5 Verschiedene Möglichkeiten, Zeit zu sagen und aufzuzeichnen

Von der Abhängigkeit von der Sonne und den Sternen über die Verwendung von Wasser bis zur Erfindung einer Atomuhr. Menschen waren schon immer von der Zeit fasziniert und haben nach effizienteren Wegen gesucht, Zeit zu sagen und aufzuzeichnen. Ich habe meine Standardarbeitsaufgaben mit ein paar verschiedenen Tools nachverfolgt und dabei einige interessante Dinge sowie Vor- und Nachteile für jedes gefunden.

Zeiterfassungsgeräte durch die Geschichte

Heutzutage haben wir das Glück, ziemlich genaue Methoden zum Erzählen und Aufzeichnen von Zeit zu haben. Aber es war nicht immer so.

Menschen haben mit zahlreichen Möglichkeiten der Zeitüberwachung experimentiert, indem sie sich folgende Vorteile zunutze gemacht haben:

• die Bewegung der Sonne und der Sterne mit Geräten wie Sonnenuhren, Obelisken, Merkhets (Sternuhren) und Mittagskanonen;
• der Wasserfluss, mit Wasseruhren;
• Weihrauch und Feuer, mit Weihrauchuhren;
• die Bewegung des Sandes mit Sanduhren (Sanduhren);
• Öl- und Kerzenbrennen, mit Öllampen- und Kerzenuhren;
• die Zick-Zack-Bewegung des Balls mit Congreve-Uhren;
• der oszillierende Mechanismus, der die Bewegung der Zeit anzeigt, mit mechanischen Uhren;
• die Bewegung eines schwingenden Gewichts (Pendel), bei Pendeluhren.

Einige dieser Zeiterfassungsinstrumente gibt es derzeit nur in Museen, wie zum Beispiel eine Räucheruhr. Aber auch andere Geräte wie eine Sanduhr sind in vielen Haushalten noch zu finden. Deshalb zeigen wir Ihnen, wie Sie die Zeit mit einer Sanduhr messen, aber auch mit einigen zusätzlichen Zeiterfassungswerkzeugen.

Wie erfasst man die Zeit mit verschiedenen Zeiterfassungsgeräten?

Um Ihnen zu zeigen, wie Sie verschiedene Zeiterfassungsgeräte verwenden können, um Ihre täglichen Aktivitäten aufzuzeichnen, habe ich verschiedene Tools ausprobiert. Einige davon sind physische Geräte, wie der Pomodoro-Küchentimer, und einige sind Zeiterfassungs-Apps, wie z. B. Clockify.

Zeiterfassung mit einer Sanduhr

Eine der Methoden, die ich angewendet habe, ist die Zeitmessung mit einer Sanduhr oder Sanduhr. Diese Zeiterfassungstools können sowohl längere als auch kürzere feste Zeiträume messen. Am häufigsten sind jedoch solche, die entweder eine oder drei Minuten dauern. In meinem Fall habe ich eine Drei-Minuten-Sanduhr verwendet.

Wenn Sie sich jetzt für eine Online-Sanduhr entscheiden, können Sie Ihren gewünschten Zeitrahmen auswählen. So können Sie Ihren Tag auch planen, indem Sie die Zeit für jede Aufgabe begrenzen. Dies ist als Timeboxing-Technik bekannt, die darin besteht, Zeitfenster für jede Aktivität während des Tages festzulegen.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns jedoch auf eine physische Sanduhr.

Wie erfasst man die Zeit mit einer Sanduhr?

Bevor Sie anfangen, die Zeit mit einer Sanduhr zu messen, notieren Sie Ihre Aufgabenbeschreibungen unbedingt in einem Notizbuch.

Das ist also die Aufgabe, die ich mit einer Sanduhr verfolgt habe:

• Ändern einer Blog-Gliederung.

Ziel ist es, die Gliederung zu überprüfen und bei Bedarf einige Teile zu bearbeiten. Diese Aufgabe sollte 15 Minuten dauern.

Aber da ich mit einer Sanduhr nur drei Minuten verfolgen konnte, beschloss ich, diese 15-Minuten-Aufgabe in fünf Abschnitte zu zerlegen. Somit dauert jeder Abschnitt drei Minuten, also muss ich jeden Abschnitt einer Blog-Gliederung innerhalb von drei Minuten bearbeiten.

Beginnen Sie dann mit dem Timing Ihrer Aktivität, indem Sie eine Sanduhr drehen. Wann immer Sie einen Blick auf eine Sanduhr werfen, sehen Sie, wie viel Zeit Sie noch haben, um Ihre Aufgabe zu erledigen. Denken Sie daran, eine Sanduhr umzudrehen, sobald die Zeit abgelaufen ist.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit einer Sanduhr

Meiner Erfahrung nach macht mich das Verfolgen der täglichen Aktivitäten mit einer Sanduhr auf die Bewegung der Zeit aufmerksam. Ich sehe ständig, wie die Sandkörner schnell herunterfallen, und ich weiß, dass es Zeit ist, sich auf Aufgaben zu konzentrieren. Deshalb versuche ich immer mein Bestes, um der Arbeit Aufmerksamkeit zu schenken.

Apropos Vorteile der Verwendung einer Sanduhr als Zeiterfassung, hier ist, was mir aufgefallen ist:

• Es gibt keine akustischen Benachrichtigungen und somit keine akustischen Ablenkungen, sodass Sie sich einfach auf Ihre Aufgaben konzentrieren können.
• Wenn Sie nicht hören können, dass die Zeit vergangen ist, arbeiten Sie gemäß dem vorherigen Vorteil manchmal weiter, wenn Sie einen Inspirationsschub verspüren. Auch wenn die Zeit abgelaufen ist, wirkt sich ein paar Minuten längeres Arbeiten positiv auf Ihre Aufgaben und Gesamtergebnisse aus. Diese Flexibilität ist besonders praktisch für diejenigen, die in der Kreativwirtschaft arbeiten.

Statt 15 Minuten habe ich beispielsweise etwa 20 Minuten gebraucht, um die Blog-Gliederung zu ändern. Aber dank dieser zusätzlichen fünf Minuten, die ich nicht geplant hatte, war ich mit der neuen Version der Blog-Gliederung zufrieden.

Auf der anderen Seite sind dies die Nachteile der Verwendung einer Sanduhr als Zeiterfassung:

• Wenn Sie müde sind, können Sie sich leicht ablenken lassen, indem Sie auf den langsam fallenden Sand schauen, was Sie daran hindert, die Aufgabe zu erledigen.
• Wie ich bereits erwähnt habe, gibt es keine Optionen zum Hinzufügen des Aufgabennamens oder der Beschreibung, es sei denn, Sie denken daran, sie in ein Notizbuch zu schreiben.

Zeiterfassung mit einer Stoppuhr

Jetzt ist die Überwachung der Zeit mit einer Stoppuhr eine einfache Methode, die besonders nützlich für sich wiederholende Aufgaben ist. Dies sind Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails, das Warten auf die Genehmigung des Vorgesetzten und die Teilnahme an Besprechungen. Wenn Sie herausfinden möchten, wie viel Zeit Sie für wiederkehrende Aufgaben aufwenden, halten Sie einfach eine Stoppuhr bereit, wenn Ihr nächstes Meeting beginnt.

Darüber hinaus ist eine Stoppuhr ein großartiges Werkzeug zum Messen der Zeit bei persönlichen Aktivitäten wie Joggen oder Einkaufen.

Wie misst man die Zeit mit einer Stoppuhr?

Sie brauchen keine ausgefallene Ausrüstung. Ihr Handy, Ihre Uhr oder sogar eine Fitnessuhr werden es tun.

Bevor Sie auf eine „Start“-Schaltfläche klicken, denken Sie daran, den Namen der Aufgabe zu notieren. Zum Beispiel habe ich die Zeit verfolgt, die ich brauchte, um morgens als erstes alle E-Mails durchzugehen. Daher lautet die Beschreibung dieser Aufgabe „Einen Posteingang prüfen und auf E-Mails antworten“.

Wenn Sie fertig sind, halten Sie den Timer an und notieren Sie sich die Zeit, die Sie für die Erledigung der Aufgabe benötigt haben. In diesem Fall habe ich das Glück, nicht viele E-Mails pro Tag zu erhalten, also habe ich diese Aufgabe in 5 Minuten erledigt.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit einer Stoppuhr

Die Zeiterfassung mit einer Stoppuhr ist perfekt für alle, die es gerne so einfach wie möglich halten.

Das sind also die guten Seiten der Verwendung einer Stoppuhr:

• Einfach zu bedienen, und Sie benötigen keine spezielle Ausrüstung.
• Keine visuellen oder lärmbedingten Ablenkungen.

Allerdings gibt es auch einige Nachteile :

• Wenn Sie von einem Kollegen oder einem Familienmitglied unterbrochen werden, können Sie leicht vergessen, den Timer anzuhalten oder zu stoppen.
• Es gibt keine Optionen, um die Beschreibung/den Namen der Aufgabe hinzuzufügen, an der Sie gearbeitet haben; Sie müssen daran denken, es selbst aufzuschreiben.

Zeiterfassung mit einem Pomodoro-Timer

Eine weitere praktische Methode zur Zeiterfassung ist die Pomodoro-Technik. Diese Methode besteht aus 25-minütigen Arbeitssitzungen (Pomodoros), gefolgt von 5-minütigen Pausen zwischen den Arbeitsintervallen.

Um Ihre Arbeitssitzungen zu verfolgen, sollten Sie jetzt entweder eine Pomodoro-Timer-App wie Clockify oder Ihren Küchentimer verwenden. Wir erklären beide Möglichkeiten im folgenden Abschnitt.

Wie kann ich die Zeit mit dem Clockify Pomodoro-Timer verfolgen?

Um den Pomodoro-Timer nutzen zu können, müssen Sie zuerst die Clockify-App für Mac installieren oder die Clockify-Browsererweiterung verwenden. Erstellen Sie dann ein Konto und melden Sie sich an. Gehen Sie als Nächstes zu den Einstellungen und aktivieren Sie Pomodoro.

Stellen Sie also jedes Mal, wenn Sie mit der Arbeit an einer neuen Aufgabe beginnen, sicher, dass Sie eingeben, woran Sie gerade arbeiten, und den Timer starten. Nach 25 Minuten erhalten Sie eine Benachrichtigung, was bedeutet, dass es Zeit ist, eine Pause einzulegen. Sie werden auch benachrichtigt, wenn die Pause beendet ist. Dann können Sie weitere 25 Minuten weiterarbeiten oder den Timer stoppen, wenn Sie Ihre Aufgabe erledigt haben.

Der Pomodoro-Timer ist praktisch, wenn Sie mehrere kleinere Aufgaben oder eine anspruchsvollere Aufgabe für einen Tag erledigen müssen. Im letzteren Fall benötigen Sie wahrscheinlich einen ganzen Tag, um eine Aufgabe zu erledigen. Um die Dinge einfacher zu machen, sollten Sie daher Ihren Tag so organisieren, dass Sie in 25-Minuten-Schritten arbeiten. Natürlich sollten Sie nach jeder Arbeitssitzung kurze Pausen einlegen. Bei Bedarf können Sie Ihre Pomodoros auf 45, 60 oder 90 Minuten verlängern. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie diese Details in den Einstellungen ändern.

Wenn ich zum Beispiel einen Blogbeitrag schreibe, habe ich das Gefühl, dass nur 25 Minuten zu arbeiten ein kurzer Zeitrahmen ist. Normalerweise brauche ich einen längeren Zeitraum, z. B. 45 Minuten oder sogar eine Stunde ununterbrochenes Arbeiten. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass ich mich auf den Schreibprozess konzentriere.

Wie Sie unten sehen können, habe ich meine Hauptaufgabe für den Tag, das Schreiben eines Blogbeitrags, in mehrere 45-minütige Sitzungen mit kurzen Pausen unterteilt. Außerdem enthält jedes Pomodoro hier die Beschreibung der Aufgabe, wie „Schreibabschnitt 1“, „Schreibabschnitt 2“ und so weiter. Wenn Sie Ihre Arbeitssitzungen benennen, können Sie leichter erkennen, welche Teile einer Aufgabe Sie erledigt haben.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit dem Clockify Pomodoro-Timer

Der Pomodoro-Timer ist eine großartige Lösung, wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Aufmerksamkeit auf die Arbeit zu richten. Egal, ob Sie normalerweise eine Tastenbelegung pro Tag oder eine Reihe kleinerer Tasten haben, Sie werden sicherlich davon profitieren, Ihre Zeit mit Pomodoro aufzuzeichnen.

Hier sind also die Vorteile der Verwendung des Pomodoro-Timers:

• Sie können den Zeitrahmen auswählen, der für Sie und Ihre Aktivitäten am besten geeignet ist, und so Ihre Produktivität verbessern. Außerdem erhalten Sie eine Benachrichtigung für Pausenzeiten.
• Sie können den Namen der Aufgaben, an denen Sie arbeiten, aufschreiben.
• Sie werden bei der Erledigung Ihrer Aufgaben nicht abgelenkt, da der Timer im Hintergrund arbeitet.

Bei den Nachteilen des Pomodoro-Timers sind mir kaum welche aufgefallen. Aber hier ist die, die ich erlebt habe:

• Die Pausen mögen manchmal unnatürlich und unnötig erscheinen. Wenn ich mich zum Beispiel morgens energiegeladen und bereit für die Arbeit fühle, brauche ich nach 45 Minuten Arbeit keine Pause zu machen. Andererseits würde ich keine Pomodoro-Pausen am Nachmittag ausfallen lassen, wenn meine Energieniveaus viel niedriger sind.

Wie erfasst man die Zeit mit dem Pomodoro-Küchentimer?

Wahrscheinlich verwenden Sie Ihren Pomodoro-Küchentimer, wenn Sie Nudeln kochen oder ein Ei kochen. Abgesehen von diesen kulinarischen Zwecken kann Ihnen dieses handliche Gerät auch dabei helfen, Ihre Arbeitsaufträge zu überwachen. Im Gegensatz zu einem Online-Pomodoro-Timer ist eine Küchenversion möglicherweise nicht perfekt geeignet, um einen ganzen Arbeitstag und alle Aufgaben zu überwachen. Sie können jedoch experimentieren, indem Sie Aufgaben verfolgen, die Sie normalerweise jeden Tag erledigen und die bis zu 10 oder 15 Minuten dauern. Darüber hinaus können Sie es für wiederkehrende Aufgaben einsetzen. Und wenn Sie Ihren Timer einstellen, werden Sie sich selbst dazu bringen, diese weniger anspruchsvollen Aufgaben innerhalb des Zeitrahmens zu erledigen.

Zum Beispiel habe ich die Angewohnheit, eine To-do-Liste für morgen zu schreiben, bevor ich mich von der Arbeit abmelde. Diese Listen sind äußerst wertvoll, denn sie stellen sicher, dass Sie am nächsten Morgen nichts Wichtiges vergessen. Außerdem sollte das Planen für morgen zu einem Teil Ihres Feierabendrituals werden, das Ihnen auch dabei hilft, den Stecker aus der Arbeit zu ziehen.

Also wollte ich sehen, ob mir der Pomodoro-Küchentimer dabei helfen kann, diese Aufgabe effizienter zu erledigen. Wie Sie bereits wissen, könnte der Prozess nicht einfacher sein, Sie müssen nur den Timer einstellen und mit der Arbeit an Ihrer Aufgabe beginnen.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit dem Pomodoro-Küchentimer

Dieses Zeiterfassungstool ist praktisch, wenn Sie nicht zu viel Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben verschwenden möchten. Zum Beispiel, wenn Sie Ihren Schreibtisch aufräumen oder Ihren Posteingang durchgehen möchten. Apropos Aufgabe, die ich bereits erwähnt habe, das Schreiben einer To-Do-Liste, die Zeiterfassung mit dem Pomodoro-Küchentimer war ziemlich praktisch. Obwohl ich den Timer auf 15 Minuten eingestellt hatte, schaffte ich es, die Aufgabe innerhalb von 10 Minuten zu erledigen.

Folgendes hat mir am Pomodoro-Küchentimer gefallen :

• Es ist einfach zu bedienen und sehr praktisch für kleinere Aufgaben.
• Sie können den gewünschten Zeitraum zwischen einer und 55 Minuten wählen.

Gleichzeitig hat mir Folgendes an der Pomodoro-Küchenuhr nicht gefallen:

• Sie können den Timer bei Bedarf nicht anhalten, falls Sie unterbrochen werden.

Außerdem fühlte ich mich durch das Ticken der Uhr wie in einem TV-Wettkampf, in dem ich gegen jemanden antrete. Aber vielleicht hat mich dieser Sound dazu motiviert, effizienter zu sein, da ich weniger als feste 15 Minuten brauchte, um eine To-Do-Liste zu schreiben.

Zeiterfassung in Apps für die Arbeit

Wechseln Sie normalerweise während eines typischen Arbeitstages zwischen verschiedenen Projektmanagement-, Kommunikations- oder Produktivitäts-Apps? Sie haben beispielsweise mehrere Zoom-Meetings pro Tag. Außerdem müssen Sie Aufgaben von Trello oder Asana erledigen und Ihre E-Mails häufig abrufen. Um bei jeder Aufgabe den Überblick zu behalten, benötigen Sie ein Zeiterfassungstool, mit dem Sie die Zeit von anderen Apps wie Clockify erfassen können.

Wie erfasst man die Zeit mit Clockify-Integrationen?

Um Zeiterfassungsintegrationen zu verwenden, müssen Sie zuerst die Clockify-Erweiterung für Chrome, Firefox oder Edge installieren. Sobald Sie dies tun und sich anmelden, wird die Schaltfläche sichtbar. Wenn Sie als Nächstes mit der Arbeit in einem Google Doc, Figma, QuickBooks oder anderen Apps beginnen, starten Sie einfach die Schaltfläche „Timer starten“.

Schaltfläche „Timer starten“ in Google Docs

Dann werden Sie feststellen, wie das Symbol der Erweiterung seine Farbe geändert hat – von grau zu blau. Diese Zeiterfassungsmethode habe ich zum Beispiel beim Schreiben eines Blogbeitrags in Google Docs verwendet. Die Erweiterung benennt Ihre Aufgabe also, indem sie den Dokumentnamen verwendet, wenn es um Google Docs geht. Den Projektnamen müssen Sie jedoch selbst hinzufügen. Sobald ich den Timer gestoppt hatte, wurde die Aufgabe automatisch zu meiner erfassten Zeit hinzugefügt.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit Clockify-Integrationen

Die Verbindung der Apps, die Sie während des Arbeitstages häufig verwenden, mit einer Zeiterfassung kann sehr vorteilhaft sein. Sie können mehr über Ihre Produktivitätsgewohnheiten erfahren.

Hier sind also die Vorteile der Integration von Clockify in Ihren Tagesablauf:

• Das Starten des Timers und das Hinzufügen der Details zu Ihren Aufgaben ist einfach. Wenn Sie außerdem jedes Mal, wenn Sie zu einer neuen App wechseln, eine neue Aufgabe hinzufügen, haben Sie am Ende des Tages eine vollständige Liste der nachverfolgten Aufgaben.
• Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie von einem Timer abgelenkt werden, da er nur dann die Farbe ändert, wenn Sie darauf klicken. Daher werden Sie auch produktiver sein.

Apropos Nachteile von Clockify-Integrationen, es gibt keine größeren. Wenn Ihr Job es jedoch erfordert, dass Sie tagsüber an einer größeren Aufgabe arbeiten, oder wenn Sie den ganzen Tag nur in einer App arbeiten, werden Sie die Clockify-Integrationen für Ihre Bedürfnisse möglicherweise nicht sehr nützlich finden. In diesem Fall sollten Sie nur daran denken, Ihre Arbeitszeiten für den Tag und Aufgabenbeschreibungen aufzuschreiben.

Fazit

Das Gute an der Zeiterfassung ist, dass Sie kreativ sein können. Abhängig von Ihren Aufgaben und deren Komplexität können Sie die Zeit mit ein paar einfachen Hilfsmitteln wie einer Stoppuhr oder einer Sanduhr messen. Oder Sie können eine Zeiterfassungssoftware ausprobieren, falls Sie einige genaue Details zu Ihren Aufgaben hinzufügen müssen. Wir hoffen, dass wir mit einigen der Methoden, die wir für diesen Artikel getestet haben, Ihr Interesse an der Zeiterfassung geweckt haben. Und wer weiß, vielleicht stellen Sie fest, dass ein bestimmtes Zeiterfassungsgerät Ihren beruflichen Anforderungen entspricht, während ein anderes Tool Ihnen hilft, Ihre persönlichen Aktivitäten zu überwachen.