Ein Leitfaden für Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen für Franchiseunternehmen

Für Franchise-Unternehmen, die unterwegs sind – diejenigen, die einen Service vor Ort erbringen und die Standorte von Geschäfts- oder Privatkunden besuchen – ist die Planungssoftware von Serviceunternehmen ein wichtiger Bestandteil ihres Geschäftsbetriebs.

Die richtigen Tools können diesen Franchise-Unternehmen dabei helfen, effizienter und rentabler zu arbeiten. Aber was ist anders an der Franchise-Umgebung? Welche spezifischen Lösungen benötigen Service-Franchises und wie funktioniert das alles?

Wir beantworten diese Fragen und mehr in diesem Leitfaden zur Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen.

Was ist Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen?

In diesem Fall sprechen wir von Dienstleistungsunternehmen, die „Hausbesuche machen“. Mit anderen Worten, sie besuchen die Standorte ihrer Kunden, um ihre Dienstleistung zu erbringen.

Denken Sie an Außendienstunternehmen wie Umzugsunternehmen, Haushalts- und Geschäftsreiniger, Müllentsorgungsunternehmen, Installationsunternehmen und andere ähnliche Dienstleister.

Für diese Unternehmen müssen ihre Software-Tools über Funktionen verfügen, die für die Durchführung der Arbeit vor Ort geeignet sind. Der Job hat eine bestimmte Zeit im Kalender, einen Ort, an dem die Arbeit stattfinden wird, einen Arbeitsauftrag mit Details zu der zu erledigenden Arbeit und andere notwendige Geschäftsfunktionen. Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen berücksichtigt all diese Anforderungen und stellt diesen spezifischen Unternehmen die Tools zur Verfügung, die sie benötigen.

Der Unterschied zu Franchise

Bei Franchise-Unternehmen ist die Komplexität sogar noch größer. Einzelne Franchise-Standorte benötigen Zugriff auf die richtigen Tools. Das Franchise selbst kann verlangen, dass alle diese Standorte miteinander verbunden sind. Sie können dies tun, um im gesamten Franchise ein einheitliches Serviceniveau anzubieten.

Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen für Franchiseunternehmen gibt den einzelnen Standorten die Funktionalität, die sie benötigen. Es kann dem Franchisegeber auch Einblick in das gesamte Geschäft geben. Mehr dazu weiter unten.

Die Funktionen, auf die es ankommt

Für diese spezielle Art von Geschäft haben sie Anforderungen, die für die Art von Geschäft, das sie betreiben, verantwortlich sind. Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen verfügt über Funktionen, die diese spezifischen Anforderungen erfüllen.

Lokalisierte oder zentralisierte Online-Buchung

Kunden verlangen zunehmend die Art von Komfort, der es ihnen ermöglicht, einen Termin oder ein Angebot zu ihrer Zeit zu buchen. Möglicherweise ziehen sie es vor, dies zu tun, ohne mit einem Administrator oder Verkäufer zu sprechen. Online-Buchungstools bieten den Kunden diesen Komfort und sparen den Unternehmen außerdem Zeit.

Für Service-Franchises haben sie Optionen, wenn es um ihre Online-Buchungstools geht. Jeder Standort kann seine eigene lokale Buchungsmaschine haben, oder das Franchise kann eine zentralisierte Buchungsoption anbieten. Bei einer lokalisierten Lösung sind die einzelnen Standorte dafür verantwortlich, ihre eigene Verfügbarkeit in der Buchungsmaschine einzustellen. Sie können auch teilweise dafür verantwortlich sein, den Verkehr auf ihre Buchungsseite zu lenken, um Jobs in ihrem Kalender umzuwandeln.

Mit einer zentralisierten Buchungsoption kann ein Franchisegeber einzelnen Standorten den Komfort bieten, sich nicht um die Buchungsfunktionen kümmern zu müssen. Die Franchise-Website bietet ein einziges, zentralisiertes Buchungstool und weist den Job dem entsprechenden Standort des Franchisenehmers zu. Tatsächlich ist dies für viele Service-Franchises ein wichtiges Verkaufsmerkmal. Wenn das Franchise eine starke Markenbekanntheit genießt und ein großes Gebiet bedient (z. B. landesweit oder bundesweit), profitieren die einzelnen Standorte davon, dass sie sich nicht um die Verwaltung von Buchungsaufträgen kümmern müssen. Die zentralisierte Buchungsmaschine setzt den Job direkt in ihren Kalender, was dem Kunden Komfort und dem Betreiber des Franchise-Standorts einen großen Mehrwert bietet.

Planung

Nicht nur der Standort, sondern jeder einzelne Techniker oder jedes Team braucht Transparenz in seinem Tagesablauf. Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen kann dem gesamten Unternehmen Einblick in den Tagesablauf bieten. Es kann die Standorte, Details von Jobs und die Techniker hervorheben, die sie ausführen werden.

Beispielsweise hat ein Müllentsorgungsunternehmen fünf Lastwagen von einem Rastplatz aus auf der Straße. Jeder der täglichen Jobs wird auf dem Zeitplan stehen. Jeder Fahrer kann seine individuellen Jobs auf seinen eigenen mobilen Geräten sehen. Sie können auch Jobs ein- und ausstempeln, wenn sie ankommen und wenn der Job abgeschlossen ist. Auf diese Weise ist der Zeitplan auf dem neuesten Stand und sowohl das Unternehmen als auch die Kunden sind auf dem Laufenden. Und es erfordert keine zusätzliche Kommunikation zwischen dem Büro und den LKWs.

„Das System hat das Unternehmen und die Art und Weise, wie wir mit der Preisgestaltung nach Gebieten umgehen, rationalisiert“, sagt Adam Butler, geschäftsführender Gesellschafter von Jiffy Junk. „Die darin integrierte Adresszuordnung hat auch Fehler bei der Eingabe von Dienstadressen reduziert. Es ist großartig, dass wir Aufträge schnell und effizient in den Zeitplan aufnehmen und direkt auf die iPads in den LKWs schicken können.“

Arbeitsanweisungen

Ein Serviceauftrag ist mehr als nur ein Termin in einem Kalender. Bei Dienstleistungsunternehmen müssen die Besonderheiten der Stelle detailliert beschrieben werden, zusammen mit allen relevanten Anmerkungen, die für diese Stelle spezifisch sind. Die meisten Dienstleistungsunternehmen verwenden eine Arbeitsauftragsvorlage als Ausgangspunkt für diese Jobs.

Ein Arbeitsauftrag enthält alle Details, die der Techniker benötigt, um die Arbeit auszuführen. Beispielsweise kann der Arbeitsauftrag eines Reinigungsunternehmens angeben, welche Räume am Standort eines Kunden gereinigt werden müssen. Es kann auch spezielle Anweisungen für jeden enthalten. Oder der Arbeitsauftrag eines Fenstereinbauunternehmens kann die erforderlichen Werkzeuge und Materialien zur Durchführung der Arbeit enthalten, wie z. B. die genauen Abmessungen des Glases, Dichtungsstreifen oder andere auftragsspezifische Details.

Routenoptimierung

Für Dienstleistungsunternehmen mit vielen LKWs auf der Straße, insbesondere solchen, die mehrere Aufträge pro Tag ausführen, kann die Routenoptimierung viel Zeit und Geld sparen.

Die Routenoptimierung ist eine Funktion, die dabei hilft, die Jobs des Tages basierend auf ihrer Zeit und ihrem Standort zu planen, um die Fahrzeit zu verkürzen. Faktoren wie Verkehr sowie die Zeit, die für die Ausführung der einzelnen Aufgaben benötigt wird. Vielleicht haben Sie zum Beispiel einen Techniker oder ein Team, das schneller ist als die anderen. Ohne Routenoptimierung können Sie diesen Teams mehr Aufträge pro Tag geben und so ihr Potenzial maximieren.

Mit der Routenoptimierung können Dienstleistungsunternehmen die Zeit verkürzen, die für die Planung ihres Tages und den Übergang von Auftrag zu Auftrag erforderlich ist, was zu erheblichen Zeit- und Kraftstoffeinsparungen führt.

Transaktions-SMS und Terminbestätigungen

Wenn ein Auftrag gebucht wird, ein Team eintrifft und ein Auftrag abgeschlossen ist, ist es ratsam, dass Techniker sowohl den Kunden als auch die Zentrale auf dem Laufenden halten. Anstatt zu verlangen, dass Techniker Nachrichten senden müssen, während sie im Außendienst sind, kann die Planungssoftware von Serviceunternehmen automatisierte Textnachrichten senden, wenn sich der Auftragsstatus ändert.

Zum Beispiel, wenn ein Umzugslastwagen am Standort eines Kunden ankommt, um mit dem Beladen des Lastwagens zu beginnen. Sie können ihren Status auf dem Arbeitsauftrag aktualisieren und eine SMS direkt an den Kunden senden, um zu sagen, dass der LKW angekommen ist. Das Gleiche kann nach Abschluss der Arbeit erfolgen. Erfahrene Unternehmen können auch eine Einladung für Kunden einfügen, eine Bewertung abzugeben, wenn der Service abgeschlossen ist, oder bei Bedarf ihren nächsten Termin zu vereinbaren.

Fakturierung

Neben der Benachrichtigung der Kunden über den Auftragsstatus kann die Planungssoftware von Dienstleistungsunternehmen Rechnungen erstellen, wenn der Auftrag abgeschlossen ist, und diese per E-Mail an den Kunden senden. Das automatische Versenden von Rechnungen auf diese Weise kann Verwaltungszeit sparen und Unternehmen helfen, schneller bezahlt zu werden.

Digitale Rechnungen per E-Mail können eine Reihe von Zahlungsoptionen enthalten, die dem Kunden die bequeme Wahl bieten. Und sie geben dem Unternehmen die Möglichkeit, Zahlungen schmerzlos und professionell einzuziehen. Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen kann auch in Rechnungsstellungs- und Buchhaltungstools wie Quickbooks integriert werden. Sie können Daten zwischen beiden Softwaretools automatisch synchronisieren, damit die Aufzeichnungen unternehmensweit konsistent sind.

„Uns gefällt, dass es für unsere Kunden bequem ist, aber das Beste ist, dass es die Zeit verkürzt hat, die es dauert, bis Rechnungen bezahlt werden“, sagt Chris Aconley, COO von Men In Kilts. „Je einfacher es für Kunden ist, desto besser ist es für unsere Franchisenehmer und Techniker im Außendienst. Wir wurden bezahlt, noch bevor wir die Baustelle verlassen haben.“

Zahlungen

Das Akzeptieren von Zahlungen im Außendienst ist der schnellste Weg für Unternehmen, bezahlt zu werden. Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen kann Kunden eine Reihe von Zahlungsoptionen anbieten, einschließlich der Annahme von Zahlungen vor Ort. Oft bedeutet dies die Integration mit einem Zahlungstool eines Drittanbieters. Für den Kunden funktioniert es jedoch als nahtloses, konsistentes Erlebnis als Teil der Software-Suite.

Statistiken und Tracking

Für Unternehmen jeder Größe ist die Verfolgung ihrer Ergebnisse und Leistung ein wesentlicher Bestandteil der Überwachung ihres Erfolgs und Wachstums. Eine Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen kann in diesem Bereich sehr hilfreich sein. Möglich wird dies, weil sich alle Geschäftsabläufe an einem Ort befinden.

Software-Tools können Aufträge pro Standort, pro LKW oder Techniker und viele andere wichtige Geschäftskennzahlen verfolgen. Diese genaue Datenerfassung bietet Unternehmen Einblicke, die operative Änderungen informieren können, die Wachstum ermöglichen.

Multi-Location-Fähigkeiten und Franchisegeber-Tools

Wie oben erwähnt, weisen die Planungstools von Dienstleistungsunternehmen für Franchiseunternehmen einige wesentliche Unterschiede auf. Franchisegeber erhalten Zugriff auf die oben aufgeführten Tools sowie auf Reporting-Tools, die ihnen Einblick in das gesamte Unternehmen geben.

Die Verfolgung der Leistung jedes Standorts ist nur ein Teil des Nutzens. Die Möglichkeit, neue Standorte einfach zu starten, ist ein weiteres Schlüsselmerkmal. Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen für Franchiseunternehmen sollte so konzipiert sein, dass sie mit dem Franchise wächst und skaliert. Es sollte es einfach machen, neue Standorte problemlos „einzuschalten“ und jedem Standort das gleiche Serviceniveau zu bieten.

Die Franchise-Management-Software von Vonigo für Dienstleistungsunternehmen kann alles, was hier aufgeführt ist und mehr. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine lokale oder zentralisierte Buchung entscheiden, die Tools von Vonigo können an die individuellen Anforderungen des Service-Franchise angepasst werden. Es ermöglicht auch eine einfache Erweiterung auf neue Standorte.

„Wir schätzen, dass uns die Online-Buchungsmaschine von Vonigo fast 90 % der Kosten für die Jobbuchung eingespart hat, verglichen mit der Abwicklung derselben Jobbuchungen über unser Kundenbetreuungsteam“, sagt Boris Martin, Mitbegründer von Velofix. „Vonigo ist in der Lage, Parameter zu zentralisieren, wie unsere Organisation läuft, aussieht und sich anfühlt. Dann ermöglicht es uns auch, einzigartige Instanzen auf Filial-/Franchise-Ebene anzupassen und zu erstellen. Was unglaublich einzigartig und kraftvoll ist. Auf diese Weise können wir Betriebsfunktionen wie Zonen, angebotene Dienste, Zeitzuweisungen usw. anpassen, um die Effizienz und den Gewinn für jedes Franchise zu maximieren.“

Erfahren Sie mehr über Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen für Franchiseunternehmen

Möchten Sie sehen, wie Planungssoftware für Dienstleistungsunternehmen Ihrem Unternehmen beim Wachstum helfen kann? Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen mit einem oder mehreren Standorten haben oder bereits ein großes Franchise-Unternehmen sind, die Suite von Softwaretools von Vonigo kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Um mehr zu erfahren, buchen Sie eine kostenlose, private Demo von Vonigo.