6 Schritte für eine erfolgreiche Softwarevertragsverhandlung

Sammeln Sie wichtige Informationen über den Anbieter und bauen Sie ein Team auf, das sich für Ihre Softwareanforderungen einsetzt.

Ihr Unternehmen hat sich für eine neue Software entschieden, und jetzt ist es an der Zeit, den Vertrag auszuhandeln. Diese scheinbar einfache Diskussion kann den ganzen Deal entscheiden oder brechen und bestimmen, wie nützlich die Software für Ihr Unternehmen ist.

Softwareanbieter möchten, dass ihr Tool für Sie arbeitet, aber sie haben auch qualifizierte Teams, die darauf trainiert sind, Geschäfte zu ihren Gunsten zu maximieren. Verhandeln Sie wie ein Profi an einem Verhandlungstisch: Gartner empfiehlt diese Vorbereitungstipps für eine optimale Softwarevertragsverhandlung, um den bestmöglichen Software-Deal zu erzielen. Wir haben auch die wichtigsten Maßnahmen zusammengefasst, die Sie bei jedem Schritt ergreifen sollten ( vollständiger Bericht für Gartner-Kunden verfügbar ) .

1. Stellen Sie ein Verhandlungsteam zusammen

Der Verkäufer bringt sein stärkstes Team an den Verhandlungstisch, also müssen Sie eines Ihrer eigenen zusammenstellen, um sich auf bestimmte Aspekte des Deals zu konzentrieren. Die Mitglieder dieses Teams hängen von Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Ressourcen ab – die folgende Tabelle zeigt die verschiedenen Schwerpunktbereiche und Dinge, die für jeden Schwerpunktbereich zu berücksichtigen sind:

Verwenden Sie diese Tabelle als Checkliste für Ihre Teammitglieder. Natürlich hat nicht jedes Unternehmen Personen für jeden dieser Schwerpunktbereiche – wenn dies der Fall ist, wählen Sie die am besten geeigneten Teammitglieder aus, um mehrere Verantwortlichkeiten zu übernehmen.

2. Erfassen Sie Gebühren und versteckte Kosten

Sie zahlen wahrscheinlich mehr als den auf der Website Ihrer Lieblingssoftware angegebenen Preis, und wenn Sie nicht danach fragen, bieten die Anbieter keine detaillierten Einblicke in die tatsächlichen Preise. Um mit einer echten Kostenschätzung in eine Verhandlung zu gehen, stellen Sie im Voraus Fragen zu diesen Preisaspekten:

Sie müssen sich eingehender mit den Softwarepreismetriken befassen, um die genauesten Kosten zu erhalten. Abhängig von Ihrem spezifischen Geschäftsaufbau können bestimmte Anbieterpreismethoden eine „Win-Win-Situation“ sein. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das schnell neue Mitarbeiter einstellt, mit einem Softwareabonnementmodell, das eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern zu einem festgelegten Preis zulässt, mehr Wert für sein Geld bekommen.

Achten Sie darauf, die Kompromisse für jede Methode der Softwarepreisgestaltung zu überprüfen, um eine Überzahlung zu vermeiden ( vollständiger Bericht für Gartner-Kunden verfügbar ) :

3. Verstehen Sie Ihre AGB

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) Ihres Softwarevertrags beschreiben die Risiken und Vorteile des Vertrags. Jeder Softwareanbieter enthält unterschiedliche Begriffe, sodass es einfacher ist, Ihre eigene Checkliste mit Elementen zu erstellen, die für Ihr Unternehmen unverzichtbar sind.

Diese Bedingungen ändern sich je nach Bereitstellungsmethode – ob Sie die Software an Ihrem Standort installieren oder über einen Webbrowser verwenden.

Hier sind Beispiele für Geschäftsbedingungen, die für beide Arten der Softwarebereitstellung typisch sind:

4. Entdecken Sie die Beweggründe der Anbieter, um Hebelwirkung zu erzielen

Der Anbieter sammelt wahrscheinlich Informationen über Ihre Budgetgrenzen, wie die Software bezahlt wird, welche Führungskraft das Geschäft genehmigt und wer die endgültige Entscheidung trifft.

Dies gibt dem Anbieter mehr Details, um das Geschäft zu seinen Gunsten zu nutzen, aber Sie können Fragen stellen, um die Motivation des Anbieters zu enthüllen, um sicherzustellen, dass Sie den gleichen Vorteil haben.

Betrachten Sie Fragen wie:

• Wie werden Sie bezahlt – reine Provision oder Gehalt und Provision?
• Erhalten Sie das ganze Jahr über Boni? Wann erhalten Sie Ihren größten Bonus?
• Werden Sie für einige Produkte und Dienstleistungen höher vergütet als für andere – welche und wie funktioniert das Vergütungsprogramm?

Nachdem Sie diese Informationen gesammelt haben, prüfen Sie, ob diese Faktoren Ihnen einen größeren Vorteil verschaffen können:

Betrachten Sie das Geschäftsjahresende. Haben Sie Lieferanten, die Sie dazu drängen, bald ein Geschäft abzuschließen? Vertriebsteams sind normalerweise aggressiv, aber sie erhöhen den Druck gegen Ende des Geschäftsjahres ihres Unternehmens, und das sollten Sie auch tun.

Es ist immer am besten, Softwarediskussionen bis zum Ende eines Geschäftsquartals oder Jahres auszudehnen, um die Dringlichkeit des Anbieters zu nutzen, um ein besseres Angebot zu erhalten – Sonderpreise und Rabatte sind einfacher zu erhalten, wenn das Vertriebsteam wirklich das letzte Geschäft des Quartals abschließen muss oder Jahr.

Ist Ihr Anbieter ein Startup? Das boomende Wachstum von Cloud-basierter Software hat Hunderte von kleinen Startup-Softwareanbietern hervorgebracht, die flexiblere Bedingungen und Verträge anbieten können als ihre größeren Konkurrenten. Ein agilerer Startup-Anbieter könnte die perfekte Übereinstimmung zwischen Ihren Funktionsanforderungen und Ihrem Budget darstellen.

Dieses Startup könnte sich auch auf die Beschaffung von Finanzmitteln vorbereiten – in diesem Fall möchte der Anbieter vor einer Serienfinanzierungsrunde Kunden und Einnahmen steigern, was Ihrem Unternehmen einen Vorteil verschafft, um ein wertvolleres Geschäft auszuhandeln.

Je nach Größe und Art des Softwareunternehmens finden Sie bei Crunchbase Finanzierungs-, Akquisitions- und Investorendetails, die Sie während der Verhandlungen nutzen können.

5. Verwenden Sie eine Bewertungsvorlage, um Ihre besten Optionen zu ermitteln

Verwenden Sie die in der folgenden Tabelle aufgeführten Kriterien, um Ihre besten Softwareoptionen miteinander zu bewerten – auf diese Weise wissen Sie genau, wie viel Sie in das Geschäft investieren sollten oder ob Sie gehen können.

Bewerten Sie die Kriterien von 1 bis 5 und geben Sie wichtigen Überlegungen mehr Gewicht bei der Berechnung der Gewinner. Verwenden Sie so viele oder so wenige davon wie für Ihre Anbieteroptionen erforderlich:

• Preisgestaltung
  • Lizenzgebühren
  • Anpassungs- und Implementierungskosten
  • Wartungskosten
  • Schulungskosten
• Erforderliche (und Nice-to-have) Features und Funktionen
• Betriebsanforderungen (Kompatibilität und Mobilität)
• Integrationen
• Support- und Schulungsmöglichkeiten
• Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Risiken

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6. Seien Sie bereit, wegzugehen

Nachdem Sie jeden Anbieter bewertet, die Geschäftsbedingungen überprüft und die Einsätze sowohl für den Anbieter als auch für Ihr Unternehmen verstanden haben, wissen Sie, ob Sie es sich leisten können, sich anderen praktikablen Optionen zuzuwenden.

Ihre Liste mit Anforderungen und gültigen Alternativen gibt Ihnen die Möglichkeit, Verhandlungen mit Anbietern mit niedrigeren Bewertungen abzubrechen, wenn sie sich nicht in eine günstige Richtung entwickeln. Wenn Sie sich von den Verhandlungen abwenden, nehmen Sie sich die Zeit, um mit Ihrem Team einen Neustart durchzuführen:

• Formulieren Sie Ihre Erwartungen neu
• Stärken Sie Ihre Verhandlungstaktik
• Stellen Sie fest, ob es sich wirklich lohnt, die nächstbeste Softwareoption zu verfolgen

Sie lernen aus jeder Diskussion, wie Sie Ihre Recherchen besser nutzen und wie Sie am besten auf schwierige Fragen und Taktiken von Anbietern reagieren.

Sammeln Sie die besten Ressourcen für Ihre Softwareverhandlungen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auf das wichtigste Gespräch im Leben Ihrer Software vorbereitet ist. Um es noch einmal zusammenzufassen: Versammeln Sie Ihr Team von Verhandlungsführern, machen Sie sich mit den versteckten Kosten und akzeptablen Vertragsbedingungen vertraut und entwickeln Sie dann einen effektiven Spielplan, der den Druck auf den Anbieter zurücksetzt.

Wenn Sie mit dem Prozess einen Vorsprung haben, sollten Sie echte Benutzerbewertungen analysieren und einige Software-Demos planen. Befolgen Sie dann diese Schritte von Anfang an, damit Sie Ihren Verhandlungsplan auf jeden Anbieter zuschneiden können.