5 Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen bereit ist, seine Buchhaltungslösung zu aktualisieren

Veraltete Buchhaltungssoftware kostet Sie Zeit und Geld? Achten Sie auf diese fünf Warnsignale.

Wenn Sie dies lesen, haben Sie den jährlichen Albtraum der Steuersaison überstanden (hoffe ich). Herzliche Glückwünsche! Jetzt können Sie sich eine schöne Limonade für eine gut gemachte Arbeit gönnen und anfangen, frei von dem Terror des IRS zu schlafen, der Sie durch Ihre Träume verfolgt.

Ob dies Ihr erster Steueralptraum war oder Ihr jährlicher Anfall von Ängsten im Zusammenhang mit der Steuersaison, ich bin bereit zu wetten, dass unzureichende oder veraltete Buchhaltungssoftware ein großer Teil Ihrer Probleme war.

Irene Wachsler, Wirtschaftsprüferin und Unternehmensberaterin aus Massachusetts, sagt, dass einer der größten Fehler, die sie bei Kleinunternehmern sieht, darin besteht, „nicht alle zulässigen Abzüge zu nehmen, weil sie nicht in ein ordnungsgemäßes Buchhaltungssystem investieren“.

Versäumte Abzüge sind jedoch nur eines der Anzeichen dafür, dass Ihre unzureichende Buchhaltung Sie Zeit und Geld kostet.

Wachsler fügte hinzu, dass viele Probleme kleiner Unternehmen „einfach gelöst werden können, indem ein Cloud-Buchhaltungssystem verwendet wird, das über automatisierte Bank-Feeds und Bankregeln verfügt“.

Klingt das nicht viel schöner, als sich die Haare auszureißen?

5 Warnsignale, dass Ihre Buchhaltungssoftware ein Upgrade benötigt

In diesem Artikel sehen wir uns fünf Warnzeichen an, die Ihr Unternehmen benötigen, um Ihr Buchhaltungssystem zu aktualisieren, zusammen mit hilfreichen Tipps, wie aktuelle Buchhaltungstechnologie helfen kann.

1. Sie verbringen mehr Zeit mit Ihrer Buchhaltungssoftware, als Sie Ihr Geschäft führen

Warnzeichen, auf die Sie achten sollten:

• Sie arbeiten nachts und am Wochenende, um grundlegende Buchhaltungsaufgaben nachzuholen.
• Der Großteil Ihrer Zeit, die Sie für Buchhaltungsaufgaben aufwenden, ist die Dateneingabe.
• Grundlegende Buchhaltungsaufgaben wie Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung halten Sie davon ab, Ihr Geschäft auszubauen.

Warum dies ein Problem ist: Buchhaltungssoftware (und eigentlich fast alle Unternehmenssoftware) sollte so konzipiert sein, dass Sie Zeit Wenn Ihr Buchhaltungstool Ihnen also keine Zeit zurückgibt, die Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens nutzen können, erfüllt es seine Aufgabe nicht.

Um ehrlich zu sein, wenn Ihre Buchhaltung mit vielen Transaktionen und Kunden auch nur ein wenig komplex ist, können Ihre Probleme sowohl mit der Personalausstattung als auch mit unzureichender Software zusammenhängen. In diesem Fall müssen Sie sich fragen, ob Sie lieber zehn Stunden pro Woche mit Ihrer eigenen Buchhaltung verbringen oder einem Fachmann ein paar hundert Dollar pro Monat dafür zahlen möchten, damit Sie diese Zeit zurückhaben können.

Wie neue Buchhaltungssoftware helfen kann: Mit Buchhaltungssoftware der aktuellen Generation können Sie auf vielfältige Weise Zeit sparen, vom Scannen von Belegen für die Spesenverwaltung bis hin zur Automatisierung von Routineprozessen wie Rechnungsstellung und Buchhaltung. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung bisher manuell durchgeführt haben, verbringen Sie wahrscheinlich jede Woche Stunden damit, dies zu erledigen. Die Verwendung von Buchhaltungssoftware mit integrierter Gehaltsabrechnung könnte das Leben verändern.

Apropos Integrationen, sie sind Ihr Schlüssel zu maßgeschneiderten Zeiteinsparungen. Etablierte Buchhaltungsprodukte haben Beziehungen zu Hunderten von App-Entwicklern aufgebaut, sodass Sie alles von Ihrem CRM über ein Point-of-Sale-System mit Ihrem Buchhaltungssystem verbinden können. Dies spart Zeit, indem die Anzahl der Klicks zwischen Apps reduziert und Daten für Sie abgerufen werden.

Beispielsweise zeigt eine Intuit-Untersuchung (wie sie im November 2018 bei QuickBooks Connect geteilt wurde), dass jeder Benutzer von QuickBooks Online etwa Es liegt in der Natur des Menschen, eine Routine zu etablieren und sich dann an das zu halten, was wir wissen. Der beste Weg, um herauszufinden, was Ihnen bisher entgangen ist, besteht darin, ein beliebtes Buchhaltungstool vorzuführen und einen Vertreter des Anbieters zu fragen, wie Sie damit Zeit sparen können.

2. Ihr Buchhaltungstool wird nicht mehr aktualisiert

Warnzeichen, auf die Sie achten sollten:

• Ihre Buchhaltungssoftware stürzt regelmäßig ab.
• Ihre Buchhaltungssoftware wurde von Hackern angegriffen.
• Ihre Buchhaltungssoftware hat ihre Funktionalität verloren, als Ihr Betriebssystem aktualisiert wurde.

Warum dies ein Problem ist: Ob Ihre Buchhaltungssoftware Open Source ist und nicht mehr unterstützt wird oder weil sie von einem Unternehmen vertrieben wurde, das nicht mehr im Geschäft ist, bei der Verwendung von Software, die nicht aktualisiert wird, geht es nicht nur darum, die neuesten Features geht es um den Schutz Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden.

Sie könnten sagen: „Ich brauche nicht die neueste Buchhaltungssoftware, weil ich keine künstliche Intelligenz, virtuelle CPAs und autonome Drohnen brauche, die meine Steuerdokumente an das IRS liefern.“

Zunächst einmal: Sie sollten niemals versuchen, per Drohne etwas in ein Bundesgebäude zu liefern. Zweitens: Das größte Risiko nicht unterstützter Software ist ihre Anfälligkeit für Hacking, wie eine weit geöffnete Hintertür, die im Wind schwingt. Möchten Sie Ihren Kunden erklären, dass ihre Bankdaten durchgesickert sind, weil Sie in Ihren Betriebsausgaben keinen Platz für eine aktualisierte Buchhaltungssoftware schaffen wollten?

Wie neue Buchhaltungssoftware helfen kann: Wenn Sie hinter Ihrem Unternehmen ein modernes, aktualisiertes Buchhaltungssystem haben, können Sie nachts ruhig schlafen und wissen, dass Ihre Daten und die Ihrer Kunden in guten Händen sind. Neben der Datensicherheit ist es auch zwingend erforderlich, dass Ihr Buchhaltungstool jährlich ( mindestens ) aktualisiert wird, um die sich ändernden Steuergesetze widerzuspiegeln.

Wenn Ihr System beispielsweise seit der Verabschiedung des Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetzes Ende 2017 nicht aktualisiert wurde, könnten Ihnen zahlreiche Abzüge und Steuergutschriften entgehen, weil Ihre Software nicht weiß, wie sie danach suchen soll. Oder, vielleicht noch schlimmer, Sie könnten Abzüge nehmen, die Ihre veraltete Software immer noch für aktiv hält (wie Bewirtungskosten) und sich selbst für eine IRS-Prüfung kennzeichnen.

3. Ihre Buchhaltungssoftware funktioniert nicht auf Mobilgeräten

Warnzeichen, auf die Sie achten sollten:

• Ihre Buchhaltungssoftware verfügt nicht über native Apps für iOS oder Android.
• Ihre Buchhaltungssoftware hat auf Mobilgeräten nur eingeschränkte Funktionalität.
• Ihre Buchhaltungssoftware funktioniert auf Ihrem mobilen Gerät, aber es fehlen wichtige Funktionen.

Warum dies ein Problem ist: Vor etwa einem Jahrzehnt war der Zugriff auf Ihre Buchhaltungssoftware auf Ihrem Tablet und Smartphone ein seltener und extravaganter Luxus, so wie die Möglichkeit, Arcade-Spiele in einem Sportkneipen auf einem Überlandflug zu spielen. Seitdem hat sich viel verändert.

Im Jahr 2019, mit der Verbreitung mobiler Geräte und verteilter Teams, ist der mobile Zugriff ein Muss für Unternehmensleiter.

Wenn Sie an einem Freitag um Mitternacht ins Büro fahren müssen, um ein Problem mit der Rechnung eines Kunden zu lösen, leistet Ihnen Ihre Buchhaltungssoftware wirklich gute Dienste oder arbeiten Sie dafür? Sie möchten auch sicherstellen, dass Ihr Buchhaltungstool auf iOS-Geräten genauso gut funktioniert wie auf Android, damit jeder, der es braucht, es verwenden kann, und dass es zukunftssicher ist.

Wie neue Buchhaltungssoftware helfen kann: Die Android- und iOS-Funktionalität ist jetzt Standard für beliebte Buchhaltungstools wie QuickBooks und Wave Accounting (die ersten beiden auf unserer beliebtesten Liste zum Zeitpunkt dieses Schreibens), sodass Sie Ihre Buchhaltungsaufgaben so einfach erledigen können im Zug oder Bus wie von Ihrem Desktop-Computer bei der Arbeit.

Als Führungskraft wissen Sie, wie selten es ist, fünf Stunden hintereinander nur an Ihrem Schreibtisch zu sitzen und sich Finanzberichte anzusehen oder die Bücher abzugleichen. Aber wenn Sie dies unterwegs auf einem Flughafen oder an einem Samstagnachmittag von Ihrer Couch aus tun können, sind Sie besser auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens eingestellt.

4. Ihre Buchhaltungssoftware lässt sich nicht in neue Apps integrieren

Warnzeichen, auf die Sie achten sollten:

• Sie haben separate Apps für Aufgaben wie Rechnungsstellung oder Spesenverwaltung, aber sie lassen sich nicht in Ihr zentrales Buchhaltungstool integrieren, sodass Sie mit stundenlanger mühsamer Dateneingabe festsitzen.
• Ihre Buchhaltungssoftware war früher in einige Ihrer Apps integriert, wurde jedoch seit der Aktualisierung der Apps nicht aktualisiert, sodass sie nicht mehr gut zusammenarbeiten.
• Ihre Buchhaltungssoftware lässt sich in eine sehr kleine Liste von Apps integrieren, was Sie dazu zwingt, Apps zu verwenden, mit denen Sie nicht vertraut sind.

Warum dies ein Problem ist: Jeder arbeitet gerne anders, und jeder hat seine Lieblingswerkzeuge, um unterschiedliche Aufgaben zu erledigen. Sie sollten entscheiden, welche Buchhaltungstools und Apps Sie verwenden, und diese Entscheidung nicht Ihrer Buchhaltungssoftware überlassen.

Wenn sich Ihre Software nicht in neue Apps integrieren lässt, bedeutet dies entweder, dass ihre Entwickler es versäumen, das System zu aktualisieren, oder dass sie nicht mit anderen Entwicklern zusammenarbeiten. Keiner dieser Gründe verheißt etwas Gutes für die Nützlichkeit des Systems.

Wie neue Buchhaltungssoftware helfen kann: QuickBooks und Xero (zwei der fünf führenden Anbieter auf unserer Liste „Top 20 der beliebtesten Buchhaltungssoftware“) integrieren jeweils mehr als 500 Apps. Das bedeutet, dass, egal wie Sie Ausgaben verfolgen, Rechnungen senden, Zahlungen akzeptieren oder fast alles im Zusammenhang mit Ihrer Geschäftsbuchhaltung und Ihren Finanzen erledigen möchten, diese Systeme darauf vorbereitet sind, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, ohne Sie zu zwingen, die Dinge auf ihre Art zu tun.

Angenommen, Sie haben ein Rechnungstool von Ihrem früheren Geschäftspartner geerbt, aber es hat Ihnen nie wirklich gefallen? Mit Ihrer neuen, anpassbaren Buchhaltungssoftware können Sie zum App-Marktplatz gehen und eine große Auswahl an Rechnungsstellungs-Apps durchsuchen, Rezensionen lesen, sie ausprobieren und eine finden, die mit Ihrem System funktioniert und Ihnen das Leben erleichtert.

5. Ihre Buchhaltungssoftware hat wenig oder keine Automatisierungsfunktionen

Warnzeichen, auf die Sie achten sollten:

• Sie senden monatliche Rechnungen manuell an dieselben Kunden, obwohl es nur wenige Änderungen gibt.
• Sie verwalten Ausgaben, indem Sie verblasste Papierbelege zusammenzählen.
• Am Ende eines jeden Monats verbringen Sie mehrere Stunden damit, Ihren Kontoauszug mit Ihrer Buchhaltungssoftware abzugleichen.

Warum dies ein Problem ist: Automatisierung, einst Stoff für Science-Fiction und Fantasy, ist heute nur noch ein normaler Bestandteil der Geschäftstätigkeit in der modernen Welt. Und wenn Sie keine Buchhaltungssoftware mit Automatisierungsfunktionen verwenden, verschwenden Sie eine Menge Zeit, die Sie besser für das Wachstum Ihres Unternehmens verwenden könnten.

Ein weiteres Problem bei manuellen Buchhaltungsaufgaben ist, dass Sie anfälliger für Fehler sind als Software. Die Automatisierung stellt sicher, dass das System niemals einen Fehler macht, solange Sie saubere Daten haben. Andererseits, wenn Sie um 2 Uhr morgens Ihre 50. Rechnung abtippen, werden Sie sehr wahrscheinlich einen Fehler machen.

Wie neue Buchhaltungssoftware helfen kann: Eine aktuelle Buchhaltungssoftware kann die Dateneingabe aus Aufgaben wie Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung, Spesenverwaltung und Bankabstimmung herausnehmen.

Sehen Sie sich diese Videoanleitung zu den Automatisierungsfunktionen von QuickBooks Online an:

„Best Practices und Automatisierung für Buchhalter in QuickBooks Online“ (Quelle)

Anstatt sich durch Stapel von Rechnungen und Belegen zu jagen und zu picken, richten Sie automatisierte Prozesse ein und überprüfen die Zahlen am Ende jedes Monats, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Auf diese Weise können Sie Ihre Zeit damit verbringen, Ihr Geschäft zu führen, anstatt ein Dateneingabespezialist zu werden.

Was hält Sie davon ab, Ihre Buchhaltungslösung zu aktualisieren? Gibt es ein Problem, das Sie davon abhält, Ihr Buchhaltungssystem zu aktualisieren, über das ich in diesem Artikel nicht gesprochen habe? Kosten? Lähmung durch Analyse? Crotchety-Buchhalter, der sich weigert, mit etwas anderem als dem Open-Source-System zu arbeiten, das sein Schwager Anfang der 90er Jahre als Community-College-Projekt programmiert hat? Was auch immer Sie davon abhält, auf etwas umzusteigen, das Ihnen und Ihrem Team das Leben leichter macht, ich möchte davon hören; erreichen Sie mich auf Twitter @AndrewJosConrad. In der Zwischenzeit sollten Sie unbedingt unseren Buchhaltungs- und Finanzblog im Auge behalten, um Tipps zu allem zu erhalten, von der Zukunft der Buchhaltungstechnologie bis hin zu den besten Fintech-Podcasts, aus denen Sie lernen können.