So richten Sie Ihre Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen ein

Es gibt sehr wenig (wenn überhaupt) Raum für menschliches Versagen in der Gehaltsabrechnung. Unbezahlte Mitarbeiter sind verärgerte Mitarbeiter, und ein unbezahlter Internal Revenue Service (IRS) kann geradezu beängstigend sein.

Während größere Unternehmen möglicherweise eine ganze Abteilung für Gehaltsabrechnungsdienste haben oder die Verantwortung für die Gehaltsabrechnung an Dritte auslagern, verfügen Inhaber kleiner Unternehmen in der Regel über weniger Ressourcen.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen und nicht über das Budget verfügen, um an einen Gehaltsabrechnungsdienstleister auszulagern, sind Sie nicht allein. Laut der Steuerumfrage 2021 der National Federation of Independent Business ^[1] nutzen 54 % der kleinen Unternehmen keinen Drittanbieter für Gehaltsabrechnungen.

Die interne Verwaltung des Gehaltsabrechnungsprozesses ist zwar möglich, bringt jedoch einige Herausforderungen mit sich. In diesem Artikel behandeln wir Schritte, die Sie beim Einrichten der Gehaltsabrechnung für Ihr kleines Unternehmen unternehmen sollten, wie Sie häufige Herausforderungen mindern können und wie eine Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen dazu beitragen kann, die lästigsten Aspekte der Gehaltsabrechnung zu reduzieren.

3 Schritte, um die Gehaltsabrechnung in Ihrem kleinen Unternehmen zum Laufen zu bringen

Die Einrichtung der Gehaltsabrechnung ist letztendlich eine Mischung aus Personalverwaltung und Steuerformularnavigation. Einige Teile der Einrichtung der Gehaltsabrechnung ^[2] mögen offensichtlich erscheinen, während andere möglicherweise nicht so intuitiv sind. Hier sind drei grundlegende Schritte, die Sie unternehmen müssen, um die Grundlage für das Gehaltsabrechnungsmanagement zu legen.

1. Holen Sie sich die richtigen Unterlagen von Ihren Mitarbeitern

Ein reibungsloses Gehaltsabrechnungssystem hängt davon ab, dass Ihre Mitarbeiter die richtigen Unterlagen für die Steuervorbereitung erhalten: Papierkram und Gehaltsabrechnung gehen Hand in Hand. Um die richtigen Unterlagen von Ihren Mitarbeitern zu erhalten, müssen Sie zunächst wissen, um welche Art von Mitarbeitern es sich handelt.

Hier kann es schwierig werden.

↛ Herausforderung : Identifizieren Sie Ihre Mitarbeiter richtig, um Fehlklassifizierungen zu vermeiden.

Beim Onboarding von Mitarbeitern ist es wichtig zu wissen, um welche Art von Mitarbeitern es sich handelt. Werden sie als Vollzeitangestellte oder Vertragsangestellte betrachtet? Dies ist wichtig, weil es bestimmt, wie Sie sie bezahlen und Ihre Lohnsteuern abführen.

Manchmal erfolgt die Fehlklassifizierung von Mitarbeitern absichtlich, damit das Unternehmen die Zahlung von Überstunden oder Arbeitnehmerentschädigungen vermeiden kann. Dies kann zu Bußgeldern für Ihr Unternehmen führen.

Häufiger ist die Fehleinstufung von Mitarbeitern jedoch ein Unfall.

So vermeiden Sie es:

Der IRS schlägt vor, sich zu fragen: „Wie viel Kontrolle habe ich als Unternehmen über den Arbeitnehmer?“ Als allgemeine Faustregel bedeutet mehr Kontrolle über einen Arbeiter, dass er eher ein vollwertiger Angestellter als ein Auftragnehmer ist.

Wenn Sie der Person sagen, wo und wie sie ihre Arbeit erledigen soll, wenn Sie sie nach Erledigung einer bestimmten Arbeit weiter behalten und ihr Vorteile gewähren, haben Sie es wahrscheinlich mit einem Mitarbeiter und nicht mit einem Auftragnehmer zu tun.

Wenn die Person aufgrund der Arbeit kommt und geht, die Arbeit so erledigen kann, wie sie es für richtig hält, und für ihre eigenen Vorteile verantwortlich ist, dann ist sie wahrscheinlich ein Auftragnehmer. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihren Rechtsbeistand oder reichen Sie das Formular SS-8 beim IRS ein, um dessen Feststellung zu erhalten.

2. Dokumentieren Sie Ihre Lohnpolitik

Erwägen Sie, mit einem Anwalt zu sprechen oder die Hilfe einer juristischen Website in Anspruch zu nehmen, um Lohnvereinbarungen und -richtlinien zu dokumentieren.

Als Inhaber eines Kleinunternehmens sollte jeder, den Sie einstellen, ein klares Verständnis darüber haben, wie viel er bezahlt wird, wann er bezahlt wird, wie er bezahlt wird (z. B. direkte Einzahlung, Bargeld oder Scheck) und die mit dem Job verbundenen Sozialleistungen. Wie bei den meisten Rechtsdokumenten ist es besser, eine dokumentierte Lohnpolitik zu haben und sie nicht zu brauchen, als sie zu brauchen und sie nicht zu haben.

Sie sollten eine Kopie davon zusammen mit Einzelheiten zu Beschäftigungsbedingungen, Richtlinien und anderen Personalangelegenheiten unterschrieben und an einem sicheren Ort aufbewahren.

↛ Herausforderung: Dokumente geschützt und datenschutzkonform aufbewahren

Wenn Sie eine Mischung aus Mitarbeitern, Auftragnehmern und Mitarbeitern aus mehreren Staaten haben, müssen Sie viele Dokumente und Formulare nachverfolgen und speichern.

Da diese Dokumente sensible und personenbezogene Daten enthalten (z. B. Sozialversicherungsnummern), sollten Sie sicherstellen, dass sie sicher aufbewahrt werden – physische Dokumente in einem verschlossenen Aktenschrank und digitale Dokumente in einem gesicherten Softwaresystem.

Dies ist wichtig, weil Sie möchten, dass Mitarbeiter Ihnen ihre Informationen anvertrauen, und außerdem ist dies gesetzlich vorgeschrieben. Die Nichteinhaltung des Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACT Act) ^[3] der Vereinigten Staaten und des Fair Credit Reporting Act (FCRA) ^[4] oder der DSGVO der Europäischen Union kann zu hohen Strafen führen.

So vermeiden Sie es:

Um digitale Dateien, Richtlinien und die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter zu schützen, sollten Sie in Dokumentenverwaltungssoftware mit Funktionen investieren, die darauf ausgelegt sind, Dokumente sicher zu halten und Ihnen dabei helfen, die Einhaltung der für Ihre Mitarbeiter relevanten Datenschutzgesetze sicherzustellen.

Zu diesen Funktionen gehören ein zentraler Standort für alle Abteilungen zum Speichern von Daten, das Reduzieren von abteilungsübergreifenden Silos, das Automatisieren sich wiederholender Aufgaben und das Vereinfachen von Dokumentenscannen, Speichern, Abrufen und Archivieren von Prozessen.

3. Investieren Sie in Software, die Ihnen bei der Verwaltung der Gehaltsabrechnung hilft

Nichts verringert die Moral der Mitarbeiter schneller als ein oder zwei verspätete Gehaltsschecks. Gehaltsabrechnungssoftware kann helfen, den Gehaltsabrechnungsprozess zu rationalisieren, die Möglichkeit von Fehlern zu minimieren, Gehaltsabrechnungen sicher zu speichern und die Zahlung von Lohnsteuern erheblich zu vereinfachen.

Wenn Sie eine Kombination aus Vollzeitbeschäftigten, Auftragnehmern und Mitarbeitern in mehreren Staaten haben, kann eine Gehaltsabrechnungssoftware helfen, einen Teil des Stresses abzubauen, indem sie Aufzeichnungen organisiert und sicher führt und Berechnungen und Einzahlungen automatisiert. Dies hängt natürlich von der Auswahl der besten Gehaltsabrechnungssoftware für Ihre geschäftlichen Anforderungen ab.

↛ Herausforderung: Auswahl einer Lohnbuchhaltungssoftware

Ein optimierter Gehaltsabrechnungsprozess kann Ihrem Unternehmen auch Raum zum Wachsen geben. In einer Fallstudie zur Gehaltsabrechnung berichtete VYRL, ein Startup, dass die Investition in ein Gehaltsabrechnungssystem es ihnen ermöglichte, ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer schneller zu bezahlen, ihre Dokumente zu organisieren und ihnen die Möglichkeit gab, wettbewerbsfähigere Sozialleistungspakete anzubieten. Dies half ihnen letztendlich, ihr Geschäft auszubauen.

Aber der Kauf eines Gehaltsabrechnungssystems kann bei so vielen Optionen eine Herausforderung sein. Es kann leicht überwältigend werden, verschiedene Systeme und Funktionen zu vergleichen. Vielleicht denkst du dir: „Triff ich die richtige Entscheidung?“ und befürchten, dass Sie sich falsch entschieden haben.

So vermeiden Sie es:

Stellen Sie beim Kauf einer Gehaltsabrechnungssoftware (oder wirklich jeder Art von Software) sicher, dass Sie immer Ihr ursprüngliches Problem im Auge behalten, damit Sie priorisieren können, welche Funktionen für Sie wichtig sind.

Einige wichtige Funktionen von Gehaltsabrechnungssoftware, die Sie beachten sollten, sind:

• Direkte Einzahlung
• Steuererklärung (Lohnsteuer, Medicare-Steuer usw.)
• Compliance-Management
• Mitarbeiter-Self-Service (ESS)
• Buchhaltungs- und Zeiterfassungsintegrationen

Denken Sie daran, dass Gehaltsabrechnungssoftware eine Reihe von Funktionen bietet, von grundlegenden Gehaltsabrechnungsfunktionen bis hin zu komplexeren. Es schadet nie, Software „anzuprobieren“, indem Sie die Testangebote nutzen, um sicherzustellen, dass sie gut zu Ihrem Unternehmen passt, und vor dem offiziellen Start Probeläufe des Systems durchführen.

Entlasten Sie den Stress der Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung kann mit all ihren beweglichen Teilen und hohen Einsätzen leicht überwältigend werden. Aber die richtige Dokumentation von Anfang an, ein sicheres und organisiertes Dokumentenspeichersystem für Gehaltsabrechnungen und die richtige Software für Ihr Unternehmen können den Prozess erheblich vereinfachen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, ziehen Sie in Erwägung, Capterras Shortlist-Quiz zu machen, um einige der Optionen einzugrenzen.

Quellen

1. Steuerumfrage 2021 der National Federation of Independent Business, NFIB Research Center
2. Mitarbeiter einstellen und verwalten, US Small Business Administration
3. Fair and Accurate Credit Transactions Act, Federal Trade Commission
4. Zusammenfassungen der Rechte nach dem Fair Credit Reporting Act, Bundesregister