Sparen Sie Geld, indem Sie die Softwareverträge Ihres Unternehmens neu verhandeln
Veröffentlicht: 2022-05-07Kleine Unternehmen können ihre aktuellen Software-as-a-Service (SaaS)-Verträge überprüfen und die Bedingungen neu aushandeln, um angesichts der COVID-19-Krise Geld zu sparen.
HINWEIS: Dieser Artikel soll unsere Leser über geschäftliche Bedenken in den Vereinigten Staaten informieren. Es ist in keiner Weise beabsichtigt, Rechtsberatung zu leisten oder eine bestimmte Vorgehensweise zu unterstützen. Wenden Sie sich für Ratschläge zu Ihrer spezifischen Situation an Ihren Rechtsbeistand.
Der Hochzeits- und Porträtfotografin Alana Lindenfeld fiel die Entscheidung, ihre SaaS-Verträge neu zu verhandeln, leicht. Der COVID-19-Ausbruch brachte normale Geschäftsprozesse zum Erliegen, und Lindenfeld musste Kosten senken, um sich über Wasser zu halten.
„Ich musste einige Software herunterstufen, um Kosten zu sparen, während ich gesetzlich nicht berechtigt bin, irgendwelche Sessions oder Hochzeiten zu drehen“, sagte Lindenfeld.
Sie konnte bei ihren Adobe- und Pixieset-Abonnements Geld sparen, indem sie sich an beide Anbieter wandte, und ermutigte andere kleine Unternehmen, dasselbe zu tun:
„Nicht überall gibt es einen Rabatt oder kostenlose Credits, aber fragen schadet nicht und dauert auch nicht lange. Selbst eine Ersparnis von 20 US-Dollar im Moment bei einigen verschiedenen Programmen summiert sich.“
Kleine Unternehmen können SaaS-Verträge neu aushandeln, um während dieses wirtschaftlichen Abschwungs Geld zu sparen. Laut Gartner haben 36 % der Unternehmen neue Bedingungen mit Lieferanten und Anbietern ausgehandelt oder planen dies (vollständige Recherche für Kunden verfügbar).
Hier ist eine Aufschlüsselung, wie Sie dasselbe tun können und wie der Neuverhandlungsprozess funktioniert.
5 Schritte zur Neuverhandlung Ihrer Softwareverträge.
1. Bewerten Sie Ihre Softwareanforderungen neu
COVID-19 hat die Arbeitsweise von Unternehmen verändert und viele gezwungen, schnell von einer Arbeitskultur im Büro zu einer Remote-Arbeitskultur überzugehen. Auch die Softwareanforderungen dieser Unternehmen haben sich geändert.
Girdharee Saran, Marketingleiterin von SurveySensum, erkannte, dass es an der Zeit war, die Softwareverträge des Unternehmens neu zu bewerten, nachdem sie die durch COVID-19 verursachten Verluste berechnet hatte:
„Unsere Einnahmen brachen um fast 25 % ein, und es wurde zu einer Priorität, mit den von uns verwendeten SaaS-Anbietern zu verhandeln.“
Um diesen Prozess zu starten, erstellten Saran und sein Team eine Liste aller aktiven Softwareabonnements und teilten sie in drei Kategorien ein:
- Muss fortgesetzt werden: Software, die für ihren Geschäftsprozess von entscheidender Bedeutung ist, auch wenn der Anbieter keinen Rabatt anbietet.
- Kann ohne überleben : Diese monatlichen Abonnements sind schön zu haben, aber nicht unbedingt notwendig.
- Neue Bedürfnisse : Diese Kategorie ist aus der Umstellung des Unternehmens auf die Fernarbeit entstanden und benötigte Software, um die Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Teammitgliedern und Kunden aus der Ferne zu erleichtern.
2. Lesen Sie Ihren Vertrag, einschließlich des Kleingedruckten
Sobald Sie die Verträge identifiziert haben, die Sie neu verhandeln möchten, ist es wichtig, den Vertrag zu lesen und seine Bedingungen zu verstehen, bevor Sie sich an Ihren Softwareanbieter wenden.
Maria Veronica Saladino, eine Unternehmensanwältin, die derzeit Unternehmen bei der Neuverhandlung von Softwareverträgen unterstützt, schlägt Unternehmen vor, die folgenden Fragen für die Software zu beantworten, die sie in Schritt eins für die Neuverhandlung bestimmt haben:
- Was sieht der bestehende Vertrag aktuell vor?
- Unter welchen Bedingungen endet der Vertrag?
- Enthält der Vertrag eine Neuverhandlungsklausel im Falle einer Krise oder eines wirtschaftlichen Abschwungs?
- Was würde der bestehende Vertrag als Vertragsbruch betrachten?
- Welche Maßnahmen würde der Verkäufer ergreifen, wenn Sie keine Zahlungen leisten könnten?
- Gibt es eine Klausel über höhere Gewalt, die Sie angesichts von Umständen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen (z. B. eine Pandemie), vom Vertrag befreien würde?
Was ist höhere Gewalt?
Eine Klausel über höhere Gewalt befreit die Parteien vom Vertrag im Falle von Umständen, die außerhalb der Kontrolle der Parteien liegen und es der Partei unzumutbar oder unmöglich machen, vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen.
Zu diesen Umständen können Krieg, Naturkatastrophen, Streiks oder unerwartete Gesetze und in der Regel Pandemien gehören.
Laut Gartner haben sich 18 % der Unternehmen aufgrund von COVID-19 bereits auf Vertragsklauseln über höhere Gewalt berufen, und 37 % ziehen dies in Betracht (vollständige Untersuchung für Kunden verfügbar).
Die Entscheidung, sich auf eine Klausel über höhere Gewalt zu berufen, sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden, und Sie sollten berücksichtigen, wie sich dies auf Ihre langfristige Beziehung zum Anbieter auswirkt.
„Ein Nachteil des Versuchs, höhere Gewalt auszulösen, besteht darin, dass Sie möglicherweise das Wasser in einer Beziehung vergiften, die Sie mit diesem Lieferanten für die kommenden Jahre haben möchten“, sagte Eric Talley von Columbia Law in einem Interview mit Gartner (vollständige Recherche verfügbar für Kunden).
Klauseln über höhere Gewalt dienen dem Schutz von Unternehmen, können aber auch die Beziehungen zu Anbietern beeinträchtigen. Bevor Sie sich auf diese Klausel berufen, sollten Sie einen externen Rat einholen.
3. Finden Sie heraus, was Ihr SaaS-Anbieter bereits tut, um Kunden entgegenzukommen
Bevor Lindenfeld sich an Softwareanbieter wandte, recherchierte sie, was diese Anbieter bereits für Kunden tun:
„Ich hatte von einigen anderen Fotografen gehört, dass sie [Adobe Suite] ein paar Monate kostenlos anbieten oder Ihrem Konto gutschreiben, also wusste ich, was mich erwartet.“
Viele SaaS-Anbieter bieten bereits kostenlosen oder vergünstigten Zugang zu Tools, die Unternehmen dabei helfen, über Wasser zu bleiben.
Beispielsweise bietet HubSpot seine Suite für kleine Unternehmen zu einem reduzierten Preis und mit steigenden Limits für Bestandskunden an, und Adzooma bietet seine gesamte Plattform bis zum 1. Juni 2020 kostenlos an.
Diese SaaS-Anbieter und viele andere bieten bereits kostenlosen oder vergünstigten Zugang zu ihren Plattformen an, um das „Wir stecken da zusammen“-Gefühl zu wiederholen und ihre Unterstützung für die Geschäftswelt zu zeigen.
4. Entscheiden Sie, was Sie aus der Neuverhandlung herausholen möchten
Machen Sie sich bewusst, was Sie von den Verhandlungen erwarten, bevor Sie sich an Ihren Softwareanbieter wenden. Neil Andrew, Gründer von PPC Protect, sagte:
„Stellen Sie sich auf ein Geben und Nehmen ein. Ihr Lieferant wird wahrscheinlich Verträge haben, die eine Stornierung oder Nichtzahlung aus irgendeinem Grund nicht zulassen, also betrachten Sie jede Bewegung von dieser Haltung als Erfolg.“
Einige Unternehmen müssen oder wollen ihren Vertrag möglicherweise kündigen, während andere Zahlungen aussetzen oder verzögern, Rabatte gewähren, die Funktionalität reduzieren, um Geld zu sparen, oder die Funktionalität vorübergehend erweitern, um den neuen Anforderungen ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Überlegen Sie, was Sie von der Neuverhandlung erwarten und wo Sie bereit sind, Kompromisse einzugehen. Einige SaaS-Anbieter sind möglicherweise nicht bereit, den Vertrag vollständig zu kündigen, können jedoch die Kosten Ihres Abonnements senken, indem sie die Funktionalität oder die Anzahl der Lizenzen reduzieren.
„SaaS-Anbieter würden lieber sicherstellen, dass sie zumindest einen gewissen Cashflow erhalten, als überhaupt keinen“, sagte Andrew. „Gute SaaS-Anbieter werden versuchen, eine wertvolle langfristige Beziehung aufzubauen, indem sie so viel Unterstützung wie möglich anbieten.“
5. Seien Sie transparent und empathisch und haben Sie einen Backup-Plan
Unternehmen sollten ihre finanzielle Situation transparent darstellen und Softwareanbietern gegenüber einfühlsam sein.
„Wir haben Verständnis für unsere Kunden und möchten nie, dass sie das Gefühl haben, überfordert zu sein“, sagte Josh Sanders, Projektmanager bei Alpha Bravo Development. „Wenn ein Unternehmen beschreibt, wie es seinem Geschäft schlecht geht, kann etwas ausgearbeitet werden.“
Girdharee Saran wandte sich an den CRM-Anbieter seines Unternehmens und erläuterte klar seine finanzielle Situation: Ihre Zahlung für die Nutzung der Plattform war angesichts der Umsatzeinbußen aufgrund von COVID-19 nun eine finanzielle Belastung. Infolgedessen konnten sie einen Deal ausarbeiten.
Seien Sie in Ihrem Gespräch mit dem Softwareanbieter transparent, aber vergessen Sie nicht, auch empathisch zu sein. Dies ist eine stressige Zeit für alle.
Sean McDermott, Gründer von RedMonocle und Windward Consulting Group, wollte Unternehmen daran erinnern, dass auch Softwareanbieter derzeit Probleme haben:
„Unternehmen müssen bedenken, dass ihre Lieferanten Mitarbeiter und ihre eigenen Lieferanten haben, die sie bezahlen müssen, und sie könnten wie andere kleine Unternehmen Kredite beantragen. Wir alle haben mit den Auswirkungen von COVID-19 zu kämpfen, also haben Sie auch etwas Empathie für ihr Geschäft. Die Konzentration auf eine Win-Win-Situation wird beiden Parteien langfristig Loyalität bringen.“
SaaS-Anbieter sind stark von Abonnementeinnahmen abhängig, und obwohl sie möglicherweise nicht vollständig auf einen Vertrag verzichten können, sind sie möglicherweise bereit, Kunden bei der Suche nach einer angemessenen Lösung zu unterstützen. Wenn nicht, ziehen Sie alternative Softwarelösungen in Betracht.
Saran hatte positive Erfahrungen damit, mit seiner CRM-Plattform eine für beide Seiten vorteilhafte Lösung zu erreichen, konnte jedoch mit seinen Anbietern von Videokonferenz- und Webinar-Software keine ähnliche Lösung erzielen.
Vor COVID-19 zahlte sein Unternehmen für einen Plan mit 100 Teilnehmern. Als die Teams remote wurden, stieg die Nachfrage nach Remote-Kommunikation. Saran wollte ihren Plan vorübergehend erweitern, um bis zu 500 Teilnehmer aufzunehmen, konnte sich aber die Kostenerhöhung nicht leisten. Er versuchte erfolglos, mit dem Anbieter zu verhandeln, wechselte aber letztendlich zu einer alternativen, vergleichbaren Lösung mit geringeren Kosten und mehr Funktionalität.
„Funktionen können ersetzt werden, guter Kundenservice nicht“, sagte Ethan Taub, Gründer von Goalry, der sich ebenfalls für alternative Lösungen entschied, nachdem ein Unternehmen sich geweigert hatte, Kompromisse bei den Vertragsbedingungen einzugehen.
Die Neuverhandlung von Softwareverträgen in Krisenzeiten kann kleinen Unternehmen helfen, Geld zu sparen
Kostensenkungen während einer Krise können kleinen Unternehmen helfen, sich über Wasser zu halten und Entlassungen zu vermeiden, und eine Anlaufstelle für Unternehmen sind ihre SaaS-Verträge.
COVID-19 hat jede Branche auf einzigartige Weise belastet und Flexibilität zwischen Unternehmen zu einer Notwendigkeit gemacht, um diesen wirtschaftlichen Sturm zu überstehen. Arbeiten Sie zusammen, um für beide Seiten vorteilhafte Lösungen zu finden, und achten Sie auf die Herausforderungen anderer Unternehmen.
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HINWEIS: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen sind Beispiele und nicht als Bestätigungen oder Empfehlungen gedacht.