Die 7 besten SaaS-Wissensdatenbank-Tools zur Schulung von Benutzern im Jahr 2022

Seien wir ehrlich, wenn Sie ein Problem mit Spotify oder Netflix haben, wohin gehen Sie?

Oder benötigen Sie vielleicht Hilfe bei Slack oder MailChimp? Wenden Sie sich sofort an das Kundensupport-Team?

„Ich kann Ihre Wissensdatenbank nicht finden.“

Nun, wenn ja, gehören Sie zu den 3 von 10, die in erster Linie den menschlichen Kontakt der Selbstbedienung vorziehen.

Natürlich liegt daran kein Fehler; Unternehmen haben aus gutem Grund ein Kundendienstteam.

Aber lassen Sie mich Ihnen sagen, dass Support-Anrufer aussterben.

Und der beste Weg, all die einfachen Fragen zu beantworten, die Ihre Kunden/Benutzer möglicherweise anrufen müssen, um Antworten zu erhalten, ist der Aufbau einer guten Wissensdatenbank.

Lassen Sie uns also heute darüber nachdenken:

• Was eine SaaS-Wissensdatenbank ist,
• Warum Sie unbedingt eine Wissensdatenbank für Ihr SaaS-Geschäft benötigen,
• Was die Hauptmerkmale einer guten Wissensdatenbank für SaaS sind und
• Die besten Wissensdatenbank-Tools, die Sie für SaaS-Unternehmen verwenden können

Beginnen wir also ohne weiteres mit der ersten Frage.

Was ist eine SaaS-Wissensdatenbank?

Eine SaaS-Wissensdatenbank ist ein Speicher für all das interne und externe Wissen, das Ihr SaaS-Unternehmen speichern möchte. Obwohl eine SaaS-Wissensdatenbank einer normalen Wissensdatenbank sehr ähnlich ist, gibt es nur einen Unterschied; eine SaaS-Wissensdatenbank ist eine absolute Notwendigkeit. Es kann auch Unterschiede in der Art des Inhalts und der Größe der Wissensdatenbank geben, wenn man die SaaS-Wissensdatenbank mit einer regulären vergleicht. Abgesehen davon sind sie jedoch dasselbe.

Was sind dann diese inhaltlichen Unterschiede? Und warum braucht man unbedingt eine Wissensdatenbank für SaaS?

Nun, es ist einfach.

Warum Sie unbedingt eine Wissensdatenbank für Ihr SaaS benötigen

Es gibt drei grundlegende Gründe für die Notwendigkeit einer guten Wissensbasis für ein SaaS-Geschäft.

Obwohl es noch mehr Gründe gibt, einen zu haben, da die Branche, in der Sie arbeiten, spezifischer wird und Ihre Unternehmensgröße größer wird, sind hier diejenigen, die für alle SaaS-Unternehmen gelten.

1- Entlastet das Kundensupport-Team und die Kosten

SaaS bedeutet Software as a Service . Und das bedeutet, dass Sie Kunden auf Abonnementbasis bedienen.

Und am Ende bedeutet das, dass es Updates, Abonnementdetails und Feinheiten in Ihrem Service geben wird, die möglicherweise dazu führen, dass Kunden/Benutzer ständig auf Sie zurückkommen und Fragen stellen.

Eine Online-Wissensdatenbank im einfachsten FAQ-Format oder im etabliertesten Videoformat ist eine großartige Ablage für alle gängigen Fragen und Wissensdatenbankartikel, die Ihre Kunden möglicherweise von Zeit zu Zeit erneut aufrufen müssen.

Auf diese Weise sinken das Volumen der Support-Tickets, die Anzahl der frustrierten Kunden und die Belastung Ihres Kundendienstes, die Kundenzufriedenheit steigt.

2- Erhöht langfristig die Kundenbindung

Neben dem Kundensupportteam können auch Ihr Kundenerfolgsteam und Ihr Vertriebsteam von einer gut etablierten Self-Service-Wissensdatenbank profitieren. Es ist nicht zu leugnen. Der Erfolg eines SaaS-Geschäfts hängt von der Kundengewinnung und -bindung ab. Und der beste Weg, diese wichtigen Beiträge zu Ihrem Unternehmen zu steigern, ist die Verbesserung der Benutzererfahrung. Was passiert, wenn ein Benutzer/Kunde um Support bitten muss und noch bevor er versucht, sich an den Kundensupport zu wenden, eine FAQ-Seite in Ihrer Wissensdatenbank sieht? Sie erkennen, dass sie ihre eigenen Probleme lösen können. Wer möchte schon um Hilfe bitten, wenn das Problem einfach gelöst werden kann, ohne um Hilfe zu bitten? Niemand. Wenn Sie Ihren Kunden zeigen können, dass Sie sie befähigen, ihre eigenen Probleme zu lösen, gibt es kein besseres Kundenerlebnis.

3- Perfektes Tool für SEO & Werbung

Suchmaschinenoptimierung kann so viel für Werbung tun, das gilt auch für Wissensdatenbanken.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Einer Ihrer Benutzer, nennen wir ihn Sam, hat ein Problem mit Ihrem SaaS-Produkt. Natürlich ist ihr erster Reflex, es in einem Browser nachzuschlagen.

Bam, Ihre Wissensdatenbankartikel werden angezeigt.

Oder nehmen wir an, ein Kunde eines Ihrer Konkurrenten, Kamala, hat das gleiche Problem. Wenn sie also nachschlagen, sehen sie IHRE Wissensdatenbankbeiträge ganz oben in der Abfrage.

Was sagt dies Ihrem Kunden Sam und dem Kunden Ihres Konkurrenten Kamala über Ihr SaaS-Unternehmen aus?

Dass Sie eine Lösung für das Problem haben, ohne mit dem Support sprechen zu müssen? Dass Sie eine Autorität bei der Lösung dieses Problems sind, damit der Browser Ihre Wissensdatenbankinhalte an erster Stelle einordnet? Dass du weißt, was du tust?

Alles das oben Genannte.

Kundenzufriedenheit? Prüfen

Kundentreue? Prüfen

Gute Werbung dank relevantem Content SEO? Prüfen

Mögliche Neukundengewinnung? Überprüfen Sie auch

Jetzt wissen Sie, warum Sie für Ihr SaaS-Unternehmen unbedingt eine gute Wissensbasis benötigen.

Aber wissen Sie, was eine gute Wissensdatenbank ausmacht?

Lass uns einen Blick darauf werfen.

Hauptmerkmale der Wissensdatenbank-Software für SaaS

Im Jahr 2022 ist das Konzept einer Wissensdatenbank ziemlich festgelegt. Aber die Hauptmerkmale einer wirklich guten Wissensbasis? Ich glaube nicht.

Hier ist eine Liste aller Kernelemente, die eine effektive Wissensdatenbank für SaaS haben sollte.

Einfacher Zugriff

Öffentliche Wissensdatenbanken ohne einfachen Zugang könnten genauso gut private Wissensdatenbanken sein.

Niemand kann sie finden, Leute. Mach etwas dagegen.

Um diesen häufigen Fehler zu vermeiden, den sogar einige hochkarätige SaaS-Websites machen, können Sie zwei Dinge tun.

Platzieren Sie zuerst den Link an einer sichtbaren Stelle. Einfach so. Lassen Sie Ihre Kunden nicht durch Labyrinthe gehen, um Self-Service-Portale zu finden.

Die zweite Möglichkeit ist …

Ressourcenzentren: ein Blick auf noch einfacheren Self-Service

Ich habe einmal gute 10 Minuten damit verbracht, die Support-Option in der Desktop-App von Spotify zu finden.

Es stellte sich heraus, dass ich auf die Schaltfläche „Konto“ klicken musste und der Support-Link dort oben auf der Website war. Ich war erschöpft von der Arbeit, AC/DC war an, mein Gehirn funktionierte einfach nicht.

Aber haben wir nicht alle Momente, in denen unser Gehirn einfach abschaltet?

Ist es nicht unser Ziel als SaaS-Leute, Kundenerlebnisse in Zeiten wie diesen so reibungslos wie möglich zu gestalten?

Nun, was wäre, wenn es eine narrensichere, barrierefreie Self-Service-Lösung gäbe?

Bei der Ressourcencenter-Funktion von UserGuiding geht es darum, Support und Self-Service zugänglich zu machen.

Sie können den gesamten Inhalt Ihrer Wissensdatenbank, schnelle Antworten auf grundlegende Fragen, interaktive Benutzerhandbücher, alle relevanten Artikel und sogar ein Suchfeld darin ablegen.

Das Ressourcenzentrum von CitizenShipper, unterstützt von UserGuiding

Sie können auch wichtige Links wie Ihr Hilfezentrum oder einen direkten Link zum Support-Desk für Benutzer einfügen , die mehr daran interessiert sind, ein Support-Ticket zu erhalten.

Wenn Sie schon dabei sind, können Sie sich auch die anderen Kernfunktionen von UserGuiding ansehen, wie zum Beispiel:

• Produkttouren und interaktive Guides,
• Checklisten, Tooltips und Hotspots,
• Leistungsstarke Analysen,
• Benutzersegmentierung und Targeting,
• NPS-Umfragen und mehr.

Probieren Sie UserGuiding noch heute KOSTENLOS aus

Suchleiste

Eine gute Wissensdatenbank, insbesondere wenn sie über ein paar FAQs hinausgeht, muss eine Suchleiste haben.

Können Sie sich vorstellen, Kategorie für Kategorie durchzugehen, um zu finden, wonach Sie suchen? Oder das gute alte STRG + F hochziehen?

Ich auch.

Noch schlimmer ist es, eine Suchleiste zu haben, die nicht gut programmiert ist, und dann müssen die Benutzer in Vergessenheit geraten, nur weil sie ein zusätzliches Leerzeichen zwischen Wörtern hinzugefügt haben.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Suchleiste vorhanden ist und gut funktioniert.

FAQs, beliebte Artikel oder Top-Level-Kategorien

Ihre Benutzer wissen möglicherweise nicht, wie sie ihre Probleme formulieren sollen. In diesem Fall ist ein Suchfeld keine große Hilfe.

In Zeiten wie diesen ist es eine gute Praxis, einige Top-Level-Kategorien oder beliebte Artikel genau dort zu platzieren, wo die Benutzer sie sehen können.

Ein anderer geht mit einer großen Liste von FAQs.

Sie können sie auch alle dort einfügen, je zugänglicher für jeden Suchtyp, desto besser.

Ein breites Spektrum an Bildungsinhalten

Von häufig gestellten Fragen bis hin zu kurzen Artikeln, Produkthandbüchern und Videoinhalten – eine gute Wissensdatenbank enthält eine große Auswahl an Bildungsinhalten.

Natürlich variiert die Art der Inhalte je nach Art des Produkts oder des Budgets für die Wissensdatenbank. Eines ist jedoch sicher, auch wenn es keine große Vielfalt an Inhalten gibt, tun es konsistente und reichliche Inhalte.

Interaktive Anleitungen

Was wäre, wenn Sie Ihre Benutzer jederzeit an der Hand halten könnten, wenn sie etwas herausfinden müssten, ohne dass Ihr Kundensupport-Team einen Finger rührt?

Interaktive Guides tun genau das.

Da interaktive Leitfäden eine kontextbezogene Anleitung bieten, ist es am besten, sie in der App anzubieten, beispielsweise in einem Ressourcenzentrum.

Ein Blick auf einen der interaktiven Leitfäden von Grove HR, die direkt von ihrem Ressourcenzentrum initiiert wurden, das von UserGuiding unterstützt wird

Nachdem Sie nun wissen, warum Wissensdatenbanken wichtig sind und welche Funktionen den Unterschied ausmachen, sprechen wir über die Wissensdatenbank-Software, die Ihre SaaS-Wissensdatenbank zum Leben erwecken kann.

Die 7 besten SaaS-Wissensdatenbank-Tools im Jahr 2022

1- Atlassian-Zusammenfluss

Wenn Sie Jira von Atlassian verwenden, ist Confluence die Wissensdatenbank-Software, nach der Sie suchen.

Obwohl es sich im Wesentlichen um eine fokussierte interne Wissensdatenbank und Kollaborationslösung handelt, funktioniert es perfekt mit Tools wie Trello und Jira.

Wenn Sie also eine interne Wissensdatenbank-Software benötigen, ist Confluence voll von coolen Funktionen und Integrationen.

Preisgestaltung

Kostenlos – kostenlos für bis zu 10 Benutzer

Standard – 5,50 $ pro Benutzer/monatlich

Premium – 10,50 $ pro Benutzer/monatlich

Unternehmen – individuelles Angebot

2- HubSpot-Service-Hub

Wie alle anderen HubSpot-Hubs ist HubSpot Service Hub eine Art Tool „von kleinen Unternehmen zu Unternehmen“ und hat ziemlich viele Funktionen.

Die Software vereint ein Helpdesk-Center, Kundenfeedback-Umfragen, Konversationstools und natürlich eine Wissensdatenbank.

Obwohl All-in-One-Tools nicht den besten Ruf haben, ist es immer noch HubSpot.

Die Installation von HubSpot ist einfach, die Analyse der Wissensdatenbank ist effektiv und es lässt sich schnell in seine Schwester-Apps integrieren.

Preisgestaltung

Starter – 45 $/Monat, 2 Benutzer, 23 $ pro zusätzlichem Benutzer

Professional – 360 $/Monat, 5 Benutzer, 72 $ pro zusätzlichem Benutzer

Enterprise – 1200 $/Monat, 10 Benutzer, 120 $ pro zusätzlichem Benutzer

3- Hilfssaft

Helpjuice ist eines der eigenständigen Wissensdatenbank-Tools auf dem Markt, und es scheint gut zu sein, da es seit 2011 sehr beliebt ist.

Helpjuice ist stolz auf seine einfachen Authoring- und Formatierungsfunktionen, aufschlussreichen Analysen, hochfunktionellen Suchoptionen und Anpassungsmöglichkeiten. Darüber hinaus verfügt es über einige erstaunliche Integrationen wie Slack, Google Chrome, Zendesk und Salesforce.

Wenn Ihr SaaS-Produkt eine hohe Lernkurve hat und Sie nach einer guten Wissensdatenbankoption suchen, ist eine eigenständige Lösung wie Helpjuice genau das, wonach Sie suchen.

Preisgestaltung

Helpjuice vier verschiedene Pläne und eine 14-tägige kostenlose Testversion.

Starter – 120 $ pro Monat, bis zu 4 Benutzer

Anlauf – 200 $ pro Monat, bis zu 16 Benutzer

Premium Limited – 289 $ pro Monat, bis zu 60 Benutzer

Premium Unlimited – 499 $ pro Monat, unbegrenzte Benutzer

4- Zendesk

Zendesk ist das Beste vom Besten, wenn es darum geht, SaaS-Unternehmen zu ermöglichen, Kunden besser zu bedienen. Wir wissen alle.

Aber wussten Sie, dass sie auch eine Wissensdatenbank-Software haben?

Zendesk for Service, ein Produkt von Zendesk, bietet eine Help-Center-Option, die Sie verwenden können, um Kunden dabei zu helfen, sich selbst zu helfen, mit einfacher Erstellung, schneller Aktualisierung, Zusammenarbeit im Team und Website-Widgets.

Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass das Help Center von Zendesk nur ein Teil der großen Suite von Tools in Zendesk für den Service ist. Daher wird es nur empfohlen, wenn Sie Zendesk bereits verwenden oder dies planen.

Preisgestaltung

Suite Team – 49 USD pro Agent/Monat bei jährlicher Abrechnung (einzelnes Hilfecenter)

Suite-Wachstum – 79 USD pro Agent/Monat, jährliche Abrechnung (mehrere Hilfezentren)

Suite Professional – 99 $ pro Agent/Monat, jährliche Abrechnung (mehrere Hilfezentren)

5- Gegensprechanlage

Ähnlich wie Zendesk ist Intercom ein großer Baller im Kundenservice-Spiel und verfügt über separate Lösungen, die mit großen Tool-Suiten ausgestattet sind.

Wir wissen auch, dass das Hauptverkaufsmerkmal von Intercom seine Kundenkommunikationstechnologie ist: Conversational Bots.

Bringen Sie Chatbots und eine Wissensdatenbank zusammen, und das nenne ich eine reibungslose Benutzererfahrung. Um Ihren Benutzern diese Erfahrung zu bieten, müssen Sie lediglich eine Wissensdatenbank mit Intercom erstellen und Ihren Intercom-Bot einrichten, um die Lerninhalte für bestimmte Fragen zu generieren.

Preisgestaltung

Intercom bietet berechtigten Unternehmen in der Frühphase die Wissensdatenbank für 65 $/Monat an. Sie legen jedoch keine anderen Preislisten für eine ihrer drei Lösungen offen.

6- Document360

Document360 ist Ihre Indie-SaaS-Wissensdatenbanklösung und mein persönlicher Favorit.

Mit Document360 können Sie interne oder externe Wissensdatenbanken erstellen, Artikel ganz einfach hinzufügen und praktisch alles anpassen.

Tatsächlich muss sein Verkaufsargument dieser hohe Anpassungsgrad sein, aber wenn Sie mich fragen, ist die Benutzererfahrung im Produkt genauso gut. Es ist mit Abstand eines der benutzerfreundlichsten Tools unter den Wissensdatenbank-Software.

Preisgestaltung

Document360 hat vier verschiedene Pläne und bietet eine sofortige 14-Tage-Testversion für die ersten drei.

Startup – 99 $ pro Projekt, pro Monat (2 Teamkonten)

Business – 299 $ pro Projekt, pro Monat (10 Teamkonten)

Enterprise – 499 $ pro Projekt, pro Monat (15 Teamkonten)

Enterprise Plus – individuelles Angebot

7- ProProfs-Wissensdatenbank

Eine weitere Lösung, die vollständig auf Wissensdatenbanken ausgerichtet ist, ist ProProfs.

Mit beträchtlicher Benutzerfreundlichkeit und großartigen Integrationen mit den besten Service-Tools wie Zendesk, Salesforce Desk, Freshdesk, LiveChat, Jira und Slack ist ProProfs eine der besten Optionen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.

Zu den wichtigsten Funktionen des Tools gehören das Verfassen und Verwalten von Inhalten, der Zugriff über verschiedene Geräte und Browser sowie eine verbesserte Anpassung.

Preisgestaltung

ProProfs bietet zwei verschiedene Lösungen an, ein öffentliches Hilfezentrum oder eine private Wissensdatenbank. Letzteres kostet 2 $ Benutzer/Monat mit dem Essentials-Plan oder 3 $ Benutzer/Monat mit dem Premium-Plan; Der Enterprise-Plan hat ein individuelles Angebot. Alle ProProfs-Pläne sind kostenlos für eine 15-tägige Testversion verfügbar.

Die Preise für die öffentlichen Pläne sind:

Essentials – 30 $ Autor/Monat (jährlich abgerechnet)

Premium – 40 $ Autor/Monat (jährlich abgerechnet)

Unternehmen – individuelles Angebot

Fazit

Was ist also eine SaaS-Wissensdatenbank? Warum sollten Sie es brauchen? Was macht es gut, was macht es schlecht?

Am wichtigsten ist jedoch, welche Tools Ihnen beim Aufbau einer großartigen SaaS-Wissensdatenbank helfen können.

Die Antworten auf all diese Fragen finden Sie direkt oben. Ich weiß, dass ich Ihre SaaS-Wissensdatenbankartikel in einer Weile auf Google sehen werde, wenn Sie herausfinden können, wie all diese Informationen funktionieren.

Viel Glück!

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine gute Wissensdatenbank?

Eine gute Wissensdatenbank, insbesondere für ein SaaS-Geschäft, muss leicht zugänglich sein, eine Suchleiste, häufig gestellte Fragen (FAQs), allgemeine Artikel, verschiedene Arten von Inhalten (z. B. Artikel, Videos usw.) enthalten und nach Möglichkeit funktional sein interaktive Anleitungen.

Wie nutze ich Confluence als Wissensdatenbank?

Um mit der Verwendung von Confluence by Atlassian zu beginnen, müssen Sie lediglich das Tool abonnieren und Artikel und Wissen zu seiner vorgefertigten Wissensdatenbankanzeige hinzufügen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Confluence eine Lösung für private Wissensdatenbanken ist.

Wozu dient die Wissensbasis?

Eine SaaS-Wissensdatenbank kann verwendet werden, um Kunden zu schulen, Benutzern rund um die Uhr Self-Service anzubieten, Aktualisierungen zu verfolgen und neue Informationen hinzuzufügen. Die Möglichkeiten sind endlos, da Wissensdatenbanken sowohl privat als auch öffentlich sein können.