Die konkreten Schritte, die Ihr Team unternehmen muss, hängen davon ab, wie Sie die Fragen in Schritt drei beantwortet haben. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie die Mitarbeiterzahl in den nächsten Jahren erheblich erhöhen müssen, sollte Ihr Team damit beginnen, einen Zeitplan für offene Stellen und Zieldaten für deren Besetzung zu erstellen.

Überwachen Sie kontinuierlich den Erfolg Ihrer Strategie

Strategisches HR ist eine kontinuierliche Anstrengung, aber das bedeutet nicht, dass Sie die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen nicht messen sollten. Die Metriken, die Sie verwenden, um Ihren Erfolg zu beurteilen, variieren je nach Schwerpunkt Ihres Plans; Wenn Ihr Team beispielsweise eine Mitarbeiterengagement-Initiative gestartet hat, können Sie Fehlzeiten, freiwillige Fluktuation und Produktivitätsmetriken mit den Raten vor der Initiative vergleichen, um sich ein Bild davon zu machen, wie effektiv Ihre Initiative war.

Bevor Sie loslegen, können Sie diese Ressourcen mit einem Lesezeichen versehen

In der Welt der Personalabteilung gibt es immer mehr zu lernen. Zu Ihrem Glück arbeiten wir ständig an neuen Forschungsergebnissen und Ressourcen, die Ihrem Team helfen, auf dem Laufenden zu bleiben.

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