Vorlagen für Verkaufsberichte: täglich, wöchentlich und monatlich

Sie wurden also gebeten, einen Verkaufsbericht zu schreiben, und Sie fragen sich wahrscheinlich: „Verkaufsberichte? Wo fange ich überhaupt an?“

Keine Sorge, wir sind hier, um zu helfen. Verkaufsberichte sind entscheidend, um Ihnen und Ihrem Unternehmen zu zeigen, ob Quoten erfüllt werden, wie Ihr Team abgeschnitten hat, und um die Verkaufsbemühungen Ihres Teams in die Zukunft zu lenken.

Bis zu 48 % der leistungsschwachen Unternehmen haben nicht vorhandene oder informelle Verkaufsprozesse (B2B-Vertriebsmanagement). Effektive Verkaufsberichterstattungsprozesse helfen Ihrem Unternehmen, die Produktivität zu steigern und das Kundenwachstum zu beschleunigen. Aus diesem Grund haben wir diesen Blog mit praktischen Berichtsvorlagen verfasst, damit Ihr Team härter, besser, schneller und vielleicht sogar stärker verkaufen kann.

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Inhaltsverzeichnis

So schreiben Sie einen Verkaufsbericht in sechs Schritten

Schritt 1: Kennen Sie Ihre meldende Zielgruppe

Schritt 2: Sammeln Sie relevante Verkaufsmetriken

Schritt 3: Wählen Sie Ihren Berichtszeitraum

Schritt 4: Verwenden Sie Grafiken und Illustrationen

Schritt 5: Schneiden Sie die Unordnung aus

Schritt 6: Kontext zu Ihren Daten hinzufügen

3 Arten von Verkaufsberichtvorlagen

Tägliche Umsatzberichte

Wöchentliche Umsatzberichte

Monatliche Umsatzberichte

Fazit

So schreiben Sie einen Verkaufsbericht in sechs einfachen Schritten

In den nächsten Abschnitten werde ich sechs einfach zu befolgende Schritte skizzieren, die Ihnen helfen, den Prozess der Verkaufsberichterstattung aufzuschlüsseln. Diese sechs Schritte führen Sie durch die Auswahl einer Zielgruppe, das Sammeln von Metriken, Berichte für Zeitrahmen, die Verwendung von Grafiken und schließlich das Hinzufügen von Kontext.

Schritt 1: Kennen Sie Ihre berichtende Zielgruppe

Zunächst einmal: Es ist wichtig zu wissen, für wen Sie Ihren Bericht schreiben. Vertriebsleiter benötigen andere Informationen als neue Vertriebsmitarbeiter, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Überlegen Sie, wer diesen Verkaufsbericht lesen wird.

Welche Informationen sind ihnen am wichtigsten?

Zum Beispiel möchte jemand in einer höheren Führungsposition wahrscheinlich Zahlen sehen, die sich auf den Wert seiner Investition beziehen, verglichen mit den messbaren Ergebnissen seines Vertriebsteams. Im Gegensatz dazu möchte sich ein Vertriebsleiter, der seinem Vertriebsteam unterstellt ist, möglicherweise auf den Fortschritt in Bezug auf Ihre Prognosen und die Produktivität des Teams konzentrieren.

Vertriebsmitarbeiter können auch davon profitieren, eigene Berichte zu erstellen. Regelmäßige Berichterstattung kann Vertriebsmitarbeitern helfen, ihre Verkaufsgespräche zu verfeinern, ihre Bemühungen auf persönliche und Teamziele zu konzentrieren und ihr Einkommen zu verfolgen.

Wenn Sie wissen, wer Ihren Bericht lesen wird, können Sie sich auf Informationen konzentrieren, die zu ihrer Rolle beitragen. Finden Sie heraus, was Ihr Leser von Ihnen will, und liefern Sie es!

Schritt 2: Sammeln Sie relevante Verkaufsmetriken

Nachdem Sie Ihre Zielgruppe identifiziert haben, können Sie sich darauf konzentrieren, die hilfreichsten Informationen zu sammeln – sowohl qualitativ als auch quantitativ. Schließlich endet die Berichterstattung nicht, sobald Sie einige Zahlen geflasht haben. Die Präsentation qualitativer Informationen hilft, Trends und Ergebnisse zu kontextualisieren und zu verstärken, egal ob sie gut oder schlecht sind.

Wenn Sie noch nie Verkäufe nachverfolgt haben oder gerade erst anfangen, fragen Sie sich zunächst, was Sie erreichen möchten. Das Verfolgen Ihrer Verkaufsmetriken hilft Ihnen, die großen Fragen zu beantworten, wie zum Beispiel:

• Wie nah sind Sie am Abschluss eines bestimmten Deals?
• In welchen Stadien befinden sich bestimmte Kunden?
• Woher kommen Ihre unqualifizierten Leads?
• Wie holen wir Kunden aus der Pipeline?
• Welche Verkäufer schneiden am besten ab? Welche fallen zurück?

Google Sheets und Microsoft Excel sind großartige Tools für Anfänger, um zu lernen, wie Sie Ihre Verkaufsdaten organisieren. Aber wenn Sie kein Tabellenkalkulationsexperte sind, ist ein Dashboard-System das perfekte Werkzeug, um mit der Verkaufsberichterstattung zu beginnen.

Wenn Sie ein Dashboard einrichten, erhalten Sie sicherlich nützliche Berichtsdaten wie:

• Heiße Leads
• In welcher Phase des Prozesses sich Ihre Interessenten befinden
• Aussichten in Ihrer Pipeline
• Anrufe getätigt
• Treffen gebucht
• E-Mails gesendet

...und vieles mehr.

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Denken Sie außerdem daran, dass das Ziel eines Berichts darin besteht, ein umfassendes Bild davon zu erstellen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt vor sich geht, und Ihnen zu helfen, zu verstehen, was in Zukunft passieren muss. Die von Ihnen ausgewählten Informationen sollten in engem Zusammenhang mit Leistungsergebnissen, täglichen Verkaufsvorgängen und Leistungskennzahlen (KPIs) stehen.

Empfohlene Lektüre: So fügen Sie Ihren traditionellen Medienverkauf digital hinzu

Schritt 3: Wählen Sie Ihren Berichtszeitraum

Sie werden alles hineinstopfen wollen – tun Sie es nicht.

Weniger ist mehr.

Die Festlegung eines Zeitrahmens hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen zu meldenden Informationen und ermöglicht einen einfachen Vergleich von Zeitraum zu Zeitraum.

Ihr Bericht sollte sich auf die Ziele konzentrieren, die Sie zu erreichen versuchen, und auf die Zahlen, die sich direkt darauf beziehen. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, den Wert Ihrer bestehenden Kunden zu steigern, möchten Sie möglicherweise Ihre Gesprächszeit mit Ihren bestehenden Kunden während der wöchentlichen Anrufe verlängern.

Schritt 4: Verwenden Sie Grafiken und Illustrationen

Das Einfügen von Grafiken wie Balkendiagrammen und Liniendiagrammen kann dichte Informationen vereinfachen und Änderungen im Laufe der Zeit auf einen Blick anzeigen. Sie möchten Ihr Publikum nicht einschläfern lassen, und fast niemand möchte zu lange auf eine Tabelle starren – egal, wie hilfreich er sein kann. Die Informationen, die Sie präsentieren, sind nicht immer allgemein bekannt, daher ist es wichtig, sie prägnant und leicht verdaulich zu machen.

Ein gut platziertes Diagramm kann entscheidend dafür sein, wie Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Handlungen für die Zukunft ändern. Ein Balkendiagramm kann Ihnen dabei helfen, die Ziel- und Ist-Erreichung zu veranschaulichen, oder ein Tortendiagramm kann zeigen, wie jedes Produkt zum Gesamtumsatz beigetragen hat.

Fügen Sie Ihrem Bericht hilfreiche Illustrationen hinzu und es wird keine Verwirrung geben, wenn Sie Ihre Zahlen präsentieren. Außerdem sieht jeder gerne, wie diese Linien nach oben und nach rechts gehen! ?

Schritt 5: Schneiden Sie die Unordnung aus

Analysieren Sie Ihren Bericht und schneiden Sie unwichtige Informationen heraus. Es gibt keinen Grund, Informationen mit Personen zu teilen, die sie nicht benötigen und nicht verwenden werden. Ihr Publikum sollte nach dem Lesen Ihres Berichts das Gefühl haben, dass Sie ihm einen Mehrwert gegeben haben. Stellen Sie also sicher, dass es einfach ist, die wichtigsten Informationen zu überfliegen und herauszuholen.

Schritt 6: Kontext zu Ihren Daten hinzufügen

Es ist notwendig, Ihre Daten in einer Tabelle darzustellen, aber das Hinzufügen von Kontext zu Ihren Zahlen ist das, was die Aufmerksamkeit von jemandem wirklich erregen wird. Wenn Ihre Lead-Umwandlungsrate beispielsweise im Vergleich zum Vormonat gesunken ist, ist es wichtig, die Gelegenheit zu nutzen, um die Qualität der eingehenden Leads oder die Gründe, warum die eingehenden Leads nicht abgeschlossen werden, zu besprechen.

Verbinden Sie die Daten mit der Performance.

Die Zahlen zu zeigen ist eine Sache, aber zu erklären, warum diese Zahlen für die Tagesziele von entscheidender Bedeutung sind, wird zu einem informativeren Bericht und profitableren Ergebnissen für die Zukunft führen. Ihre Zahlen sind die Grundlage, aber es liegt an Ihnen, ein klares Bild der Gesamtleistung zu zeichnen, welche Bereiche leiden und was Sie verbessern können.

Empfohlene Lektüre: Leistungsnachweis: Nachweis des Marketing-ROI für Ihre lokalen Geschäftskunden

3 Arten von Verkaufsberichtvorlagen:

Einige Metriken und Daten passen nicht immer in bestimmte Zeiträume, daher ist es wichtig, mit verschiedenen Zeiträumen vertraut zu sein.

Tägliche Umsatzberichte

Um einen täglichen Verkaufsbericht zu erstellen, wählen Sie Informationen aus, die sich auf den täglichen Fortschritt beziehen. Als Beispiel würden Sie wahrscheinlich keine Unternehmensabschlüsse in Ihren täglichen Bericht aufnehmen, da diese Zahl in den meisten Fällen eine Null wäre und Ihren Bericht unnötig durcheinander bringen würde, sondern stattdessen Lead-Daten aufnehmen, die an diesem Tag eingingen.

„Der wichtigste Treiber für Ihr Vertriebsteam ist die Abstimmung zwischen der Vergütung und dem Verhalten, das das Team braucht, um seine Ziele täglich zu erreichen“ – Doug Campbell, VP of Revenue.

Einige Kriterien, die Sie bei der Berichterstattung berücksichtigen sollten, sind:

• Sprechzeit
• Anrufe getätigt
• Treffen gebucht
• E-Mails gesendet
• Qualität der Leads

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Wöchentliche Umsatzberichte

Wöchentliche Berichte helfen dabei, Ihre Produktivität Woche für Woche zu verfolgen und zu messen, sodass Sie Trends im Laufe der Zeit sehen können, ohne auf monatliche Berichte warten zu müssen. Manager werden sich Verkaufstaktiken, Erfolge und Gewinne in dieser Woche ansehen und wer im Verkauf führend ist und warum.

Einige Kriterien, über die Sie berichten möchten, sind:

• Wöchentliche Einnahmen
• Anzahl der in dieser Woche gewonnenen Neukunden
• Vergleich der Zahlen mit der Vorwoche.
• In welcher Phase sitzen Kunden in der Pipeline?

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Monatliche Umsatzberichte

Ein monatlicher Verkaufsbericht soll eine breitere Perspektive der Verkaufsleistung und eine Vorstellung davon bieten, was für den Rest des Quartals zu erwarten ist. Die monatliche Berichterstattung kann eine wettbewerbsintensive Zeit sein, insbesondere wenn ermittelt wird, wer der beste Abschluss des Monats ist.

Wichtige Kriterien für die Berichterstattung sind:

• Anzahl der abgeschlossenen Geschäfte
• Anzahl vorhandener Verträge
• Anzahl der Schließungen vorhanden
• wie man Menschen dazu bringt, sich durch die Pipeline zu bewegen.

Klicken Sie hier, um verschiedene Vorlagen für monatliche Verkaufsberichte zu durchsuchen!

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Fazit

Los geht's! Das sind sechs einfach zu befolgende Schritte, um mit dem Verkaufsbericht zu beginnen. Zusammenfassend sollten Sie Ihr Publikum kennen, Informationen sammeln, Ihren Zeitrahmen auswählen, klare Illustrationen verwenden, sich kurz fassen und daran denken, Kontext hinzuzufügen. Schieben Sie es nicht länger auf – setzen Sie sich jetzt hin und fangen Sie einfach an! Werfen Sie einen Blick auf die Berichtsbeispiele in diesem Blog, um einige Ideen für den Start Ihrer eigenen zu erhalten. Ich fordere Sie auf, sich ein Dashboard einzurichten und noch heute mit Ihrer Verkaufsberichterstattung zu beginnen. Es wird Ihr Leben nur zum Besseren vereinfachen und Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben.