Sales Ops Success: Aufbau der perfekten Sales Operations Teamstruktur

Viele Führungskräfte betrachten ihre Verkäufer als die einzige treibende Kraft für ihre Verkäufe.

Hinter allen erfolgreichen Verkäufern steht jedoch ein Team von Vertriebsprofis.

Wenn wir uns die Daten ansehen, sieht es interessanterweise so aus, als würden immer mehr Führungskräfte dies verstehen.

Heute wird geschätzt, dass es in den nächsten Jahren allein in den USA 35.400 neue SalesOperations-Jobs geben wird. Dennoch haben fast 30 % der Unternehmen kein dediziertes Vertriebsteam (und es ist nicht einmal geplant).

Natürlich reicht es nicht aus, einfach Vertriebsprofis an Bord zu haben, um erfolgreich zu sein. Um das Beste aus Ihrem Vertriebsteam herauszuholen, müssen Sie die richtige Teamstruktur schaffen.

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie Sie diese Struktur aufbauen und Ihren Vertriebsmitarbeitern helfen können, noch bessere Ergebnisse zu erzielen. Aber werfen wir zunächst einen Blick auf die Hauptaufgaben jedes Vertriebsteams.

Kernaufgaben eines Sales Operations Teams

Die Verantwortlichkeiten eines Vertriebsteams hängen vom Unternehmen, seinen Zielen und seiner Struktur ab. Alle Vertriebsteams teilen jedoch drei Hauptziele.

Aufgabe Nr. 1: Maximierung des Vertriebspotenzials zur Generierung von Einnahmen

Das oberste Ziel jedes Vertriebsteams ist es, dem Vertriebsteam zu helfen, effizienter zu werden.

Vertriebsprofis tun dies, indem sie die Aktionen des Vertriebsteams planen, koordinieren und dabei helfen, sie zu lenken. Sie verwenden Daten auch, um die Leistung zu messen, Erkenntnisse auszutauschen und sie zur Rechenschaft zu ziehen.

Letzteres ist einer der Schlüssel zum Aufbau eines erfolgreichen Vertriebsteams. Die Daten zeigen, dass die Verkäufer aller leistungsstarken Vertriebsorganisationen zur Rechenschaft gezogen werden.

Darüber hinaus helfen sie dem Team, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. All dies führt zu einer besseren Konversionsrate und Verkaufsleistung.

Aufgabe Nr. 2: Den Verkaufszyklus verkürzen

Eine weitere Aufgabe von Vertriebsprofis ist die Optimierung von Vertriebsprozessen. Dies dient zwei Zielen. Erstens macht es das Vertriebsteam effizienter, sodass es Leads schneller bearbeiten kann. Sie können sich auch mehr Mühe geben, Beziehungen aufzubauen.

Außerdem vereinfachen sie den Prozess für den Kunden und erleichtern die Kaufentscheidung. Dies wiederum ermutigt Kunden, ein Produkt eher früher als später zu kaufen.

Aufgabe Nr. 3: Vertriebsmitarbeitern dabei helfen, sich auf ihre wichtigsten Stärken zu konzentrieren

Die eigenen Stärken zu verstehen und sich wertgeschätzt zu fühlen, sind Schlüssel zu effizienter Arbeit.

Interessanterweise fühlen sich 51 % der SalesOps-Profis unterbewertet – was für das Außendienstteam nicht viel anders ist. Dennoch ist es eine der Hauptaufgaben eines Vertriebsteams, sicherzustellen, dass sich die Außendienstmitarbeiter auf ihre wichtigsten Stärken konzentrieren.

Normalerweise tun sie dies, indem sie ihnen regelmäßiges Feedback geben, Schulungen organisieren oder ein Belohnungssystem verwalten. All dies hilft dem Verkaufsteam, die Produktivität eines Verkaufsteams jedes Jahr um bis zu 10 % zu steigern.

Wie Vertriebsprofis diese wichtigen Ziele erreichen, hängt natürlich stark von der Teamstruktur ab. Hier sind Schlüsselrollen, die in den meisten Vertriebsteams vorhanden sind.

Schlüsselrollen in einem Sales Operations Team

Keine zwei Unternehmen werden genau zwei Vertriebsteams haben. Die Struktur wird sich unterscheiden, ebenso wie die Rollen, Positionsnamen oder der Arbeitsumfang. Die meisten von ihnen werden jedoch dem folgenden Beispiel nahe kommen.

Verkaufsleiter

Die Person Nr. 1 in Ihrem Vertriebsteam. Der Erfolg sowohl des Verkaufsbetriebs als auch des Verkaufsteams hängt oft vom Verkaufsleiter ab. Wieso den?

Ganz einfach – sie sind für die Planung der Strategie verantwortlich. Sie setzen Ziele und führen das gesamte Team zum Erfolg. Infolgedessen wirkt sich ein guter Vertriebsleiter stark auf die Außendienstmitarbeiter aus.

Was sind die notwendigen Fähigkeiten eines Sales Operations Leaders?

Wenn Sie einen Vertriebsleiter einstellen möchten, möchten Sie jemanden mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz. Vertriebsleiter sind häufig ehemalige Außendienstmitarbeiter oder Vertriebsprofis. Sie können aber auch aus Finanz-, Marketing- oder Beratungspositionen kommen.

Idealerweise möchten Sie jemanden, der Erfahrung mit Vertriebssystemen und -prozessen hat. Erfahrung allein reicht jedoch nicht aus. Sie möchten, dass sie in der Lage sind, neue Vorgehensweisen zu entwickeln und umzusetzen.

Es ist keine Überraschung, dass die Position vom Kandidaten strategisches Denken erfordert. Sie möchten, dass sie Strategien entwickeln, langfristige Ziele setzen und Lösungen für vertriebliche Herausforderungen entwickeln.

Darüber hinaus möchten Sie, dass die Person bei ihrer Entscheidungsfindung sehr datengesteuert ist. Sie müssen Analysen leben und atmen, Verkaufsdaten verstehen und in der Lage sein, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.

Vertriebsleiter

In kleinen Unternehmen ist in der Regel ein Sales Operations Manager der Teamleiter. Aber wenn das Team wächst, werden die Manager für verschiedene Bereiche des Teambetriebs verantwortlich.

Normalerweise besteht ihr Hauptziel darin, sicherzustellen, dass Spezialisten und Analysten effektiv arbeiten können. Sie überwachen die Umsetzung interner Teamrichtlinien und helfen bei der Optimierung von Teamprozessen.

Sie arbeiten auch eng mit RevOps oder den Vertriebsteams zusammen, um gemeinsame Ziele aufeinander abzustimmen. Manchmal arbeiten sie sogar mit Produktteams zusammen, die an der Entwicklung von Markteinführungsstrategien beteiligt sind.

Schließlich sind sie normalerweise dafür verantwortlich, die Leistungskennzahlen ihres Teams zu verfolgen. Sie verwenden diese Daten dann, um das Feedback mit anderen Vertriebsspezialisten zu teilen.

Was sind die notwendigen Fähigkeiten eines Sales Operations Managers?

Ein großer Teil der Arbeit von Vertriebsleitern erfordert, dass sie mit anderen Teammitgliedern oder Teams kommunizieren. Sie teilen Feedback, motivieren und helfen ihren Teammitgliedern, effizienter zu werden. Sie müssen auch mit anderen Teams verhandeln und ihre Ideen und Strategien vorantreiben können. Aus diesem Grund benötigt jeder erfolgreiche Manager hervorragende zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.

Darüber hinaus müssen sie solide strategische Denker sein und in der Lage sein, Daten zu analysieren, die ihnen von Teamspezialisten zur Verfügung gestellt werden.

Analyst für Vertriebsoperationen

Analysten sind für die Analyse und Verbesserung der Effizienz von Verkaufsprozessen verantwortlich. Sie verwenden Daten, um Trends zu erkennen, Engpässe zu beseitigen und Erkenntnisse zu gewinnen. Anschließend nutzen sie diese Erkenntnisse, um die Fähigkeiten des Vertriebsteams zu verstehen und sie mit anderen Teams zu teilen.

Oft sind sie es, die Feedback mit dem Verkaufsteam teilen. Sie helfen Vertriebsmitarbeitern, produktiver zu werden und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Sie arbeiten auch eng mit Managern zusammen und helfen bei der Entwicklung von Vertriebsstrategien und -prozessen.

Schließlich befassen sie sich mit einigen technischen Dingen im Zusammenhang mit der Analytik. Zu diesen Aufgaben gehören das Erstellen und Verwalten von Datenberichten und Dashboards. Sie müssen auch Datenvisualisierungen erstellen und diese anderen Stakeholdern präsentieren.

Was sind die notwendigen Fähigkeiten eines Sales Operations Analysten?

Die Rolle eines Analysten verbindet zwei sehr unterschiedliche Welten. Die Welt der Datenanalyse und die Welt der Ergebniskommunikation. Aus diesem Grund braucht ein erfolgreicher Sales Operations Analyst mehr als nur starke analytische Fähigkeiten. Sie müssen auch in der Lage sein, Probleme zu lösen und ihre Ideen anderen mitzuteilen.

Darüber hinaus erfordert ihre Rolle, dass sie andere Teammitglieder mit ihren Daten unterstützen. Deshalb müssen sie gut organisiert sein und unter Druck gut funktionieren.

Oft sind Analysten mit starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten starke Kandidaten für Führungspositionen.

Spezialist für Vertriebsplanung

Vertriebsplanungsspezialisten sind für die Erstellung von Vertriebsplänen für das Vertriebsteam verantwortlich. Dazu arbeiten sie oft eng mit den Vertriebs- und RevOps-Teams zusammen.

Dies ermöglicht ihnen auch, die Strategie des Unternehmens zu verstehen. Sie verwenden dann diese Strategie und bemühen sich, die Verkaufsziele des Unternehmens auszurichten.

Natürlich kommen sie nicht nur mit Verkaufszahlen. Darüber hinaus beteiligen sie sich an der Entwicklung von Strategien und Taktiken, um sie zu erreichen.

Was sind die notwendigen Fähigkeiten eines Vertriebsplanungsspezialisten?

Ein erfolgreicher Vertriebsplanungsspezialist arbeitet viel mit verschiedenen Interessengruppen zusammen. Wie die meisten Vertriebsmitarbeiter benötigt jeder Vertriebsplanungsspezialist starke zwischenmenschliche Fähigkeiten.

Sie müssen auch sehr organisiert und flexibel sein. Schließlich sind sie für die Verwaltung einer der wichtigsten Unternehmensmetriken verantwortlich. All dies, zusammen mit starken Fähigkeiten zur Problemlösung, ermöglicht es ihnen, den Verkaufsplan an Marktveränderungen anzupassen.

Spezialist für Vertriebstechnologie

Technologie, insbesondere SaaS-Tools, erweist sich im Vertrieb immer wieder als nützlich. Sie sind besonders effektiv, um Vertriebsteams dabei zu unterstützen, Leads zu verwalten oder effizienter zu arbeiten.

Dennoch verfügen nur 25,9 % der Vertriebsorganisationen über die Tools zur Unterstützung des Vertriebsteams.

Technologiespezialisten für Vertriebsabläufe helfen Unternehmen bei der Auswahl der richtigen Tools. Oft sind sie für die Einführung, Wartung und Aktualisierung von SaaS-Vertriebssoftware verantwortlich.

Oft arbeiten sie eng mit anderen Vertriebsteammitgliedern und Vertriebsleitern zusammen. Sie sammeln ihr Feedback und ihre Erkenntnisse und verwenden sie, um die besten Lösungen zu identifizieren. Auf diese Weise können sie Tools finden, die den größten Einfluss auf die Effizienz des Vertriebsteams haben.

Was sind die erforderlichen Fähigkeiten eines Sales Operations Technology Specialist?

Jeder Vertriebstechnik-Spezialist muss sich mit den neuesten Technologietrends in der Vertriebswelt bestens auskennen. Sie müssen die unterschiedliche Software kennen und verstehen, wie sie dem Unternehmen helfen kann.

Darüber hinaus müssen sie in der Lage sein, die Tools zu warten (oder zu verstehen, an wen sie die Arbeit delegieren müssen). Schließlich müssen sie gute Lehrer und Trainer sein. Oft sind sie dafür verantwortlich, Vertriebsteams in der Verwendung dieser Software zu schulen.

Spezialist für Vertriebsoperationen

Die Rolle eines Vertriebsspezialisten ist die umfassendste von allen. Abhängig von der Teamstruktur kann ein Spezialist die Verantwortung mit jeder Rolle teilen. Sie können ein Analyst oder ein Planungs- oder Technologiespezialist sein. In einigen Teams sind sie möglicherweise die einzigen (neben Managern) Mitglieder eines Vertriebsteams.

Meistens konzentriert sich diese Rolle auf allgemeine Vertriebsaufgaben. Die wichtigste? Die Verwendung von Daten zur Unterstützung von Verkäufern. Vertriebsspezialisten sammeln und analysieren Daten, erstellen Verkaufsprognosen und finden Raum für Verbesserungen.

Weitere wichtige Aufgaben können die Budgetierung oder die Bereinigung einer CRM-Datenbank sein. Manchmal sind sie auch für die Überwachung wichtiger Verkaufskennzahlen verantwortlich.

Was sind die notwendigen Fähigkeiten eines Sales Operations Specialist?

Die Rolle ist eine Mischung aus all den verschiedenen Vertriebsfunktionen und erfordert daher eine Vielzahl unterschiedlicher Fähigkeiten. Normalerweise benötigen Vertriebsspezialisten sowohl starke analytische Fähigkeiten als auch zwischenmenschliche Fähigkeiten. Die erwarteten Fähigkeiten hängen maßgeblich von der individuellen Struktur des Vertriebsteams ab.

Interessanterweise haben einige Unternehmen möglicherweise nicht einmal die Rolle eines Vertriebsspezialisten. In diesem Fall konzentrieren sie sich ausschließlich auf hochspezialisierte Vertriebsfunktionen. Andere Unternehmen ziehen es möglicherweise vor, ein Team aus Managern und Vertriebsspezialisten zu haben.

Eines der Dinge, von denen die Struktur abhängen wird, ist die Größe des Unternehmens.

Vertriebsteamstruktur – verschiedene Führungsmodelle

Trotz starker Ähnlichkeiten unterscheiden sich die Strukturen der Vertriebsteams zwischen den Organisationen.

In einigen Unternehmen kann die Struktur sehr stark individualisiert sein. Hier sind verschiedene Personen für ihre jeweiligen Aufgaben zuständig. Ein großer Vorteil dieser Struktur ist ein hoher Spezialisierungsgrad. Das größte Problem bei diesem Ansatz ist jedoch, dass er in kleinen Teams nicht funktioniert.

Darüber hinaus benötigen Sie für zu spezialisierte Positionen einen erfahrenen Manager – jemanden, der all die verschiedenen Rollen miteinander „verbinden“ kann.

Normalerweise gilt: Je größer das Unternehmen, desto mehr Manager und Mikroteams. In diesem Fall berichten die Mitglieder jedes Subteams an ihre jeweiligen Manager. Aber wenn die Teams zu klein (und zu viele) sind, besteht ein großes Risiko, dass sich Verantwortlichkeiten überschneiden.

Dann müssen Manager das Team möglicherweise neu organisieren. Oft tun sie das, indem sie jedes der kleinen Teams auf einen separaten Schritt in der Customer Journey konzentrieren lassen.

Aufbau einer Vertriebsteamstruktur: Es gibt kein Geheimrezept

Ein erfolgreiches Vertriebsteam ist das Rückgrat eines jeden gut funktionierenden Vertriebsteams. Und die richtige Struktur ist entscheidend, um die eigenen Umsatzziele zu erreichen.

Das Problem ist, dass keine Einheitslösung für jedes Unternehmen funktionieren würde. Die Struktur hängt von der Größe, den Zielen, der Struktur und den Strategien des Unternehmens ab. Da sich die Landschaft jedoch ständig ändert, werden verschiedene Rollen an Bedeutung gewinnen. Ein gutes Beispiel für eine solche Rolle ist die eines Technologiespezialisten.

Einer der Gründe dafür ist die ständig wachsende Anzahl von Tools, die Vertriebsteams ihrem Arsenal hinzufügen können. Eines dieser Tools ist eine Vertriebs- und Marketingautomatisierungssoftware wie Encharge. Buchen Sie einen kostenlosen Demoanruf, wenn Sie sehen möchten, wie Encharge Ihnen helfen kann, Ihr Geschäft auszubauen. Lassen Sie uns über Ihr Unternehmen sprechen und feststellen, ob wir zu Ihrem Vertriebsteam passen.