Remote-Office-Telefonsysteme: Funktionen, Kosten und Vorteile

Die COVID-19-Pandemie zwang viele Unternehmen, remote zu arbeiten. Und wie wir herausgefunden haben, müssen viele Mitarbeiter einfach nicht in einem Bürogebäude arbeiten, um produktiv zu sein – aber sie brauchen die richtige Ausrüstung, um ihre Arbeit effizient zu erledigen.

Jetzt, in der Umgebung eines Arbeitssuchenden, möchten viele potenzielle Mitarbeiter wissen, ob Sie Vorteile für die Arbeit von zu Hause aus haben. Unternehmen, die sich schnell an Marktveränderungen anpassen, schneiden in der Regel besser ab als diejenigen, die dies nicht tun. Was können Sie also tun, um Ihr Team auf die Arbeit von zu Hause aus vorzubereiten? Eine Lösung besteht darin, ein Remote Office-Telefonsystem einzuführen, damit Ihr Team von überall aus kommunizieren kann.

Unsere aktuelle Umfrage zur Geschäftskommunikation zeigt, dass mehr als 38 % der Unternehmen Teammitglieder haben, die remote arbeiten, und diejenigen, die nicht physisch in ein Büro kommen , eher dazu neigen, per E-Mail oder Telefon mit ihren Chefs zu kommunizieren.

Es ist also an der Zeit, ihnen das zu geben, was sie wollen – ein Geschäftstelefon, auf das von überall aus zugegriffen werden kann. Es ist an der Zeit, Ihrem Team ein Remote Office-Telefonsystem zuzulegen .

Sehen wir uns die bemerkenswerten Funktionen, Kosten und überzeugenden Vorteile an, die Sie von einem Telefonsystem für entfernte Büros erwarten können:

• Must-Have-Funktionen eines Remote-Telefonsystems
• Kosten für Fernsprechanlagen
• Vorteile eines Remote-Telefonsystems
  • Verwenden Sie Ihre Büronummer, um von zu Hause aus zu arbeiten
  • Bleiben Sie mit Kunden und Kollegen in Verbindung
  • Alle teilen sich ein Bürotelefonsystem
  • Verfügbarkeit für unterwegs
  • Sprach- und Videokonferenzen
  • Bleiben Sie organisiert und konzentriert
  • Erstellen Sie benutzerdefinierte, differenzierte Benutzerberechtigungen
  • Wartungsfreier Ansatz für die Sicherheit von Telefonsystemen
  • Schützen Sie die Privatsphäre
• Die Zukunft des Remote-Office-Telefonsystems

Worauf sollte ich bei einem Fernbüro-Telefonsystem achten? 12 Must-Have-Funktionen

Tools und Strategien für die Remote-Arbeit spielen eine wichtige Rolle, um eine größere Flexibilität am Arbeitsplatz zu erreichen. Der beste Weg, um ein Telefonsystem für entfernte Büros zu erstellen, besteht darin, mit einem hochwertigen VoIP-Telefonsystem zu beginnen.

VoIP-Telefonsysteme bieten Benutzern Funktionen, die einst fortgeschrittenen Callcentern vorbehalten waren. Diese Funktionen sind heute Standard für die meisten modernen Bürotelefonsysteme.

Hier sind die 12 wichtigsten VoIP-Funktionen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie sich für ein Remote Office-Telefonsystem entscheiden:

1. Automatische Anrufverteilung – Wenn Sie irgendeine Art von Callcenter betreiben, wie z. B. ein Kundendienst- oder Kundendienst-Callcenter, ist die automatische Anrufverteilung (ACD) Ihr bester Freund. Mit ACD können Sie Regeln und Kriterien festlegen, damit eingehende Anrufe automatisch verteilt und an verfügbare Nebenstellen oder Gruppen weitergeleitet werden.
2. Automatische Telefonzentrale – VoIP-Telefonsysteme von Drittanbietern machen Anrufe mit einer automatischen Telefonzentrale effizienter und professioneller. Ein virtueller Assistent begrüßt Anrufer mit einem Menü und leitet sie an eine Nebenstelle oder eine lokale Nummer weiter.
3. Anrufer-ID – Nichts über die Arbeit außerhalb des Standorts sollte ein Ratespiel beinhalten. Mit der Anrufer-ID können Remote-Agenten sehen, wer anruft, selbst wenn sie nicht an ihrem Geschäftstelefon sind.
4. Anrufweiterleitung – Wenn ein Agent einen eingehenden Anruf erhält und nicht an seinem geschäftlichen Telefon ist, kann er Anrufe auf seinem Mobiltelefon empfangen. Diese Funktion und die Anrufweiterleitung machen den Übergang schnell und nahtlos.
5. Anrufwarteschlange – Automatische Anrufwarteschlange versetzt Anrufer in die Warteschleife, wenn Ihr Team beschäftigt ist. Bei hohem Anrufaufkommen verringert diese Funktion die Wahrscheinlichkeit, dass Anrufer auflegen. Es ist ein Muss, wenn Ihr Telefonsystem eine Vielzahl von Anrufen erhält.
6. Visuelle Voicemail – Standard-Voicemail-Systeme sind hilfreich und unkompliziert. Die Verwaltung von Voicemails ist jedoch ineffizient. Mit einem Remote Office-Telefonsystem kann Ihr Team Voicemail-Nachrichten auf seinen Computern abhören, sie mit einer mobilen App wiedergeben und sich schnell darum kümmern.
7. Voicemail zu E-Mail - Was ist effizienter als Voicemail? Ein System, das Ihre Voicemail automatisch transkribiert und an Ihren Posteingang übermittelt. Diese Funktion spart Ihrem Team Zeit beim Abhören von Voicemail-Nachrichten und verbessert Ihre Antwortzeiten. Genau wie eine E-Mail können sie auch weitergeleitet werden.
8. Voicemail-Weiterleitung - Manchmal sind es die kleinen Dinge, die die Konzentration ganz groß steigern. Stellen Sie sich ein typisches Szenario vor: Ein Teammitglied erhält einen Anruf, kann aber nicht sofort antworten. Verwenden Sie diese Funktion, um eine Nachricht an einen Teamkollegen weiterzuleiten, damit Sie sich auf Ihr Projekt konzentrieren können.
9. Erweitertes Anrufmanagement – ​​Ihre Mitarbeiter befinden sich möglicherweise nicht alle unter einem Dach, aber Sie können sie noch effektiver verwalten. Mit VoIP erhalten Sie Zugriff auf leistungsfähigere Anruffunktionen wie N-Way-Anrufe, Konferenzbrücken und gleichzeitiges Klingeln. Alle können an die Bedürfnisse Ihres Büros angepasst werden.
10. Anrufanalyse – Cloud-basierte Bürosysteme sind ideal, um unglaubliche Datenmengen zu aggregieren. Wann sind Ihre Hauptanrufzeiten? Wo entstehen Anrufe? Die Verfolgung der Einzel- und Teamleistung hilft Ihnen, Ihre Kunden besser zu bedienen. Anrufanalysen bieten objektive Berichte in einem leicht lesbaren Dashboard. Sie können sogar Metriken und KPIs mit Ihrem Team anzeigen.
11. Anrufaufzeichnung – Implementieren Sie eine automatische und bedarfsgesteuerte Anrufaufzeichnung, um Ihre Vertriebs- und Supportteams zu coachen. Wirtschaftsführer wissen die erhöhte Rechenschaftspflicht zu schätzen. Da Telefongespräche in der Cloud aufgezeichnet werden, benötigen Sie keine zusätzlichen Geräte oder Kabel.
12. Mobile App – Gehen Sie über die typische Büroumgebung hinaus, indem Sie Ihren Mitarbeitern eine voll funktionsfähige mobile App zur Verfügung stellen. Ein Remote-Team verpasst mit einer iPhone- oder Android-App, die mit demselben geschäftlichen Telefonsystem verbunden ist, nichts.

Wie viel kostet ein Remote-Telefonsystem?

Es ist eine berechtigte Frage – was werden Sie für ein Remote Office-Telefonsystem ausgeben ?

Der Preis variiert (abhängig von den benötigten Funktionen kann es weniger als 20 US-Dollar pro Leitung kosten ), aber es ist fast immer günstiger als eine Festnetzeinrichtung. Dafür gibt es einige Gründe.

Erstens sind Sie nicht an teure Hardware gebunden. Hardwarefreie Computeranwendungen, sogenannte Softphones, sind die beste Option für Remote-Telefone. Durch den Austausch von Tischtelefonen können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Ihre Remote-Mitarbeiter können eine Softphone-App auf Android- und Apple-Telefone sowie ein Desktop-Programm für Mac- und Windows-Computer herunterladen.

Zweitens ist es vollgepackt mit Funktionen. Ein Remote-Telefonsystem bietet viel mehr Telefonfunktionen als eine herkömmliche Telefonleitung. Da die meisten dieser Funktionen normalerweise in einer Flatrate enthalten sind, werden Sie nicht mit überraschenden Gebühren konfrontiert.

Drittens ist es schneller und kostengünstiger, neue Telefonleitungen zu Ihrem Remote Office-Telefonsystem hinzuzufügen. Sie müssen keine zusätzlichen Telefonleitungen und Kabel zu herkömmlichen PBX-Systemen installieren. Das Hinzufügen weiterer VoIP-Leitungen ist nur wenige Klicks entfernt.

Schließlich können Sie mit einem Jahresvertrag im Gegensatz zu monatlichen Zahlungen noch mehr sparen.

Wenn es um die Kosten geht, ist ein VoIP-betriebenes Fernbüro-Telefonsystem Ihre beste Investition. Aber was ist mit den Vorteilen? Wie unterscheidet es sich von einem herkömmlichen Telefonsystem?

Was sind die Vorteile eines Remote-Telefonsystems?

Fernzugriff bedeutet Flexibilität, und Flexibilität ist der Schlüssel zu erstklassigem Kundenservice. Schließlich gibt es so viele Kundenbedürfnisse wie Kunden. Und je mehr Ressourcen Sie haben, desto besser sind Ihre Mitarbeiter gerüstet, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Hier sind die wichtigsten Vorteile, die Ihr Unternehmen durch die Anschaffung eines Remote-Office-Telefonsystems sehen kann:

1. Verwenden Sie Ihre Bürotelefonnummer, um von zu Hause aus zu arbeiten.

Sie fragen sich, wie Sie Ihr Bürotelefon von zu Hause aus nutzen können? VoIP und ein Remote Office-Telefonsystem sind die Lösung, die Sie brauchen. Jetzt sind Sie nicht mehr an Ihren Schreibtisch gebunden, um einen Anruf anzunehmen, eine VoIP-Telefonleitung kann Anrufe von überall dort annehmen und empfangen, wo Sie Internet haben. Sie müssen einen Anruf nicht von Ihrem Tischtelefon weiterleiten, Sie können einen Anruf von einer App entgegennehmen und von überall aus arbeiten, das heißt von überall, wo Sie Internet haben.

2. Bleiben Sie mit Kunden und Mitarbeitern in Verbindung

Wenn Sie nicht im Büro sind, ist es fast so, als hätten Sie sich krankgeschrieben. Wenn Sie nicht gesehen werden, ist es für Ihr Team und Ihre Kunden schwierig, Sie zu erreichen. Mit einem Remote-Telefonsystem bleibt Ihr Team online und erreichbar, wo immer es arbeitet.

Für eine noch bessere Konnektivität enthält ein Cloud-Telefonsystem ein verwaltetes Verzeichnis und Adressbuch, sodass es nie einfacher war, in Kontakt zu bleiben.

3. Jeder teilt sich ein Bürotelefonsystem

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten , kann es schwierig sein, mit dem Rest des Teams zu kommunizieren. Mit einem Telefonsystem für entfernte Büros, das darauf ausgelegt ist, entfernte Mitarbeiter zu unterstützen, werden Sie dieses Problem nicht haben.

Wenn Zeit und Geld auf dem Spiel stehen, möchten Sie nicht nach privaten Handys suchen. Mit einem VoIP-Telefonsystem hält die Anrufweiterleitung Ihr Team innerhalb und außerhalb des Büros in Verbindung.

Virtuelle PBX-Systeme bieten auch lokale und gebührenfreie Nummern. PBX-Systeme ermöglichen es Mitarbeitern, über ihre Büronebenstellen erreichbar zu bleiben.

4. Verfügbarkeit für unterwegs

Die Arbeit von zu Hause aus unterscheidet sich stark von der Arbeit in einem Büro. Remote-Mitarbeiter haben oft mehr Kontrolle über ihre Zeitpläne, insbesondere wenn sie reisen.

Der vorherrschende Vorteil hier ist, dass ein Bürotelefonsystem niemals auf Funktionen verzichtet, wenn Mitarbeiter nicht im Büro sind. Mit einer zuverlässigen Business-Telefon-App können Mitarbeiter von jedem Computer oder Smartphone aus auf ihre Telefonleitung zugreifen. Alles, was benötigt wird, ist eine Internetverbindung – es kann sogar über Wi-Fi angemessen funktionieren.

Remote-Mitarbeiter sollten nicht riskieren müssen, wichtige Telefonanrufe zu verpassen, während sie unterwegs sind. Mobility stärkt Ihr Unternehmen, indem sichergestellt wird, dass Agenten auf jedem Gerät zuverlässig sind.

5. Sprach- und Videokonferenzen

Kommunikation ist der Kern jedes erfolgreichen Teams. Von den Fortune 500 bis zu den Navy SEALS. Das Etablieren einer regelmäßigen Kadenz und das Vertrauen in die Teamkommunikation machen sie erfolgreich.

Sie können Gespräche nicht der Interpretation überlassen. Es ist von unschätzbarem Wert, mit Ihrem Team live durch die Kraft von Video zu sprechen und eine Präsentation live zu halten. Es ermöglicht schnelle Klarstellungen und den Ausdruck von Ton und Nuancen. Es stärkt sogar Ihr Remote-Team insgesamt.

Wenn Sie feststellen, dass Mitarbeiter Ihres Büros zwischen verschiedenen Apps wechseln, um sich zu unterhalten, ist es reif für eine Kommunikationskrise . Um konzentriert zu bleiben, begrenzen Sie die Anzahl der Schritte, die erforderlich sind, um einfache Aufgaben zu erledigen, z. B. beim Chatten mit Ihrem Team.

Ein Remote Office-Telefonsystem bietet Unified Communications , die es einfach machen, zwischen Sprache, Video, Chat und E-Mail zu wechseln. Egal in welcher Situation, Ihr Team ist abgesichert.

Suchen Sie nach Videofunktionen, die Video-Chats zwischen zwei Personen sowie Bildschirmfreigaben bieten. Diese Funktionen ergänzen die täglichen Routinen, die von Managern und ihren Berichten geteilt werden. Persönliche Apps wie Skype oder Google Hangouts sind für Unternehmen nicht geeignet.

Schließlich will man keine Ungewissheit. Videokonferenzen sind ideal für Präsentationen, Verkaufsgespräche oder Produktdemos.

6. Organisiert und konzentriert bleiben

Wussten Sie, dass ein Cloud-Telefonsystem zur Aufrechterhaltung einer produktiven Arbeitsumgebung beiträgt? Es ist der unbesungene Held des Büros. Bei einem Remote-Team muss Ihr Telefonsystem da sein, damit es organisiert und produktiv bleibt.

Mit einem stets aktuellen Firmenverzeichnis können sich Mitarbeiter finden und ins Gespräch kommen. Dies spart Zeit bei der Lösung von Kundenfragen und lädt zu einer direkteren Kommunikation ein.

Wenn es an der Zeit ist, sich intensiver zu konzentrieren, verwaltet Ihr Telefonsystem Ihre Online-Präsenz, um anderen mitzuteilen, dass Sie sich in einer Besprechung befinden, abwesend oder einfach offline sind.

In jedem Fall möchten Sie ein Telefonsystem, das einfach zu bedienen ist und vom ersten Tag an weit verbreitet ist.

7. Erstellen Sie benutzerdefinierte, differenzierte Benutzerberechtigungen

Wie schützen Sie das Telefonsystem Ihres Unternehmens vor internen Fehlern oder Missbrauch? Mit einem Zero-Trust-Modell können Sie nach Bedarf Berechtigungen für ausgewählte VoIP-Funktionen zuweisen.

Benutzer- und standortspezifische Berechtigungen geben Unternehmen die Kontrolle darüber, wer die Systemeinstellungen verwaltet. Mit diesen Sicherheitseinstellungen können Sie den Zugriff auf Kommunikationsfunktionen aufrechterhalten, ohne Ihre Geschäftskontinuität zu gefährden.

IT-Führungskräfte können ein wenig aufatmen, wenn sie wissen, dass ihr Telefonsystem in der Cloud gehostet wird, was es widerstandsfähiger gegen Naturkatastrophen und sogar Sabotage macht.

8. Wartungsfreier Ansatz für die Sicherheit von Telefonsystemen

Es ist wichtig zu verstehen, wie VoIP-Anbieter alle Sicherheitsprotokolle Ihres Telefonsystems kontrollieren und verwalten. Dieses Konzept bedeutet, dass Ihr Unternehmen die Sicherheitsinfrastruktur nicht warten muss.

Da Ihr Telefonsystem VoIP verwendet, bedeutet dies, dass es auch SIP verwendet, um jeden Telefonanruf und jede Nachricht aufzubauen. Ähnlich wie Websites den gesamten Datenverkehr zwischen dem Benutzer und dem Server sichern, kann Ihr Telefonsystem die gleiche Funktionalität bieten.

Mit einem leistungsstarken Telefonsystem für entfernte Büros können Sie eine verbesserte Anrufsicherheit zwischen Benutzern aktivieren. Es entsteht keine zusätzliche Latenz, und Sie können sicher sein, dass andere das Gespräch nicht belauschen können. Durch Transport Layer Security ( TLS ) und Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP) ist eine Gesprächsverschlüsselung möglich.

Wenden Sie sich an Ihren VoIP-Anbieter , um dessen Sicherheitseinstellungen für Ihr Unternehmen zu bestätigen.

9. Schützen Sie die Privatsphäre

Sogar Mitarbeiter vor Ort kommunizieren mit Kunden und Kollegen außerhalb des Büros. In diesem Fall verwenden sie häufig persönliche Kontaktinformationen für einen geschäftlichen Anruf.

Leider lädt dies auch zu unerwünschtem Kontakt über einen Kommunikationskanal ein, den Ihr Unternehmen nicht verwaltet. Die Leute sind ziemlich vorsichtig, wenn es um ihre persönliche Handynummer geht.

Aus geschäftlicher Sicht können diese Situationen die Glaubwürdigkeit erheblich beeinträchtigen. Einen Kunden über eine private Handy- oder Privatnummer zu erreichen, ist unprofessionell.

Ein Cloud-basiertes VoIP-System trennt geschäftliche Telefonnummern und private Nummern.

Der Zugriff auf Ihre E-Mails von einem Heim- oder PC aus ist einfach genug. Warum sollte Ihre Geschäftstelefonanlage nicht genauso flexibel sein? Es ist am besten, wenn alle Ihre Geschäftskommunikationen protokolliert und für spätere Referenzen dokumentiert werden.

Verwandte: Vor- und Nachteile der Arbeit von zu Hause aus gegenüber der Arbeit in einem Büro

So richten Sie ein Remote Office-Telefonsystem ein

1. Testen Sie Ihre Internetverbindung, um sicherzustellen, dass sie alle VoIP-Funktionen unterstützt.

Zunächst sollten Sie über eine Internetverbindung verfügen, die alle für Sie interessanten VoIP-Funktionen unterstützen kann. Als allgemeine Faustregel gilt, dass Sie etwa 100 kbps Up- und Download pro Leitung benötigen.

Machen Sie diesen VoIP-Geschwindigkeitstest, um zu sehen, ob Ihre Internetverbindung für VoIP bereit ist.

2. Wählen Sie einen VoIP-Anbieter und Tarif aus.

Natürlich möchten wir, dass Sie uns – Nextiva – als Ihren VoIP-Dienstanbieter wählen, aber Sie sollten einen Anbieter wählen, der die Funktionen hat, die Ihr Unternehmen benötigt.

Betrachten Sie zunächst die wichtigsten VoIP-Funktionen für Ihr Unternehmen. Wenn Sie Ihre Liste der bevorzugten Funktionen kennen, können Sie den besten Anbieter für Ihr Unternehmen eingrenzen.

3. Holen Sie sich eine geschäftliche Telefonnummer.

Wenn Sie bereits eine geschäftliche Telefonnummer haben, können viele VoIP-Anbieter Ihre vorhandene Telefonnummer verwenden, wenn sie Ihr Remote-Telefonsystem im Büro einrichten.

Wenn Sie noch keine geschäftliche Telefonnummer haben, schließen viele VoIP-Anbieter eine Telefonnummer in Ihr Paket ein. Alles, was Sie wissen müssen , um eine geschäftliche Telefonnummer zu erhalten, ist, welche Art von Nummer Sie möchten – lokal, gebührenfrei, Vanity oder virtuell.

4. Richten Sie Ihr entferntes Bürotelefon ein.

Sobald Sie einen Anbieter und Hardware haben, ist es an der Zeit, die Einrichtung in Ihrem Büro abzuschließen. Die konkreten Schritte hängen von der Hardware und der Anzahl der Mitarbeiter ab. Sehen Sie sich dieses Video von Nextiva mit allen Details an.

Die Zukunft des Remote-Office-Telefonsystems

Wenn Mitarbeiter standortunabhängig werden, wird dies auch für das Telefonsystem eines Unternehmens der Fall sein. Führungskräfte werden die nachgewiesenen Vorteile eines Cloud-basierten Telefonsystems erkennen .

Unternehmen haben die Vorteile der Cloud bereits erkannt. Millionen von Unternehmen senden und empfangen E-Mails mit Google und Office 365 und ersparen sich so die Wartung teurer Server.

Die Umstellung auf ein Remote Office-Telefonsystem ist der nächste große Schritt.

Unternehmen werden ihre Technologien und Plattformen weiterentwickeln, um ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Upwork plant, dass bis 2028 fast drei Viertel der Arbeitgeber ein Remote-Team haben werden.

Ein Beispiel für diese dramatische Veränderung ist das Faxgerät. Einst als Grundnahrungsmittel des typischen Büros betrachtet, ist es heute ziemlich selten. Heute können Sie Faxe über einen Online-Faxdienst genauso wie per E-Mail senden und empfangen. Online-Faxen erspart Unternehmen sperrige Hardware und Toner und verbessert den internen Arbeitsablauf.

Die Aufrechterhaltung der Vielseitigkeit Ihrer Telekommunikation hilft Unternehmen, sich auf unvorhergesehene Umstände vorzubereiten. Die Verlagerung Ihres Telefonsystems in die Cloud hilft Ihrem Unternehmen, innovativ zu sein und allen Veränderungen auf dem Markt standzuhalten.