Was ist ein Kundenauftrag? Und warum sollten Sie sich darum kümmern?

In der Geschäftswelt, insbesondere im B2B (Business-to-Business), haben Sie vielleicht alle schon einmal etwas von Kundenaufträgen gehört. Aber verstehst du es wirklich? Nun, nicht viele Menschen können sicher „ JA “ sagen.

Viele Menschen verstehen den Verkaufsauftrag in einigen Aspekten, verwechseln ihn aber manchmal mit anderen ähnlichen Dokumenten wie Bestellungen (PO) und Rechnungen. Die Wurzel davon ist, dass sie kein tiefes Verständnis des Kundenauftrags haben.

Was genau ist also ein Kundenauftrag? Wie kann man es von anderen Dokumenten unterscheiden? Und ist es im Geschäftsprozess notwendig? Alles wird in diesem Artikel klar erklärt!

Was ist ein Kundenauftrag?

Ein Verkaufsauftrag oder ein SO ist ein beliebter Begriff in der Geschäftswelt. Es wird häufig von vielen Parteien wie Großhändlern, Einzelhändlern, Herstellern und Lieferanten verwendet.

Ein Verkaufsauftrag ist ein Dokument, das von den Verkäufern erstellt wird, um die von den Käufern bestellte Transaktion erneut zu bestätigen. Dieser Verkaufsauftrag, der anschließend an die Käufer gesendet wird, enthält normalerweise Informationen über die Anzahl der Waren oder Dienstleistungen, deren Qualität und Preise.

Andererseits kann ein Kundenauftrag auch als internes Dokument verstanden werden, das von den Verkäufern (manchmal auch als Lieferant bezeichnet) selbst erstellt und als Datensatz im Unternehmen gespeichert wird. In den Verkaufsaufträgen erhalten Sie Informationen über das Datum und den Ort der Produktlieferung, die Zahlungsweise der Rechnung und viele andere verwandte Informationen zur Regulierung und Logistik jeder Transaktion. Daher ist es ein effektives Werkzeug für das Geschäft, um mit den neuesten Zahlen der von ihnen ausgeführten Bestellungen Schritt zu halten.

Kundenauftrag, Bestellung und Rechnung: Was sind die Unterschiede?

Im Geschäftsleben gibt es nicht nur Kundenaufträge, sondern auch Bestellungen und Rechnungen. Drei von ihnen sind sich in einigen Aspekten ziemlich ähnlich, was dazu führt, dass einige Leute, insbesondere die Erstsemester, sie miteinander verwechseln.

Schauen wir uns nun diesen Abschnitt an, um die Unterschiede zwischen ihnen herauszufinden und sie leicht zu erkennen.

Verkaufsauftrag

Wie oben erwähnt, ist ein Verkaufsauftrag das Dokument, das erstellt wird, um sowohl Verkäufern als auch Käufern dabei zu helfen, alles in der Transaktion zu bestätigen, von der Produktqualität bis hin zu den Versandmethoden, und es den Verkäufern zu ermöglichen, ihre Bestellungen zu verfolgen.

Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung kaufen, wird Ihnen ein Verkaufsauftrag zugestellt, um zu bestätigen, dass beide Verkaufsparteien Ihren Wunsch richtig verstanden haben. Folglich geschieht alles in eine genaue Richtung.

Bestellung

Eine Bestellung oder PO ist eine Liste von Waren oder Dienstleistungen des Käufers, die dann an die Verkäufer gesendet wird. Es besteht aus den Details zu den Artikeln oder Dienstleistungen, die sie von den Verkäufern kaufen möchten.

Diese Art der Bestellung wird zu Beginn des Kaufvorgangs verwendet, wenn die Käufer ein Gespräch mit den Verkäufern darüber beginnen möchten, was sie bekommen möchten.

Rechnung

Die Rechnung ist ein Dokument, das von den Verkäufern erstellt wird. Es wird an die Käufer gesendet, die ihre Produkte oder Dienstleistungen bereits gekauft und vollständig erhalten haben. In der Rechnung wird den Käufern der Geldbetrag angegeben, den sie für das, was sie erhalten haben, bezahlen müssen, und sie werden aufgefordert, die Rechnung zu bezahlen.

Aufgrund ihres Zwecks senden Verkäufer Rechnungen erst, wenn alle Produkte oder Dienstleistungen bereits beim Kunden angekommen sind.

Kundenauftrag vs. Bestellung

Ähnlichkeiten

• Fügen Sie eine Liste von Produkten oder Dienstleistungen für die Transaktion hinzu
• Zwingen Sie Verkäufer und Käufer, die dortigen Informationen zu befolgen, wenn sie vom Empfang akzeptiert werden.
• Wird häufig bei der Transaktion von B2B-Transaktionen (Business-to-Business) verwendet

Unterschiede

Kundenauftrag vs. Rechnung

Ähnlichkeiten

• Gesendet von den Verkäufern
• Enthalten detaillierte Informationen der Bestellung
• Geliefert, wenn Käufer die Produkte erhalten

Unterschiede

Bestellung vs. Rechnung

Ähnlichkeiten

• Geben Sie detaillierte Informationen zur Transaktion an, z. B. den Namen der Artikel oder Dienstleistungen, die Menge und den Preis
• Wird von Buchhaltern oder der Buchhaltung verwendet, um die Einkäufe und Verkäufe genau zu berechnen und zu dokumentieren
• Enthält die Adressen von Verkäufern und Käufern

Unterschiede

Die Bedeutung des Kundenauftrags

Behalten Sie den Überblick über das Inventar

Für die Verkaufspartei wie Verkäufer, Lieferanten oder Lieferanten spielt der Verkaufsauftrag eine wichtige Rolle bei der einfachen Bestandsverfolgung. Da in jedem Verkaufsauftrag die Anzahl, Art, Name und Qualität der Produkte transparent angezeigt werden, kennt der Verkäufer die Details der Produkte auf Lager, Produkte in der vorherigen Transaktion sowie die Produkte, die gekauft werden müssen mehr in ein paar Minuten.

Stellen Sie sicher, dass jede Partei den Deal befolgt

Wenn Verkäufer eine Bestellung annehmen, bedeutet dies, dass das Geschäft zwischen ihnen und Käufern rechtsverbindlich wird. Daher ist es an der Zeit, Ihren Rechtsbeistand um Rat zu fragen, wenn Sie sich in Bezug auf einige Bedingungen in den Bestellungen verwirrt oder unsicher fühlen. Sie werden Ihnen helfen, Licht ins Dunkel zu bringen, bevor Sie sich entscheiden, ob Sie unterschreiben oder nicht. Bei der Unterzeichnung sollten Sie Ihren Verkaufsauftrag aufbewahren, da dies ein effizientes Instrument ist, um sicherzustellen, dass Sie die Transaktion wie in der Vereinbarung abschließen können.

Verringern Sie das Risiko wesentlicher Falschangaben

Eine wesentliche falsche Darstellung ist ein Fehler, der durch die Ungenauigkeit bei der Erstellung eines Jahresabschlusses verursacht wird und einen größeren Einfluss auf Finanzentscheidungen hat, da er oft als Hauptquelle angesehen wird. Daher kann jede wesentliche falsche Darstellung in den Finanzberichten zu nachteiligen Folgen für das Unternehmen führen.

Wenn zum Beispiel ein Fehler in der Aufstellung des Endbestands gemacht wird, werden die Gewinne aufgrund dieses Fehlers falsch berechnet. Dieser Fall wird noch schwerwiegender, wenn Ihr Unternehmen geprüft wird. Ihnen kann Betrug vorgeworfen werden.

Aus diesem Grund ist ein Kundenauftrag ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Transaktion. Es zeichnet bei jedem Verkauf alle notwendigen Informationen auf, sodass Sie sicher sein können, dass die Wahrscheinlichkeit wesentlicher falscher Angaben erheblich sinkt.

Wie ein Kundenauftragsprozess aussieht

Tatsächlich beginnt der Geschäftsprozess oft beim Käufer, dem Kunden, wenn er eine Angebotsanfrage (RFQ) erstellt und diese an den Verkäufer oder Lieferanten sendet. Nachdem der Anbieter die Anfrage vom Kunden erhalten hat, sendet er ihm das Angebot.

Über das Angebot berücksichtigen die Käufer den Preis der Produkte oder Dienstleistungen, und wenn es erschwinglich ist, wird eine Bestellung an den Verkäufer zurückgesendet. Anschließend liest der Verkäufer die Bestellung sorgfältig durch. Falls sie die Bestellung annehmen, wird basierend auf den Informationen in der Bestellung ein Verkaufsauftrag erstellt. Dieser Verkaufsauftrag hilft sowohl der kaufenden als auch der verkaufenden Partei zu bestätigen, was an ihrer Transaktion beteiligt sein wird.

Als nächstes stellen die Verkäufer alle erforderlichen Produkte und Dienstleistungen wie in den Verkaufsaufträgen her oder stellen sie zusammen, verpacken die Bestellung und senden sie an die Adresse des Kunden. Wenn der Kunde die Produkte erhält, oft wenn voller Produkte versandt werden, wird eine Rechnung an die Käufer gesendet, um die Zahlung zu verlangen.

Wenn es kein Problem gibt, begleichen die Kunden die Rechnung gemäß den Angaben auf der Rechnung, und die Transaktion wird erfolgreich abgeschlossen.

Wie aus dem obigen Geschäftsprozess ersichtlich ist, ist der Kundenauftrag die zentrale Komponente, die dafür verantwortlich ist, dass alle an der Transaktion beteiligten Beteiligten ein klares Verständnis haben. Dies reduziert folglich die Rate möglicher Fehler beim Verkauf aufgrund fehlender Detailinformationen.

Ein Beispiel für einen Kundenauftrag

James ist der Manager eines großen Unternehmens. Er ist verantwortlich für den Vertrieb von Produkten, was eine entscheidende Aufgabe ist, da er sicherstellt, dass das an die Kunden gelieferte Produkt so perfekt ist wie das, was sie im Lager waren. Dies hilft ihm auch, seinen Vorteil zu schärfen: Zeichensetzung und Konzentration, die täglich genutzt werden.

Bei seiner Arbeit muss er oft zahlreiche Großaufträge abwickeln, um immer daran zu denken, dass er alles sorgfältig erledigen muss, da sein kleiner Fehler zu großen Schwierigkeiten für das Unternehmen führen kann.

Kürzlich hat seine Firma gerade einen großen Auftrag mit einem hohen Preis erhalten, sodass er vorsichtiger denn je sein muss. Wenn James den Verkaufsauftrag von den Verkaufsteams erhält, einschließlich voller Kundenanforderungen, teilt er ihn mit seinen Teampartnern.

Danach wird der Kundenauftrag an das Lagerteam geliefert. Dort werden die Produkte gemäß dem Dokument, das James ihnen geschickt hat, zusammengebaut. Wenn die Artikel ausreichend gesammelt sind, werden diese Produkte alle auf die Paletten gelegt und zum Verpackungsteam gebracht.

Die Haupt- und einzige Aufgabe der Verpackungsabteilung besteht darin, den sorgfältigen Schutz des Produkts während des Versandprozesses zu gewährleisten. Dazu werden die Produkte in der Regel in versiegelte Kisten gelegt, um den Stößen standzuhalten. Außerdem wird es als Versandmittel verwendet. Es kann auch für Marketingzwecke genutzt werden, da es durchaus möglich ist, den Paketen einige Marketingmaterialien hinzuzufügen.

Wenn all diese Schritte abgeschlossen sind, werden diese Produkte natürlich zurück zu den Paletten in der Nähe der Laderampe geschickt. Und sie werden am nächsten Tag an die Adresse des Kunden geliefert.

Doch die Dinge laufen nicht wie geplant: Die Käufer wollen etwas ändern und schicken die Änderung zum Kauf. Glücklicherweise verwendet sein Unternehmen elektronische Dokumente, also schickt er diese Änderung sofort an seine Kollegen. Sie reagieren auch sofort nach Erhalt des Dokuments auf den Fall, und die Bestellung kann zeitnah versendet werden.

Fazit

Kurz gesagt, es kann geleugnet werden, dass Kundenaufträge ein entscheidendes Element im Geschäftsprozess sind. Einfach zu verstehen, es ist ein Dokument mit dem Auftrag, die Informationen zu bestätigen, die sie bereits miteinander vereinbart hatten.

Mit Hilfe von Kundenaufträgen können Sie Ihren Bestand effektiv verwalten, sicherstellen, dass die anderen den Vertrag nicht verletzen können, und den Fall von Materialfehlern verhindern.