3 Möglichkeiten, wie Agenturen Scope Creep vermeiden können und wie man damit umgeht, wenn es einsetzt

Sie denken, dass Sie Ihre Projekte effizient managen, aber der Scope Creep setzt immer noch ein. Was tun Sie, wenn Sie nicht so viel Gewinn erzielen, wie Sie sollten, oder mit unzufriedenen Kunden zu tun haben?

Wenn Ihre Projekte außer Kontrolle geraten, weil Kunden zusätzliche Arbeit verlangen, oder die Projekte mehr Arbeit erfordern, als Sie ursprünglich dachten, könnte der Ruf Ihrer Agentur gefährdet sein, insbesondere wenn Sie Schwierigkeiten haben, Fristen einzuhalten.

Was also ist Scope Creep und wie kann es erfolgreich bewältigt werden?

Im heutigen Artikel erfahren Sie, was Scope Creep ist, wie Sie es verhindern und bewältigen können, und finden agenturspezifische Beispiele für Scope Creep.

Was ist Scope Creep?

Scope Creep, auch bekannt als Kitchen-Sink-Syndrom oder Requirement Creep, bezieht sich auf das Projektmanagement und die Änderungen in einem Projekt, die eine Erweiterung der ursprünglichen Ziele bewirken.

Um den Scope Creep zu unterschätzen, ist es wichtig zu berücksichtigen, was zum Projektumfang gehört. Der Projektumfang umfasst den Planungsprozess, einschließlich:

• Spezielle Ziele
• Zu vervollständigende Leistungen
• Meilensteine ​​und Fristen für jede Leistung
• Projektkosten
• Teammitglieder übernehmen jede Aufgabe
• Externe Ressourcen erforderlich

Alles, was außerhalb des Projektumfangs geschieht, kann zu Scope Creep führen.

Laut PMI kommt es bei fast 50 % der Projekte zu Scope Creep, während fast 40 % der Agenturen ihr Projektbudget deswegen überschreiten.

Scope Creep kann subtile Änderungen umfassen, wie z. B. kleine Änderungen und Anpassungen durch den Kunden, die zu zusätzlicher Arbeit, verpassten Fristen und Projekten führen, die länger als erforderlich dauern. Wenn Änderungen nicht zu zusätzlichen Arbeitsstunden oder Kosten führen, dann ist es kein Scope Creep.

Zu den Hauptursachen für Scope Creep in Agenturen gehören:

• Kunden verstehen die Bedeutung ihrer Rolle bei der Erstellung eines Briefings nicht
• Kunden verstehen die Komplexität des Umfangs des Projekts nicht
• Die Agentur unterschätzt die Komplexität des Projekts
• Fehlende Kundenvereinbarung
• Unerwartete Probleme treten auf der Seite des Kunden auf und führen zu Änderungen im Projekt
• Der Projektumfang ist nicht genau definiert
• Schlecht verwaltete Kommunikation zwischen Teammitgliedern und dem Kunden
• Mangelndes Engagement für den Kunden
• Rückmeldungen zu Meilensteinen/Leistungen verzögern sich
• Zeitverschwendung seitens der Agentur
• Fehlende Priorisierung
• Die Agentur versteht nicht, warum neue Anfragen/Änderungen vorgenommen werden

Wie Scope Creep Ihre Agentur beeinflusst

Wenn Scope Creep auftritt, müssen Ihre Kostenschätzungen für das Gesamtprojekt überarbeitet werden, und Ihre Gewinne werden wahrscheinlich darunter leiden. Zusätzliche Arbeit, Stunden und Ressourcen erfordern zusätzliche Mittel aus Ihrem Budget, wenn die Projektkosten zu steigen beginnen.

Wenn Sie für ein Projekt eine bestimmte Anzahl von Stunden veranschlagt haben, werden zusätzliche Stunden die Zeit auffressen, die Sie für andere Kundenprojekte eingeplant haben.

Zusätzliche Projektstunden können auch bedeuten, dass Sie Ihrer Rechnung mehr abrechenbare Stunden hinzufügen – etwas, womit Ihr Kunde wahrscheinlich nicht zufrieden sein wird.

Versäumte Fristen aufgrund von Scope Creep können zu unzufriedenen Kunden führen und möglicherweise den Ruf Ihrer Agentur schädigen.

Beispiele für Creep-Beispiele für Agenturbereiche

Szenario 1

Eine Digitalagentur übernimmt ein Projekt zur Gestaltung eines Flyers und liefert pünktlich den ersten Meilenstein.

Der Kunde fordert Änderungen am Flyer an. Die Änderungen werden vorgenommen und der Kunde fordert weitere Änderungen außerhalb der Projektbeschreibung. Diese Änderungen erfordern zusätzliche Zeit und personelle Ressourcen außerhalb des vereinbarten Vertrags.

Szenario 2

Eine Webdesign-Agentur, die an einer neuen Website für einen Kunden arbeitet, möchte das neue Design implementieren, stellt jedoch fest, dass die vom Kunden verwendete Plattform repariert werden muss, bevor das Design live gehen kann (z. B. das CMS ist veraltet oder funktioniert nicht richtig). aufgrund von Theme- oder Plugin-Konflikten). Dies führt zu zusätzlichem Zeit- und Ressourcenaufwand.

Scope Creep ist frustrierend, aber es ist auch ein natürliches Ereignis, insbesondere wenn Änderungen aufgrund von Umständen auftreten, die außerhalb der Kontrolle des Kunden liegen. Wenn es jedoch häufig zu einem Scope Creep kommt und Störungen in Ihrer Agentur verursacht, müssen Sie festlegen, wie Sie es vermeiden und bewältigen können, sobald es einsetzt.

Wie können Behörden Scope Creep vermeiden/verhindern?

Wenn Sie wissen, wie Sie Scope Creep verhindern können, können Sie Verzögerungen bei der Projektarbeit vermeiden und sicherstellen, dass Ihre Agentur Gewinne erzielt, pünktlich arbeitet und Ihre Kunden zufrieden stellt.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Scope Creep vermeiden können:

1. Stellen Sie ein Dokument zum Projektumfang bereit

Ein klar definiertes Dokument zum Projektumfang sollte alle Einzelheiten der Planungsphase auflisten, einschließlich eines klaren Briefings, Leistungen, Meilensteine, Kosten, Fristen, Ressourcen und Aufgaben:

Dieses Dokument sollte auch Szenarien angeben, die außerhalb des ursprünglichen Projekts liegen, und wie diese neuen Anfragen von der Agentur verwaltet werden.

Es ist auch eine gute Idee, dass Kunden einen Agenturvertrag unterzeichnen, um zu dokumentieren, dass sich beide Parteien über den Umfang des Projekts einig sind.

Wenn zusätzliche Anforderungen außerhalb des Dokuments zum Projektumfang gestellt werden, kann Ihre Agentur den Kunden daran erinnern, dass zusätzliche Stunden in Rechnung gestellt werden und mehr Zeit in Anspruch nehmen.

2. Verwalten Sie Erwartungen

Seien Sie gegenüber Ihren Kunden transparent, bevor Sie ein Projekt beginnen. Stellen Sie so viele Fragen wie möglich, um das Projekt in seiner Gesamtheit zu verstehen. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Projekt länger dauern wird, als der Kunde verlangt, ist es wichtig, ihn vor Beginn darüber zu informieren.

Beispiel
Die freiberufliche digitale Projektmanagerin Suzanna Haworth litt unter Scope Creep, als sie an einem Webdesign-Projekt arbeitete, das von zwei Agenturen verwaltet wurde.

Das ursprüngliche Projekt schien einfach. Suzanna gestaltete das Frontend der Website, während die andere Agentur das Backend übernahm. Die andere Agentur berücksichtigte jedoch nicht den Aufbau eines neuen Front-Ends auf veraltetem Code, was Zeit und Aufwand für neue Änderungen bedeutete.

Das Ergebnis war eine um zwei Monate verspätete Deadline, ein unzufriedener Kunde und ein demotiviertes Team, an dem weder die Agentur noch der Kunde Schuld waren.

Haworth erkannte, dass die Agentur in diesem Fall zunächst Projektabhängigkeiten von Dritten hätte identifizieren sollen und wie sich diese auf den Projektumfang auswirken könnten. Diese Risikoplanung kann mit dem Kunden besprochen werden, damit er die Auswirkungen versteht, die die Beteiligung Dritter auf ein Projekt haben kann.

3. Fristen effektiv verwalten

Priorisieren Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams, um sicherzustellen, dass Meilensteine ​​und Fristen eingehalten werden. Es wird immer Aspekte geben, die Sie hinzufügen möchten, aber halten Sie sich beim Erledigen von Aufgaben an den Projektumfang.

Gutes Teammanagement ist unerlässlich, wenn Fristen eingehalten werden. Verfolgen Sie daher den Aufgabenfortschritt und erstellen Sie Meilensteine ​​für die Erledigung kleinerer Aufgaben, um sicherzustellen, dass alle im Zeitplan liegen. Die Verwendung von Projektmanagement-Software hilft Ihnen, Teammitglieder und den Fortschritt jedes Projekts zu verfolgen, wie Trello oder Wrike bieten:

Beispiel
Jawfish Digital verfolgt intern alles für ein bestimmtes Projekt, auch wenn es sich nicht um ein stündliches Projekt handelt:

Die Agentur kennt auch ihre Kosten für externe Ressourcen wie die Bezahlung von Vertragsautoren oder Grafikdesignern. Jawfish Digital kann verstehen, wie lange ähnliche frühere Projekte dauern, und kann ein genaues Angebot erstellen und dennoch einen Gewinn erzielen, indem es Umfangserweiterungen vermeidet.

Wie können Agenturen den Scope Creep bewältigen, wenn und wann er einsetzt?

Die Verwaltung des Scope Creep ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie ein Projekt pünktlich abschließen und einen Gewinn erzielen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Scope Creep zu verwalten:

Fragen Sie Kunden, ob sie einen Kostenvoranschlag für Änderungen wünschen

Es ist wichtig, den Projekttyp zu berücksichtigen und eine Berechnungsmethode zu wählen, die den Umfang des Projekts berücksichtigt. Wenn Sie Ihre Prognosen genau berechnet haben (und ein Projektumfangsdokument ausgefüllt haben), können Sie zusätzliche Arbeiten/Stunden innerhalb des Projektbudgets erledigen.

Wenn Sie beispielsweise nach einer Abrechnungsmethode nach Ressourcen und Zeit arbeiten, ist es wichtig, Änderungen mit Ihrem Kunden zu besprechen, falls erforderlich. Auf diese Weise wissen sie, dass zusätzliche Änderungen zusätzliche Zeit und Arbeit erfordern und separat in Rechnung gestellt werden.

Sprechen Sie mit Ihrem Team

Ein Projekt mit Scope Creep wird Ihrem Team wahrscheinlich viele Kopfschmerzen bereiten. Wenn Sie Ihr Team informieren, damit es genau weiß, was passiert, und ihm dabei helfen, Stress abzubauen, wird dies die Motivation verbessern. Vermeiden Sie es, anderen oder dem Kunden die Schuld zu geben. Alle Scope Creep-Situationen sind Lernmöglichkeiten, die Ihnen helfen, ähnliche Szenarien in Zukunft zu vermeiden.

Sprechen Sie mit Ihrem Kunden

Kommunizieren Sie mit Ihrem Kunden bei jedem Schritt der Projektreise. Zeigen Sie ihnen die Fortschritte, die Sie gemacht haben, und machen Sie sie auf auftretende Probleme aufmerksam. Der Erfolg einer Agentur hängt davon ab, gegenüber Kunden transparent zu sein, um das Vertrauen zu stärken und sicherzustellen, dass sie mit dem abgeschlossenen Projekt zufrieden sind.

Scope Creep verhindern und managen

Das Vermeiden von Scope Creep wird immer eine Herausforderung sein. Projekte ändern sich natürlich im Laufe ihres Verlaufs, und unerwartete Probleme treten auf.

Wenn Sie jedoch Strategien anwenden, um dies zu verhindern, wie z. B. die Berücksichtigung von Problemen bei den Projektkosten oder die Bereitstellung eines Projektumfangsdokuments, können Sie den Umfangszuwachs effektiv verwalten, falls er auftritt.

Zu lernen, wie man Scope Creep verhindert und verwaltet, ist nur ein Aspekt beim Aufbau einer erfolgreichen Agentur. Melden Sie sich hier für eine Instapage Enterprise-Demo an, um weitere Möglichkeiten zum Wachstum Ihrer Agentur zu entdecken.