So starten Sie ein Callcenter (7-Schritte-Anleitung)

Veröffentlicht: 2023-12-13

Die Gründung eines Callcenters muss weder teuer noch kompliziert sein. Dennoch kann es manchmal schwierig sein, einen klaren Ausgangspunkt zu finden.

Es sind mehrere Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen, z. B. die Art der Anrufe, die Sie bearbeiten, die Technologie, die Sie einsetzen müssen, und die regulatorischen Anforderungen, die Sie kennen müssen.

Mit diesem Leitfaden möchten wir Ihnen alle Informationen geben, die Sie für den Betrieb eines produktiven und profitablen Callcenters benötigen.

Beginnen wir damit, die Art des Callcenters (oder Kontaktcenters) zu identifizieren, das Sie eröffnen möchten.

Welche Art von Callcenter möchten Sie eröffnen?

Die Entscheidung für die Art des Callcenters beginnt damit, herauszufinden, ob ein lokales, virtuelles oder Omnichannel-Callcenter am besten für Sie geeignet ist. In diesem ersten Abschnitt werden Kosten, Vor- und Nachteile erläutert, um Ihnen eine fundierte Entscheidung zu erleichtern.

1. Callcenter vor Ort

Ein Callcenter vor Ort arbeitet an einem physischen Standort, an dem Ihre Agenten und Ihre Ausrüstung untergebracht sind. Es stützt sich auf interne Server und Software zur Unterstützung der zugrunde liegenden Infrastruktur.

Diese Art von Callcenter erfordert eine hohe Anfangsinvestition. Sie benötigen nicht nur ein Gebäude, in dem die Agenten arbeiten können, sondern müssen auch Hardware, Möbel und Alltagsbedarf kaufen. Ihre Mitarbeiter benötigen mindestens Schreibtische, Stühle, Laptops und eine Telefonanlage.

Zusätzlich zu diesen anfänglichen Infrastrukturkosten müssen Sie Wartungs-, Versorgungs- und IT-Supportkosten einkalkulieren – dabei handelt es sich um laufende Kosten, die während der gesamten Lebensdauer Ihres Callcenters anfallen.

Wenn Sie mehr Personal (saisonal oder dauerhaft) hinzufügen müssen, müssen Sie auch die entsprechenden Hardware- und Softwarelizenzen kaufen.

Auch wenn die Vorabkosten alarmierend sein mögen, gibt es doch einige klare Vorteile bei der Wahl eines Callcenters vor Ort.

Vorteile Nachteile
Vollständige Kontrolle über Ihr Callcenter Hohe Vorabinvestition
Oft ist es einfacher, Agenten einzubinden und zu schulen Mangelnde Flexibilität bei der Skalierung
Vollständige Kontrolle über die Infrastruktur Zusätzliche Hardware erforderlich, wenn neue Funktionen verfügbar werden

2. Virtuelles Callcenter

Virtuelle Callcenter ermöglichen es Callcenter-Agenten, mithilfe cloudbasierter Callcenter-Software von überall aus zu arbeiten, oft von zu Hause aus.

Durch den Zugriff auf eine Telefon- und Callcenter-Einrichtung über das Internet können sich Agenten anmelden, um Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, ohne sich in einem physischen Büro befinden zu müssen. Agenten können entweder über ein Tischtelefon oder ein Softphone mit Headset verfügen.

Aus Kostengründen ist Ihre Anfangsinvestition geringer, da für den Betrieb des Callcenters keine physischen Büroräume oder Hardware vor Ort erforderlich sind. Stattdessen versetzt cloudbasierte Software Callcenter-Agenten in die Lage, eingehende Anrufe in großem Umfang entgegenzunehmen.

Vorteile Nachteile
Skalierbarkeit für Saisonalität oder Expansion Vertrauen auf die Internetverbindungen der Agenten zu Hause
Geringere Einrichtungskosten Vertrauen auf die Stromversorgung zu Hause der Agenten
Talentakquise von überall Potenzielle Herausforderungen bei der Zusammenarbeit, wenn Agenten nicht daran gewöhnt sind, von zu Hause aus zu arbeiten

3. Omnichannel-Kontaktcenter

Eine zweite Form des Cloud-Kontaktcenters ist ein Omnichannel-Kontaktcenter . Dies ähnelt dem Cloud-Callcenter, verfügt jedoch zusätzlich über zusätzliche Kommunikationskanäle wie E-Mail, Web-Chat, SMS und soziale Medien.

Über dieselbe oder eine ähnliche Schnittstelle bearbeiten Agenten eingehende Anfragen von den Kanälen, die Sie unterstützen möchten. Sie können diese Kanäle basierend auf Kundenverhalten oder -profilen auswählen.

Beispielsweise nutzen Millennials eher Textnachrichten, als in einer Anrufwarteschlange zu warten. Wenn Ihr Unternehmen ältere Menschen betreut, ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Sie über soziale Medien kontaktieren, wahrscheinlich geringer als über einen Telefonanruf.

Nextiva Callcenter-Integration

Unabhängig davon, über welche Kanäle Ihre Kunden Sie kontaktieren, verknüpft ein Omnichannel-Kontaktcenter alle Interaktionen, sodass Agenten einen ganzheitlichen Überblick über alle Interaktionen mit jedem Kunden haben.

Wenn Mary also anruft, um ihr Online-Magazinabonnement zu erneuern, aber gleichzeitig eine E-Mail sendet, in der sie mitteilt, dass sie nicht auf ihr Konto zugreifen kann, können die Support-Mitarbeiter auf die Aufzeichnungen zu jeder Kommunikation zugreifen und sehen, dass sie die Zahlung abgeschlossen hat, und sie reaktivieren Konto. Es besteht keine Notwendigkeit, nach Details zu fragen, was den Kunden unnötig frustriert.

Wenn Sie sich für die Unterstützung weiterer Kanäle entscheiden, müssen Sie für deren Unterstützung bezahlen. Im Gegensatz zu einem Callcenter, wo es nur einen Kommunikationskanal gibt, erhöhen einige Omnichannel-Contact-Center ihre Preise aufgrund von Add-ons oder bieten eine umfassende Omnichannel-Lizenz an.

Vorteile Nachteile
Verbessertes Kundenerlebnis durch die Bereitstellung mehrerer Touchpoints Zusätzliche Schulung für den Umgang mit mehreren Kanälen
Bevorzugte Kanalauswahl für Kunden basierend auf ihrem eigenen Zeitplan Höhere Komplexität bei der Verwaltung und Integration verschiedener Kanäle
Bessere Möglichkeiten zur Erfassung und Analyse von Kundendaten Erfordert hochqualifizierte Agenten, die mit mehreren Kommunikationsarten umgehen können

Welche Art von Anrufen werden Ihre Agenten entgegennehmen?

Sobald Sie wissen, welche Art von Callcenter Sie benötigen, ist es an der Zeit, herauszufinden, welche Anrufe Ihre Agenten entgegennehmen.

Normalerweise unterteilen wir Callcenter in folgende Gruppen:

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Unterschiede, um herauszufinden, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Eingehende Anrufe

Die häufigste Art von Callcenter ist die Bearbeitung eingehender Anfragen. Unabhängig von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung wird es Zeiten geben, in denen Kunden Sie kontaktieren müssen, um Kundensupport zu erhalten.

Zu den häufigsten eingehenden Abfragen gehören:

Wenn Kunden eine der oben genannten Fragen haben, greifen sie traditionell zuerst zum Telefon, um die Hilfe zu erhalten, die sie benötigen.

Durch den Betrieb eines Inbound-Callcenters wird die Verwaltung des Anrufverkehrs einfacher und kann bei guter Abwicklung zu einer hohen Kundenzufriedenheit führen.

Mit Callcenter-Funktionen wie automatischer Vermittlung, interaktiver Sprachantwort ( IVR ) und Anrufwarteschlange leiten Sie den Anruf intelligent und in kürzester Zeit an die richtige Stelle weiter.

Andererseits kann es in Inbound-Callcentern zu Spitzenzeiten zu einer hohen Anzahl an Anrufen kommen, was ein effektives Personalmanagement erfordert. Dies ist eine wichtige Fähigkeit und wird häufig durch zusätzliche Software oder Hardware ergänzt.

Aus der Sicht eines Agenten erfordert die Bewältigung kontinuierlicher (und oft komplexer) eingehender Anfragen einen ausgeprägten Kundenservice und Fähigkeiten zur Problemlösung. Diese Fähigkeiten sind nicht so wichtig, wenn Sie ein Outbound-Callcenter betreiben.

Ausgehende Anrufe

Outbound-Callcenter funktionieren, indem sie Anrufe vom Callcenter an bestehende und potenzielle Kunden tätigen.

Zu den häufigsten ausgehenden Anrufen gehören:

Funktionen eines Outbound-Callcenters

Beim Start eines Outbound-Callcenters besteht das Ziel darin, Verkäufe und Leads zu generieren, die direkt zum Umsatz beitragen. Anstatt Vertriebsmitarbeiter zu bitten, Anrufe manuell zu tätigen, bietet Callcenter-Software die Kontrolle über den Zeitpunkt und die Ziele der Anrufe.

Sie können Predictive-Dialer-Software verwenden, um das Risiko einer Voreingenommenheit bei der Auswahl der anzurufenden Personen zu beseitigen. Als Nebeneffekt gibt es keine Fehlwahlen, da die Technologie das Wählen für Sie übernimmt.

Aufgrund der anspruchsvollen Natur der Vertriebsaufgaben kommt es in Outbound-Callcentern jedoch häufig zu einer hohen Agentenfluktuation.

Sie müssen sich auch der regulatorischen Herausforderungen bewusst sein, insbesondere der Telemarketing-Gesetze in Bezug auf Daten und Datenschutz.

Outbound- vs. Inbound-Callcenter

Inbound-Callcenter Outbound-Callcenter
Arten von Anrufen Eingehende Anrufe kommen im Callcenter an Ausgehende Anrufe vom Callcenter
Ziele Kundendienst Lead-Generierung
Arten von Dienstleistungen Support- und Produkt-/Dienstleistungsanfragen Vertriebs- und Markt-/Kundenforschung

Gemischte Anruftypen

Wir bezeichnen ein Callcenter, das sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe unterstützt, als Blended Call Center.

Ein gemischtes Callcenter bietet Kundenservice und technischen Support und führt Vertriebs- und Marketingaktivitäten durch. Die Agenten sind entweder fachübergreifend ausgebildet oder in verschiedene Abteilungen aufgeteilt.

Wenn Agenten gebeten werden, verschiedene Arten von Transaktionen zu verwalten, steigert dies die Leistung der Agenten und trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu vermeiden, z. B. durch das Warten auf das Klingeln des Telefons. Diese Flexibilität sorgt auch für ein angenehmeres Mitarbeitererlebnis für die Agenten. Anstatt bei der Arbeit in einem Callcenter jeden Tag das Gleiche zu tun, haben sie Abwechslung.

Agenten müssen jedoch alle relevanten Schulungen absolvieren, um sich in verschiedenen Anrufarten weiterzubilden. Die Alternative besteht darin, erfahrenere Agenten zu beauftragen, die oft mit höheren Kosten verbunden sind.

So starten Sie ein Callcenter (7 Schritte)

Wenn Sie ein Callcenter eröffnen, lohnt es sich, über einen soliden Plan zu verfügen. Deshalb haben wir diesen Leitfaden erstellt, der Ihnen den Einstieg in diesen Prozess erleichtern soll.

Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, Ihr Callcenter vom ersten Tag an mit allem einzurichten, was Sie brauchen. Während Sie Fortschritte machen, werden Sie in der Lage sein, Lücken zu schließen, aber eine solide Grundlage ist entscheidend für den frühen Erfolg.

1. Erstellen Sie Ihren Businessplan

Es kann beängstigend sein, mit einer leeren Tafel anzufangen. Ein klarer Geschäftsplan beseitigt diese Angst.

Beginnen Sie damit, Ihre Geschäftsziele, Strategien und Finanzprognosen zu skizzieren.

Stellen Sie Fragen wie:

Aus den Antworten auf diese Fragen können Sie Betriebspläne und ein detailliertes Budget erstellen. All dies fließt in Ihren umfassenderen Geschäftsplan ein.

Wenn Sie sich für ein Callcenter vor Ort entscheiden, erstellen Sie einen separaten Plan, der den Bau, die Vermietung oder die Beschaffung von physischem Raum, Ausrüstung und Telefonleitungen umfasst.

Denken Sie darüber nach, als Unterabschnitt Ihres Geschäftsplans eine Callcenter-Strategie oder einen Callcenter-Betriebsplan zu entwickeln. Dazu sollten Ziele, Fähigkeiten und Vorgaben sowie die Suche nach der richtigen Technologie zur Unterstützung Ihrer Kunden gehören.

Hilfreiche Lektüre: Was ist eine Callcenter-PBX?

2. Investieren Sie in Callcenter-Software

Wenn Sie Ihre Technologie richtig einsetzen, können Ihre Agenten vom ersten Tag an produktiv sein.

Durch die Wahl einer Benutzeroberfläche, die einfach zu navigieren und zu erlernen ist, helfen Sie Ihren Agenten, jede Situation unter Kontrolle zu behalten. Sie können problemlos mit Kunden sprechen, Notizen hinzufügen und Informationen zu Tickets hochladen.

Wenn Sie diese Autonomie ermöglichen, gepaart mit den Vorteilen einer funktionsreichen cloudbasierten Callcenter-Software, profitieren Sie von hoher Produktivität, einem großartigen Kundenerlebnis und Skalierbarkeit, und niedrigere Vorlaufkosten machen diese Wahl attraktiver.

Omnichannel-Kontaktcenter-Dashboard

Ein cloudbasiertes Modell läuft in der Regel pro Benutzer, sodass Sie immer wissen, wie hoch Ihre Ausgaben sein werden. Dies könnte mit der Anzahl der benötigten Kundenbeziehungsmanagement-Systemplätze (CRM) in Einklang stehen und so einen echten Call-Center-Ausgabenwert pro Benutzer liefern.

Hinweis: Wenn Sie ein CRM betreiben, denken Sie über Ihre Integrationsanforderungen nach. Der Datenaustausch zwischen Systemen trägt zur Effizienz der Agenten und einem besseren Kundenerlebnis bei.

Stellen Sie bei der Auswahl eines Cloud-Callcenters sicher, dass Sie von Anfang an über einen zuverlässigen Hochgeschwindigkeits-Internetdienst und grundlegende Hardware wie Computer und Headsets verfügen.

Wenn Sie Agenten erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten, stellen Sie sicher, dass sie einen Netzwerkqualitätstest durchführen, um sicherzustellen, dass ihre Setups ausreichend VoIP unterstützen.

3. Stellen Sie Personal ein und schulen Sie es

Wenn Sie betriebsbereit sind und wissen, dass es Zeit für eine Expansion ist, ist es ratsam, klein anzufangen.

Stellen Sie ein paar hochqualifizierte Agenten ein, um ein großartiges Kundenerlebnis zu schaffen, und skalieren Sie dann, wenn Ihr Unternehmen wächst. Das Hinzufügen neuer Agenten zu cloudbasierten Callcentern dauert nur wenige Minuten. Sie können sie auch selbst hinzufügen, wenn Ihr Anbieter ein Self-Service-Portal anbietet.

Es gehört zu den Best Practices von Callcentern, die Schulung und das Onboarding intern durchzuführen. Sie sollten nicht nur unnötige Schulungen und Outsourcing-Kosten vermeiden, sondern auch interne Produktexperten haben, die Ihr Team coachen und ihm Feedback geben.

4. Bestätigen Sie die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften

Wenn Sie Kundendaten erhalten möchten, müssen Sie sich über die jeweiligen Landes-, Landes- oder Kontinentalgesetze zum Umgang mit Daten informieren.

Zu den Kundendaten können aus Marketingressourcen erfasste E-Mail-Adressen und Zahlungskarteninformationen gehören, wenn Kunden Zahlungen per Telefon tätigen. Stellen Sie bei Letzterem sicher, dass Ihr Callcenter die PCI-Konformität einhält, indem Sie Kreditkartenzahlungen sicher einziehen.

Callcenter, die geschäftliche SMS-Funktionen wie Terminerinnerungen oder saisonale Angebote anbieten, sollten die Einhaltung des 10-Digit Long Code ( 10DLC ) prüfen. 10DLC bezieht sich auf eine personalisierte Telefonnummer, die aus einer 10-stelligen Telefonnummer besteht und für geschäftliche Kommunikations- und Textnachrichtenanwendungen bestimmt ist.

SMS-Nummern

Die Nutzung einer solchen Nummer unterliegt allerdings eigenen Compliance-Vorschriften. Unternehmen müssen die Genehmigung des Kampagnenregisters einholen, bevor sie Nachrichten senden können. Der A2P 10DLC-Registrierungsprozess besteht aus zwei Teilen:

5. Legen Sie Branchen-Benchmarks fest

Es ist wichtig, die erwartete Kundendienstrate in Ihrer Branche zu verstehen. Dies ist eine goldene Kennzahl, mit der Sie verglichen werden.

Beginnen Sie damit, für Ihre Branche relevante Kennzahlen zu finden. Finden Sie die Preise für einige dieser gängigen Kennzahlen heraus (eine einfache Google-Suche sollte funktionieren):

Sobald Sie die Tarife haben, stellen Sie sicher, dass Sie realistische Ziele setzen. Sie können beispielsweise nicht damit rechnen, mit dem Kundensupport von Amazon mit Tausenden von Agenten zu konkurrieren, wenn Sie nur eine Handvoll Agenten haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Callcenter-Kennzahlen durchgängig einem fairen Benchmarking unterliegen.

Mit der Zeit möchten Sie diese KPIs verbessern. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist durch Qualitätskontrolle und Kundenfeedback.

6. Richten Sie Qualitätskontrolle und Kundenfeedback ein

Um sicherzustellen, dass alle einen einheitlichen Ansatz verfolgen, ist es von entscheidender Bedeutung, ein hohes Maß an Kundenservice aufrechtzuerhalten. Dieser Vorgang wird Qualitätssicherung genannt.

Dabei geht ein Callcenter-Manager oder Supervisor eine Checkliste durch, um zu sehen, ob sich die Agenten an ein vorab geplantes Skript halten und ihre Kundendienstfähigkeiten einsetzen:

Aus den Ergebnissen dieser Checks erfahren Sie, wer weitergebildet werden muss und identifizieren Leistungsträger in Ihrem Callcenter.

Callcenter-Qualitätssicherung in Nextiva

Neben Ihrem Qualitätssicherungsprozess ist es sinnvoll, regelmäßig Feedback von Kunden einzuholen und es zur Verbesserung Ihrer Dienstleistungen zu nutzen.

Um massenhaft Feedback einzuholen, verwenden Callcenter zwei gängige Techniken:

️ Umfragen zur Kundenzufriedenheit

Bei Umfragen zur Kundenzufriedenheit handelt es sich um Fragebögen, die Sie erstellen können, um bestimmte Elemente Ihrer Kundendienstfunktion zu messen.

Da es sich häufig um Multiple-Choice-Fragen handelt, können Sie so viele oder so viele Umfragefragen stellen, wie Sie möchten, um Einblicke in die Meinung Ihrer Kunden zu ihren Erfahrungen mit Ihnen zu erhalten.

Nehmen Sie sich bei der Planung Ihrer Umfrage Zeit, die Fragen richtig zu stellen. Überlegen Sie, was Sie lernen werden, um zu entscheiden, ob eine Frage in die Umfrage aufgenommen wird.

Überlegen Sie dann, wie Sie Kunden davon überzeugen können, an der Umfrage teilzunehmen. Der Einsatz von Wettbewerben oder Belohnungen ist eine gängige Strategie, um eine hohe Akzeptanz zu fördern.

So erstellen Sie eine erfolgreiche Kundenbefragung

️ Net Promoter Score

Der NPS ist eine Berechnung, mit der ermittelt wird, wie wahrscheinlich es ist, dass Kunden Ihren Service weiterempfehlen. Der NPS reicht von –100 bis +100 und wird oft als „Goldstandard-Kundenerlebnismetrik“ bezeichnet.

Die zentrale NPS-Frage lautet:

Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen einem Freund oder Kollegen weiterempfehlen?

Die Befragten können einen Wert zwischen 0 und 10 erreichen, wobei 0 „überhaupt nicht wahrscheinlich“ und 10 „extrem wahrscheinlich“ bedeutet.

Anhand der Antworten auf die Hauptfrage addieren Sie die Anzahl der Antworten, wenden die NPS-Formel an und erhalten ein Endergebnis.

Was ist der Net Promoter Score?

7. Skalierbarkeit und Wachstum

Wenn Sie wachsen, ist es wichtig, die Leistung Ihres Unternehmens sowie die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu überwachen.

Überwachen Sie Ihre Callcenter-Kennzahlen, um sicherzustellen, dass Ihre Agenten ihre Aufgaben im Griff behalten und die Leistungserwartungen übertreffen. Dies sollte grundlegende Dinge wie Anwesenheit und verfügbare Zeit sowie weitere umsatzwirksame Key Performance Indicators (KPIs) wie Kundenbindungsraten und Kosten pro Anruf umfassen. Sie können dies alles in Echtzeit und durch Untersuchung historischer Daten anzeigen.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Ihren Callcenter- Managementplan zu überprüfen. Schauen Sie sich die sechs wichtigsten Meilensteine ​​unten an und sehen Sie, wo Sie stehen:

Wenn Sie den Zielen Ihres Callcenters bedeutende Fortschritte machen, ist es möglicherweise an der Zeit, eine Erweiterung zu planen. Sie können darüber nachdenken, mehr Personal und Call-Center-Dienste hinzuzufügen, wenn Ihr Budget dies zulässt.

Wenn Ihre Kennzahlen darauf hindeuten, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und Ihre Konten dies bestätigen, kann die Skalierung Ihres Unternehmens eine der wichtigsten Entscheidungen sein, die Sie treffen.

Ich empfehle, bei der Skalierung Ihres Callcenters bewusst vorzugehen. Prüfen Sie die Leistung von Einzelpersonen und Teams sorgfältig, um Prozess- oder Führungsengpässe zu identifizieren, die das Wachstum hemmen. Wenn alle ihre Leistungen wie geplant erbringen, ist es eine einfache Entscheidung, weitere Vorgesetzte und Agenten hinzuzufügen.

Es beginnt mit der richtigen Callcenter-Software

Ein Callcenter zu eröffnen muss nicht schwer sein. In der Vergangenheit dauerte die Installation wochen- oder sogar monatelang, lange bevor der erste Anruf eintraf.

Mit der Leistungsfähigkeit cloudbasierter Kommunikation können Sie jetzt innerhalb weniger Stunden ein neues Callcenter einrichten. Nachdem Sie Anrufabläufe und Team-Workflows geplant haben, ist der Rest ein Kinderspiel.

Wenn Sie ein Callcenter eröffnen, gehören zu den wichtigsten Funktionen Softphones, IVR, automatische Anrufverteilung , fähigkeitsbasierte Anrufweiterleitung und Anrufaufzeichnung.

Passen Sie glänzende neue Callcenter-Funktionen an Ihre Geschäftsanforderungen an. Das heißt, nicht jeder braucht zu Beginn den ganzen Schnickschnack.

Nachdem Sie die Art des Callcenters ermittelt haben, das Sie benötigen, und die Art der Kundenanrufe, die Sie bearbeiten möchten, arbeiten Sie mit Ihrem Callcenter-Anbieter zusammen, damit dieser Sie dabei unterstützen kann, diese Ziele zu erreichen, einschließlich hilfreicher Ideen, um dies schneller zu erreichen.

Wenn Sie ein cloudbasiertes Callcenter mit vielen Funktionen suchen, die sich bei Bedarf skalieren lassen, schauen Sie sich die VoIP-Callcenter-Lösung von Nextixa an.