4 Tipps zur Softwareerneuerung zur Optimierung Ihrer Technologie
Veröffentlicht: 2022-05-07
Nutzen Sie Ihren Verlängerungszeitraum, um den Softwaremarkt zu erkunden und neue Funktionen für Ihr Unternehmen zu entdecken.
Der Zeitraum Ihres Softwareabonnements ist fast abgelaufen. Verlängern Sie dieses Abonnement, ohne sich auf dem Markt nach besseren Optionen umzusehen? Selbst wenn Sie mit dem System zufrieden sind, ist die Verlängerung eine Gelegenheit, um zu bestätigen, dass Sie über die beste verfügbare Software verfügen.
Die Gartner-Umfrage 2020 unter Softwarekäufern weltweit zeigt, wie viele Unternehmen den Abonnementverlängerungsprozess angehen. Wir haben diese Ergebnisse analysiert, um vier klare Maßnahmen zu formulieren, die Sie ergreifen können, wenn Sie das Ende eines Softwarevertrags erreichen. (Vollständiger Bericht für Gartner-Kunden verfügbar)
Behandeln Sie jede Erneuerung als eine neue Softwaresuche
Über 80 % der Umfrageteilnehmer untersuchen Alternativen eingehend oder oberflächlich, ob sie mit ihrer aktuellen Software zufrieden sind oder nicht.
Erneuern Sie Ihre aktuelle Software nicht beiläufig, ohne neue Optionen zu prüfen. Es mag vernünftig sein, einfach zu erneuern, aber Sie könnten neue, wertvolle Funktionen verpassen, die kürzlich erschienen sind.
Achten Sie auf die Zeichen, die darauf hindeuten, dass Sie neue Software finden müssen – wenn auch nur eines davon zutrifft, müssen Sie Ihre Optionen auf dem Softwaremarkt überprüfen.
Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen nutzt jede Verlängerungsperiode als Gelegenheit, sich nach anderen Systemen umzusehen, nur um herauszufinden, ob Wettbewerber etwas Neues anbieten, das ihrem Geschäft einen Mehrwert verleihen könnte. Fast die Hälfte der befragten Unternehmen (45 %) führt vor der Erneuerung eine eingehende Bewertung der Software durch.
Wonach sollten Sie also suchen? Wenn Sie größere Beschwerden über das aktuelle System haben, beginnen Sie dort – sowohl technische als auch Sicherheitsprobleme sind oft die Hauptgründe, andere Optionen in Betracht zu ziehen.
Abgesehen davon, überlegen Sie, ob Ihr Unternehmen in eine der folgenden Situationen passt:
- Der Return on Investment (ROI) für die Software entspricht nicht Ihren Erwartungen.
- Sie haben geschäftliche Herausforderungen erlebt, wie z. B. die Verwendung eines einzigen Logins für mehrere Benutzer oder komplizierte Arbeitsabläufe, die Projekte verlangsamen.
Schließlich hat sich Ihr aktueller Anbieter möglicherweise gemeldet, um neue Funktionen zu teilen, oder Sie haben von Kollegen davon gehört. All dies sind triftige Gründe, um neue Optionen zu prüfen, also geben Sie sich zwei bis drei Monate Zeit, um zu recherchieren.
Priorisieren Sie Funktionen, um die Größe anzupassen und Geld zu sparen
Unter normalen wirtschaftlichen Bedingungen geben 64 % der Befragten an, dass sie mindestens einen Abonnementvertrag herabgestuft oder gekündigt haben.
Wenn die meisten Unternehmen neue Software während jeder Verlängerungsperiode bewerten, was genau tun sie dann? Die Mehrheit neigt dazu, Funktionen hinzuzufügen oder Dienste zu erweitern. Aber für viele ist das Ziel, die gleiche Funktionalität für weniger Geld zu bekommen.
Wenn Sie also neue Funktionen überprüfen, nutzen Sie diese Gelegenheit, um zu überlegen, welche Funktionen Ihrer Software Ihre Ziele in diesem neuen Geschäftsumfeld wirklich vorantreiben, und bestimmen Sie, welche Funktionen Sie jetzt möglicherweise nicht benötigen.
Softwareanbieter möchten Ihr Geschäft letztendlich so lange wie möglich halten, daher haben sie eine Motivation, den Wert Ihrer Beziehung zu demonstrieren und die von Ihnen gewünschten spezifischen Funktionen bereitzustellen, selbst wenn Sie weniger bezahlen.
Unterteilen Sie Features in erforderliche , wertvolle und optionale Buckets. Fordern Sie an, dass der Anbieter Ihnen zeigt, wie sich die Preise ändern könnten, wenn einige optionale Funktionen entfernt werden.
Die Verlängerung ist auch ein guter Zeitpunkt, um Ihren Bedarf an Support zu überprüfen – nach etwa einem Jahr mit neuer Software sollten Sie in der Lage sein, Ihre Ausgaben für Support-Services zu reduzieren, wenn Ihr Team an Kompetenz gewinnt. Fragen Sie, ob der Anbieter einen Supportplan hat, der für Sie am besten geeignet ist.
Verwenden Sie unseren Artikel zu den Best Practices für den Abschluss eines Softwarekaufs, um eine Vorlage herunterzuladen, mit der Sie diese Funktionen auflisten und bewerten können, und erfahren Sie dann, wie Sie die tatsächlichen Kosten für Software bewerten, wenn Sie sich dem Verlängerungsdatum nähern.
Es ist in Ordnung, lange Verpflichtungen zu vermeiden
Fünfundfünfzig Prozent der Käufer verpflichten sich zu Verträgen mit einer Laufzeit von nur einem Jahr oder weniger.
Als Software nur auf lokalen Rechnern installiert wurde, war es sinnvoll, einen Mehrjahresvertrag abzuschließen. Der Wechsel zu einem anderen System kann Monate dauern, bis es einsatzbereit ist, aber die heutige Cloud-basierte Software gibt den Käufern mehr Macht.
Software-as-a-Service (SaaS)-Produkte bieten eine attraktivere Option für kleine und mittelständische Unternehmen – sie sind aufgrund der Abonnementpreise günstiger in der Einführung, und die Flexibilität bedeutet, dass Sie von jedem Gerät mit einem Webbrowser aus auf das System zugreifen können. Das macht den Wechsel zwischen wenigen verschiedenen Systemen viel einfacher.
Jeder Anbieter hat seine eigenen Richtlinien für Vertragslaufzeiten und bietet oft ein günstigeres Paket für Verpflichtungen von mindestens einem Jahr an, also stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Optionen verstehen.
Überprüfen Sie vor der Verlängerung Ihren aktuellen Softwarevertrag, um die Verpflichtungen Ihres Unternehmens bei der Kündigung zu verstehen. Sie sollten einige allgemeine Klauseln sehen:
- Kündigung aus Gründen oder aus wichtigem Grund : „Aus Gründen der Bequemlichkeit“ bedeutet, dass Sie aus beliebigem Grund kündigen können, und „aus wichtigem Grund“, dass Sie nur kündigen können, wenn der Anbieter gegen die Vereinbarung verstößt.
- Gebühren für vorzeitige Beendigung : Anbieter erheben häufig Gebühren und andere Strafen für die vorzeitige Beendigung eines Vertrags, die die Kosten des Anbieters für den Verlust eines Kunden ausgleichen.
- Anforderungen nach Beendigung : Wenn Sie einen Softwarevertrag kündigen, ob vorzeitig oder nicht, haben Sie möglicherweise einige Verpflichtungen. Beispielsweise sollte der Vertrag abdecken, wie alle Ihre Daten aus dem System erfasst und entfernt werden.
Verstehen Sie die Kündigungsklauseln in Ihrem Vertrag. Wenn Sie nach einer Vereinbarung mit dem Produkt zufrieden sind, können Sie sich für einen längerfristigen Vertrag entscheiden. Kürzere Vertragslaufzeiten können mehr kosten, geben Ihnen aber die Flexibilität, die Software schnell zu wechseln.
Geben Sie sich nicht mit einem weniger als idealen System zufrieden
726 Befragte (52 %) geben an, mindestens einen Abonnementvertrag verlängert zu haben, obwohl sie damit nicht zufrieden waren.
Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen haben ein Abonnement für Software verlängert, die ihnen nicht einmal gefiel. Eine Vielzahl von Situationen kann Ihr aktuelles, aber alles andere als ideales System zur geeignetsten Wahl machen.
Aber Sie müssen sich nicht mit „weniger als ideal“ zufrieden geben. Mit dem Erkunden der über 750 Softwarekategorien von Capterra zu beginnen, ist ein guter erster Schritt. Jedes Produktprofil enthält Gesamtbewertungen mit Bewertungen für Benutzerfreundlichkeit, Kundenservice, Funktionen und Preis-Leistungs-Verhältnis sowie detaillierte Benutzerbewertungen, um die Zeit, die zum Identifizieren von Optionen erforderlich ist, erheblich zu verkürzen.
Beginnen Sie frühzeitig mit Ihrer Recherche. Richten Sie im letzten Jahr Ihres Abonnementvertrags wiederkehrende Besprechungen für ein Softwarebewertungsteam ein, das sich aus Ihren wichtigsten Stakeholdern im Unternehmen zusammensetzt, um Folgendes festzulegen:
- Schmerzpunkte mit dem aktuellen System
- Alternative Systeme mit ähnlicher Funktionalität
Diese helfen Ihnen, Ihre Optionen vor der Erneuerungszeit zu verstehen. Sehen Sie sich Schritt eins in unseren Tipps an, um Ihre Softwareverhandlungen zu beschleunigen – dieselben Personen, die Sie für ein Verhandlungsteam benötigen, sollten an diesen Meetings teilnehmen.
Wie Sie diesen Rat in die Tat umsetzen
Die Erneuerungszeit ist eine großartige Gelegenheit, verschiedene Systeme zu überprüfen. Aber wenn Sie mit der aktuellen Software zufrieden sind, ist der einfachste Schritt, sie zu erneuern. Verwenden Sie diese Tipps als Leitfaden für beide Situationen:
- Wenn Sie sich dafür entscheiden, bei Ihrem aktuellen System zu bleiben : Überlegen Sie, welche Funktionen oder Dienste Sie sich leisten können, um sie auf „richtige Größe“ zu entfernen. rightsize Rightsizing in Bezug auf Software ist der Prozess des Entfernens oder Hinzufügens von Funktionen, um das System für Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ihr Budget zu optimieren. das System und sparen Geld. Sehen Sie sich unsere 6 Schritte für eine erfolgreiche Softwarevertragsverhandlung an.
- Wenn Sie sich entscheiden, ein anderes System zu finden : Versammeln Sie ein Jahr nach Ablauf Ihres Vertrags Kollegen und Mitarbeiter, um die Probleme zu verstehen, die Benutzer mit dem aktuellen System haben. Führen Sie dann Nachforschungen durch, um Alternativen zu identifizieren, die diese Schwachstellen beseitigen können. Sehen Sie sich unsere 3 leistungsstarken Möglichkeiten an, Buy-In für neue Software zu erhalten.