So verwenden Sie SMS für die Immobilienverwaltung: Vorteile, Anwendungsfälle und Vorlagen

Die Vermarktung Ihrer Immobilie kann ein zeitaufwändiger und kostspieliger Prozess sein. Durch die Verwendung von SMS für die Immobilienverwaltung sparen Sie wertvolle Ressourcen, die sonst in schlechte Planung, verpasste regelmäßige Inspektionen und fehlerhafte Kundenkommunikation per E-Mail fließen würden.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die Verwaltung einer Immobilie per SMS wissen müssen, wie einfach es ist, SMS in Ihre aktuelle Verwaltungsstrategie zu integrieren, und warum die zahlreichen Vorteile das sind, was Sie brauchen, um Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen.

Was ist Immobilienverwaltung?

Immobilienverwaltung ist der Prozess der Überwachung der Instandhaltung einer als Finanzinvestition gehaltenen Immobilie. Zu den Arten von Immobilien gehören Apartments, Eigentumswohnungen, private Wohngemeinschaften, Einkaufszentren und sogar Industrieparks.

Immobilienverwalter müssen normalerweise eine Lizenzprüfung bestehen, bevor sie in dieser Funktion arbeiten können, und sind für Folgendes verantwortlich:

• Mieter finden;
• Einziehen von Miete;
• Behebung aufkommender Probleme;
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Instandhaltung der Immobilie.

Es gibt drei Hauptarten der Immobilienverwaltung:

• Wohnen – Verwaltung von Einfamilienhäusern oder Mehrfamilienhäusern;
• Kaufmännisch – Verwaltung von Bürogebäuden;
• Industrie – Lager- oder Produktionsanlagenverwaltung.

Erste Schritte mit SMS für die Immobilienverwaltung

Wenn Sie Kosten senken und die Effizienz steigern möchten, ist eine auf Mobilgeräte ausgerichtete Lösung der beste Weg. SMS ist die einfachste und kostengünstigste Möglichkeit , jederzeit mit Ihren Mietern zu kommunizieren. So starten Sie mit der Verwaltung Ihrer Immobilie per SMS:

• Wählen Sie eine App, die es Mietern leicht macht, sich für Textbenachrichtigungen unter ihren eigenen Telefonnummern anzumelden. Von ihnen zu verlangen, eine E-Mail-Adresse zu verwenden oder ihre Telefonnummer mit einem Konto eines sozialen Netzwerks zu verknüpfen, wäre nicht so sicher.
• Sehen Sie, was SMS zu bieten hat . Erkunden Sie alle Funktionen, die Ihr SMS-Anbieter zu bieten hat, damit Sie sie optimal nutzen können. Das Versenden von Texten in großen Mengen ist beispielsweise sehr praktisch, wenn Sie mehrere Mieter bezüglich desselben Problems kontaktieren müssen (Mahnung der fälligen Miete, geplante Wartungsarbeiten usw.). Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Zustimmung der Personen einholen, bevor Sie sie kontaktieren.
• Entwickeln Sie eine Strategie für das Versenden von Texten . Überlegen Sie, welche Art von Informationen jeder Mieter benötigt und wann er sie benötigt. Planen Sie Ihre Texte nach Möglichkeit nach Tageszeit oder Wochentag, um sicherzustellen, dass die Mieter das bekommen, was sie brauchen, wenn sie es brauchen. SMS für die Immobilienverwaltung funktioniert am besten, wenn sie für zusätzliche Personalisierung auf aktuelle Mieterdaten angewiesen ist.

Vorteile der Verwendung von SMS für die Immobilienverwaltung

Es gibt unzählige Vorteile bei der Verwendung von SMS für die Immobilienverwaltung, aber wir haben die wichtigsten unten zusammengefasst:

1. Gehen Sie effektiv mit schlechten Mietern um

SMS eignen sich hervorragend für den Umgang mit schlechten Mietern, da sie einen leicht zugänglichen Verlauf all Ihrer Gespräche mit ihnen bieten. Da die meisten Texte fast sofort gelesen werden, können Sie den Überblick behalten und sofort feststellen, wann Probleme behoben werden müssen.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von SMS im Umgang mit schlechten Mietern ist der „coole“ Faktor. Beim Umgang mit Problemen ist es oft schwer, einen klaren Kopf zu bewahren. Eine kurze SMS ist eine sehr professionelle Art, Ihre Besorgnis über ein Problem zu signalisieren, ohne sich von Emotionen überwältigen zu lassen. Streitigkeiten über SMS kommen selten oder gar nicht vor.

2. Vermeiden Sie rechtliche Probleme und Papierkram

Wenn Sie ein Immobilienverwalter sind, können Dinge wie Mietverträge, Zahlungen und Beschwerden schnell überwältigend werden, wenn Sie nicht das richtige System verwenden.

Sie müssen nicht nur die Mietzahlungen aller Ihrer Mieter im Auge behalten, sondern auch sicherstellen, dass sie über ihre Versicherungen auf dem Laufenden sind, ihre Führerscheininformationen überprüfen und alle auftretenden Schäden oder Wartungsprobleme im Auge behalten ihre Einheiten.

Der beste Weg, diese Probleme zu vermeiden, besteht darin, automatisch SMS-Erinnerungen oder Texte an Ihre Mieter zu senden. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten, ohne sich Gedanken über den Verlust wichtiger Informationen machen zu müssen.

Wenn Sie SMS-Benachrichtigungen verwenden, um Mieter an Dinge wie die Zahlung von Mieten oder das Melden von Wartungsproblemen zu erinnern, haben Sie einen automatischen Beweis dafür, dass sie benachrichtigt wurden, den Sie verwenden können, falls sie etwas anderes behaupten.

3. Reduzieren Sie verschwendete Zeit und Kosten

Als Immobilienverwalter sind Sie oft mit Papierkram und Verwaltungsaufgaben überfordert, die Sie davon abhalten, Mieterprobleme tatsächlich zu lösen. Bei der Auswahl von SMS zur Verwaltung von Eigenschaften haben Sie Folgendes zu tun:

• Reduzieren oder eliminieren Sie No-Shows;
• Mieterkommunikation verbessern;
• Sparen Sie Portokosten;
• Bieten Sie Mietern die Möglichkeit, online über Mieteinzugsportale per SMS zu bezahlen.

4. Optimieren Sie die interne Kommunikation

SMS-Immobilienverwaltungslösungen helfen Ihnen, die interne Kommunikation und den Einsatz von Task Forces zu rationalisieren. Textbenachrichtigungen wie Terminabsagen oder Notfallmeldungen erleichtern die Mobilisierung Ihrer Teams in wenigen Minuten.

Sie können effektiv mehr Teams mobilisieren, indem Sie eine dedizierte Arbeitsnummer verwenden oder Listen für jedes Team erstellen (Wartung, Immobilienbesichtigung usw.). Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, im Notfall schnell benachrichtigt zu werden, und eine prompte SMS hilft ihnen, Wartungspläne effizienter zu organisieren.

Hauptanwendungsfälle von SMS für die Immobilienverwaltung

So können Sie SMS für die Immobilienverwaltung zum Vorteil Ihres Unternehmens nutzen, während Sie eine einzelne Immobilie oder mehrere verwalten:

1. Erinnerungen – Fälligkeiten der Miete, Ablauf des Mietvertrags

Wenn Sie Mietzahlungserinnerungen per SMS anbieten, ist es für Mieter einfach, ihre Miete pünktlich zu zahlen. Sie können auch Benachrichtigungen zur Verlängerung von Mietverträgen und andere wichtige Updates mit SMS-Automatisierungstools automatisieren, die den Prozess für beide Parteien vereinfachen.

Sie können auch Interaktionen mit Mietern basierend auf ihren Antworten personalisieren .

Wenn beispielsweise ein Mieter auf eine automatische Benachrichtigung über die Verlängerung des Mietvertrags positiv antwortet, wenden Sie sich direkt per SMS an ihn, um die Details abzuschließen und ihn mit neuen Zugangscodes einzurichten.

SMS ist eine schnelle und bequeme Möglichkeit, mit Mietern zu kommunizieren und Wartungserinnerungen und -benachrichtigungen direkt an das Telefon des Kunden zu senden, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, dass wichtige Unterlagen in der Spam-Datei landen.

2. Aktualisieren Sie Ihre Kundendatenbank

Die Immobilienverwaltung per SMS trägt dazu bei, die Speicherung Ihrer Kundendaten in kurzer Zeit erheblich zu erhöhen. Jedes Mal, wenn Sie einem Mieter eine SMS schreiben und zusätzliche Informationen benötigen oder einen Mietvertrag aktualisieren, werden seine Informationen aktualisiert und Ihre Datenbank wird stärker.

3. Immobilienwerbung – vermieten oder verkaufen

Textnachrichten eignen sich hervorragend zum Versenden von Werbeangeboten oder zum Bewerben von Community-Events, Tagen der offenen Tür oder der neuesten Immobilien, die Sie aufgelistet haben. Hier sind einige der Vorteile, die Eigentümer erhalten, wenn sie Immobilien per SMS bewerben:

• Kostengünstig – SMS können zu einem Bruchteil der Kosten für Telefonanrufe oder Zeitungsanzeigen versendet werden;
• Gezielt – Mit Listen und Schlüsselwörtern können Sie Personen ganz einfach nach Alter, Geschlecht, Standort und Interessen ansprechen;
• Bequem – Sie können Ihren Text jederzeit und überall versenden.

4. Eigentumsbezogene Warnungen

Mit SMS-Integrationen können Sie Benachrichtigungen über Wartungsaufgaben versenden, die zu einer bestimmten Tages- oder Wochenzeit auf dem Grundstück durchgeführt werden müssen.

Im Notfall (z. B. bei einem undichten Dach) können Sie den Mietern Massennachrichten senden, damit sie nicht von Wasserschäden in ihren Wohnungen oder Häusern überrascht werden.

5. Interaktionen mit Mietern humanisieren

SMS ist eine großartige Möglichkeit, mit Mietern zu kommunizieren. Es ist schnell, einfach und effizient, aber auch persönlich. Da etwa 89 Prozent der SMS-Nachrichten innerhalb von drei Minuten nach Erhalt gelesen werden, ist SMS Ihr ideales Tool für Informationsanfragen, einschließlich Details über den aktuellen Zustand der Immobilie, Mieterunterlagen, Verfügbarkeit zur Planung von Reparaturen usw.

6. Termin- und Wartungsbenachrichtigungen

Sie können auch Textnachrichten verwenden, um mit Anbietern und Lieferanten zu kommunizieren, um Wartungsarbeiten an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten basierend auf der Verfügbarkeit und anderen Faktoren, wie z. B. der Verfügbarkeit von Parkplätzen oder dem Verkehrsfluss in einem bestimmten Gebiet, zu planen.

SMS-Vorlagen für die Immobilienverwaltung

1. Mieterscreening

2. Unterzeichnung des Mietvertrags

Willkommen bei [Firmenname]!

Wir freuen uns, Sie als unseren neuen Bewohner zu haben. Wir hoffen, dass es Ihnen hier gefallen wird, und freuen uns darauf, Sie im Gebäude zu sehen.

Als Teil Ihres Einzugsprozesses greifen Sie bitte auf den unten stehenden Link zu, um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Anmietung dieser Einheit zu akzeptieren.

Mit Ihrer Unterschrift tritt Ihr Mietvertrag sofort in Kraft.

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3. Mieteinzug

Nachverfolgen:

4. Steuerverwaltung

5. Immobilienmarketing

6. Reparaturplanung

7. Grundstückspflege

8. Teamkommunikation

Fazit

SMS ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Ihre Immobilienverwaltungsstrategie verbessern können. Die Möglichkeit, Ihren Mietern direkt eine SMS zu senden, ermöglicht es Ihnen, eine stärkere Beziehung zu ihnen aufzubauen und ihnen das Gefühl zu geben, geschätzt zu werden.

SMS-Benachrichtigungen bieten den Bewohnern ein besseres Immobilienerlebnis , und es ist einfach, SMS-Funktionalität zu Ihrer aktuellen Immobilienverwaltungsroutine für unterwegs hinzuzufügen.

Sie können Nachrichten an Mandanten, Kunden, Anbieter und Partner senden. Sie können auch Feedback per SMS erhalten und sich in Echtzeit über Probleme informieren lassen, die in Ihren Unterkünften auftreten können.