Wie schreibe ich eine sanfte Erinnerungs-E-Mail? (Schritte & Beispiele)

Veröffentlicht: 2023-05-05

Egal in welchem Berufsfeld Sie tätig sind, in der heutigen schnelllebigen globalisierten Welt bewegt sich alles in Richtung Digitalisierung.

Sie könnten in jedem Geschäft tätig sein, wenn es um E-Mail-Marketing in der einen oder anderen Form geht, wissen Sie nur, dass Erinnerungen etwas sind, das Sie berücksichtigen und an dem Sie arbeiten müssen.

Eine Erinnerungs-E-Mail lenkt das Thema effizient dorthin zurück, wo Sie es haben möchten, hilft Ihnen, Gespräche in eine bestimmte Richtung zu lenken, Engagements und Interaktionen mit Verbrauchern zu steigern und beim Aufbau dauerhafter Geschäftsbeziehungen zu helfen.

Obwohl das Konzept einer sanften Erinnerungs-E-Mail recht einfach erscheint, muss es gut geplant werden. Damit meinen wir, dass es gut durchdacht sein muss, was Schreibweise, Tonfall, Wortwahl etc. betrifft. Die kleinen Details machen viel aus, denn am Ende des Tages steht eine Erinnerungs-E-Mail zielt darauf ab, die Leser zu überzeugen.

Lesen Sie weiter in diesem Blog, um alles zu erfahren, was Sie über das Erstellen einer sanften Erinnerungs-E-Mail wissen müssen. Wir haben die besten Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, Ihre Erinnerungs-E-Mails zu perfektionieren.

Was ist eine Erinnerungs-E-Mail und wann sollten Sie eine schreiben?

Eine Erinnerungs-E-Mail ist eine freundliche E-Mail, die Sie an jemanden senden, um ihn aufzufordern, etwas zu unternehmen. Es sind E-Mails, die Nachrichten enthalten, die einen bestimmten Punkt vermitteln, aber keine unangenehmen Gefühle hervorrufen. Sie sind von Natur aus professionell und effektiv, aber gleichzeitig freundlich und sanft.

Hier ist ein einfaches Beispiel, damit es für Sie noch klarer wird: Wenn einer Ihrer Kunden eine Zahlungsfrist verpasst hat, ist die E-Mail, die Sie senden, um ihn sanft daran zu erinnern und vielleicht sogar zu fragen, wann Sie mit einer Zahlung rechnen können, eine sogenannte Mahnung Email.

Das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail hat zwei Hauptzwecke – erstens, um Kunden auf höfliche Weise zu einer schnelleren Antwort zu bewegen , und zweitens, um eine Kommunikationslinie wiederherzustellen, die Sie und die Menschen unterstützt die die E-Mail erhalten, um auf derselben Seite zu bleiben.

Es gibt viele Situationen, in denen eine sanfte Erinnerungs-E-Mail erforderlich ist, z. B. wenn ein wichtiges Ereignis eintreten soll oder wenn etwas hätte eintreten sollen, aber nicht eingetreten ist. Wir haben einige Schlüsselszenarien aufgelistet, in denen eine Erinnerungs-E-Mail gesendet werden muss.

1. Kommende wichtige Ereignisse

Es gibt nur einige Ereignisse, bei denen Sie nicht riskieren können, dass die Leute sie vergessen . Daher ist das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail erforderlich.

2. Verspätete Zahlungen

Dies ist ein Kinderspiel. Bei Überschreitung von Zahlungsfristen ist eine sanfte Mahnung ein Muss.

3. Versäumte Arbeitstermine

Wie schreibe ich sanfte Erinnerungs-E-Mails?

Jedes Unternehmen arbeitet mit Zeitdruck. Es ist erforderlich, die Mitarbeiter auf höfliche Weise an versäumte Arbeitstermine zu erinnern.

4. Ausstehende Engagements

Ob anstehende Vorstellungsgespräche oder Bewerbungen, in diesen Szenarien müssen Sie eine sanfte Erinnerungs-E-Mail senden.

5. Kommunikation bricht zusammen

Bei all den vollen Terminkalendern ist es leicht, etwas zu versprechen und zu vergessen, es zu tun. Ich denke, wir haben uns alle daran schuldig gemacht. Das Versenden einer sanften Erinnerungs-E-Mail zur Wiederherstellung des Kontakts ist also ein guter Schritt von Ihrer Seite.

Nun, da Sie ein wenig über Erinnerungs-E-Mails wissen, schauen wir uns den richtigen Zeitpunkt für das Versenden einer E-Mail an!

Was ist der richtige Zeitpunkt, um eine sanfte Erinnerungs-E-Mail zu senden?

Es kann schwierig sein, den richtigen Zeitpunkt für den Versand einer Erinnerungs-E-Mail zu bestimmen. Sie sollten es nicht zu früh abschicken, weil Sie nicht riskieren wollen, überheblich zu wirken. Es hängt auch viel davon ab, worüber Sie eine E-Mail schreiben. Ist es ein persönlicher Freund? Geht es um ein wichtiges Ereignis? Oder vielleicht ein verpasster Arbeitstermin? Könnte es ein Rückruf für ein Vorstellungsgespräch sein? Die Art des Themas bestimmt den Zeitrahmen.

Wenn beispielsweise eine Arbeitsfrist versäumt wird, können Sie innerhalb eines Werktages eine Erinnerungs-E-Mail senden. Ein ähnliches Szenario wäre, wenn eine Zahlungsfrist überschritten wird, ist das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail einen Werktag nach dem Fälligkeitsdatum angemessen. Wenn Sie es immer wieder hinauszögern, kann es sein, dass die Person/Personen es irgendwann vergessen. Und dann wird es schwieriger, die Kommunikation nach längerer Zeit wieder herzustellen.

Wenn Sie jedoch beabsichtigen, etwas ohne festgelegtes Fälligkeitsdatum nachzuverfolgen, ist es höflich, etwas länger zu warten – vielleicht sogar eine Woche. Gerade in Fällen, in denen es sich um einen Gefallen handelte, hinterlässt eine zu frühe Erinnerungs-E-Mail einen schlechten Eindruck.

Bei Folge-E-Mails zu Vorstellungsgesprächen müssen Sie bedenken, dass der Einstellungsprozess für kein Unternehmen schnell erledigt werden kann. Anstatt sich zu beeilen, eine sanfte Erinnerungs-E-Mail Ihrerseits zu senden, wenn Sie mindestens ein oder zwei Wochen (vorzugsweise 10-14 Tage) warten können, zeigt dies die Geduld Ihrer Seite sowie den Respekt vor der Zeit und Autorität Ihres potenziellen Arbeitgebers .

Wenn es sich um ein Ereignis handelt (beruflich oder privat), gibt eine sanfte Erinnerung 2 Werktage im Voraus dem Empfänger genügend Zeit, sich körperlich und geistig auf das Ereignis vorzubereiten.

Die Erkenntnis aus all diesen Beispielen, die wir erklärt haben, ist, Ihnen eine Vorstellung von einem angemessenen Zeitrahmen zu geben, abhängig von der Art der E-Mail.

Da Sie jetzt den geeigneten Zeitpunkt kennen, um eine E-Mail-Erinnerung zu senden, schauen wir uns an, wie man eine schreibt! Es kann keine „perfekte“ sanfte Erinnerungs-E-Mail geben, aber hier sind einige Tipps, die Sie beim Verfassen Ihrer E-Mail beachten sollten.

Wie schreibe ich eine sanfte Erinnerungs-E-Mail?

1. Passende Betreffzeile

Dies ist das erste, was ein Empfänger sieht, bevor er Ihre Erinnerungs-E-Mail öffnet. Die Wahl einer geeigneten Betreffzeile hat also Gewicht. Das Hinzufügen einer Betreffzeile versichert dem Empfänger Ihrer E-Mail, dass Sie kein Spammer sind. Vor allem, wenn es sich um einen Vorstellungsgesprächsleiter oder sogar einen Verkäufer handelt, der Sie nicht gut kennt und möglicherweise nicht unbedingt Ihre Kontaktdaten hat.

Wenn es in Ihrer Erinnerungs-E-Mail um etwas Dringendes geht, wie z. B. eine verpasste Arbeitsfrist oder eine versäumte Zahlung, dann ziehen Betreffzeilen wie „ Aktion erforderlich “ oder „ Antwort erforderlich “ die Aufmerksamkeit auf sich und überzeugen die Leute, Ihre Erinnerungs-E-Mail zu öffnen. Wenn es darum geht, jemanden an einen versprochenen Gefallen zu erinnern, ist ein Satz wie „Nachfassen“ höflich.

2. Begrüßen Sie Ihren Empfänger

Eine sanfte Erinnerungs-E-Mail sollte immer damit beginnen, Ihren Empfänger zu begrüßen. Direkt in die Erinnerung zu springen ist unhöflich und kann den Leser abschrecken. Die sofortige Begrüßung Ihres Empfängers verleiht der Erinnerungs-E-Mail eine freundliche Atmosphäre und gibt den Ton für den Rest der E-Mail an.

Begrüßen Sie die Empfänger in Ihren Erinnerungs-E-Mails

Obwohl die Entscheidung, wie Sie Ihren Empfänger begrüßen, schwierig sein kann, müssen Sie sich darüber keine Sorgen machen. Wenn das Thema mit der Arbeit zusammenhängt, dann wird das Standard-'Mr.' oder 'Frau' ist professionell; Wenn es sich um ein persönlicheres Thema handelt, können Anreden wie „Dear“ verwendet werden. Um einen lockeren Ton anzugeben, können Sie auch Begrüßungen wie „Hi“ oder „Hallo“ verwenden.

3. Beginnen Sie mit einer freundlichen Nachricht

Nach der ersten Begrüßung sollten Sie Ihre sanfte Erinnerungs-E-Mail immer mit einer freundlichen Nachricht beginnen. Gehen Sie nicht vom Thema ab; Es ist am besten, spezifisch zu sein und auf etwas Bezug zu nehmen, das mit dem Empfänger zu tun hat. Zum Beispiel – „Ich hoffe, mit der Arbeit läuft alles glatt“ oder „Herzlichen Glückwunsch zum jüngsten Erfolg Ihres ….“.

Wenn der Empfänger etwas Nettes für dich getan oder einen Gefallen versprochen hat, kannst du deine Erinnerungs-E-Mail damit beginnen, ihm zu danken. Ein Beispiel hierfür wäre – „Vielen Dank für Ihren Beitrag …“ oder „Danke für Ihren Vorschlag zu …“. Wenn Sie nicht wissen, an wen Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail senden, gehen Sie auf Nummer sicher und begrüßen Sie mit „Ich hoffe, Sie haben einen guten Tag/eine gute Woche“.

4. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen

Seien Sie vorsichtig, wie Sie schreiben, und versuchen Sie, keine anklagenden Wörter oder irgendetwas zu verwenden, das andeutet, dass die andere Person schuld ist. Verzichten Sie am besten auf wörtliche Aussagen wie „Sie sind mit Ihrer Zahlung in Verzug …“ oder „Sie haben Ihre Frist versäumt …“, sondern auf Aussagen „Wir möchten Sie freundlicherweise daran erinnern …“. Auf diese Weise können Sie Ihre Botschaft übermitteln und nicht allein dem Empfänger die Schuld geben.

5. Machen Sie es spezifisch

Nachdem Sie eine angemessene Betreffzeile angegeben und Ihre Begrüßung beendet haben, ist es am besten, nicht zu viel um den heißen Brei herumzureden. Unabhängig von der Art des Inhalts hat niemand die Zeit oder Geduld, lange, ausführliche E-Mails zu lesen. Sie sollten also auf den Punkt kommen, ohne stumpf zu werden.

Das ultimative Ziel einer Erinnerungs-E-Mail ist es, eine Folgeaktion anzuregen. Daher müssen Sie deutlich machen, dass sie Folgemaßnahmen erfordern.

Sie können dies tun und einen freundlichen Ton bewahren, indem Sie Aussagen verwenden wie – „Ich würde mich freuen, wenn Sie könnten …“ oder „Bitte lassen Sie mich wissen, wann ich mit … rechnen kann.“

6. Fördern Sie Follow-up-Kommunikation

Ihre Erinnerungs-E-Mail sollte eine Folgekommunikation fördern. Nachdem Sie die notwendige Nachricht übermittelt haben, sollten Sie eine oder zwei Zeilen einfügen, die eine Kommunikationslinie eröffnen.

Ein Beispiel wären Aussagen wie „Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden…“ oder „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören…“. Aussagen wie diese schaffen die Grundlage für den Aufbau freundschaftlicher Beziehungen und öffnen Kanäle für eine weiterführende Kommunikation.

7. Abschluss

Der letzte Tipp ist, niemals zu vergessen, Ihre Erinnerungs-E-Mail zu beenden, indem Sie sich ordnungsgemäß abmelden. Einige geeignete Abschiedsworte sind – Beste Grüße, Freundliche Grüße, Mit freundlichen Grüßen usw.

Danach beenden Sie es mit Ihrem vollständigen Namen, oder wenn der Empfänger ein persönlicher Freund ist, können Sie es nur mit Ihrem Vornamen beenden. Sie sollten auch beachten, dass vor dem Abschluss ein guter Schlusssatz wie „Danke, dass Sie diese E-Mail priorisiert haben …“ oder „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören …“ hinzugefügt werden sollte, bevor Sie sich abmelden.

Jetzt wissen Sie, wie Sie eine sanfte Erinnerungs-E-Mail verfassen, aber wir möchten Ihnen trotzdem einige Beispiele zeigen, damit Sie verstehen, wie es funktioniert! Schau mal!

Beispiele für Erinnerungs-E-Mails

Hier sind drei Beispiele für Erinnerungs-E-Mails, die wir für Sie zusammengestellt haben:

1. Sanfte Zahlungserinnerungs-E-Mail

Betreffzeile: Absender: Rechnung (76543) Überfällige Zahlung

Frau Lena,

Ich hoffe, Sie haben eine schöne Woche.

Dies ist eine sanfte Erinnerung daran, dass wir noch keine Zahlung von 200 $ in Bezug auf unsere Rechnung (76543) von Ihnen erhalten haben, die am 15. November 2022 zur Zahlung fällig ist.

Diese Rechnung ist nun überfällig und wird für uns ziemlich problematisch. Wenn Sie uns bitte mitteilen könnten, wann die Zahlung Ihrerseits erfolgen kann, würden wir uns sehr freuen, da dies eine ziemlich dringende Angelegenheit ist.

Mit freundlichen Grüßen,

Ashley Miles

2. Event-Erinnerungs-E-Mail

Liebe Susan,

Dies ist eine sanfte Erinnerungs-E-Mail für unsere bevorstehende Produkteinführungsveranstaltung des Unternehmens am 3. Dezember 2022 um 10:00 Uhr. Ich freue mich darauf, Sie dort zu sehen. Bitte zögern Sie nicht, sich zu melden und Fragen zur Veranstaltung zu stellen.

Herzliche Grüße,

Anne Tucker

3. Gesprächserinnerung

Hallo,

Dies ist eine freundliche Erinnerung an Ihr geplantes Vorstellungsgespräch mit dem Unternehmen am 5. Dezember 2022 im Avery Building (3. Stock, Raum 3B).

Wir freuen uns darauf, Ihr Fachwissen zu besprechen und zu testen und zu beurteilen, ob Sie gut zu unserem Unternehmen passen.

Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie Fragen haben. Vielen Dank im Voraus für Ihre Zeit. Wir freuen uns darauf, bald mit Ihnen zu sprechen!

Aufrichtig,

Jaden Locke

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Eine großartige Erinnerungs-E-Mail ist sowohl effizient als auch wirkungsvoll. Es erfüllt den beabsichtigten Zweck und tut dies auf eine freundliche Art und Weise.

Erinnerungs-E-Mails helfen dabei, sich an nützliche Informationen zu erinnern, und fördern das Bewusstsein der Empfänger für nahende Fristen und Ereignisse, während gleichzeitig freundschaftliche Beziehungen gepflegt werden.

Jetzt, da Sie wissen, wie man eine sanfte Erinnerungs-E-Mail erstellt, müssen Sie nur noch mit dem Entwurf beginnen. Mit elink an Ihrer Seite wird auch Ihre Arbeit viel einfacher! Viel Spaß beim E-Mailen, Leute!