So kaufen Sie Unternehmenssoftware in 6 Schritten

Das Navigieren im Software-Kaufprozess ist schwierig, aber wir sind hier, um zu helfen.

Die Auswahl einer Software kann überwältigend sein, aber keine Angst. In diesem Artikel werden wir sechs Schritte aufschlüsseln, die Sie befolgen sollten, um die richtige Software zu finden und sich bei Ihrer Entscheidung sicher zu fühlen.

6 wichtige Schritte, um die richtige Software zu finden

Schritt 1: Lokalisieren Sie Ihr Problem

Der erste Schritt des Softwarekaufprozesses besteht darin, Ihre Bedürfnisse herauszufinden und sicherzustellen, dass sie mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen.

Fragen Sie sich: Welches Problem muss ich lösen?

Das Identifizieren des Problems hilft Ihnen, die Art der benötigten Software einzugrenzen. Beginnen Sie mit einem bestimmten, auf das Geschäftsziel ausgerichteten Problem, z. B.:

• Wir brauchen unsere Mitarbeiter, um schneller an Projekten zusammenzuarbeiten.
• Wir müssen unseren Bestand an mehreren Filialstandorten genauer verfolgen.
• Wir müssen unsere Kommunikation mit den Kunden verbessern.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, finden Sie hier einige Möglichkeiten, Ihre Probleme zu identifizieren und herauszufinden, wie sie mit Ihren Geschäftszielen zusammenhängen:

• Sprechen Sie mit Ihrem Team, um aktuelle Probleme zu lokalisieren. Tauchen Sie tief in das Gespräch ein, um das zugrunde liegende Problem zu finden, nicht nur die Symptome.
• Bewerten Sie Ihre aktuelle Software und besprechen Sie Probleme bei der Verwendung mit Ihrem Team.
• Fragen Sie andere in Ihrem Netzwerk und/oder Ihrer Branche, ob sie ähnliche Probleme haben.

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Softwareanforderungen

Es gibt wahrscheinlich Dutzende, wenn nicht Hunderte von Softwareprodukten, die entwickelt wurden, um Ihr Problem zu lösen. Aber das ist nicht genug. Sie benötigen Software, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Fragen Sie sich: Wie wollen wir diese Software nutzen?

Wenn Sie wissen, was Sie von der von Ihnen verwendeten Software erwarten, können Sie der richtigen Wahl für Ihr Unternehmen näher kommen. Hier sind einige Anforderungen zu berücksichtigen:

• Funktionen (alle Dinge, die Sie brauchen, um es zu tun)
• Anzahl der Benutzer (wenn Sie separate Konten für jeden Benutzer benötigen)
• Benutzerfreundlichkeit (wie einfach die Verwendung für Ihr Team sein wird)
• Integrationen (wie es mit anderer von Ihnen verwendeter Software interagiert)
• Wachstumspotenzial (wie gut die Software zukünftige Anforderungen erfüllen wird)
• Preise (wie viel Sie bereit sind, für die Software auszugeben)

Hören Sie jedoch nicht bei der Beantwortung dieser Frage auf. Bringen Sie zusätzliche Informationen ein, um Ihre Anforderungen zu verfeinern, indem Sie die Softwareverzeichnisse von Capterra besuchen, um ausführliche Benutzerbewertungen von anderen Personen wie Ihnen zu durchsuchen. Sie werden sehen, welche Funktionen ähnliche Unternehmen als Must-Have ansehen.

Um Vertrauen in Ihre Anforderungen aufzubauen, sprechen Sie mit Ihrem Team, um zu sehen, was Benutzer tatsächlich benötigen. Sie können sich auch ein oder zwei führende Softwareunternehmen ansehen und sehen, welche zusätzlichen Funktionen sie anbieten. Vergleichen Sie diese mit anderer Software, die Sie in Betracht ziehen, um zu sehen, auf welche Funktionen Sie nicht verzichten können und welche nette Boni sind.

Schritt 3: Identifizieren Sie Optionen und erstellen Sie Ihre Auswahlliste

Der nächste Schritt bei Ihrer Softwaresuche besteht darin, eine vollständige Liste aller Lösungen zu erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Capterra nach Ihrer Software-Kategorie zu durchsuchen, ist ein guter Ausgangspunkt.

Nachdem Sie eine umfassende Softwareliste erstellt haben, ist es an der Zeit, sie auf eine überschaubare Auswahlliste realistischer Optionen einzugrenzen. Idealerweise sollte diese Liste drei bis sieben Produkte enthalten – bei mehr als dem kann der Auswahlprozess zu langwierig und kompliziert werden.

Fragen Sie sich: Muss diese Softwarelösung auf meiner Shortlist stehen?

Um diese Frage zu beantworten, beginnen Sie damit, die Software auf Ihrer Liste mit den Anforderungen zu vergleichen, die Sie in Schritt zwei festgelegt haben, und achten Sie darauf, Folgendes zu bewerten:

• Löst das Produkt Ihr Hauptproblem und unterstützt es Ihre Geschäftsziele?
• Erfüllt das Produkt Ihre Funktionsanforderungen?
• Wie benutzerfreundlich ist die Lösung?
• Funktioniert (integriert) das Produkt mit der Software, die Sie jetzt verwenden?
• Hat das Produkt gute Nutzerbewertungen?
• Liegt das Produkt in Ihrem Budget?

Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, sollten Sie feststellen, dass die meisten Lösungen auf Ihrer anfänglichen langen Liste entfernt werden können. Um Ihre Liste weiter zu reduzieren, verwenden Sie das Filtertool und die Benutzerbewertungen von Capterra.

Mit dem Filtertool (auf den Seiten bestimmter Softwarekategorien zu finden) können Sie Ihre Ergebnisse nach beliebten Funktionen, Preisoptionen und mehr einschränken. Benutzerbewertungen (zu finden auf bestimmten Softwareproduktseiten) geben Ihnen Gesamtbewertungen sowie Bewertungen für Benutzerfreundlichkeit, Kundenservice, Gesamtwert und Funktionen.

Sie können auch die Branche und Unternehmensgröße der Rezensenten sehen. Ein Produkt mag auf dem Papier gut sein, aber Sie möchten sicherstellen, dass Menschen wie Sie es wirklich gerne verwenden.

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Schritt 4: Wählen Sie Ihre erste Wahl

Sie haben zu diesem Zeitpunkt viel recherchiert und sind bereit, eine endgültige Auswahl aus Ihrer Auswahlliste zu treffen. Damit Sie sich bei Ihrer Entscheidung voll und ganz sicher fühlen, finden Sie hier einige letzte Überprüfungen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen auswählen.

Fragen Sie sich: Vertraue ich diesem Unternehmen mein Geschäft an?

Ihre Beziehung zum Softwareanbieter wird eine Partnerschaft sein. Hier sind einige Möglichkeiten, dieses Vertrauen aufzubauen:

• Lesen Sie Benutzerbewertungen auf Capterra von aktuellen Kunden, die ähnliche Bedürfnisse wie Sie haben. Erstellen Sie eine Liste mit Fragen für Anbieter, basierend auf Bedenken, die Sie nach dem Lesen der Bewertungen haben.
• Wenden Sie sich an Anbieter, planen Sie Demos und stellen Sie Fragen. Wenn Sie Softwarefunktionen aus der Nähe betrachten, können Sie aussagekräftigere Vergleiche anstellen.
• Wenden Sie sich an die Anbieter auf Ihrer Liste, um die endgültigen Preise und Servicelevel sowie alle Schulungs- und Onboarding-Materialien zu ermitteln. Verschiedene Softwareunternehmen bieten nach dem Kauf unterschiedliche Serviceniveaus an. Wenn Sie also etwas Praktisches wünschen, sprechen Sie im Voraus mit dem Anbieter.

Nach Abschluss dieser Überprüfungen sollten Sie sich noch sicherer in Ihrer Auswahl fühlen. Der nächste Schritt besteht darin sicherzustellen, dass Ihr Team dieses Vertrauen teilt.

Schritt 5: Holen Sie sich Team-Buy-in

Bevor Sie neue Software kaufen, müssen Sie andere in Ihrem Team unterstützen. Nicht jeder hat so viel Zeit mit der Softwarerecherche verbracht wie Sie, also teilen Sie Ihre Ergebnisse mit und teilen Sie ihnen mit, wie Sie zu Ihrer endgültigen Wahl gekommen sind.

Fragen Sie sich: Wen betrifft diese Entscheidung?

Beziehen Sie alle Personen, die von der Softwareänderung betroffen sein werden, in Präsentationen und Diskussionen ein. Das könnte beinhalten:

• Teammitglieder, die die neue Software verwenden werden
• Die Verantwortlichen für das Softwarebudget
• Führungskräfte, die den Softwarekauf abzeichnen
• IT-Personal, das die neue Software implementiert
• Management, das für die Veränderung verantwortlich ist

Teilen Sie Ihre Recherche- und Auswahlgründe mit und lassen Sie genügend Zeit für Feedback. Sobald die von der Änderung Betroffenen (und die Verantwortlichen für das Softwarebudget) an Bord sind, sind Sie bereit für den Kauf.

Schritt 6: Kaufen Sie Ihre neue Software

Dieser letzte Schritt ist der einfachste, aber es gibt ein paar Dinge zu beachten, bevor Sie auf der gepunkteten Linie unterschreiben und die erste offizielle Zahlung einreichen:

• Stellen Sie sicher, dass Sie den Anbieter im Voraus über die Vertragsbedingungen informiert haben.
• Fragen Sie nach Rabatten, für die Ihr Unternehmen möglicherweise Anspruch hat (z. B. wenn Sie für eine gemeinnützige Organisation arbeiten).
• Besprechen Sie Zahlungspläne und fragen Sie nach Rabatten für die jährliche statt monatliche Zahlung.
• Besprechen Sie, wofür der Softwareanbieter nach dem Kauf verantwortlich ist (dies könnte das Onboarding und die Mitarbeiterschulung, die Verfügbarkeit des Kundendienstes und den Zugriff auf zukünftige Software-Updates umfassen).
• Wenn Sie monatlich oder nach einem anderen wiederkehrenden Zeitplan bezahlen, arbeiten Sie intern mit der Finanzabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass das Budget bei Bedarf verfügbar ist.

Wenn Sie ein Softwarepaket offiziell gekauft haben, klopfen Sie sich für Ihre harte Arbeit auf die Schulter und fühlen Sie sich sicher, dass Sie die richtige Softwarewahl für Ihr Unternehmen getroffen haben, weil Sie sich die Zeit genommen haben, den Kaufprozess richtig zu gestalten. Es ist an der Zeit, die größere Effizienz und andere Vorteile Ihrer neuen Software zu feiern.

Informationen zu Capterras „Small-Business Software Buying Trends“-Umfrage

Capterra führte diese Umfrage im Juli und August 2018 unter 420 kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) mit Sitz in den USA, Deutschland und Frankreich durch. Die Befragten wurden auf Unternehmensgröße und Umsatz geprüft, um sich als KMU zu qualifizieren. Qualifizierte Befragte waren Entscheidungsträger oder hatten maßgeblichen Einfluss auf Entscheidungen in Bezug auf den Kauf von Technologien für ihr Unternehmen.

Sie mussten innerhalb der letzten 12 Monate mindestens eine Software im Wert von 5.000 $ oder mehr gekauft haben. Die Befragten mussten mindestens Büroleiter sein und die Kaufentscheidungen für Software in ihren Unternehmen beeinflussen.