Der vollständige Leitfaden zum Aufbau Ihres Vertriebsprozesses

Mit weniger mehr erreichen – das neue Mantra in einer Wirtschaft vor der Rezession.

Unternehmen mit knappen Ressourcen können nicht einfach die Kundenabdeckung weiter ausbauen, Vertriebsmitarbeiter an vorderster Front einstellen oder Vertriebskapazitäten überlagern.

In der modernen Welt sind Vertriebsleiter gezwungen zu überdenken, wie sie verkaufen.

An dieser Stelle kommt der Vertrieb ins Spiel.

Der Vertrieb ist von 2018 bis 2020 um 38 % gewachsen, fast fünfmal schneller als der gesamte Vertrieb.

Ein effektiver Verkaufsprozess kann durch die Verbesserung des Umsatzes nachhaltiges Wachstum ermöglichen.

Dieser Leitfaden behandelt den Verkaufsprozess und die vier entscheidenden Schritte zu dessen Entwicklung.

Was ist ein Verkaufsprozess?

Der einzige Zweck des Vertriebsbetriebsteams besteht darin, Systeme zu entwickeln und Technologien zu implementieren, um sicherzustellen, dass Ihre Vertriebsteams ihre Ziele erreichen. Kurz gesagt, Sales Operations erstellt, implementiert und optimiert die Prozesse, Daten und Anwendungen, die das Vertriebsteam unterstützen.

Das Sales-Ops-Team stützt seine Arbeit auf Daten, indem es Faktoren bestimmt wie:

• Welche Technologie-Stacks sind zu implementieren, die am besten zu den Teamzielen passen?
• Wie viele Wiederholungen einzustellen
• Wie man Anreize für Wiederholungen schafft

Jeder Vertriebsbetrieb benötigt einen Prozess, wie er die Produktivität und Effizienz verbessern möchte.

Obwohl jedes Unternehmen einzigartig ist, finden Sie hier einen grundlegenden Überblick darüber, wie Ihr Vertriebsprozess aussehen könnte:

1. Ihr Team sammelt Daten, um zu analysieren, wie der aktuelle Verkaufsprozess abschneidet.
2. Anschließend erstellen und implementieren sie eine Vertriebsstrategie zur Optimierung der Effizienz.
3. Schließlich messen sie die Ergebnisse und starten den Prozess erneut.

Dieser grundlegende Prozess kann auf verschiedene Funktionen des Vertriebsteams angewendet werden.

In Bezug auf die Technologie können die Vertriebsmitarbeiter Aufgaben automatisieren, den Arbeitsablauf verbessern und sogar Tools zur Vertriebsunterstützung implementieren.

Ein weiteres Beispiel ist die Kommunikation.

Das Vertriebsteam wird eine bessere Kommunikation ermöglichen und sicherstellen, dass Daten teamübergreifend geteilt werden.

Wenn Sie Ihr Marketing-Automatisierungstool wie Encharge mit Ihrem CRM-System verbinden, haben Sie Zugriff auf eine Fülle von Informationen, sodass Vertriebsmitarbeiter einen besseren Angriffsplan haben, um mehr Geschäfte abzuschließen.

Dies umfasst natürlich auch andere Funktionen wie Onboarding, Schulung und Verwaltung von Vertriebsmitarbeitern. Das bedeutet, Vergütungspläne zu entwerfen, um die bestmöglichen Talente zu halten und anzuziehen.

Und es beinhaltet Verkaufsberichte, Prognosen und die richtige Lead-Zuweisung.

Kurz gesagt, der Verkaufsprozess umfasst die Erfassung der präsentierten Daten, die Ausarbeitung eines Plans und die Umsetzung der Strategie in allen Verkaufsfunktionen wie Einstellung, Kommunikation, Verkaufsabwicklung usw.

Es gibt viele Best Practices, um die Effizienz zu verbessern und Ihre Pipeline zu beschleunigen.

Schlüsselfunktionen des Verkaufsprozesses

Sales Ops dienen dazu, die Risse im Verkaufsprozess zu glätten, damit die Verkäufer ihre Rolle erfüllen können, ohne sich um Aufgaben hinter den Kulissen kümmern zu müssen. Es gibt mehrere Bereiche, in denen sich Vertriebsmitarbeiter bewegen müssen, darunter Strategie, Technologie, Betrieb und Leistung.

76 % der Vertriebsmitarbeiter glauben, dass die Verwaltung der Vertriebstechnik ihre wertvollste Aufgabe ist. Weitere wesentliche Aufgaben sind das Vorschlagen von Wachstumsstrategien und die Prognose der Leistung.

Strategie

Vertriebsmitarbeiter müssen eine Strategie entwickeln, wie sie den Verkaufsprozess effizienter gestalten können. Sie verwenden Analysen, um spezifische taktische Schritte zu bestimmen, die die Vertriebsproduktivität verbessern können.

Hier sind strategische Methoden, die Ihre Vertriebsmitarbeiter implementieren könnten:

• Vertriebsgebietszuweisung und bessere Lead-Verteilungsmethoden
• Vertriebsunterstützungssoftware und -material
• Übernahme spezifischer Verkaufsmethoden

Technologie

Vertriebsmitarbeiter zielen darauf ab, die vom Vertrieb verwendete Software zu verwalten und zu implementieren. Sie müssen auch auf Daten zugreifen und diese interpretieren, um Verbesserungen vorzunehmen.

Eines der ersten Ziele könnte die Implementierung eines Vertriebsautomatisierungstools sein. 61 % der Unternehmen, die Vertriebsautomatisierung einsetzen, haben ihre Umsatzziele übertroffen.

Ihr Vertriebsteam verwaltet möglicherweise Plattformen wie CRM, Datenanalyse, Lead-Anreicherung, Kommunikation, Leistungsmanagement und Software zur Lead-Generierung.

Stellen Sie sich beim Aufbau Ihres Vertriebs-Tech-Stacks die folgenden Fragen:

• Welche Tools helfen Ihnen, die aktuellen Hindernisse Ihres Vertriebsteams zu lösen?
• Funktionieren Ihre aktuellen Tools gut für Sie?
• Lassen sich Ihre Tools integrieren?
• Bietet die Software Schulungen an?
• Welche Tools können Ihrem Unternehmen helfen, das nächste Level zu erreichen?

Lesen Sie mehr: 10 Wege zur Automatisierung Ihrer Vertriebsprozesse

Operationen

Sales Ops helfen sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter mit Verkaufsmethodik, Produktkenntnissen und dem Verkaufsprozess vertraut sind.

Es ist wichtig, abteilungsübergreifende Schulungen anzubieten, um neuen Verkäufern einen vollständigen Überblick darüber zu geben, wie die gesamte Customer Journey funktioniert.

In den Betriebskomponenten kümmern sich die Vertriebsmitarbeiter um alle administrativen Komponenten, um sie besser auf den Einsatz auf der Verkaufsfläche vorzubereiten.

Beispiele für Verantwortlichkeiten von Sales Ops sind:

• Umsetzung des Vergütungs- und Incentive-Programms
• Onboarding und Schulung von Vertretern
• Pflege von Kommunikationskanälen mit verschiedenen Abteilungen

Leistung

Vertriebsmitarbeiter analysieren kontinuierlich Leistungskennzahlen und melden sie an die gesamte Vertriebsabteilung. Während Metriken über das CRM leicht verfügbar sind, liegt es an den Vertriebsmitarbeitern, Einblicke und Handlungsschritte basierend auf den Daten bereitzustellen.

Es besteht eine erhebliche Diskrepanz zwischen Umsatzprognose und Gesamtumsatz.

Dies kann auf ungenaue Dateneingaben von Vertriebsmitarbeitern zurückzuführen sein. In diesem Fall können die Ops vorschlagen, wie Daten genau gemeldet werden können.

Vertriebsmitarbeiter können auch ihre gesamten Vertriebsabteilungsmetriken und -taktiken anzeigen, um die effektiven und nicht effektiven Strategien zu entschlüsseln.

Sie können beispielsweise die Top-Performer analysieren und analysieren, wie sie ihre Zeit im Vergleich zur untersten Stufe verbringen. Dann können sie ein Training erstellen, um die Leistung aller zu verbessern.

Das Ziel ist es, Daten zu erfassen, die Erkenntnisse zu melden und dann umsetzbare Schritte zur Verbesserung der Vertriebsleistung zu unternehmen.

4 Schritte zum Aufbau Ihres Vertriebsprozesses

Während Verkaufsvorgänge ein weit gefasstes Konzept sind, können Sie den Prozess in vier verschiedene Segmente unterteilen. Hier sind vier Schritte, um eine solide Grundlage für Ihre Vertriebsstrategie zu schaffen.

1. Datenerhebung

Mit der Entwicklung des Vertriebs hat sich auch die Customer Journey entwickelt. Es gibt mehr Daten denn je.

Vertriebsteams haben nicht die Bandbreite, um Daten zu sammeln und zu analysieren, um Erkenntnisse zu gewinnen.

Der Vertrieb muss die Daten verwertbar machen, damit der Vertrieb wichtige Entscheidungen schneller treffen kann.

In der Datenerfassungsphase sammelt das Vertriebsteam Daten zur Leistung des Vertriebsteams. Sie analysieren Trends und berichten über Prognosen für das kommende Quartal oder Jahr. In dieser Phase wird die Grundlage für zukünftige Planungen und Strategien gelegt.

Zunächst ist es wichtig, die KPIs und Metriken zu definieren, auf die es ankommt. Sehen Sie sich den Verkaufsprozess an und überlegen Sie, welche Kennzahlen den Interessenten durch die Pipeline bewegen.

Der Vertrieb muss die vorhandenen Daten auswerten. Folgendes sollten Sie in Ihrer Verkaufsplattform bewerten:

Um den Bedarf zu berechnen, sollten Sie sich Folgendes ansehen:

• Lead-Account-Daten: Werten Sie die Lead- und Account-Daten Ihres Unternehmens aus. Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt sind.
• Ideales Kundenprofil: Segmentieren Sie Ihre potenziellen Kunden nach ähnlichen Kategorien, um Ihre Botschaft auf ihre Anliegen abzustimmen. Vertriebsmitarbeiter sollten einer Kategorie von Interessenten zugeordnet werden, um effektiv an einen Kundentyp zu verkaufen.
• Lead-Scoring: Mithilfe von Lead-Scoring mit Encharge oder einem anderen Marketing-Automatisierungstool können Sie die richtigen Interessenten ansprechen, die zu Ihrem idealen Kundenprofil passen und möglicherweise an Ihrem Angebot interessiert sind.

Um die Leistung Ihres Vertriebsteams zu verfolgen, müssen Sie Ziele und Eingaben verfolgen.

Zu den Eingaben gehören Metriken wie gesendete E-Mails, abgeschlossene Demos, für Verkaufsaktivitäten aufgewendete Zeit, getätigte Anrufe, gesendete Angebote, erstellte Verkaufschancen usw.

Die Ziele bestehen aus täglichen Verkaufssummen, Gesamteinnahmen, Verkaufswachstum, Gewinnrate usw.

Mit Ihrem CRM können Sie die meisten dieser Metriken anzeigen.

2. Bedarfsplanung

Im Kern geht es bei der Bedarfsplanung darum, das erwartete Volumen zu übertreffen, indem man sich auf zukünftige Verkäufe vorbereitet. Die Verkaufsprognose prognostiziert den Umsatz, während die Bedarfsplanung sicherstellt, dass Sie über die richtigen Ressourcen verfügen, um diese neuen Verkäufe zu erfüllen.

Die Bedarfsplanung erfordert die Analyse von Verbrauchertrends, Saisonalitätsdaten und historischen Trends, um die Fähigkeit Ihres Unternehmens zu optimieren, die Kundennachfrage effizient zu erfüllen.

Es erfordert ein organisationsübergreifendes Betriebsteam, das zusammenarbeitet, um zu bestimmen, wie viel Produktnachfrage vorhanden sein wird und wann und wo sie auftreten wird.

Die Nachfrage kann den Verkauf von Dienstleistungen unterstützen, z. B. von Arbeitskräften, bei denen Sie geeignetes Personal für Ihr Team benötigen, oder von physischen Produkten, wie z. B. das Ausfüllen von Bestellungen.

Hier sind Anwendungsfälle für die Bedarfsplanung:

Agenturen oder Dienstleistungsunternehmen

Sie können so viele Verkaufsgespräche und Kunden wie möglich buchen, aber Ihr Team muss in der Lage sein, diese vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen.

Der Vertrieb arbeitet mit dem Marketingteam zusammen, um die erwartete Anzahl an vertriebsqualifizierten Leads zu ermitteln, die über einen festgelegten Zeitraum erhalten werden.

Ihre Vertriebsmitarbeiter stellen sicher, dass genügend Fulfillment-, Support- oder Drittanbieter eingestellt werden, um die Kunden zufrieden zu stellen.

Softwareunternehmen:

Die Bedarfsplanung ist für Abonnements der Einstiegsklasse möglicherweise nicht so wichtig. Unternehmenskunden werden jedoch mehr Unterstützung und Beratung benötigen. Daher ist die richtige Anzahl an Support-Mitarbeitern erforderlich, um High-End-Kunden zu helfen.

Encharge kann mit der Lead-Scoring-Funktion bei der Bedarfsplanung helfen.

Während Sie Ihre Leads pflegen, gibt es Schlüsselindikatoren, die die Nachfrage signalisieren.

Sie erhalten eine gute Vorstellung von der kurzfristigen Nachfrage nach Ihrem Produkt, indem Sie Ihre Leads bewerten.

Alle Leads mit „hohen Lead-Scores“ können Ihnen helfen, zukünftige Verkäufe zu prognostizieren, sodass Sie Systeme erstellen können, die Ihr Verkaufsteam unterstützen.

Durch die Verbindung von Encharge mit Tools wie Slack und Ihrem CRM können Sie Interessenten mit hohem Lead-Score mit Ihren Vertriebsmitarbeitern verbinden.

3. Versorgungsplanung

Die Versorgungsplanung umfasst die Abstimmung der Kundennachfrage mit dem Produktangebot unter Verwendung von Preisstrategie-, Prognose- und Bestandsverwaltungstechniken.

Das Vertriebsteam und die Finanzabteilung werden die Kapazität bewerten. Sie bestimmen, ob es Einschränkungen bei Lieferanten, Mitarbeitern oder Maschinen gibt.

Die Bedarfsplanung konzentriert sich auf die Kundennachfrage, während die Beschaffungsplanung sich mit der Bestandskontrolle und internen Prozessen befasst.

Die Versorgungsplanung beruht auf einer genauen Bedarfsplanung.

Mit der Beschaffungsplanung können Sie eine bessere Preisstrategie, eine Neueinführung oder Werbemöglichkeiten entwickeln.

Sobald Sie den Bedarf kennen, müssen Sie planen, wie viel Produktion, Materialien, Technologie oder andere Vorräte benötigt werden, um den Bedarf zu decken.

Während die Planung der Lieferkette für digitale Unternehmen irrelevant erscheinen mag, hat die Lieferkette viele andere Facetten als physische Güter.

Beispielsweise kann sich ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Vertriebsmitarbeitern entscheiden, Tabellenkalkulationen zugunsten eines einheitlicheren und Cloud-basierten Systems aufzugeben.

Eine mittelständische Organisation oder ein Unternehmen kann entscheiden, dass die Vertriebseffizienz durch ein entwickeltes Sales Enablement-Team oder Software verbessert werden kann.

Die Entwicklung eines separaten Sales-Enablement-Teams ermöglicht es dem Vertriebsteam, seine Ziele zu erreichen und die Nachfrage nach seinem Produkt oder seiner Dienstleistung zu befriedigen.

4. Planabgleich und Umsetzung

Sobald Bedarf und Angebot abgerufen wurden, kann das Vertriebsteam den Plan für Anpassungen zusammenstellen.

Jede Organisation hat eine einzigartige Strategie, abhängig von ihrer Bedarfs- und Angebotsplanung.

Hier sind jedoch einige allgemeine Implementierungen, die das Verkaufsteam ausführen kann. Größere Organisationen werden für jede dieser Hinrichtungen Personal abstellen.

Außerdem benötigen Großunternehmen möglicherweise C-Level-Führungskräfte, um diese Anpassungen abzusegnen, bevor sie implementiert werden können.

Normalerweise sind Anpassungen in diesen verschiedenen Komponenten erforderlich:

• Technologie: Basierend auf dem aktuellen Stand Ihres Unternehmens und Ihren Zielen, welcher Tech-Stack passt zu Ihrem Vertriebsteam? Die Vertriebsmitarbeiter werden Technologien hinzufügen oder eliminieren, um die Automatisierung oder einen besseren Einblick in die Vertriebsleistung zu erleichtern.
• Verkaufsprozess: Der Vertrieb wird darauf abzielen, seinen Verkaufsprozess effizienter zu gestalten. Vielleicht ermöglicht die Zuweisung einer angemessenen Lead-Verteilung an bestimmte Vertriebsmitarbeiter eine höhere Konversionsrate. Oder die Integration von mehr Vertriebs- und Marketingmeetings ermöglicht es dem Team, sich auf den besseren Abschluss bestimmter Konten zu konzentrieren.
• Einstellung, Einarbeitung und Schulung: Vertriebsmitarbeiter entwickeln Einstellungs-, Einarbeitungs- und Schulungsprotokolle, um sicherzustellen, dass ihre Vertriebsmitarbeiter gut darauf vorbereitet sind, ihre Ziele zu erreichen. Sie könnten einen neuen Vergütungsplan implementieren, der die Vertriebsmitarbeiter besser anreizt.
• Kommunikation: Das Vertriebsteam sollte sich wohl fühlen, wenn es mit anderen Abteilungen zusammenarbeitet, um ihnen zu helfen, ihre Ziele zu erreichen. Die Zusammenarbeit mit Marketingteams für Verkaufsmaterialien oder Produktschulungen bereitet Verkäufer besser vor.

Wir können den Prozess in vier Schritten zusammenfassen:

1. Daten sammeln.
2. Nachfrage prognostizieren.
3. Prognostizieren Sie das Angebot, das benötigt wird, um die Nachfrage zu decken.
4. Strategisieren und implementieren Sie basierend auf Ihren Erkenntnissen.

Das Buch „Sales & Operations Planning“ von Thomas F. Wallace und Robert A. Stahl hebt einen ähnlichen Verkaufsprozess hervor.

Ideale Struktur des Vertriebsteams

Der Aufbau Ihres Vertriebsbetriebsteams hängt von der Phase Ihres Unternehmens ab.

Eine Organisation mit jährlich wiederkehrenden Einnahmen (ARR) von weniger als 1 Million US-Dollar sollte einen Vertreter für den technischen Betrieb einstellen. Dieser Fachmann ist verantwortlich für die Verwaltung des CRM für Berichte und Analysen, die Berechnung von Provisionen und den Versuch, eine Wachstumsstrategie umzusetzen.

Sobald ein Unternehmen 1 Mio. bis 10 Mio. USD ARR erreicht, kann es einen Sales Effectiveness Manager einstellen, der für das Onboarding und die Schulung des Vertriebsteams verantwortlich ist.

Unternehmen, die 10 Millionen US-Dollar erreichen, sollten einen Sales Operations Director einstellen, um strategische Entscheidungen zu treffen. Sie helfen beim Wachstumsplan, der Gebietsgestaltung, dem Verkaufspersonal, dem Vergütungsort usw.

Jede Organisation ist einzigartig in ihren Bedürfnissen. Diese Matrix gibt Ihnen jedoch eine Vorstellung davon, wie Sie Ihr Verkaufsteam wünschen.

Verwenden Sie Encharge, um Ihr Vertriebsteam zu verbessern.

Daten sind die grundlegende Grundlage für ein effektives Vertriebsteam. Ohne Daten haben Ihre Verkäufe keine konkreten Informationen, um Wachstumsentscheidungen zu treffen.

Ihre Vertriebsabteilung steht an vorderster Front, spricht mit Kunden und konzentriert sich auf ihre Aufgaben.

Ein Betriebsteam ist das Gehirn der Operation.

Mit der Verbreitung von Daten benötigen Sie ein Vertriebsteam, um diese Informationen zu synthetisieren, um Vertriebsteams zu unterstützen.

Tools wie Encharge machen das möglich.

Wir integrieren uns in alle Softwareplattformen, von CRM-Tools bis hin zu Marketinganalysen.

Die gesammelten Daten geben Ihrem Vertriebsteam mehr Einblick, sodass es sich auf Aktivitäten konzentrieren kann, die bessere Ergebnisse erzielen. Laden Sie Ihr Vertriebsteam mit Encharge auf. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose 14-tägige Testversion an!