Der Schlüssel zu erfolgreicher Remote-Arbeit: Strategische und achtsame Kommunikation

Da die Coronavirus-Pandemie Unternehmen und Mitarbeiter gezwungen hat, auf Fernarbeit umzustellen, beginnen sowohl Manager als auch ihre Teams zu erkennen, wie drastisch die Umstellung auf Vollzeit-Telearbeit ist.

Viele Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern seit Jahren, aus der Ferne zu arbeiten, und viele Mitarbeiter sind es gewohnt, ein- oder zweimal pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Leider kommen diese Praktiken nicht annähernd einer unternehmensweiten Vollzeitarbeit von zu Hause aus nach.

Die meisten, die mit Vollzeit-Remote-Arbeit nicht vertraut sind, neigen dazu, Organisation und Kommunikation als zentrale Herausforderungen zu sehen. Sie können online zahlreiche Inhalte finden, die Ratschläge geben, wie Sie organisiert und motiviert bleiben, während Sie von zu Hause aus arbeiten, und die Anzahl der Artikel, in denen die effektive Nutzung von Zoom, Slack und anderen Kommunikationstools am Arbeitsplatz diskutiert wird, ist sprunghaft angestiegen.

Diese Probleme spielen eine große Rolle und müssen berücksichtigt werden, aber die Menschen übersehen oft die weniger offensichtlichen und oft grundlegenderen Änderungen, die sie vornehmen müssen, um effektiv von zu Hause aus arbeiten zu können.

Abgesehen von Routineproblemen und der Umstellung von Besprechungen auf Videokonferenzen gehen viele Menschen davon aus, dass sich funktional nicht viel an ihrer Rolle beim Remote-Arbeiten ändern wird. Wenn Teams den Großteil ihrer Arbeit am Computer erledigen und die gleichen wöchentlichen Meetings in ihren Kalendern haben, warum sollten sie dann erwarten, dass ihre bestehende Strategie nicht mehr effektiv ist?

Obwohl es von Rolle zu Rolle unterschiedlich ist, ist diese Annahme meist falsch – erfolgreiches und effizientes Arbeiten aus der Ferne erfordert mehr als ein motiviertes Team und die Umstellung von Business-as-usual-Meetings auf Videokonferenzen.

In Bereichen wie Marketing und Design erfordert Remote-Arbeit oft ein grundlegenderes Überdenken der Art und Weise, wie Teammitglieder kommunizieren und ihren Alltag strukturieren, da die Ergebnisse abstrakter und subjektiver sind.

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Die tieferen Probleme, die mit Remote-Arbeit einhergehen

Es waren viele Anpassungen erforderlich, da die Menschen auf Remote-Arbeit umstellen. Aber dies sind einige der hartnäckigen Probleme, die langfristige Workflow-Probleme verursachen, wenn sie nicht behandelt werden:

Produktivitätsengpässe  

Die Vorteile einer ergebnisoffenen und Ad-hoc-Kommunikation werden in der Regel als selbstverständlich angesehen, bis Sie remote arbeiten.

In der ersten Woche außerhalb des Büros werden viele Menschen kleine Engpässe bemerken, die bei ihrer Arbeit auftreten – Probleme, die normalerweise mit einem kurzen Gespräch gelöst würden, aber jetzt einen Slack-Nachrichtenaustausch oder sogar die Planung eines kurzen Anrufs erfordern.

Im Laufe der Zeit können diese Engpässe zu fragmentierten und weniger produktiven Arbeitstagen führen. Aber die größere Sorge ist, dass sie unweigerlich zu einer Zunahme von Annahmen führen.

Da die Arbeitnehmer weniger Gelegenheit haben, Klärung zu erhalten und einen Gruppenkonsens herzustellen, müssen mehr Annahmen getroffen werden, wenn es um mehrdeutige Aufgaben geht, die nicht entscheidend genug sind, um eine Kommunikation zu rechtfertigen. Daher kann der Zusammenhalt von Ergebnissen, an denen mehrere Personen beteiligt sind, leicht leiden, was uns zu unserem nächsten Problem bringt:

Wenn es um Initiativen oder Projekte geht, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, wird es viel schwieriger, die Erwartungen der Teammitglieder aufeinander abzustimmen, wenn sie nicht die Möglichkeit haben, sich außerhalb geplanter Meetings auszutauschen und zu nivellieren.

Schwierigkeiten bei der Ausrichtung der Erwartungen  

Die Abstimmung der Erwartungen verschiedener Teams war schon immer eine der schwierigsten Aufgaben bei der Verwaltung eines funktionsübergreifenden Projekts. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, kann sich diese Schwierigkeit, die funktionsübergreifenden Projekten innewohnt, auf Ihr eigenes Team ausdehnen!

Beispielsweise arbeiten ein UX-Writer und ein UX-Designer normalerweise perfekt zusammen, aber Remote-Arbeit kann dazu führen, dass der UX-Writer eine Mikrokopie entwirft, die nicht so gut wie normalerweise mit dem Produktdesign übereinstimmt.

Eine ungelöste Frage oder eine einzige getroffene Annahme kann Ergebnisse aus der Bahn werfen und zu Verwirrung oder Frustration innerhalb eines Teams führen, wenn alle Puzzleteile nicht so gut zusammenpassen, wie sie es gewohnt sind.

Selbst wenn die Motivation und der Aufwand gleich bleiben oder steigen, werden diese Probleme nicht verschwinden – sie erfordern eine größere Veränderung in der Art und Weise, wie Einzelpersonen und Teams kommunizieren und ihre tägliche Arbeit strukturieren.

Offensichtlich bestehen diese Probleme in einem Spektrum, das von der Art der Rolle und der Branche abhängt. Es gibt jedoch viele Teams und einige Organisationen als Ganzes (wie Zapier), die während eines unternehmensweiten Mandats für Remote-Arbeit erfolgreich sein können, obwohl sie in Bereichen tätig sind, in denen andere Unternehmen Probleme haben.

Was können wir von diesen Organisationen und ihrer Kultur lernen? Wie bewältigen diese Unternehmen die Herausforderungen der Fernarbeit?

Zentrieren Sie Ihre Arbeit auf achtsame und strategische Kommunikation

Wenn wir uns ein Unternehmen wie Zapier ansehen, das die unternehmensweite Fernarbeit seit Jahren erfolgreich eingeführt hat, können wir sehen, dass Kommunikation in den Kern ihrer Unternehmenskultur eingebaut ist. Sie haben sogar ein ganzes E-Book darüber veröffentlicht, wie sie die Kommunikation als fast 100 % ortsferne Belegschaft managen, es lohnt sich, es zu lesen.

Unternehmen und Teams, die effektiv auf Remote-Arbeit umstellen, haben in der Regel Kommunikation als zentralen Bestandteil ihrer Kultur. Folglich sind sie bei der Kommunikation strategisch und achtsam und richten ihre Prozesse und Arbeitsabläufe auf die Kommunikation aus. Wie können Sie dasselbe tun?

Aufgaben organisieren und priorisieren

Remote-Arbeit bedeutet, dass Sie viel mehr darauf achten müssen, wie Sie Ihren Arbeitstag strukturieren. Aufgaben mit mehr Mehrdeutigkeit und beweglichen Teilen sollten vor Meetings mit den entsprechenden Teammitgliedern bearbeitet werden, damit Sie wichtige Fragen stellen und produktive Gespräche führen können.

Das bedeutet auch, dass Sie bei der Organisation und Priorisierung Ihrer Arbeit mehr Rücksicht auf andere nehmen müssen, da es für alle wichtig ist, ihren Alltag um wichtige Kommunikation herum zu strukturieren, um Engpässe zu vermeiden.

Meetings organisieren und priorisieren

Es ist entscheidend, bei Meetings achtsam und strategisch vorzugehen und Probleme und Unklarheiten im Voraus zu antizipieren, damit Sie die nötige Klärung erhalten, um Annahmen zu minimieren. Jeder kennt das Gefühl, ein Meeting mit mehr Fragen zu verlassen, als man hineingegangen ist – diese Meetings können Projekte zum Scheitern bringen, besonders wenn alle remote arbeiten.

Erwarten Sie bei wiederkehrenden Aufgaben und wöchentlichen Synchronisierungen anfänglich Missverständnisse und Schluckauf. Einige Prozesse, an denen mehrere Personen beteiligt sind, können möglicherweise perfekt auf Remote-Arbeit umgestellt werden, andere möglicherweise nicht.

Wenn die Dinge nicht so gut laufen wie erwartet, identifizieren Sie die Bereiche, die zu Problemen oder Unklarheiten geführt haben, und nehmen Sie Änderungen vor, damit Sie und Ihr Team schließlich die perfekte Kadenz, Länge und Struktur der Kommunikation finden, die es allen ermöglicht, sie umzusetzen.

Das wegnehmen

Am Ende ist es fast unvermeidlich, dass Personen, die von zu Hause aus arbeiten, unstrukturiert nach Klärung suchen müssen. Die Menge der Nachrichten, die über Slack und andere Produktivitätstools am Arbeitsplatz gesendet werden, wird in die Höhe schnellen, aber allmählich zurückgehen, wenn sich die Menschen immer mehr an die Fernarbeit gewöhnen.

Es kann zwar ineffizient und lästig erscheinen, aber es ist nie verkehrt, jemandem eine Sofortnachricht zu senden, wenn Sie eine Klärung benötigen. Wenn Sie abwägen, ob es sich lohnt zu fragen, ist es das wahrscheinlich!

Das Urteilsvermögen darüber, wo Annahmen getroffen werden können und wo nicht, ist etwas, das Teams viel schneller entwickeln werden, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Wenn es einen Silberstreifen am erzwungenen Experiment der unternehmensweiten Fernarbeit gibt, bevor wir nach der Pandemie ins Büro zurückkehren, dann dass wir alle gezwungen sein werden zu lernen, wie wir bessere und aufmerksamere Kommunikatoren werden können.