Tipps zum Social-Media-Projektmanagement mit Richtlinien zum Finden der besten Tools

Veröffentlicht: 2023-05-29

Social-Media-Projektmanagement-Tools vereinen ein oder mehrere sozialorientierte Dienstprogramme unter einem einzigen Banner – häufig ein anpassbares Dashboard, das mehrere Informationsströme anzeigt. Unabhängig davon, ob Sie Social-Marketing-Kampagnen alleine durchführen oder sich auf ein großes Team verlassen, um einen immer größer werdenden Kundenstamm zufriedenzustellen, können Sie diese Tools verwenden, um Ihre Prozesse zu rationalisieren und effizientere und effektivere Wege zur Erreichung gemeinsamer Ziele zu erkunden.

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In diesem Artikel gehen wir auf einige Tipps und Best Practices ein, mit denen Sie Ihre Social-Media-Projekte effektiv verwalten können, sowie auf einige Richtlinien, wie Sie das richtige Social-Media-Management-Tool für Ihre Agentur finden.

Inhaltsverzeichnis

  • Warum ist Social-Media-Projektmanagement wichtig?
    • Setzt klare Ziele und Ziele
    • Definiert Rollen und Verantwortlichkeiten
    • Hilft bei der Überwachung und Bewertung des Projektfortschritts
  • Häufige Herausforderungen und Lösungen im Social-Media-Projektmanagement
    • Verwaltung mehrerer Social-Media-Konten und -Plattformen
    • Organisiert bleiben und Fristen einhalten
    • Sicherstellung einer konsistenten Markenstimme und -botschaft
    • Umgang mit unerwarteten Problemen oder Krisen
  • Die Vorteile einer Social-Media-Projektmanagementsoftware
    1. Hilft, Zeit und Ressourcen zu sparen
    2. Verbessert die Produktivität von Einzelpersonen und Teams
    3. Hilft bei der Verwaltung von Social-Media-Kampagnen
    4. Richtet das Team auf ein gemeinsames Ziel aus
    • Bietet Erinnerungen für Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern
    • Ermöglicht eine bessere Überwachung und Kontrolle Ihrer Strategie
    • Verbessertes Kundenbeziehungsmanagement und Kommunikation
  • Worauf Sie bei Social-Media-Projektmanagement-Tools achten sollten
    1. Effektive Planung über Social-Media-Plattformen
    2. Soziale Analyse und Berichterstattung
    3. Analyseoptionen
    4. Funktionen zur Inhaltsgenehmigung
    5. Erstellung sozialer Inhalte
  • Häufig gestellte Fragen
    • Wie oft sollte ich meine Social-Media-Strategie überdenken und bei Bedarf anpassen?
    • Was soll ich tun, wenn während eines Social-Media-Projekts unerwartete Probleme oder Krisen auftreten?

Warum ist Social-Media-Projektmanagement wichtig?

Unternehmen bevorzugen in der Regel den Einsatz von White-Label-Social-Media-Management, weil sie einen großen Aufgabenblock delegieren können und im Wesentlichen ein Projekt übergeben, das einen erheblichen Einfluss auf die Zukunft ihrer Marke haben könnte. Damit Ihre Agentur den Erwartungen gerecht wird, müssen Sie verstehen, wie strategisches Projektmanagement dazu beiträgt, Produktivität, Zusammenarbeit und das Ergebnis jeder Social-Media-Kampagne zu gestalten.

Setzt klare Ziele und Ziele

Ein bestimmtes, messbares Ziel gibt Ihnen etwas, das Sie anstreben können. Die Kenntnis Ihres Ziels beeinflusst auch Ihren Prozess und hilft Ihnen dabei, einen Rahmen zu schaffen, der Ihre Strategie vom Anfang bis zum Abschluss vorantreibt. Größere Ziele sollten in kleinere Teile aufgeteilt werden, wobei integrierte Meilensteine ​​Raum bieten, um den Fortschritt zu überprüfen und die Strategie bei Bedarf anzupassen.

Definiert Rollen und Verantwortlichkeiten

Projektmanager, die soziale Medien betreuen, entscheiden, wer wann für was verantwortlich ist. Dies lässt keinen Zweifel daran, welches Teammitglied für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist. Und im Allgemeinen wird die Verantwortung auf der Grundlage von Fähigkeiten und Erfahrung zugewiesen.

Beispielsweise könnte eine Person hervorragend darin sein, soziale Medien im Reputationsmanagement zu nutzen, und daher mit der Überwachung und Beantwortung von Kundenbewertungen beauftragt werden. Eine andere Person ist möglicherweise mit der Planung vertraut und hat als Hauptaufgabe die Aufsicht über den Social-Media-Kalender des Kunden.

Hilft bei der Überwachung und Bewertung des Projektfortschritts

Social-Media-Tools und -Strategien bilden den Kern des Planungsprozesses, aber es bedarf eines Projektmanagers, der für eine angemessene (und genaue) Aufsicht sorgt. Manager genehmigen wichtige Schritte, analysieren Kennzahlen, um den Fortschritt zu bewerten, und bestimmen, welche Änderungen gegebenenfalls vorgenommen werden müssen, um die übergeordneten Ziele bestmöglich zu erreichen.

Häufige Herausforderungen und Lösungen im Social-Media-Projektmanagement

Kein wirklich umfassender Leitfaden zum Social-Media-Management ist vollständig auf die Herausforderungen eingegangen, die möglicherweise verhindern, dass Kampagnen optimale Ergebnisse erzielen. Wenn Sie sich der häufigsten Fallstricke bewusst sind und Lösungen koordinieren, können Sie Hürden mit beeindruckender Geschicklichkeit überwinden.

Verwaltung mehrerer Social-Media-Konten und -Plattformen

Demografische Merkmale und Inhaltsstile unterscheiden sich von Plattform zu Plattform. Die größte Altersgruppe von Facebook umfasst Nutzer im Alter zwischen 25 und 34 Jahren (Statista), während Instagram mit über 30 Prozent der Nutzer im Alter von 18 bis 24 Jahren (Statista) jünger ist. Das Erstellen von Profilen auf allen wichtigen Plattformen steigert die Reichweite exponentiell und ermöglicht mehr Experimente in Bezug darauf, was wann gepostet wird.

Aber je mehr Profile Sie erstellen, desto mehr Aufwand ist für die Pflege dieser Seiten und die Interaktion mit Followern erforderlich. Durch die Planung von Beiträgen und die Zuweisung von Teammitgliedern zu jeder Plattform (oder einer bestimmten Aufgabe auf allen Plattformen) können Abläufe optimiert und Lücken in der Abdeckung vermieden werden.

Organisiert bleiben und Fristen einhalten

Der größtenteils spontane Charakter privater Social-Media-Beiträge kann leicht auf den professionellen Bereich übergreifen, aber mangelnde Organisation kann es schwierig machen, Dynamik aufzubauen und die Wirksamkeit zu messen. Je unklarer Ihr Social-Media-Plan ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie aus dem Zeitplan geraten, was dazu führen kann, dass Sie das Zeitfenster für zeitkritische Inhalte und Ereignisse wie Produkteinführungen und Feiertage verpassen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, einen konkreten Entwurf zu erstellen, der alles festlegt, von den geplanten Assets über die Veröffentlichungsdetails bis hin zum Zeitpunkt, zu dem Ihr Team Kommentare prüft oder Berichte erstellt. Auch Taktiken wie die farbliche Kennzeichnung von Elementen nach Dringlichkeit und die Auflistung von Personen als Ersatz für Aufgaben im Krankheits- oder Abwesenheitsfall können nützlich sein.

Sicherstellung einer konsistenten Markenstimme und -botschaft

Der durchschnittliche Social-Media-Nutzer verfügt über sieben einzigartige Social-Media-Konten, auf die er monatlich zugreift, wobei jedes Konto eine andere soziale Plattform repräsentiert (Data Reportal). Um die Wirkung zu maximieren und Vertrauen aufzubauen, müssen Marken auf allen diesen Kanälen eine zusammenhängende und konsistente Präsenz haben, damit surfende Verbraucher vertraute Profile leicht erkennen und sich zu ihnen hingezogen fühlen können.

Erstellen Sie Markenleitfäden und Social-Media-Richtlinien, die Standards für Farben, Schriftarten, Bildgrößen und Stimme vermitteln, und befolgen Sie diese strikt.

Umgang mit unerwarteten Problemen oder Krisen

Egal, ob ein Praktikant einen Fehler macht und für Aufsehen sorgt, oder negatives Kundenfeedback, das sich plötzlich viral verbreitet, Sie werden eine Zeit erleben, die einen kühlen Kopf und einen Expertenplan erfordert.

Lernen und nutzen Sie die Funktion von Social Media im Reputationsmanagement. Nutzen Sie relevante Tools wie Social Listening und Reagieren auf Markenerwähnungen, um die Erzählung zu gestalten und Unzufriedenheit im Keim zu ersticken.

Die Vorteile einer Social-Media-Projektmanagementsoftware

Social-Media-Management-Tools können Projektmanagern dabei helfen, ihre To-Do-Listen zu modernisieren und zu vereinfachen, indem sie Technologie und Automatisierung nutzen, um Hindernisse zu beseitigen und die Kommunikation und den Zugang zu verbessern.

1. Hilft, Zeit und Ressourcen zu sparen

Tools für das Social-Media-Projektmanagement müssen nicht zu einer bestimmten Zeit ein- oder ausgehen. Ihr Team kann während des Arbeitstages Beiträge erstellen, die abends und am Wochenende veröffentlicht werden – immer dann, wenn der Algorithmus darauf vorbereitet ist, Ihre Inhalte an Ihre Zielgruppe weiterzuleiten. Design-Suiten ermöglichen es Agenturen, grafische Konzepte ohne Outsourcing zu realisieren, während andere Tools Trendthemen scannen, um Inspiration für Social-Media-Beiträge zu finden.

Verwenden Sie ein oder mehrere Tools – in jedem Fall sparen Sie Zeit und entdecken die Möglichkeit, mit der gleichen Bandbreite mehr zu erreichen als zuvor.

2. Verbessert die Produktivität von Einzelpersonen und Teams

Tools steigern auch die Produktivität, indem sie es Ihnen ermöglichen, Ihre Zeit zu maximieren. Einige Tools bieten Automatisierungsoptionen, die garantieren, dass die Technologie noch lange nach Feierabend funktioniert.

Tools beeinflussen auch den Entscheidungsprozess. Anstatt über die Vorzüge einer Kampagne zu diskutieren, können Sie sich einfach die von der Software erstellten Berichte ansehen, um schwarz auf weiß zu sehen, ob eine Taktik funktioniert oder ob es Zeit für eine Änderung ist. Das Ausräumen von Zweifeln spart Zeit und die Arbeit auf der Grundlage von Fakten anstelle von Annahmen trägt dazu bei, sicherzustellen, dass jeder Schritt auf das bestmögliche Ergebnis ausgerichtet ist.

3. Hilft bei der Verwaltung von Social-Media-Kampagnen

Projektmanagement-Tools helfen dabei, alle Ihre umsetzbaren Elemente unter einem Dach zusammenzuführen – oder in den meisten Fällen auf einem einheitlichen Dashboard. Anstatt zwischen Kalender-Apps, Planungstools, Datenerfassungs-Widgets usw. hin und her zu wechseln, können Sie sich mit einem einzigen Klick einen umfassenden Überblick über den Status Ihrer sozialen Anzeigen und Beiträge verschaffen.

Dieser Ansatz ist effizienter – und wesentlich schonender für Ihren Klickfinger –, kann Ihnen aber auch dabei helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie ständig herumsurfen, kann es leicht passieren, dass Sie einen Datenpunkt übersehen oder Informationen falsch interpretieren, weil Ihnen der Kontext fehlt. Die Fähigkeit, das Gesamtbild mit einem einzigen Tool zu verstehen (auch wenn Sie für spezifische Details woanders suchen müssen), kann einen großen Unterschied für Ihren täglichen Output und die Ergebnisse Ihrer Kampagne machen.

4. Richtet das Team auf ein gemeinsames Ziel aus

Beim Projektmanagement geht es nicht nur um die Leitung des Projekts selbst, sondern auch um die Leitung Ihres Teams. Durch die Neuorganisation Ihrer Kampagne und Assets mithilfe von Social-Media-Management-Tools können Sie dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, um sicherzustellen, dass sich die Tagesordnungen nicht überschneiden und niemand auf dem Laufenden bleibt.

Unabhängig davon, ob Ihr Ziel das Kampagnenziel des Kunden oder etwas Kleineres wie ein Meilenstein ist, können Sie mit dem von Ihnen gewählten Tool mehrere Aufgaben ausführen und delegieren. Nutzen Sie Ihre Social-Media-Tools, um Aufgaben zuzuweisen und zu verfolgen, über Erfolge und Probleme zu kommunizieren, Elemente als Priorität zu markieren und Neuigkeiten oder andere relevante Links zu teilen. Und das alles, ohne auf umständliche E-Mail-Ketten zurückzugreifen oder den Posteingang jedes Einzelnen einzeln mit Aktualisierungen oder Fragen anzupingen.

Bietet Erinnerungen für Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern

Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen von Ihren bevorzugten Social-Media-Management-Tools, und Sie verpassen möglicherweise nie wieder eine Markenerwähnung oder eine wichtige Aufgabe. Je nachdem, wie Sie sich anmelden, können Social-Media-Management-Tools möglicherweise ein Pop-up auf der Grundlage vorab festgelegter Auslöser an Ihr Smartphone senden, z. B.:

  • Wenn es Zeit ist, sich beim Team zu melden
  • Wenn Sie eine bestimmte Aufgabe abhaken müssen
  • Ein virtuelles Treffen steht kurz vor dem Start
  • Ein anderes Teammitglied hat eine Aufgabe abgeschlossen
  • Ihre Kampagne hat einen Leistungsbenchmark erreicht
  • Jemand hat die Marke Ihres Kunden in den sozialen Medien erwähnt

Ermöglicht eine bessere Überwachung und Kontrolle Ihrer Strategie

Wenn Ihr Entwurf, Ihre Analysen und Ihre Kommunikation unter dem wachsamen Auge eines oder zweier Social-Media-Management-Tools laufen, haben Sie eine beispiellose Fähigkeit, Ihre Kampagne zu überwachen. Manchmal reicht ein einziges Tool aus, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Die Ziele einiger Kunden erfordern ein paar Tools, die synchronisiert werden können.

Stellen Sie sich das in jedem Fall so vor, als würden Sie alle Anweisungen und Berichte für ein umfangreiches Projekt zusammenstellen und in einen Ordner heften. Viel besser, als Ihr Büro oder Ihren Aktenschrank auf Abruf nach Informationen zu durchsuchen, oder?

Verbessertes Kundenbeziehungsmanagement und Kommunikation

Vereint mit einem Tool, das die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtert, kann Ihr Team Informationen und Aktualisierungen schnell austauschen und ebenso schnell Feedback geben. Dadurch bleiben alle auf dem gleichen Stand, sodass Sie bei Ihren persönlichen Kundenbesprechungen einen einheitlichen Eindruck hinterlassen können. Anstatt eine Frage mit einer Version von „Lass mich John fragen, wo wir gerade stehen“ zu beantworten, haben Sie bereits Johns Notizen auf der Plattform – und die aller anderen auch.

Sie können die Plattform auch nutzen, um die Kundenkommunikation zu verfolgen und so die Transparenz weiter zu erhöhen. Suchen Sie nach Tools, mit denen Sie neu erstellte Inhalte oder präsentationsfertige Berichte direkt an den Kunden senden können, um noch mehr Funktionalität zu erhalten.

Worauf Sie bei Social-Media-Projektmanagement-Tools achten sollten

Keine zwei Social-Media-Projekte sind genau gleich, daher ist es sinnvoll, dass sich auch die Softwarefunktionen, die Sie für die meisterhafte Bewältigung der einzelnen Kampagnen benötigen, unterscheiden können. Dennoch gibt es einige Funktionen, die fast überall nützlich sind, um Social-Media-Pakete zu verkaufen und sicherzustellen, dass Sie über die Ressourcen verfügen, um Ihre Versprechen einzuhalten.

1. Effektive Planung über Social-Media-Plattformen

Nichts nimmt so viel Zeit in Anspruch wie der Versuch, Social-Media-Beiträge nacheinander auf mehreren Plattformen zu planen. All das Formatieren, Kopieren und Einfügen und Klicken summiert sich zu unzähligen verlorenen Stunden. Tools für das Social-Media-Projektmanagement, die es Ihnen ermöglichen, einen einzelnen Beitrag über mehrere Kanäle hinweg zu planen und gleichzeitig die Postzeiten und -details an diese Kanäle anzupassen, können dazu beitragen, Ihren Arbeitsablauf und den Gesamt-ROI zu verbessern.

2. Soziale Analyse und Berichterstattung

Sofern Ihre Social-Media-Projektmanagementsoftware keine Social-Media-Analysen und zugehörige Berichte integriert, können Sie den Zustand Ihrer Kampagnen nicht beurteilen, ohne zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln, um die Post-Performance zu überprüfen.

3. Analyseoptionen

Das Vorhandensein von Analysetools ist wichtig, aber die Möglichkeit, selbst auszuwählen, welche Analysen Sie verfolgen, kann noch wichtiger sein. Eine Kampagne, die sich darauf konzentriert, soziale Follower dazu zu bringen, sich etwas auf der Website des Kunden anzusehen, priorisiert möglicherweise Traffic-Conversions, während eine Kampagne, die darauf abzielt, die Markenbekanntheit zu steigern, möglicherweise eher auf Social Shares und Engagement-Raten abzielt.

Durch die Möglichkeit, weniger nützliche Datenströme zu löschen, können Sie sich auf die wichtigen Datenströme konzentrieren – beispielsweise die Reduzierung der Hintergrundgeräusche.

4. Funktionen zur Inhaltsgenehmigung

Es braucht mehr als ein „Okay“, bevor Sie neue Inhalte in die Welt schicken können. Suchen Sie nach einem Projektmanagement-Tool, das einen mehrstufigen Genehmigungsprozess ermöglicht, und Sie können über Ihr zentrales Dashboard Assets sammeln und Genehmigungen von jedem einholen, vom Designer bis zum CMO des Kunden.

5. Erstellung sozialer Inhalte

Die begehrtesten Social-Media-Projektmanagement-Tools integrieren auch die Erstellung von Inhalten in ihren Workflow. Es macht einfach Sinn, Ressourcen wie WYSIWYG-Editoren, Archivfotos und Korrekturleseprogramme zur Hand zu haben. Wenn Sie von einer Plattform aus soziale Inhalte entwerfen, bearbeiten, präsentieren, genehmigen, planen und veröffentlichen können, sind Sie auf dem besten Weg zur nächsten Produktivitätsstufe.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte ich meine Social-Media-Strategie überdenken und bei Bedarf anpassen?

Überprüfen Sie Ihre Social-Media-Strategie mindestens alle sechs Monate. Bestimmte Umstände, wie eine deutliche Änderung des Algorithmus einer Plattform oder ein Trend der Kennzahlen in die falsche Richtung, sind definitiv Anlass, Ihre Strategie zu überdenken und die Vor- und Nachteile alternativer Optionen abzuwägen.

Was soll ich tun, wenn während eines Social-Media-Projekts unerwartete Probleme oder Krisen auftreten?

Ihre Social-Media-Management-Pakete sollten Reputations- und Krisenmanagementrichtlinien enthalten, die darlegen, wie Sie „Worst-Case-Szenarien“ bewältigen. Richten Sie im Voraus eine klare Befehlskette und einen Berichtsprozess ein. Reagieren Sie im Moment umgehend auf Kritik und nutzen Sie Empathie und Ihre bestehenden Social-Media-Richtlinien, um die Antworten zu leiten.