So erstellen Sie einen effektiven Risikomanagementplan für Ihre Projekte
Veröffentlicht: 2022-05-07Ein gut durchdachter Risikomanagementplan trägt zum Erfolg Ihres Projekts bei.
Adele, eine Projektmanagerin, suchte immer nach Möglichkeiten, ihren Wert zu beweisen, indem sie ihre Fähigkeit zur Bewältigung schwieriger Projekte unter Beweis stellte. Eines Tages übernahm sie ein Projekt, das die meisten Manager vermieden hätten. Das Projekt war komplex und beinhaltete mehrere Risikofaktoren; Es konnte viel schief gehen, aber die potenzielle Belohnung war hoch. Adele war selbstbewusst genug, um einen strategischen Risikomanagementplan zu erstellen, und so war sie erfolgreich.
Jeden Tag gehen Menschen in der Wirtschaft Risiken ein. Manchmal zahlen sich diese Risiken aus, manchmal nicht. Aber was erfolgreiche Risikoträger wie Adele von denen unterscheidet, die scheitern, ist ihre Bereitschaft zur Risikomanagementplanung.
Wenn Sie wie Adele ein Projektmanager sind, der komplexe Projekte verwaltet und alle potenziellen Risiken mindern möchte, ist die Erstellung eines Projektrisikomanagementplans der richtige Weg.
Das Fehlen einer Risikomanagementstrategie ist ein sicheres Rezept für eine Katastrophe, aber gleichzeitig kann es entmutigend erscheinen, eine zu entwickeln. Aus diesem Grund haben wir fünf einfache Schritte zusammengestellt, die Ihnen bei der Erstellung eines Risikomanagementplans helfen. Wir erklären, wie diese Schritte verhindern, dass potenzielle Probleme überhaupt entstehen. Aber zuerst lernen wir die Grundlagen der Risikomanagementplanung kennen.
Was ist ein Risikomanagementplan?
Ein Risikomanagementplan beschreibt die Schritte zur Identifizierung, Analyse, Bewertung und Reaktion auf Risiken. Es umfasst auch Strategien zur Überwachung von Risiken und zur Minimierung ihrer Auswirkungen auf Projekte mit dem Ziel, positive Projektergebnisse zu maximieren.
| Schlüsselkomponenten eines Projektrisikomanagementplans | |
|---|---|
| Hintergrund des Projektrisikos | Dazu gehört eine Beschreibung des Projekts, seiner Ziele und eine Liste aller beteiligten Akteure. |
| Methodik | Dazu gehört eine Beschreibung des anzuwendenden Risikomanagementprozesses sowie der während des Prozesses einzusetzenden Werkzeuge und Techniken. |
| Risikogliederungsstruktur | Dazu gehört eine Aufschlüsselung aller Projektrisiken nach Art, wie technische, finanzielle oder organisatorische. |
| Risikokategorien | Dazu gehört eine gründliche Beschreibung aller vorhandenen Risikokategorien wie hoch, mittel oder niedrig. |
| Risikobewertungsmatrix | Dazu gehört eine Tabelle, die alle potenziellen Risikofaktoren, deren Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit auflistet. |
| Risikoreaktionsplan | Dazu gehört eine Beschreibung der zu ergreifenden Maßnahmen, wenn ein Risikoereignis eintritt, wie z. B. Vermeidung, Minderung oder Übertragung. |
| Rollen und Verantwortlichkeiten | Dies beinhaltet eine Liste der Personen, die für die Wahrnehmung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit dem Risikomanagement verantwortlich sind. |
Warum sollten Sie einen Risikomanagementplan haben?
Kein Projekt ist ohne Risiko. Indem Sie Risiken im Voraus durchdenken und planen, erkennen Sie an, dass sie vorhanden sind und angegangen werden müssen. Mit einem gut durchdachten Risikomanagementplan können Sie potenzielle Probleme vermeiden oder mindern, bevor sie zu überwältigenden Hindernissen werden.
Die Implementierung geeigneter Risikomanagementpläne und die Durchführung der erforderlichen Schritte zur Risikominderung stellen sicher, dass Ihre Projekte auf Kurs bleiben und die gewünschten Ziele erreichen. Aus diesem Grund betonen viele Personalvermittler bei der Einstellung von Projektmanagern die Fähigkeit, Projektrisiken zu managen, und betrachten dies als eine der wichtigsten Kandidatenfähigkeiten.
Ein wohlgeformter Projektrisikomanagementplan hilft:
- Halten Sie Projekte auf Kurs und Zeitplan
- Vermeiden Sie kostspielige Überraschungen
- Minimieren Sie Risiken, bevor sie zu großen Problemen werden
- Erleichtern Sie die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern
- Schützen Sie den Ruf Ihres Unternehmens
Inzwischen ist klar, dass ein Risikomanagementplan ein entscheidender Bestandteil jedes Projekts ist. Sie können den Markt, das Wetter oder die Wettbewerber nicht kontrollieren, aber Sie können immer die notwendigen Vorkehrungen treffen, um Risiken zu managen. Im Folgenden finden Sie fünf einfache Schritte, um einen effektiven Risikoreaktionsplan für Ihre Projekte zu erstellen.
1. Risiken identifizieren und Risikokataster erstellen
Der erste Schritt besteht darin, alle Risiken zu identifizieren, die sich potenziell auf die Ziele Ihres Projekts auswirken könnten. Wenn sie früh im Projektlebenszyklus durchgeführt wird, hilft die Risikoidentifikation dabei, die richtigen Schritte zu unternehmen, um potenzielle Probleme zu mindern.
Meistern Sie diesen Schritt, indem Sie mit Ihrem Team Brainstorming durchführen; Analyse früherer Projekte; und die Durchführung einer gründlichen Analyse Ihrer Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen – bekannt als SWOT-Analyse.
Häufige Risiken, die Sie in Ihrem Projekt identifizieren sollten:
- Verzögerungen oder Terminüberschreitungen: Dies kann verschiedene Gründe haben, wie z. B. Unterschätzung des Arbeitsaufwands, Probleme mit Lieferanten oder andere externe Faktoren.
- Scope Creep: Dies ist der Fall, wenn der Umfang eines Projekts erweitert wird und Sie feststellen, dass Sie immer mehr Funktionen oder Aufgaben hinzufügen. Es kann verlockend sein, weiterzumachen, aber eine Erweiterung des Umfangs kann schnell zu Kosten- und Zeitüberschreitungen führen.
- Kostenüberschreitungen: Dies kann durch unvorhergesehene Kosten (z. B. höher als erwartete Materialpreise) oder Umfangserweiterung (wenn der Projektumfang über das ursprünglich Vereinbarte hinausgeht) verursacht werden.
- Unerwartete Probleme mit Technologie oder Ausrüstung: Dies kann alles sein, von Hardwarefehlern bis hin zu Softwarekompatibilitätsproblemen.
Wenn Sie die „identifizierten Risiken“ zur Hand haben, fügen Sie sie einem Risikoregister hinzu. Ein Risikokataster ist ein Dokument, das alle Risiken, ihre potenziellen Auswirkungen und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit auflistet. Es ist ein wichtiges Tool, das dabei hilft, alle Risiken und deren Status im Auge zu behalten.
2. Analysieren Sie Risiken und bewerten Sie deren Auswirkungen
Die Risikobewertung ist ein entscheidender Schritt im Risikomanagementprozess. Nachdem Sie alle Risiken identifiziert und einem Risikoregister hinzugefügt haben, ist es an der Zeit, mit der Risikoanalyse zu beginnen. Für jedes Risiko müssen Sie Auswirkung und Wahrscheinlichkeit analysieren.
Die Auswirkung ist der potenzielle finanzielle oder operative Verlust, der eintreten könnte, wenn das Risiko eintritt, und die Wahrscheinlichkeit ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko tatsächlich eintritt. Bewerten Sie sowohl die Auswirkung als auch die Wahrscheinlichkeit auf einer Skala wie niedrig, mittel oder hoch. Dies hilft Ihnen, Risiken zu identifizieren, die priorisiert werden müssen.
Einige Möglichkeiten zur Bewertung von Risikoauswirkung und -wahrscheinlichkeit:
- Verwenden Sie eine Risikomatrix: Dieses Tool hilft, Risiken und ihre potenziellen Auswirkungen auf das Projekt zu visualisieren.
- Verwenden Sie eine Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsbewertung: Dies beinhaltet die Bewertung der Wahrscheinlichkeit des Auftretens jedes Risikos und seiner potenziellen Auswirkungen, falls es eintritt.
- Verwenden Sie die Delphi-Methode: Bei dieser Technik wird von einer Expertengruppe Input zu den Risiken und ihren potenziellen Auswirkungen eingeholt.
- Verwenden Sie ein Tool zur Risikoeinstufung: Dieses Tool stuft Risiken basierend auf ihrer Auswirkung und Wahrscheinlichkeit ein, indem es eine Skala wie niedrig, mittel und hoch verwendet.
3. Legen Sie fest, wie Sie mit Risiken umgehen
Nachdem Sie nun die potenziellen Auswirkungen und die Wahrscheinlichkeit jedes Risikos kennen, legen Sie fest, wie Sie damit umgehen. Je nach Risiko und Schweregrad können Sie eine Risikominderungsstrategie entwickeln, das Risiko auf eine andere Partei übertragen oder das Risiko akzeptieren. Das Wichtigste ist, zu verstehen, was die Risiken sind und was Sie tun können, um sie zu mindern.
Einige gängige Methoden zum Umgang mit Risiken:
- Übertragung des Risikos: Hier übertragen Sie das Risiko auf eine andere Partei, z. B. eine Versicherungsgesellschaft. Dies kann bei finanziellen Risiken (z. B. Kostenüberschreitungen), Betriebsrisiken oder technischen Problemen erfolgen.
- Akzeptieren Sie das Risiko: Dies ist der Fall, wenn Sie entscheiden, dass die potenziellen Auswirkungen eines Risikos akzeptabel sind, und Sie keine Maßnahmen ergreifen, um es zu mindern. Dies sollte nur nach sorgfältiger Überlegung erfolgen und nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
- Vermeiden Sie das Risiko: Dies ist, wenn Sie Maßnahmen ergreifen, um das Risiko vollständig zu vermeiden. Wenn beispielsweise die Gefahr eines Datendiebstahls besteht, installieren Sie Sicherheitssoftware, um Ihr Netzwerk zu schützen.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Methode wählen, die Ihr Projektrisiko ergänzt und hilft, Ihr gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Auf diese Weise können Sie Projektrisiken unter Kontrolle halten und die Wahrscheinlichkeit unerwünschter Überraschungen minimieren.
4. Entwickeln Sie einen durchführbaren Plan, um Risiken anzugehen
Sobald Sie den richtigen Weg gefunden haben, um mit den Risiken umzugehen, müssen Sie einen Plan für deren Bewältigung entwickeln. Dieser Plan sollte realistisch, erreichbar und auf Ihr spezifisches Projekt zugeschnitten sein.
Es sollte einen Zeitplan enthalten, damit Sie den Fortschritt der Minderungsschritte verfolgen können. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass einige Risiken nie vollständig eliminiert werden können; Sie können nur so verwaltet werden, dass die Auswirkungen auf ein bestimmtes Niveau minimiert werden.
Mathias Ahlgren, Gründer/CEO von Website Rating, sprach mit Capterra über die Bedeutung eines praktikablen Risikomanagementplans und teilte seine Sichtweise.
Dinge, die bei der Erstellung eines Risikomanagementplans zu berücksichtigen sind:
- Legen Sie einen klaren Zweck fest: Der Plan sollte einen klaren Zweck haben, damit alle Beteiligten verstehen, wozu er dient.
- Identifizieren Sie, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist: Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, wer für jede Aufgabe im Plan verantwortlich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
- Fristen zuweisen: Weisen Sie jeder Aufgabe im Plan Fristen zu, damit alle auf Kurs bleiben und sich konzentrieren können.
- Erstellen Sie einen Kommunikationsplan: Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan haben, um Teammitglieder und Stakeholder über die Risiken und deren Umgang mit ihnen zu informieren.
5. Risiken regelmäßig überwachen und überprüfen
Da das Risikomanagement ein fortlaufender Prozess ist, ist es entscheidend, die Risiken kontinuierlich zu überwachen und zu überprüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass Risiken angemessen angegangen werden und der Plan weiterhin wirksam ist.
Es ist auch wichtig, den Risikomanagementplan zu aktualisieren, wenn neue Risiken auftreten oder Minderungsschritte abgeschlossen sind. Indem Sie die Risiken genau im Auge behalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Projekte auf Kurs bleiben.
Einige bewährte Methoden zur regelmäßigen Risikoüberwachung und -überprüfung:
- Planen Sie regelmäßige Meetings: Planen Sie regelmäßige Meetings mit dem Projektteam, um die Risiken und deren Umgang zu besprechen.
- Kommunizieren Sie regelmäßig mit Stakeholdern: Dies trägt dazu bei, dass sich alle der Risiken bewusst sind und wissen, wie sie angegangen werden.
- Überprüfen Sie die Risiken bei jedem Projektmeilenstein: Dies hilft sicherzustellen, dass die Risiken effektiv angegangen werden und die Pläne weiterhin auf Kurs sind.
- Verwenden Sie Risikomanagementsoftware : Verwenden Sie sie, um Risiken frühzeitig im Projektzyklus zu identifizieren und zu bewerten, detaillierte Minderungspläne zu erstellen und Risiken kontinuierlich zu überwachen und zu überprüfen.
Sichern Sie den Erfolg mit ergebnisorientierter Projektrisikoplanung
Die Erstellung eines Risikomanagementplans ist ein wesentlicher Schritt in jedem Projekt. Von Cyberangriffen bis hin zu unerwarteten Finanzen können Risiken schwierig zu überwindende Hindernisse sein.
Mit einem ergebnisorientierten Ansatz können Sie jedoch ein umfassendes Verständnis der mit Ihrem Projekt verbundenen Risiken entwickeln und einen effektiven Plan zu deren Bewältigung aufstellen.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Risiken Ihres Projekts zu managen, oder neuen Risiken gegenüberstehen, die unmöglich zu bewältigen scheinen, können die oben genannten „einfach zu implementierenden“ Schritte Ihnen helfen, erfolgreich zu sein.
Möchten Sie über die neuesten Entwicklungen im Bereich Projektmanagement auf dem Laufenden bleiben? Schauen Sie sich diese Capterra-Ressourcen an:
- Risiken managen: Ein Leitfaden für Projektmanager
- 4 Risikomanagement-Strategien für eine erfolgreiche Projektabwicklung
- Die Zukunft des Projektmanagements ist hybrid
- Wie Sie den richtigen Projektmanagement-Stack für Ihr Unternehmen aufbauen
Erhebungsmethodik
Capterra führte die Emotional Intelligence in the Workplace Survey im Dezember 2021 unter 528 in den USA ansässigen Fachleuten durch, die Projekte in ihrem kleinen bis mittelständischen Unternehmen leiten. Die Befragten wurden nach Beschäftigungsstatus (Vollzeit), Unternehmensgröße (2–500 Mitarbeiter) und Beteiligung am Projektmanagement (extrem engagiert) durchsucht.