So zeichnen Sie Verkaufsgespräche auf: Was Teamleiter wissen müssen

Jedes Verkaufsgespräch ist eine Chance – eine Chance, etwas zu lernen oder den Umsatz zu steigern.

Verkaufsgespräche sind voller Feedback, aufregender Schlüsselmomente und Erkenntnisse für Ihr Vertriebsteam. Diese Erkenntnisse dringen in den Kopf eines Verkäufers ein und geraten schnell in Vergessenheit oder verschwinden auf Haftnotizen.

Wenn Ihre Vertriebstools Sie nicht auch bei der Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen unterstützen, laufen Sie Gefahr, diese umsetzbaren Erkenntnisse zu verlieren und die Quote für dieses Quartal zu verpassen.

Als Vertriebsleiter müssen Sie Anrufaufzeichnungen speichern, um Ihre Markteinführungsmaßnahmen zu aktualisieren und zu verbessern.

Lesen Sie weiter, um einfache Methoden zum Aufzeichnen von Verkaufsinteraktionen, Best Practices und hilfreiche Callcenter-Funktionen zur Umsatzsteigerung zu entdecken.

5 Möglichkeiten, Verkaufsgespräche aufzuzeichnen

Cloud-Telefonsysteme bieten Anrufaufzeichnungsfunktionen, mit denen Sie für verschiedene Anwendungsfälle geeignete Methoden auswählen können. Tauchen Sie tief ein, um mehr darüber zu erfahren, wann Sie sie verwenden sollten.

1. Automatische Anrufaufzeichnung

Mit der Funktion zur automatischen Anrufaufzeichnung können Vertriebsmitarbeiter alle Anrufe ohne manuelles Eingreifen aufzeichnen. Dabei kann es sich um Kaltakquise, Nachfassgespräche, Demos oder kritische Geschäftsgespräche handeln.

Wenn Sie jeden Anruf automatisch aufzeichnen, können Vertriebsmitarbeiter:

• Spielen Sie wichtige Details des Anrufs noch einmal ab und hören Sie sich diese an.
• Erfassen Sie den Kontext von Gesprächen, bei denen der Akzent des Interessenten unklar ist.
• Bitten Sie potenzielle Kunden nicht, bei späteren Anrufen die gleichen Informationen zu wiederholen.

Diese Aufzeichnungen sind später hilfreich für Schulungen, die Einarbeitung neuer Kundenbetreuer und die Qualitätssicherung. Sie helfen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für Finanzdienstleistungs-, Gesundheits- und Telekommunikationsunternehmen.

Was macht diese Aufnahmen automatisch? Sie können die Option in Ihrem Cloud-Telefonsystem aktivieren. Keine Pieptöne, Kabel oder Kassetten. Melden Sie sich einfach an und Sie können jederzeit Anrufe abhören.

2. Anrufaufzeichnung auf Abruf

Vertriebsmitarbeiter können die Aufzeichnung bestimmter Teile des Gesprächs starten und stoppen.

Sie können die Privatsphäre Ihrer Kunden respektieren und rechtliche Anforderungen im Zusammenhang mit wichtigen Gesprächen einhalten. Beim Einschalten hören beide Parteien eine Meldung wie „Aufnahme läuft“.

Mit Telefonsystemen können Sie diese Nachrichten nach Ihren Wünschen anpassen. Eine einfache Möglichkeit besteht darin, in Ihren Anrufabläufen zu erwähnen, dass Anrufe zu Qualitäts- und Schulungszwecken aufgezeichnet werden können.

Vertriebsmitarbeiter sind besser dafür gerüstet, wertvolle Gespräche aufzuzeichnen und nicht alles. Wenn Sie für Wiederholungen zurückkommen, herrscht weniger Unordnung. Sie können sofort ins Wesentliche eintauchen, anstatt durch Gespräche zu blättern, um das zu finden, was Sie brauchen.

3. Vom Vorgesetzten initiierte Aufzeichnung

Vertriebsleiter nutzen die vom Vorgesetzten initiierte Aufzeichnung, um Verkaufsgespräche aus der Ferne zu überwachen und Feedback zu geben.

Oft wird bei diesen Aufzeichnungen nicht bekannt gegeben, ob ein Anruf aufgezeichnet wird, um Kundenspekulationen vorzubeugen. Aus diesem Grund nennen Fachleute es manchmal selektive stille Aufnahme.

Hier sind einige Situationen, in denen vom Vorgesetzten initiierte Aufzeichnungen hilfreich sind:

• Überwachen Sie die Leistung eines Teams und helfen Sie ihm, sich zu verbessern.
• Anerkennung und Wertschätzung von Vertriebsmitarbeitern, die bei Anrufen Best Practices befolgen.
• Heikle Diskussionen erneut aufgreifen, um sie durch funktionsübergreifende Unterstützung anzugehen.

4. Aufzeichnung von Telefonkonferenzen

Zeichnet die Stimmen mehrerer Personen während einer Telefonkonferenz auf.

Große Organisationen nutzen die Aufzeichnung von Telefonkonferenzen, um Aufzeichnungen über die Prioritäten und Aktualisierungen verschiedener Branchen zu führen. Es ist wie ein Standup-Meeting im großen Stil, bei dem Abteilungsleiter berichten.

Unternehmen nutzen es aus verschiedenen anderen Gründen, unter anderem aus den folgenden:

• Erfassen von Details in Gruppendiskussionen oder Brainstorming-Sitzungen.
• Führen Sie Protokoll über abteilungsübergreifende Besprechungen.
• Nach dem Anruf allen Teilnehmern Zugriff auf die Aufzeichnung gewähren, damit sie auf dem gleichen Stand sind.

5. Aufzeichnung von Videokonferenzen

Vertriebsmitarbeiter nutzen die Aufzeichnung von Videobesprechungen in Branchen, in denen visuelle Präsentationen oder Demos der Schlüssel zum erfolgreichen Verkauf sind. Software-as-a-Service-Unternehmen verlassen sich darauf, um die Meinung potenzieller Kunden nach dem Anruf zu überprüfen.

Unternehmen sehen die Vorteile in mehreren Bereichen:

• Optimierung ihrer Verkaufsbewegungen für bestimmte Anwendungsfälle.
• Überprüfen Sie die tatsächlichen Probleme Ihrer potenziellen Kunden und binden Sie sie mit relevanten Marketingmaterialien ein.
• Sammeln Sie das Feedback potenzieller Kunden dazu, was sie von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung erwarten.

Best Practices zum Aufzeichnen von Verkaufsgesprächen

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie eine Anrufaufzeichnungsmethode auswählen, benötigen Sie einige Best Practices, um sie erfolgreich einzurichten. Im Folgenden finden Sie einige Vorgehensweisen, die Sie bei der Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen befolgen können.

Bleiben Sie konform

Gehen Sie die lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze in Bezug auf aufgezeichnete Gespräche durch. Viele Gesetze schreiben vor, dass Sie vor Beginn der Aufzeichnung die Zustimmung beider Parteien einholen müssen.

Diese Gesetze variieren von Staat zu Staat. Einige erfordern die Zustimmung einer Partei, während andere die Zustimmung aller Parteien benötigen. Prüfen Sie, was für Ihr Unternehmen gilt.

️ Automatisieren Sie Aufnahmebenachrichtigungen

Ihre Vertriebsmitarbeiter können Interessenten und Kunden mündlich fragen, ob sie das Gespräch aufzeichnen dürfen. Es ist jedoch nicht Teil des Kerngesprächs. Potenzielle Käufer vertrauen Ihnen ihre Zeit an. Und Sie sollten schnell in der Lage sein, mitzuteilen, wie Sie helfen können, ohne dabei abzuweichen.

VoIP-Systeme können Kunden zu Beginn des Anrufs automatisch benachrichtigen, sodass Sie sie sofort in das Kerngespräch einbeziehen können.

️ Geben Sie den Zweck an

Es ist wichtig, den Zweck der Aufnahme anzugeben und zu würdigen. Sagen Sie den Parteien, warum Sie das Gespräch aufzeichnen, und halten Sie sich an das Versprechen.

Ob für Schulungen, rechtliche Dokumentation oder Qualitätssicherung, fügen Sie es Ihrer Aufzeichnungsbenachrichtigung hinzu oder geben Sie es mündlich an, wenn Sie es nicht anhängen können.

Bewahren Sie Aufnahmen sicher auf

Schützen Sie Kundendaten als Ihre eigenen. Schützen Sie die Aufzeichnung und Transkription von Anrufen vor Sicherheitsbedrohungen, die die Vertraulichkeit beeinträchtigen. Sie können rollenbasierte Zugriffskontrollen einführen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen oder Systeme auf Verkaufsgespräche zugreifen können.

Mit der Identitäts- und Zugriffsverwaltungssoftware können Sie diese Sicherheitsmaßnahmen konfigurieren und so Aufzeichnungen vor internen oder externen Bedrohungen schützen.

Überprüfen Sie aufgezeichnete Anrufe

Anrufaufzeichnungen liefern Ihrem Team Gesprächsinformationen, mit denen es seine Vertriebsleistungskennzahlen auf die nächste Stufe heben kann. Sie können sehen, warum ein bestimmtes Konto zu einem Deal wurde oder abgebrochen wurde. Mithilfe dieses Feedbacks können Sie Menschen coachen und Verkaufstipps geben, damit sie sich verbessern.

Durch die regelmäßige Überprüfung dieser Aufzeichnungen erhalten Sie einen konsistenten Fluss an Möglichkeiten für Ihre Vertriebs-, Marketing- und Produktteams sowie andere Geschäftsfunktionen. Das Marketing erhält einen Hinweis darauf, welche Assets es erstellen kann, und Produktteams erhalten tatsächliches Kundenfeedback, um Ideen für ihre zukünftigen Sprints zu entwickeln.

Respektieren Sie die Vorlieben der Kunden

Wenn ein Kunde nicht aufgezeichnet werden möchte, nehmen Sie nicht auf. Richten Sie jedoch einen Prozess zur Bearbeitung von Einwänden ein, damit Ihre normalen Arbeitsabläufe keine Hürde darstellen, die Kunden daran hindert, das bestmögliche Erlebnis zu haben.

Vertriebscoaching hilft Ihrem Team, diese Situationen zu meistern und steigert seine Gesamtleistung.

Alternativen zur Anrufaufzeichnung

Es gibt mehrere Alternativen zur Telefonanrufaufzeichnung. Basierend auf Ihrem Anwendungsfall können Sie entscheiden, was zur gegebenen Situation passen würde.

1) Live-Anrufüberwachung

Vorgesetzte können mit der Anrufüberwachung eingehende oder ausgehende Anrufe abhören. Verkäufer und Kunden sind sich dessen möglicherweise bewusst oder auch nicht. Vertriebsleiter nutzen diese Funktion zur Qualitätssicherung in Echtzeit. Es motiviert Vertriebsmitarbeiter, die besten Verkaufspraktiken zu befolgen.

Wenn Anrufe schiefgehen, können Sie in Echtzeit Hilfestellung leisten, um die Anrufqualität gemäß den Unternehmensstandards aufrechtzuerhalten.

Hier sind einige bemerkenswerte Vorteile der Live-Anrufüberwachung:

• Verbessert die Kundenkommunikation: Manager hören Anrufen zu und geben sofortiges Feedback, ermutigen ihre Teams, festgelegte Qualitätsstandards einzuhalten und motivieren Agenten, ihr Bestes zu geben.
• Reduziert die Kosten für regelmäßige Schulungen: Da die Mitarbeiter am Arbeitsplatz lernen, werden die Schulungskosten gesenkt.
• Zeigt Probleme in Echtzeit: Die Anrufüberwachung deckt Probleme auf, die Vertriebsmitarbeiter daran hindern, ihre Interessenten effektiv anzusprechen. Mithilfe von Barge-in kann ein Vertriebsleiter bei Bedarf zeitnahe Anleitungen geben oder eingreifen.

2) Einmarsch

Mit der Barge-In-Funktion können Vertriebsleiter an einem Anruf teilnehmen. Sie können mit allen an der Diskussion beteiligten Parteien sprechen, um bei einem komplizierten Verkauf behilflich zu sein. Wenn ein Anruf nicht wie geplant verläuft, können Sie dies durch einen Eingriff korrigieren.

Im Folgenden sind einige seiner bemerkenswerten Vorteile aufgeführt:

• Bietet direktes Feedback: Erhalten Sie Feedback zur Servicequalität und zur allgemeinen Zufriedenheit mit der Unterstützung des Verkäufers.
• Erhöht das Vertrauen in die Zusammenarbeit: Vertriebsmitarbeiter haben die Gewissheit, dass sie im Bedarfsfall Hilfe erhalten. Mit „Barge-in“ können Sie als Führungskraft mit ihnen zusammenarbeiten und zeigen, dass Ihnen die Zahlen am Herzen liegen, Sie aber bereit sind, sich einzumischen und schwierige Situationen gemeinsam mit ihnen zu meistern.
• Beschleunigt den Verkaufsprozess: Wenn Vertriebsmitarbeiter bei einer bestimmten Anpassung Unterstützung von Ingenieuren benötigen, können sie diese zum selben Anruf hinzufügen, um Vorschläge zu unterbreiten. Das reduziert das Hin und Her und beschleunigt den Prozess.

3) Umfragen nach dem Anruf

Bei einer Post-Call-Umfrage erhalten Kunden direkt nach dem Gespräch mit ihrem Vertriebsmitarbeiter einen Anruf von einem Unternehmen.

Sie heben ab und hören: „Vielen Dank für das Gespräch mit XYZ. Wie zufrieden sind Sie mit dem Anruf auf einer Skala von eins bis fünf? Fünf sind hochzufrieden.“ Sie drücken eine Nummer auf ihrem Telefon und geben Feedback.

Einige Unternehmen führen diese Umfragen auf Abruf durch, während andere eine SMS mit einem Link zur Abgabe von Feedback senden.

Eine Post-Call-Umfrage bietet viele Vorteile für Unternehmen, die sie durchführen, darunter:

• Erhöht das Vertrauen der Kunden: Es zeigt den Kunden, dass ihre Meinung geschätzt und berücksichtigt wird.
• Hilft bei der Mitarbeiterschulung: Feedback hilft bei der Verbesserung von Schulungsprogrammen.
• Schnelle und einfache Einrichtung: Eine Umfrage nach dem Anruf ist in der Regel einfach zu implementieren und durchzuführen.

4) Rückrufe des Vertriebsleiters

Hierbei handelt es sich um Nachfassaktionen eines Vertriebsleiters an den Kunden nach einer Verkaufsinteraktion. Sie können sie durchführen, um die Erfahrung des Kunden zu verstehen und ungelöste Probleme oder Bedenken zu lösen.

Rückrufe von Vertriebsleitern bringen mehrere Vorteile mit sich, darunter:

• Steigert die Kundenzufriedenheit: Käufer sehen, dass Sie ihre Schwachstellen und ihr Feedback wertschätzen, wenn Sie eine zusätzliche Ebene der Qualitätssicherung und -überwachung einrichten.
• Zeigt Verantwortung: Sie zeigen, dass Ihr Unternehmen die Verantwortung für die Lösung von Problemen übernimmt, wenn ein Verkäufer diese nicht effektiv lösen kann.
• Erhöht die Verkaufschancen: Manager können während dieser Anrufe zusätzliche Verkaufschancen erkennen und nutzen.

Contact Center vereinfachen die Anrufaufzeichnung für Vertriebsteams

Cloudbasierte Contact Center bieten Vertriebsorganisationen die Skalierbarkeit und Flexibilität der Cloud und ermöglichen es Ihnen, Telefonanrufe in großem Maßstab zu tätigen, aufzuzeichnen, zu protokollieren und zu analysieren. Hier finden Sie einen kurzen Überblick, um sich mit Cloud-Kontaktcentern vertraut zu machen.

Steigert die Effizienz

Mit VoIP-Telefonsystemen können Sie Anrufe aufzeichnen und speichern, um bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können. Sie können sich die Mühe ersparen, Notizen hinterherzulaufen oder die Gesprächsausschnitte zu finden, die Sie an Ihren Vorgesetzten gesendet haben.

Sie erhalten zum gewünschten Zeitpunkt den gewünschten Kontext. Aber natürlich nur, wenn Sie die Erlaubnis haben, auf die Aufzeichnungen zuzugreifen.

So steigert es die Effizienz:

• Passt sich schnell an: Wachsende Teams bewältigen schwankende Anrufvolumina. VoIP-Systeme können je nach Bedarf problemlos vergrößert und verkleinert werden, ohne dass große Anstrengungen zum Aufbau einer physischen Infrastruktur erforderlich sind.
• Verbessert die Schulung: Es hilft Ihnen, Vertriebsmitarbeiter anhand realer Beispiele zu schulen, sodass sie sich schnell einarbeiten und sich schnell in ihre Rollen einarbeiten können.
• Macht die Entscheidungsfindung datengesteuert: Die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungen in Ihrem Verkaufsprozess ist geringer, wenn Sie ihn so einrichten, dass er für die Kunden am besten funktioniert.
• Lässt sich problemlos mit bestehenden Geschäftssystemen verbinden: VoIP-Telefonsysteme wie Nextiva bieten Integrationen für die Verbindung mit Ihren bestehenden CRMs und anderen Systemen.

Bietet bessere Kundenerlebnisse

Mit VoIP-Systemen können Sie die Anrufaufzeichnung mit anderen Alternativen und Ergänzungen wie Live-Anrufüberwachung oder Umfragen nach dem Anruf kombinieren. Dies verbessert das Kundenerlebnis , da Sie in Echtzeit Hilfe leisten und eingehendes Kundenfeedback sofort umsetzen können.

Diese Faktoren spielen eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung des Kundenerlebnisses:

• Optimieren Sie Verkaufstaktiken: Sie können Verkaufsstrategien basierend auf Kundenfeedback anpassen, um deren Bedürfnisse besser zu erfüllen.
• Lösen Sie Probleme schneller: Durch die Aufzeichnung von VoIP-Anrufen erhalten Sie einen Kontext zum Problem, sodass Support-Teams eingreifen und es lösen können.
• Sorgen Sie für eine konsistente Kommunikationsqualität: Anrufaufzeichnungen helfen Managern, ihr gesamtes Team zu coachen. Es ermöglicht jedem, mit Situationen auf die gleiche Weise umzugehen.

Reduziert Kosten und erhöht die Sicherheit

Da ein VoIP-Telefonsystem Anrufe aufzeichnet, investieren Sie nicht viel in die Einrichtung einer physischen Infrastruktur. Es reduziert Ihre Vorabkosten für die Einführung traditioneller Systeme.

Darüber hinaus setzt die VoIP-Sicherheit die Anrufverschlüsselung und andere Maßnahmen strikt durch, um sicherzustellen, dass die Geschäftskommunikation sicher und vor Bedrohungen geschützt ist.

Hier sind einige weitere Vorteile, die für VoIP-Telefonsysteme sprechen:

• Automatische Updates: VoIP-Lösungsanbieter kümmern sich um Updates und patchen das System, um es vor Schwachstellen zu schützen.
• Reduziert den Wartungsaufwand: Die Wartungskosten sinken, da Sie bei der Skalierung keine neuen Leitungen hinzufügen.
• Gewährleistet Zuverlässigkeit und Datensicherheit: VoIP-Telefonsysteme wie Nextiva bieten eine Verfügbarkeit von 99,999 %, sodass Ihre Telefone rund um die Uhr einsatzbereit sind. Diese Lösungsanbieter führen strenge Penetrationstests durch, um Schwachstellen zu lokalisieren und Strategien zur Betrugsbekämpfung zu entwickeln.

Bietet globale Reichweite

Cloudbasierte VoIP-Dienste verschaffen Unternehmen eine globale Reichweite. Sie können ohne hohe Kosten über das Internet mit jedem und überall telefonieren. Ebenso können Kunden im Ausland Sie zu ihren lokalen Tarifen anrufen, wodurch Ihr Unternehmen auf globaler Ebene besser erreichbar ist.

Hier sind einige Gründe, VoIP in Betracht zu ziehen, wenn Sie international tätig sind:

• Reduziert die Telefonkosten: Mit VoIP erfolgen internationale Anrufe über das Internet und Sie können die Aufzeichnungen einfach speichern. Sie müssen keine internationalen Telefongebühren zahlen.
• Erschließt einen globalen Markt: Anrufe oder Aufzeichnungen sollten Sie nicht auf den lokalen Markt beschränken. Nutzen Sie VoIP-Funktionen, um internationale Anrufe zu tätigen und Kunden weltweit anzulocken.

Aufnahme leicht gemacht mit Nextiva

Tools zur Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen liefern die Wissensnuggets, die Sie benötigen, um mehr Geschäfte abzuschließen. Während Sie potenzielle Kunden auf Ihrem Telefon anrufen oder eine Videodemo veranstalten, nutzen Sie Anrufaufzeichnungen, um die Vertriebsabläufe mit wertvollen Erkenntnissen zu verfeinern.

Das Cloud-Callcenter von Nextiva zeichnet solche Verkaufsgespräche auf. Es macht die Analyse zum Kinderspiel und optimiert das Vertriebsleistungsmanagement. Der Weg über die Cloud ist kostengünstiger, sicherer und vor allem besser an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassbar.

Es bietet Zuverlässigkeit und Sicherheit auf Unternehmensniveau gepaart mit ausreichend Flexibilität für die Bearbeitung von Anrufen von NextivaONE .