Rekrutierungs-E-Mail-Marketing: Bedeutung, Vorlagen und Strategien

Beginnen wir mit einer Tatsache: Die Zeiten des „Post and Pray“ sind vorbei.

Der heutige Talentmarkt ist hart umkämpft, und Kandidaten recherchieren ausführlich über Ihr Unternehmen, bevor sie überhaupt an eine Bewerbung denken.

Um Kandidaten zu finden, zu engagieren und zu überzeugen, müssen moderne Personalvermittler die üblichen Rekrutierungsaufgaben erfüllen und gleichzeitig die Tools hochrangiger Marketingexperten nutzen – von interaktiven Zielseiten über soziale Medien bis hin zur Suchmaschinenoptimierung.

Im Vergleich zu anderen Tools erweist sich E-Mail-Marketing dabei als starke „Geheimwaffe“. Trotz seiner (relativ) langen Geschichte ist E-Mail-Marketing mit über 290 Milliarden versendeten E-Mails täglich so wichtig wie eh und je.

Die Frage ist: Wie schaffen Sie es, sich abzuheben und die Aufmerksamkeit Ihrer Wunschkandidaten auf sich zu ziehen?

Indem er Ihnen die Bedeutung, Vorlagen und Strategien für Ihre Rekrutierungs-E-Mail-Marketingkampagne zeigt, kann dieser Blogbeitrag Ihnen helfen, die Antwort zu finden. Lass uns erforschen!

Warum ist E-Mail-Marketing für Personalvermittler wichtig?

Lesen wir die folgenden Statistiken:

• E-Mail-Marketing ist tatsächlich 40-mal erfolgreicher bei der Gewinnung neuer Kunden als Facebook und Twitter zusammen.
• Es ist 6-mal wahrscheinlicher, dass Sie von einer E-Mail-Kampagne einen Klick erhalten als von einem Tweet.
• Segmentierte und zielgerichtete E-Mails generieren 58 % aller Einnahmen für Unternehmen.
• 42 % der B2B-Unternehmen glauben, dass E-Mail einer der effektivsten Lead-Generatoren ist, um neue Kunden anzusprechen.

Allein diese Statistiken sind ein guter Grund, E-Mail-Marketing in Ihren Rekrutierungsprozess zu integrieren. Außerdem wissen wir alle, dass die Verwendung von E-Mail-Marketing für die Rekrutierung und Einstellung es Ihnen ermöglicht, potenzielle Kandidaten anzusprechen, die für Ihre Stellenangebote qualifiziert sind. Unabhängig davon, ob es sich um aktive oder passive Arbeitssuchende handelt, können Sie sie mit den richtigen E-Mails gewinnen, fördern und in Bewerber umwandeln.

Viele HR-Teams (Human Resource) müssen E-Mail-Marketingkampagnen jedoch noch in Betracht ziehen oder effektiv durchführen und wenden häufig weiterhin veraltete, manuelle Methoden an. Diese schaffen es nicht, den Lärm zu durchdringen und ihr beabsichtigtes Publikum zu erreichen. Dieses Versäumnis kann den Rekrutierungsbemühungen eines Unternehmens extrem schaden und ist wirklich eine Verschwendung von Potenzial.

5 wichtige Rekrutierungs-E-Mail-Vorlagen

Befolgen Sie die 5 Rekrutierungs-E-Mail-Vorlagen unten, um Kandidaten während Ihres gesamten Einstellungsprozesses auf dem Laufenden zu halten und zu engagieren.

1. Beschaffung von E-Mail-Vorlagen

Wenn Sie zum ersten Mal mit potenziellen Kunden in Kontakt treten, sollten Sie in Ihrer Herangehensweise klar sein. Ihr Hauptziel beim Versenden einer Outreach-E-Mail ist es, aufzufallen und auf den Punkt zu kommen.

#1. First-Touch-Sourcing-E-Mail

Senden Sie eine Outreach-E-Mail erst an einen potenziellen Kandidaten, nachdem Sie ihn gründlich recherchiert haben. Überprüfen Sie ihre Profile und überprüfen Sie ihre vorläufigen Qualifikationen. Beachten Sie außerdem die persönlichen Daten, die Sie in Ihre E-Mail aufnehmen können. Denken Sie daran, dass Personalisierung der Schlüssel ist, um den Kandidaten zur Bewerbung zu bewegen.

Da Sie keine Beziehung zu diesem Kandidaten hatten, können Sie nicht erwarten, dass er eine langatmige E-Mail von Ihnen liest. Halten Sie Ihre Nachricht stattdessen kurz und bündig und enthalten Sie nur die wichtigsten Informationen.

So können Sie Ihre First-Touch-Sourcing-E-Mail schreiben:

 Subject Line: Job Opportunity - [JOB TITLE] Role at [YOUR COMPANY NAME] Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], I came across your profile on [WHERE YOU FOUND THEM], and wanted to reach out regarding a unique opportunity. I'm working for [YOUR COMPANY NAME] and we are looking to hire a [JOB TITLE]. I think your experience in [SKILL/ FIELD] is a great fit for this role. If you are interested, I'd love to connect. So, would you be available for a phone call on [DATE & TIME]? I'm looking forward to hearing from you soon. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

#2. Second-Touch-Sourcing-E-Mail

Der Zweck dieser E-Mail besteht darin, frühere herausragende Kandidaten zu erreichen, die Ihr Angebot nicht erhalten oder angenommen haben. Vergleichen Sie ihre Qualifikationen mit der Kandidaten-Persona, um sicherzustellen, dass sie hervorragend passen, bevor Sie sie bitten, sich erneut bei Ihrer Organisation zu bewerben.

Da Sie bereits eine Beziehung zu dem Kandidaten haben, versuchen Sie, die E-Mail so weit wie möglich zu personalisieren. Dies wird zeigen, dass Sie sie wirklich als individuellen Mitwirkenden schätzen, nicht nur als einen Lebenslauf auf einem Stapel.

So können Sie Ihre Second-Touch-Sourcing-E-Mail schreiben:

 Subject Line: A New Job Opportunity at [YOUR COMPANY NAME] - [JOB TITLE] Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], I hope this email finds you well. I know you applied to our [PREVIOUS POSITION] back in [MONTH or YEAR]. While we then went in a different direction, we kept you top of our mind. A [JOB TITLE] role just opened up at our company and given your profile, I think you'd be a great fit. I would love to reconnect, discuss the role, and hear about what you have been up to since we last spoke. So, would you be available for a phone call on [DATE & TIME]? I'm looking forward to hearing from you soon. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

2. E-Mail-Vorlagen für Interviews

Es gibt mehrere Phasen während des Interviewprozesses, und die Kandidaten sollten sich während jeder Phase ihres Status bewusst sein.

#1. Einladungs-E-Mail zum Vorstellungsgespräch

Die E-Mail mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Schritt, um den Kandidaten für die Gelegenheit zu begeistern.

Idealerweise sollten Sie dem Kandidaten mindestens ein paar Tage im Voraus Bescheid geben, je nachdem, ob Sie das Vorstellungsgespräch persönlich, virtuell oder telefonisch führen. Sprechen Sie so schnell wie möglich mit Top-Talenten in begehrten Positionen.

So können Sie Ihre Einladungs-E-Mail zum Vorstellungsgespräch schreiben:

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME] Interview Availability Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], Thank you a lot for applying to the [JOB TITLE] role at [YOUR COMPANY NAME]. After reviewing your application, we're excited to move forward with the interview process. We'd like to schedule a [INTERVIEW FORMAT] with [INTERVIEWER] - [INTERVIEWER'S JOB TITLE] at [YOUR COMPANY NAME]. The interview will last about [LENGTH OF INTERVIEW]. Are you available on [DATE & TIME]? Please directly reply to this email and let me know if you're available at that time. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

#2. Bestätigungs-E-Mail für das Vorstellungsgespräch

Senden Sie nach der Planung des Vorstellungsgesprächs eine Bestätigungs-E-Mail an den Kandidaten, um die festgelegte Zeit, den Ort und die Details erneut anzugeben.

So können Sie Ihre Interview-Bestätigungs-E-Mail schreiben:

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME]: [INTERVIEW FORMAT] Interview Confirmation Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], We've confirmed your [INTERVIEW FORMAT] interview with [INTERVIEWER] on [DATE & TIME]. To give you a sense of what to expect, below is a brief agenda for the next interview: [INTERVIEW AGENDA] During the interview, you should plan to discuss your expertise in [TALKING POINTS]. We are looking forward to meeting you soon! You can find the interview details within the calendar event invitation. Should you have any questions in the meantime, don't hesitate to reach out. FOR IN-PERSON INTERVIEWS Our office address is [ADDRESS]. Please check in at the front desk when you arrive. Our office dress code is [DRESS CODE], but please wear whatever you are most comfortable in. FOR PHONE/ VIDEO INTERVIEWS Here's the [PHONE NUMBER/ MEETING LINK]. To enter the meeting room, please use this code: [ACCESS CODE]. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

#3. Follow-up-E-Mails zum Vorstellungsgespräch

Warten Sie nicht so lange, um nach einem Vorstellungsgespräch nachzufassen, wenn es sich um jemanden handelt, an dem Sie sehr interessiert und begeistert sind. Zeigen Sie ihnen Ihr Interesse und ermutigen Sie sie dann, mit Ihrem Unternehmen in Verbindung zu bleiben, indem Sie nach einem großartigen Vorstellungsgespräch weitermachen.

So können Sie Ihre Follow-up-E-Mail für das Vorstellungsgespräch schreiben:

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME] Interview Follow-Up Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], Thank you a lot for taking the time to speak with us about the [JOB TITLE] role. [INTERVIEWER] was very impressed by your experience. We believe you'll become a good fit for the position and a strong addition to our growing [DEPARTMENT TEAM] at [YOUR COMPANY NAME]. We'll be completing interviews this week, and you can expect to hear from us within [TIME FRAME]. Thank you once again for your time. It was such a great pleasure to get to know you better! Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

3. E-Mail-Vorlage für die Ablehnung

Wenn es um Interviews geht, sind keine Neuigkeiten keine guten Neuigkeiten. Kandidaten wissen zu lassen, dass sie für Ihre offene Stelle nicht mehr in Betracht gezogen werden, respektiert ihre Zeit und verbessert ihre Erfahrung.

So können Sie Ihre Absage-E-Mail schreiben:

 Subject Line: Your Application for [JOB TITLE] position at [YOUR COMPANY NAME] Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], Thank you a lot for applying to our [JOB TITLE] role and for speaking to us about your experience. We highly appreciate your interest in [YOUR COMPANY NAME]. We were so fortunate to have a strong group of candidates, and we regret to inform you that we've decided to pursue a more experienced candidate for this position. [CONSTRUCTIVE FEEDBACK] We'll keep your resume on file and reach out if we think you would be a good fit for other roles if they become available. We hope you'll stay engaged with us on [LINK TO YOUR SOCIAL PAGES] and keep an eye on our career page [LINK TO YOUR CAREER PAGE] for future opportunities that may be a better fit. We highly appreciate your time and consideration of [YOUR COMPANY NAME]. All the best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

4. E-Mail-Vorlage für Stellenangebote

Wenn Sie bereit sind, einem Top-Kandidaten ein Angebot zu unterbreiten, muss es perfekt sein. Wenn Sie ein mündliches Angebot am Telefon abgegeben haben, senden Sie kurz darauf ein formelles Angebotsschreiben per E-Mail.

So können Sie Ihre Stellenangebots-E-Mail schreiben:

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME]: Enclosed Is Your [JOB TITLE] Offer Letter Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], It's my pleasure to offer you the position of [JOB TITLE] at [YOUR COMPANY NAME]! We were extremely impressed by you during the interview process, and we're excited to have you join our company. We believe your skills as well as experience will make an excellent addition to our [DEPARTMENT] team. Please thoroughly review the following offer details. Position This position is a [FULL-TIME/ PART-TIME/ TEMPORARY] role as [JOB TITLE] at [YOUR COMPANY NAME]. In this position, you'll report to the direct manager in [DEPARTMENT]. As a [FULL-TIME/ PART-TIME/ TEMPORARY] staff, the position requires [HOURS/ WEEK]. Your working hours will be [START - END TIME] with a [30-MINUTE/ HOUR] break for lunch. Your first working day will be [MONTH DAY, YEAR]. Compensation [YOUR COMPANY NAME] will compensate you [DOLLARS] per [HOUR/ WEEK/ MONTH/ YEAR] for the stated position. Benefits As an employee of [YOUR COMPANY NAME], you'll receive the following benefits: [LIST OF BENEFITS] In addition to these benefits, [YOUR COMPANY NAME] is also proud to offer [LIST OF PERKS]. Attached is your full offer letter. Please sign it to indicate your acceptance and agreement of the offer, and email it back to me by [DATE]. We are looking forward to welcoming you to the [COMPANY NAME] team. Should you have any questions regarding the attached offer, please contact me directly at [PHONE NUMBER]. All the best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

5. Onboarding-E-Mail-Vorlage

Setzen Sie Ihre hervorragende Candidate Experience fort, indem Sie Mitarbeitern helfen, sich gut auf ihren ersten Arbeitstag vorzubereiten.

So können Sie Ihre Onboarding-E-Mail schreiben:

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME]: Your Onboarding and First Day Details Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], We are looking forward to your first working day at [COMPANY NAME]. To help you prepare, below is some essential information about what you can expect: Your Arrival Please arrive no later than [TIME] at [COMPANY ADDRESS]. When you arrive, please check in with the receptionist to receive your temporary ID badge. You'll be given an official badge after your start date. Your Agenda Attached is an agenda for your first working day. It's subject to change slightly but that's a good indicator of whom you will be meeting with. Documents/ ID to bring Please bring along the following forms of identification with you: [LIST OF DOCUMENTATION]. What to Wear As you know clearly from the interview, our office dress code is [DRESS CODE]. Lunch Most employees eat lunch in the company, and there are some food options close by, including: [LUNCH OPTIONS]. Your onboarding plan Attached is an overview of what your onboarding will include over the next [TIME FRAME]. Your direct manager will review it in more detail with you during your first working week. Should you have any questions, don't hesitate to ask. We are excited to have you on the team. Welcome aboard! All the best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

5 Rekrutierungs-E-Mail-Strategien, auf die Sie achten sollten

Wir haben 5 erprobte Strategien zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, Ihren Rekrutierungsprozess zu optimieren.

1. Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe und segmentieren Sie sie entsprechend

Das Versenden von E-Mails beginnt mit der Identifizierung Ihrer spezifischen Zielgruppe und der Ziele Ihrer E-Mail.

Was ist das aktuelle Stellenprofil Ihres Kandidaten? Mit welcher Branche sind sie verbunden? Müssen Sie sie über Ihre Angebote aufklären oder sie über Stellenangebote informieren?

Sobald Sie die Zielgruppe festgelegt und klare Ziele für Ihre E-Mails festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre Zielgruppe zu segmentieren. Das Segmentieren Ihrer Liste bedeutet, dass Sie Ihre bestehende E-Mail-Liste in kleinere Teile aufteilen. Sie gruppieren die Abonnenten basierend auf einem gemeinsamen Merkmal.

Die häufigsten Segmente für Rekrutierungs-E-Mails können die folgenden sein:

• Industrie
• Berufsbezeichnung
• Erfahrungsstufe
• Ort

Wenn Sie Ihr Publikum in die feinere Nische segmentieren, haben Sie eine höhere Chance, ihm maßgeschneiderte Inhalte anzubieten. Wenn Ihnen die erforderlichen Fähigkeiten fehlen, können Sie sich jederzeit an verschiedene Korrekturlesedienste wenden, z. B. den Essay Writing Service, der sich mit der Bereitstellung maßgeschneiderter Inhalte befasst. Dies wird Ihre E-Mail-Öffnungsraten erheblich verbessern und die Abmelderaten reduzieren.

2. Personalisieren Sie Ihre E-Mails

Massen-E-Mails werden oft lästig. Menschen möchten E-Mails lesen, die speziell für sie erstellt wurden. Deshalb sollten Sie beim E-Mail-Versand auf Personalisierung setzen.

Das Personalisieren von E-Mails an Personen, mit denen Sie nicht gearbeitet haben, kann jedoch schwierig sein. Wenn der Kandidat empfohlen wird, können Sie Informationen erwähnen, die Ihnen der Empfehlungsgeber mitgeteilt hat (wie wir es oben getan haben!). Wenn es Ihnen völlig kalt ist, jemandem eine E-Mail zu schreiben, recherchieren Sie ihn. Sie können Social-Media-Netzwerke wie LinkedIn als Rekrutierungstool nutzen, um Ihren Kandidaten zu recherchieren und mehr über ihn zu erfahren.

Um Ihre E-Mails zu personalisieren, verwenden Sie zunächst den Namen des Kandidaten. Dann können Sie auf andere Informationen wie ihre Position, Fähigkeiten und Interessen verweisen.

3. Halten Sie es einfach und klar

Wenn Sie möchten, dass Ihre Rekrutierungs-E-Mails Ergebnisse erzielen, sollten Sie sie klar und verständlich halten.

Menschen schreiben oft unabsichtlich E-Mails, die schwer zu verstehen sind. Dies kann daran liegen, dass sie Fachjargon enthalten oder wichtige Details auslassen.

Der erste Grund ist der Fluch des Wissens. Wenn Sie mitten in einer Branche tätig sind oder jahrelang mit einer bestimmten Organisation zusammengearbeitet haben, ist es ziemlich einfach, bestimmte Begriffe und Sätze, mit denen Sie vertraut sind, als selbstverständlich anzusehen. Die meisten Jobs haben ihr eigenes spezifisches Vokabular, aber sie sind eine andere Sprache als alle anderen.

Der zweite Grund kommt vom Schreiben, um zu beeindrucken, anstatt zu informieren.

Viele Personalvermittler versuchen, mit ihrem erweiterten Vokabular zu zeigen, wie schlau sie sind. Leider funktioniert dies oft nicht so gut, wenn Sie versuchen, eine Verbindung zu einem potenziellen Rekruten herzustellen.

Hier geht es also darum, die Dinge einfach und klar zu halten. Studien zeigen, dass E-Mails, die auf einem Leseniveau der 3. Klasse geschrieben sind, mit größerer Wahrscheinlichkeit eine Antwort erhalten.

4. Für Mobilgeräte optimieren

Die meisten E-Mails werden heute auf Mobiltelefonen und anderen Handheld-Geräten geöffnet. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass Ihre E-Mail-Vorlage korrekt aussieht, wenn sie auf Mobilgeräten geöffnet wird.

Dies würde bedeuten:

• Ihre Betreffzeile sollte kompakt genug sein, um die Standardansicht eines Mobilgeräts aufzunehmen
• Die Schriftgröße Ihrer E-Mail-Kopie sollte groß genug sein, um aus einer Armlänge entzifferbar zu sein
• Ihr CTA-Button sollte klar genug sein, um mit dem Daumen angetippt werden zu können

Schauen wir uns das Beispiel von Freelancer an. Sie unterteilen die E-Mail-Kopie in verschiedene Absätze, und die E-Mail-Adresse ist eine andere Farbe, um sie auf einen Blick zu unterscheiden.

5. Machen Sie das Beste aus Ihrer Signatur

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, ist es wichtig, dass jedes Wort zählt. Aus diesem Grund ist eine langatmige Vorstellung von Ihnen und Ihrer Organisation selbstzerstörerisch. Dennoch können Sie viel sagen, indem Sie das Beste aus Ihrer Unterschrift machen.

Identifizieren Sie sich zunächst immer, indem Sie Ihren Namen und Ihre Berufsbezeichnung angeben. Der Empfang von E-Mails von einer eindeutig identifizierten Person macht sie persönlicher und fördert das Engagement. Indem Sie ihnen einen Namen geben, nach dem sie bei Google suchen können, hinterlassen Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit einen Eindruck.

Außerdem können Sie Ihre E-Mail-Signatur verwenden, um auf relevante Informationen (z. B. eine „Über“-Seite oder ein LinkedIn-Profil) zu verlinken, wo sie mehr erfahren können, wenn sie möchten.

Abschließend können Sie eine kurze Beschreibung Ihres Unternehmens hinzufügen, die möglicherweise das Wertversprechen hervorhebt.

Zum Beispiel:

Lily Nguyen Head of Recruitment @ AVADA Commerce Die am besten bewertete Marketing-Automatisierungsplattform

Das Endergebnis

Es ist nicht schwer, mit E-Mail-Marketing zu beginnen. Und es dauert nur ein wenig, bis man sich an den ganzen Schnickschnack gewöhnt hat. Sobald Sie die Fähigkeit beherrschen, relevante E-Mails zu senden und regelmäßige Follow-ups durchzuführen, können Sie Ihren Rekrutierungs- und Einstellungsprozess über die E-Mail selbst verwalten.

Wir hoffen, unser Beitrag hat Ihnen sehr geholfen! Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Bedenken zum E-Mail-Marketing haben. Danke fürs Lesen!