So erstellen Sie einen Fernarbeitsplan (mit Vorlagen)

In dem Moment, in dem ich diesen Satz schreibe, gegen Mittag, bin ich bereits mitten im Arbeitstag. Ich arbeite von zu Hause aus und folge fast jeden Tag dem gleichen Arbeitsablauf. Mein Arbeitstag beginnt also gegen 8 oder 9 Uhr, daher bin ich gegen 16 oder 17 Uhr fertig. Und wenn es um diese Deep-Work-Aufgaben geht, wie zum Beispiel das Schreiben dieses Blogbeitrags, erledige ich diese Aufgaben am liebsten in den Morgenstunden und vor meiner Mittagspause.

Nun, wenn Sie auch ein Telearbeiter sind, stellen Sie sicher, dass es sehr hilfreich ist, Ihren Arbeitstagen eine Struktur zu verleihen. Mit einem geeigneten Zeitplan für die Fernarbeit, der Ihren Anforderungen entspricht, werden Sie alle Ihre Aufgaben mit größerer Wahrscheinlichkeit pünktlich erledigen. In diesem Artikel behandeln wir:

• die Faktoren, die Sie bei der Erstellung eines Zeitplans berücksichtigen sollten,
• wertvolle Tipps zum Erstellen eines effektiven Remote-Zeitplans und
• Vorlagen für Mitarbeiter mit flexiblen und solchen mit festen Arbeitszeiten.

Was Sie beachten sollten, bevor Sie einen Zeitplan erstellen

Sobald Sie einen Plan für Ihre Telearbeitsarbeit erstellt haben, haben Sie eine klarere Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie für die täglichen Aufgaben benötigen und wie Sie die wichtigsten Aufgaben priorisieren können. So können Sie realistischer einschätzen, was Sie den ganzen Tag über erledigen können. Außerdem können Sie Zeit für Familie und Freunde einplanen, was Ihre Work-Life-Balance verbessert.

Folgendes sollten Sie sich fragen, bevor Sie mit der Erstellung eines Remote-Arbeitszeitplans beginnen:

Zu welcher Uhrzeit arbeitest du am besten?

Manche Menschen gedeihen in den Morgenstunden, während andere abends aufblühen. Das ist völlig in Ordnung, denn wir sind nicht alle gleich. Unsere innere Uhr funktioniert anders, deshalb erleben einige von uns nach dem Mittagessen und einige von uns morgens Produktivitätseinbrüche.

Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Belieben neu anordnen können, sollten Sie diesen Faktor immer berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise morgens leicht aufstehen und sich erfrischt und arbeitsbereit fühlen, nutzen Sie diese Zeit, um Ihre wichtigsten Aufgaben zu erledigen. Sobald Ihr Energieniveau gegen 14:00 oder 15:00 Uhr nachlässt, kümmern Sie sich um weniger wichtige Aufgaben. Dasselbe gilt für diejenigen, die gerne ausschlafen und ihren Arbeitstag etwas später beginnen. Wenn Sie kein Morgenmuffel sind, fühlen Sie sich nicht verpflichtet, extrem früh aufzustehen, nur weil einige erfolgreiche Geschäftsleute dies vorschlagen. Folgen Sie Ihrem eigenen Rhythmus, und Sie werden bessere Ergebnisse erzielen.

Wo arbeitest du am besten?

Wenn es Ihnen im Homeoffice leichter fällt, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren, dann sind Sie auch dort produktiver. Entscheiden Sie in diesem Fall, wo Ihr Home Office stattfinden soll. Ein ganzer Raum für diesen Zweck wäre ideal. Aber wenn dies nicht möglich ist, dann entscheiden Sie sich für eine ruhige Ecke eines Zimmers. Wenn Sie weitere Details zur Ausstattung Ihres Home Office benötigen, haben wir einen Blog über die Dinge, die Sie für die Arbeit von zu Hause aus benötigen.

Auf der anderen Seite, wenn Sie ein sozialer Schmetterling sind und nicht gerne alleine arbeiten, können Sie immer noch in einen Coworking Space gehen. Dies ist ein perfekter Ort, um andere Remote-Mitarbeiter zu treffen, während sie ihre Arbeit erledigen. Oder Sie können zwischen Ihrem Heimbüro und einem nahe gelegenen Café wechseln. Denken Sie nur daran, dass eine so laute Umgebung möglicherweise nicht gut zu den Zeiten passt, in denen Sie Anrufe haben oder Ihre Frist einhalten müssen.

Haben Sie Familienmitglieder oder Haustiere, um die Sie sich kümmern müssen?

Ein weiterer zu berücksichtigender Punkt ist, ob Sie sich um Ihre Kinder, ältere Familienmitglieder oder Ihre Haustiere kümmern müssen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Kinder um 8 Uhr morgens zur Schule fahren müssen, planen Sie Ihre Arbeitszeiten ab 9 Uhr morgens ein. Oder wenn Sie strenge Arbeitszeiten haben, stehen Sie etwas früher auf und tun Sie dies vor der Arbeit.

Sobald Sie alle diese Antworten haben, wird die Erstellung eines Remote-Arbeitszeitplans viel einfacher. Wenn Sie sich also dafür entscheiden, Ihren Job in einem Coworking Space zu erledigen, denken Sie daran, dass Sie auch etwas Zeit für den Arbeitsweg benötigen. Oder, wenn Sie sich entscheiden, von zu Hause aus zu arbeiten, denken Sie daran, Ihre Familie oder Ihren Partner über Ihre Arbeitszeiten zu informieren. Darüber hinaus fallen Aufgaben wie das Gassi gehen mit dem Hund oder das Fahren der Kinder zur Schule vor oder nach der Arbeit an.

Werfen wir einen Blick auf einige praktische Tipps, wie Sie diesen Zeitplan für Sie bequemer gestalten können.

So erstellen Sie einen effektiven Remote-Arbeitszeitplan

Einige Telearbeiter haben flexible Arbeitszeiten, während andere einen strengen Zeitplan einhalten müssen. Wie Sie Ihren Arbeitstag gestalten, hängt also davon ab, ob Sie feste Arbeitszeiten haben.

Wie auch immer, wir haben unschätzbare Tipps für die Gestaltung einer Remote-Arbeitsroutine, unabhängig von Ihren Arbeitszeiten.

Legen Sie Zeitblöcke für Ihre persönlichen Aktivitäten und Freizeiten fest

Wenn Sie die Flexibilität haben, Ihre Arbeitszeiten zu wählen, können Sie Arbeitsaufträge in mehrere Arbeitszeiten mit ein paar Stunden Pause dazwischen zerlegen. Jetzt können Sie sich in diesen Pausen um Ihre persönlichen Aktivitäten kümmern, wie z. B. mit dem Hund Gassi gehen, Kinder zur Schule bringen oder Sport treiben. Wenn Sie einen festen Zeitplan haben, können Sie diese Besorgungen vor oder nach der Arbeit erledigen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Kollegen und Kunden Sie nicht stören, wenn Sie nicht an einem Computer sitzen, fügen Sie diese Stunden Ihrem Zeitplan hinzu und vermerken Sie sie als Persönliche Aktivitäten/Nicht-Arbeitszeiten. So können Sie Ihre Freizeit genießen und Besorgungen erledigen. Außerdem teilen Sie Ihren Kollegen und Kunden mit, wenn Sie nicht für Anrufe und Meetings zur Verfügung stehen. Darüber hinaus helfen Ihnen diese Aktivitäten, sich zu entspannen und bei der Arbeit produktiver zu sein.

Darüber hinaus sorgt dieser praktische Trick dafür, dass Sie eine angemessene Work-Life-Balance bewahren. Apropos, hier ist, wie Matthew Paxton, der Telearbeiter und Gründer von Hypernia, die Bedeutung der Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben beschrieb:

fitting work in our lives, not fitting our lives with work „ Mir wurde klar, dass wir Arbeit in unser Leben integrieren sollten und nicht unser Leben mit Arbeit Deshalb habe ich es mir zur Gewohnheit gemacht, alles, was mit der Arbeit zu tun hat, auf mein Home Office zu beschränken. Nie wieder morgens E-Mails checken oder meinen Laptop mit an den Esstisch nehmen. Unsere Hobbys, Leidenschaften, Beziehungen und die Zeit, die wir damit verbringen, uns um uns selbst zu kümmern, sind alle wesentlich, um sicherzustellen, dass wir die produktivsten Versionen von uns selbst sind. ”

Arbeiten Sie zuerst an vorrangigen Aufgaben

Wenn Sie Ihren Remote-Arbeitstag beginnen, ist es nur logisch, Ihre ersten Arbeitsstunden für vorrangige Aufgaben zu reservieren. Nachdem Sie also mit Ihren persönlichen Aktivitäten fertig sind und Ihre E-Mails auf eventuelle Notfälle überprüft haben, erledigen Sie alle wichtigen Aufgaben mindestens zwei Stunden lang.

Noch besser: Schreiben Sie am Ende eines jeden Tages Ihre vorrangigen Aufgaben für morgen auf. So entscheidet Reuben Yonatan, einer der Gründer von GetVoIP, was wichtig ist:

„ Ich priorisiere Prioritäten nach A-, B- und C-Listen. Die A-Listen-Aufgaben sind „muss erledigt werden“, und ich werde eine Frist für diese sowie die Zeit festlegen, um sie zu erledigen. B-Liste sind Punkte, die wichtig sind, aber bei Bedarf verschoben werden können, sodass ich etwas flexibler bin. C-Elemente müssen irgendwann erledigt werden, werden aber eingefügt, wenn sie es können. Ich baue meinen Kalender so und schaue, was passt. Manchmal müssen Sie Abstriche machen, aber Priorisierung ist der wahre Schlüssel. ”

Daher müssen Sie morgens zuerst Ihre A-Aufgaben angehen, dann Ihre B-Aufgaben.

Wenn Sie morgens ein tägliches Standup-Meeting haben, können Sie mit Ihren vorrangigen Aufgaben beginnen, sobald das Meeting beendet ist.

Ein weiterer praktischer Weg, um zu lernen, wie man besser priorisiert, ist die Eisenhower-Matrix. Diese Methode lehrt Sie, Wichtiges zu erkennen und Ihr Zeitmanagement zu verbessern.

Arbeiten Sie später an weniger wichtigen Aufgaben

Sie haben Ihre vorrangigen Aufgaben erledigt und jetzt ist es an der Zeit, an anderen Aufgaben zu arbeiten, die Sie regelmäßig auf Ihrem Teller haben. Je nachdem, was Sie tun, können dies wiederkehrende Aufgaben sein, die Sie täglich oder einmal pro Woche erledigen.

Lassen Sie etwas Zeit für intensive Arbeit

Cal Newport, ein Autor vieler Bücher über Technologie und Kultur, sagt, dass es zwei Arten von Aufgaben gibt, wenn es um Wissensarbeit geht. Also haben wir:

1. Kernaufgaben : Mit diesen Aufgaben zeigen Sie, wie gut Sie in dem sind, was Sie tun. Beispiel: alle Aufgaben, für die Ihr Kunde Sie bezahlt.
2. Randaufgaben : Das sind Aufgaben, die man erledigen muss, die aber keinen Eindruck davon vermitteln, wie erfolgreich man bei der Arbeit ist. Beispiel: E-Mails beantworten.

Obwohl Randaufgaben wichtig sind, sind Kernaufgaben das Herz und die Seele Ihres Jobs. Und wie lassen sich diese Kernaufgaben am besten erledigen? Nun, Sie müssen tiefgreifende Arbeit leisten, auch bekannt als Aktivitäten, bei denen Sie Ihre kognitiven Fähigkeiten einsetzen. Es ist entscheidend, dass Sie sich nicht ablenken lassen, während Sie sich intensiv mit der Arbeit beschäftigen. Daher sind Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung in dieser Zeit Ihr bester Freund.

Sie sollten über den Tag verteilt einige Stunden für Deep-Work-Aufgaben einplanen. Idealerweise solltest du deine Tiefenarbeit während der produktivsten Zeit des Tages erledigen. Wenn es dir am Nachmittag leichter fällt, dich auf die Arbeit zu konzentrieren, dann nimm dir Zeit für intensives Arbeiten von, sagen wir, 16:00 bis 18:00 Uhr.

Buchen Sie Ihre Meetings innerhalb von ein oder zwei Tagen

Laut Flexjobs fördert die gemeinsame Planung aller Besprechungen und Anrufe innerhalb von ein oder zwei Tagen in der Woche eine ununterbrochene Arbeitszeit und verbessert die Produktivität der Mitarbeiter. Wenn Sie Ihre Meetings auf diese Weise buchen, haben Sie den Rest der Woche Zeit für andere Aufgaben. Da Sie außerdem keine Besprechungstage haben, können Sie ohne Ablenkungen arbeiten und sich auch auf die Tiefenarbeit konzentrieren.

Lassen Sie Lücken im Zeitplan für ungeplante Aktivitäten

Du kannst nicht jede Sekunde der Woche im Voraus planen. Manchmal haben Sie eine unerwartete Aufgabe oder etwas Dringendes zu erledigen. Oder vielleicht müssen Sie zum Zahnarzt gehen oder Ihren Hund zum Tierarzt bringen.

Um sich auf diese Situationen vorzubereiten, blockieren Sie mindestens eine offene Stunde pro Tag. Wenn Ihr Tag nach Plan verläuft und es keinen Notfall gibt, können Sie diese Zeit natürlich nutzen, um intensiv zu arbeiten oder Pläne für die folgende Woche zu machen.

Erwägen Sie ein Feierabendritual

Remote-Mitarbeiter finden es manchmal schwierig, nach der Arbeit den Stecker zu ziehen. Da sie ihre Arbeit nicht im Büro verrichten, können die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben fließend sein. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten.

Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass Entspannung und das Nicht-Denken an einen Job außerhalb des Dienstes entscheidende Schritte sind, um Burnout vorzubeugen. Also, wie bringen Sie Ihren Geist dazu, den Arbeitsmodus auszuschalten und sich zu entspannen? Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ein Feierabendritual einzubauen.

Welche Aktivitäten beinhaltet dieses Ritual? Nun, Sie können Ihre letzte Arbeitsstunde nutzen, um Ihre E-Mails zu überprüfen und alle Fragen zu beantworten. Außerdem können Sie Ihre Remote-Kollegen wissen lassen, dass Sie bald ausstempeln, falls sie noch etwas von Ihnen brauchen. Schreiben Sie außerdem eine To-do-Liste für morgen.

Eine Vorlage für einen Remote-Arbeitszeitplan für flexible Arbeitszeiten

Nachdem Sie nun gesehen haben, was Sie in Ihren Remote-Arbeitszeitplan integrieren sollten, zeigen wir Ihnen, wie Ihr Arbeitsplan aussehen könnte, wenn Sie flexible Arbeitszeiten haben.

Laden Sie den flexiblen Zeitplan für die Fernarbeit herunter

Im obigen Screenshot werden Sie feststellen, dass die täglichen Arbeitsaufgaben in mehrere Abschnitte unterteilt sind. Vor und nach diesen Arbeitssitzungen gibt es Zeiträume, die als persönliche Aktivitäten/arbeitsfreie Stunden bezeichnet werden. Wenn Sie also die Möglichkeit haben, Ihre Arbeitszeiten nach Belieben zu gestalten, können Sie diese freien Zeitrahmen für Ihre privaten Besorgungen nutzen, wie z. Das Hinzufügen dieser Felder zu Ihrem Remote-Plan ist wichtig, wenn Sie Ihren Zeitplan mit anderen Kollegen oder Kunden teilen möchten. Daher wissen sie, dass sie während dieser Zeiten keine Besprechungen mit Ihnen buchen dürfen.

Apropos Besprechungen: Sie werden feststellen, dass in diesem Plan Besprechungen und Anrufe nur für Montag und Dienstag geplant sind. Da an den anderen drei Tagen der Woche keine Meetings stattfinden, gibt es mehr Raum für Deep Work. Außerdem enthält jeder Tag Sitzungen wie Prioritätsaufgaben und E-Mails sowie reguläre Aufgaben.

Wie bereits erwähnt, sollten Sie immer etwas Zeit für unerwartete Aufgaben oder persönliche Notfälle einplanen. Daher wird dies auch in der Vorlage als Feld „Offene Zeit“ behandelt.

Schließlich haben wir auch hier einen Block mit Abschlussritual eingebaut. Auf diese Weise werden Sie daran erinnert, wann es Zeit ist, sich auszustempeln.

Denken Sie daran, dass Sie diese Vorlage so verwenden können, wie Sie möchten. Beispielsweise können Sie anstelle des Namens Prioritätsaufgaben den Namen Ihrer wichtigsten Aufgaben für jeden Tag eingeben. Besser noch, erstellen Sie Ihren Wochenplan, indem Sie diese Vorlage personalisieren.

Eine Vorlage für einen Remote-Arbeitszeitplan für feste Arbeitszeiten

Wenn Ihre Remote-Arbeit aus festen Stunden besteht, haben Sie einen recht abwechslungsreichen Zeitplan. Anstatt sich den ganzen Tag mit Ihren persönlichen Aktivitäten zu beschäftigen, erledigen Sie diese entweder vor oder nach der Arbeit. Aber wenn Sie Ihren Arbeitstag hinter sich haben, können Sie sich entspannen und einen ganzen Nachmittag für Ihre Freizeit nutzen.

Laden Sie den festen Zeitplan für die Fernarbeit herunter

In diesem Fall haben wir eine Vorlage für einen Mitarbeiter erstellt, der von 9 bis 17 Uhr arbeitet. Wie Sie sehen, werden hier die Arbeitszeiten zusammengefasst, während die persönlichen Aktivitäten morgens, nachmittags und abends stattfinden.

Der Unterschied zwischen der ersten und dieser Vorlage besteht darin, dass der feste Zeitplan für Remote-Arbeit ein Feld mit dem Namen Offene Zeit plus Mittagspause enthält. Dies ist Ihre Erinnerung, eine Pause zu machen und während einer ungeplanten Stunde zu Mittag zu essen.

Andere Zeitblöcke sind gleich, also haben Sie Prioritätsaufgaben, die Bearbeitung von E-Mails und regulären Aufgaben, dann Besprechungen und Anrufe am Montag und Dienstag. Von Mittwoch bis Freitag solltest du Meetings meiden und dich auf Deep Work konzentrieren. Da die Stunden festgelegt sind, findet jeden Tag zur gleichen Zeit ein Abschlussritual statt. Dies stellt sicher, dass Sie Ihren Arbeitstag pünktlich beenden und dann in den Aus-Modus wechseln.

Genau wie beim flexiblen Remote-Arbeitszeitplan können Sie diese Vorlage nach Belieben anpassen.

Fazit

Telearbeit bietet Ihnen viel Flexibilität. Sie können Aufgaben von Ihrem Home Office, einem Park oder einem Coworking Space aus erledigen. Für manche Mitarbeiter bedeutet Remote-Arbeit auch, die Arbeitszeiten selbst wählen zu können, während für andere die Arbeitszeiten festgelegt sind. In beiden Fällen wird eine Art Wochenstruktur Wunder für Ihre Produktivität bewirken. Durch die Einhaltung eines Remote-Arbeitszeitplans beenden Sie Ihre Arbeitsaufträge pünktlich und erledigen Ihre täglichen persönlichen Besorgungen. Darüber hinaus können Sie einige Zeit mit Ihrer Familie und Freunden verbringen, was eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung Ihrer Work-Life-Balance spielt.