8 Tipps für die Remote-Zusammenarbeit zur Maximierung der Produktivität

Für Mitarbeiter ist die Remote-Zusammenarbeit die neue Norm. Viele Unternehmen haben jedoch Schwierigkeiten, das Produktivitätsniveau vor der Remote-Nutzung zu erreichen.

Es wird erwartet. Wenn Mitarbeiter an persönliche Besprechungen gewöhnt sind oder einfach an einem anderen Schreibtisch vorbeikommen, um ein Problem zu besprechen, können selbst kleine Aufgaben zu langen E-Mail-Ketten, verpassten Fristen und vergessenen IMs führen, wenn sie eine Remote-Zusammenarbeit erfordern.

Aber es muss nicht so sein. Hier sind 8 Tipps zur Verbesserung der Remote-Zusammenarbeit.

8 Tipps zur Remote-Zusammenarbeit

1. Reduzieren Sie die Affinitätsdistanz

Für jeden kann Distanz isolierend sein, aber das gilt besonders für entfernte Teammitglieder. Neben der physischen Distanz gibt es zwei weitere Arten, die Teams überwinden müssen, um effizient zu arbeiten:

• Betriebsweite (Teamgröße, Bandbreite und Qualifikationsniveau)
• Affinitätsdistanz (Werte, Vertrauen und Interdependenz)

Laut einem HBR-Artikel von Erica Dhawan und Tomas Chamorro-Premuzic sind Remote-Teams am stärksten von Affinitätsdistanz betroffen. Ohne konsequente persönliche Interaktion und Teamarbeit, um Vertrauen aufzubauen, fühlen sich Remote-Mitarbeiter möglicherweise weniger als Teil eines Teams und eher wie Menschen, die mit E-Mail-Avataren interagieren. Fehlende Körpersprache, mehrdeutiger Text und die schrumpfende Grenze zwischen Arbeit und Zuhause sind allesamt Bedrohungen für die Remote-Zusammenarbeit.

Aber selbst wenn Sie die Affinitätsdistanz nicht eliminieren können, schlagen Dhawan und Chamorro-Premuzic vor, dass es einfache Möglichkeiten gibt, sie zu reduzieren:

Versuchen Sie, den größten Teil der Fernkommunikation auf normale Videoanrufe umzustellen, die ein viel besseres Mittel sind, um eine Beziehung aufzubauen und Empathie zu schaffen, als E-Mails oder Sprachanrufe. Und entwerfen Sie virtuelle Teambuilding-Rituale, die es den Menschen ermöglichen, regelmäßig zu interagieren und ihre Fähigkeiten zur Zusammenarbeit in Aktion zu erleben.

Video-Chat lässt sich einfach in Ihre Kommunikationskanäle integrieren. Was das Teambuilding anbelangt, gibt es viele Ideen für virtuelle Zusammenkünfte rund um Thementage oder unterhaltsame Übungen.

Je mehr Sie daran arbeiten, die inhärente Isolation der Fernarbeit zu bekämpfen, desto weniger Affinitätsdistanz wird sich negativ auf Ihr Team auswirken.

2. Grenzen setzen und einhalten

Für Remote-Teams beginnt die Arbeit selten um 9 Uhr morgens oder endet um 17 Uhr, selbst wenn sie es einmal im Büro getan hat. Wenn Ihr Wohnraum derselbe ist wie Ihr Arbeitsplatz, sind Grenzen nicht offensichtlich, aber es ist wichtig, sie festzulegen. Dhawan und Chamorro-Premuzic präsentieren zwei Szenarien, die zeigen, warum:

Um 22 Uhr erhält ein Unternehmensanwalt eine SMS von einem Kollegen und fragt sich (nicht zum ersten Mal), ob es nach einer bestimmten Stunde ein Protokoll über arbeitsbezogene Texte gibt.

Nach einem langen und flüssigen Abendessen mit einem Kunden öffnet ein Werbefachmann eine E-Mail von seinem Chef, in der er ihn daran erinnert, seine Spesen rechtzeitig einzureichen. Genervt von diesem Mikromanagement reagiert er sofort mit seinen unzensierten Gedanken.

Es ist leicht einzusehen, warum diese beiden Interaktionen den entfernten Mitarbeiter verärgern könnten. Es ist auch leicht zu verstehen, dass der Chef eines Werbefachmanns keine Möglichkeit hat, zu wissen, dass er beim Abendessen ist, und der Chef eines Unternehmensanwalts könnte das Zeitgefühl verlieren oder annehmen, dass alle ihre Kollegen Workaholics sind.

Deshalb sind Grenzen für Remote-Teams so wichtig. Sie reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Annahmen und Missverständnissen, die die Teambeziehung zerstören können. Es überrascht nicht, dass eine Umfrage von FYI zeigt, dass zwei der größten Probleme von Remote-Mitarbeitern mit der Kommunikation und dem Setzen von Grenzen zusammenhängen:

Wie man Grenzen setzt

Zwei wichtige Möglichkeiten, diese Grenzen festzulegen, sind die Kommunikationszeit und -art:

• Zeit : Wenn Sie im Büro von 9 bis 5 Uhr gearbeitet haben, stellen Sie sicher, dass Ihr Remote-Team weiß, dass jede Kommunikation nach 5 Uhr möglicherweise erst um 9 Uhr am nächsten Tag beantwortet wird. Auch wenn dies keine Richtlinie war, als Sie im Büro waren, ist es wichtig, etwas Ähnliches festzulegen, wenn Remote-Mitarbeiter bereits das Gefühl haben, immer am Arbeitsplatz zu sein. Es wird auch sicherstellen, dass Szenarien wie die oben genannten nicht eintreten.
• Typ : Wenn ein Kollege eine E-Mail sendet, haben Sie nicht das Gefühl, sofort antworten zu müssen. Wenn sie hingegen eine Slack-Nachricht senden, reagieren Sie wahrscheinlich etwas schneller. Ob wir es erkennen oder nicht, Kommunikationsarten haben eine gewisse Dringlichkeit.

Von denen, die wir täglich nutzen, hat E-Mail die niedrigste Priorität, Instant Messaging ist etwas höher, SMS etwas höher und ein Telefonanruf hat die höchste Priorität. Jeder sollte entsprechend verwendet werden. Rufen Sie nicht an, wenn es nicht dringend ist, und senden Sie auf die gleiche Weise keine E-Mail wegen etwas Wichtigem.

Wenn Sie der Typ sind, der auf mehreren Plattformen Kontakt aufnimmt, ist diese Kommunikationshierarchie genau das Richtige für Sie. Text- und Telefonanrufe sollten dringenden Angelegenheiten vorbehalten und nicht missbraucht werden. Bemühen Sie sich, die gesamte geschäftliche Kommunikation innerhalb der Geschäftszeiten zu halten, es sei denn, es handelt sich um etwas Wichtiges, das eine SMS oder einen Anruf rechtfertigt.

Wenn Arbeit und Zuhause oft derselbe Ort sind, benötigen Remote-Mitarbeiter Zeit und Raum, um abzuschalten und neue Energie zu tanken, sei es allein auf der Couch oder mit Freunden im Restaurant. Ohne klare Grenzen wissen Remote-Teams nicht, wann die Arbeit beendet ist, und Manager wissen nicht, wann sie die Grenze überschritten haben.

3. Bauen Sie Zeit für Störungen ein

Microsoft Teams bricht zusammen, Hangouts unterstützt keine Bildschirmfreigabe, ein Schurke bombardiert Ihr Zoom-Meeting …

Wir alle haben technische Schwierigkeiten mit Tools für die Remote-Zusammenarbeit erlebt, also sollten wir jetzt darauf vorbereitet sein. Einige Remote-Teams sind es jedoch nicht. Und um sie zu lösen, müssen Sie oft auf der Plattform herumfummeln, zu einer anderen wechseln, andere geplante Ereignisse verschieben oder sie sogar bis zu einem späteren Zeitpunkt aussetzen.

Wie planen Sie also für sie? Laut Bob Sutton, Experte für Organisationsverhalten, sollten Sie damit rechnen, dass virtuelle Präsentationen 25 % länger dauern als persönliche Präsentationen, wenn der Inhalt ähnlich ist. Mit anderen Worten, für jede Stunde, die das Meeting voraussichtlich dauern wird, fügen Sie der Laufzeit 15 Minuten hinzu. Wenn es eine halbe Stunde sein soll, rechnen Sie mit etwa 40 Minuten. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie unorganisiert sind oder in Panik geraten, um Probleme im Handumdrehen zu beheben.

4. Daten der Organisation zugänglich machen

Eines der größten Probleme bei der Remote-Zusammenarbeit besteht darin, dass die Entfernung zwangsläufig Silos schafft. Es ist einfach nicht so einfach, Informationen von Menschen zu erhalten, wenn sie nicht alle an einem Ort sind.

Wenn Ihr Designer beispielsweise nicht auf E-Mails und Slack reagiert und Sie eine Bilddatei benötigen, die sich auf seiner Festplatte befindet, können Sie nicht durch den Flur zu seinem Büro gehen. Sie sind gezwungen zu warten.

Wenn der Autor das Bild benötigt, um die Überschrift zu schreiben, der Entwickler das Wireframe, damit die Seite funktioniert, und der Kunde darauf wartet, dass der Manager das fertige Produkt genehmigt, ist es leicht zu sehen, wie eine einzige Hürde ein ganzes Projekt verlangsamen kann bedeutend.

Um sicherzustellen, dass dies nicht passiert, sollten die Informationen frei durch die Organisation fließen.

• Speichern Sie Daten online an einem zentralen Ort, wo sie für alle zugänglich sind.
• Geben Sie Abteilungen Zugriff auf relevante Dateien und Ordner.
• Teilen Sie Zeitpläne mit den Mitarbeitern, damit sie eine Vorstellung von der Verfügbarkeit haben.

Obwohl viele Organisationen diese Änderungen bereits vorgenommen haben, konnten einige traditionelle Unternehmen damit durchkommen, auf die alte Weise zu arbeiten. Aber jetzt, wo die meisten aus der Ferne arbeiten, wenn der Informationszugriff nicht priorisiert wird, wird die Zusammenarbeit aus der Ferne sicherlich darunter leiden.

5. Sparen Sie nicht beim Projektmanagement

Die Verwaltung von Remote-Arbeit ist nicht dasselbe wie die Verwaltung von persönlicher Arbeit. Während Sie möglicherweise ohne ein Projektmanagement-Tool arbeiten können, wenn sich Ihr Team im Büro befindet, wird sehr schnell klar, dass dies nicht aus der Ferne möglich ist.

Aus dem gleichen Grund müssen entfernte Unternehmen Daten zugänglich organisieren; An Projektmanagement-Software sollten Sie nicht sparen. Tools wie Trello und Asana helfen Teams, Fristen einzuhalten, indem sie die Mitglieder zur Rechenschaft ziehen und es Managern ermöglichen, ein Projekt in kleinere Einzelaufgaben zu organisieren. Diese Aufgaben werden detailliert beschrieben und einem bestimmten Teammitglied zugewiesen:

Wenn das Team im obigen Beispiel Trello verwendet, könnte der Manager festlegen, dass der Designer seine Datei bis zu einem bestimmten Datum in die Software oder eine Filesharing-Plattform wie Dropbox hochlädt. Auf diese Weise würde der Designer nach Abschluss des Entwurfs wissen, dass seine Aufgabe nicht abgeschlossen ist, bis er die Datei in einen freigegebenen Ordner hochgeladen hat. Der Designer kann die Aufgabe als erledigt markieren und die Software informiert den Werbetexter, dass er mit dem Schreiben der Überschrift für die Seite beginnen soll. Der Prozess minimiert Check-ins über Instant Messaging und längere Videoanrufe und gibt Zeit, sich auf das Projekt zu konzentrieren.

Es mag einfach klingen, aber Hindernisse, die in Terminüberschreitungen enden, brauchen keine komplizierte Lösung. Sie brauchen eine organisierte Lösung. Wenn jeder Remote-Mitarbeiter seine eigenen Tools und Workflows sowie unterschiedliche Zeitzonen hat, sind Aufgabenverwaltungslösungen ein Muss, um Remote-Teams auf Kurs zu halten.

6. Investition in Tools für die Remote-Zusammenarbeit

Seit sie von zu Hause aus arbeiten, haben fast zwei Drittel der Wissensarbeiter ihre Nutzung von Collaboration-Tools erhöht. Es ist jedoch nicht immer einfach, die richtige Collaboration-Software für den Job zu finden.

Beispiel

In Abteilungen, die intensive persönliche Meetings erfordern, ist es sinnvoll, in eine leistungsstarke Videokonferenzlösung wie Zoom zu investieren. Für diejenigen, die sich mehr auf Inhalte verlassen, sind Tools ähnlich wie Google Docs nützlicher, die das Kommentieren und Bearbeiten von Gruppen ermöglichen.

Aber was ist mit designorientierten Werbeabteilungen, in denen der Input von Autoren, Designern, Entwicklern, Strategen und sogar Managern erforderlich ist, um ein Projekt abzuschließen?

Normalerweise kann die Zusammenarbeit im Team bei Seitendesigns zu chaotischen E-Mail-Ketten und markierten Screenshots führen. Nicht mit Instapage.

Wenn Sie Post-Click-Landingpages mit einem Team erstellen müssen, ermöglicht die Instapage Collaboration Solution jedem Mitglied, in Echtzeit an derselben Seite zu arbeiten. Entwerfen Sie Seitenelemente, schreiben Sie Texte, bearbeiten Sie Code, hinterlassen Sie Kommentare und reichen Sie sie zur Genehmigung bei einem Manager ein. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie die Collaboration-Lösung von Instapage Ihre Produktivität sofort steigern kann.

7. Bewerten Sie Ihren Produktivitätsstandard neu

Die aktuelle Remote-Arbeitsumgebung ist das Ergebnis eines besonderen Phänomens, auf das niemand vorbereitet war. Teams wurden nicht für Remote-Arbeit geschult, Systeme wurden nicht eingerichtet. Aus diesem Grund ist es unrealistisch zu glauben, dass die Produktivität eines Remote-Teams das Niveau erreichen wird, das es vor der Umstellung hatte. Zumindest kurzfristig.

Das Ausgleichen dieser Produktivitätslücke durch Überarbeitung der Teams wird den gegenteiligen beabsichtigten Effekt haben. Was eher passiert, ist, dass Sie sie ausbrennen oder ein feindseliges Arbeitsumfeld schaffen. Das aktuelle Produktivitätsniveau lässt sich nicht immer leicht verbessern. Ein Manager wäre besser dran, sein aktuelles Produktivitätsmaß neu zu bewerten und daran zu arbeiten, Remote-Mitarbeiter mit dem zu unterstützen, was sie für die Erledigung der Arbeit benötigen.

8. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie von Ihnen brauchen

Die Erwartungen eines Managers von Remote-Mitarbeitern unterscheiden sich stark von denen eines durchschnittlichen Büroleiters. Als mitarbeiterorientierte Position kann ein Manager Schwierigkeiten haben, in eine isolierte Umgebung zu wechseln, in der die Kommunikation nicht einfach ist und selten von Angesicht zu Angesicht.

Wenn Sie ein neues Remote-Team leiten und sich nicht sicher sind, wie Sie es unterstützen können, ist das Schlimmste, was Sie tun können, so zu tun, als wüssten Sie, was Sie tun, oder anzunehmen, Sie wüssten, was Ihre Mitarbeiter wollen. Jedes Geschäft ist anders.

Wo der eine von neuer Software profitieren könnte, braucht ein anderer vielleicht strengere Grenzen, um sich nach getaner Arbeit wieder aufzuladen. Es ist nichts falsch daran, nicht genau zu wissen, was Ihr Team braucht. Es ist besser, sie zu fragen, als Ressourcen für eine Lösung zu verschwenden, die nicht zu einer besseren Remote-Zusammenarbeit führt.

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Eine der effektivsten Möglichkeiten, Remote-Teams zu unterstützen, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Tools für die Remote-Zusammenarbeit verfügen. Instapage ist mit einer Collaboration-Lösung ausgestattet, um Silos aufzubrechen, die durch alle drei Arten von Entfernungen verursacht werden. Finden Sie heraus, wie Sie Ihr gesamtes Team auf dieselbe Seite bringen und Post-Click-Landingpages schneller als je zuvor erstellen können, indem Sie eine kostenlose Enterprise-Demo anfordern.