Wie Rachael McDiarmid Clockify zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung nutzt

Es ist aufregend, endlich ein Buch in den Händen zu halten, das man schon so lange lesen wollte – aber haben Sie sich jemals gefragt, wie viele Phasen das Buch durchlaufen hat, bevor Sie es in die Hände bekamen?

Vom Schreibprozess über den Vertrieb bis hin zum Versand ist es ein langer Weg, bis ein Leser das Buch selbst genießen kann. Zumindest war dies der Fall, bevor das digitale Publizieren begann, die traditionellen Printmedien zu ersetzen.

Obwohl sich die Verlagsbranche ständig verändert (was für die Menschen, die darin tätig sind, eine Herausforderung sein kann), findet die Direktorin von RM Marketing Services, Rachael McDiarmid, dies ziemlich spannend. Tatsächlich hatte sie bei ihrer Arbeit vor allem Probleme damit , die Zeit zu erfassen, die sie für Aufgaben und Projekte aufgewendet hatte .

Wir sind auf Rachael auf LinkedIn gestoßen, wo sie erwähnte, wie Clockify ihr unter anderem hilft, die Zeit zu verfolgen, die sie für die Arbeit mit Kunden aufwendet, und Rechnungen für ihre Kunden zu erstellen.

Also haben wir uns an sie gewandt, um Folgendes zu besprechen:

• Wie sie begann, in der Verlagsbranche zu arbeiten,
• Warum sie sich entschied, ihr eigenes Unternehmen zu gründen, und
• Wie sie Clockify nutzt, um ihre Arbeit zu erleichtern.

Lassen Sie uns ohne weitere Umschweife eintauchen!

Rachael McDiarmids Karriere: Wissen sammeln und ihr eigenes Unternehmen gründen

Bevor sie ihr eigenes Unternehmen gründete, war Rachael McDiarmid in verschiedenen Rollen tätig – von Vertrieb und Marketing bis hin zu Managementpositionen. Im Laufe der Zeit entschied sie sich, sich auf Outsourcing, Beratung und Coaching für Autoren, Buchverlage und Vertriebe zu spezialisieren.

Aus dem Gespräch mit Rachael erfuhren wir, dass ihr Weg zur Gründung ihres eigenen Unternehmens – RM Marketing Services – relativ lang, aber abwechslungsreich und unterhaltsam war. Und alles begann bei Pergamon Press, wo sie viel über die Macht des Direkt- und Nischenmarketings lernte.

Rachaels Anfänge: Beginn einer Karriere in der Verlagsbranche

Rachael ist seit 1990 im Buchhandel tätig und begann ihre Karriere bei Pergamon Press, wo sie hauptsächlich an Bildungs- und Wissenschaftsressourcen arbeitete. Sie liebte ihre alltäglichen Aufgaben und ist bis heute für ihre Liebe zu „ allen akademischen Dingen “ bekannt, wie sie es einmal ausdrückte.

Seit Pergamon Press hat Rachael begonnen, ihre Karriere im Verlagswesen aufzubauen und war in verschiedenen Rollen tätig:

„Ich bin seit über drei Jahrzehnten in der Verlagsbranche tätig. Ich begann hauptsächlich in Produkt- und Marketingfunktionen und wechselte dann ins Management.“

Obwohl sie hauptsächlich im akademischen und professionellen Verlagswesen tätig war, sammelte RachaeI auch umfassende Erfahrung in der Bibliotheksversorgung und dem Buchvertrieb – durch die Zusammenarbeit mit Hunderten von Lieferanten und Tausenden von Verlagen, sowohl auf lokaler als auch auf internationaler Ebene.

Über 10 Jahre lang leitete Rachael ein Vertriebsunternehmen, das rund 100 Verlage für den ANZ-Buchhandel (Australien und Neuseeland) vertrat. Sie hat auch eng mit Blackwell, YBP und Baker & Taylor zusammengearbeitet.

Während sie auf der Führungsebene arbeitete, begann Rachael darüber nachzudenken, wie sie von dort aus ihre Karriere vorantreiben könnte, und ihr kam der Gedanke: Vielleicht sollte sie ihr eigenes Unternehmen gründen.

Wie die Idee zur Gründung von RM Marketing Services entstand

Obwohl Rachael einige Zeit damit verbrachte, über ihren nächsten Karriereschritt nachzudenken, war sie sich nicht wirklich sicher, in welche Richtung sie gehen sollte.

Angesichts der Tatsache, dass sie all dieses Wissen gesammelt hatte und in ihrer Karriere ein Stadium erreicht hatte, in dem es in der Branche keine vergleichbaren Jobs mehr gab, die sie ausprobieren konnte, fühlte sie sich irgendwie festgefahren.

Zum Glück bekam sie im richtigen Moment den richtigen Rat:

„Ich muss mich tatsächlich bei einem wunderbaren Mann bedanken, der Geschäftsführer eines der großen Unternehmen hier war. Er sagte zu mir: „Sie sind die am besten vernetzte Person in der Branche.“ Warum lassen Sie Ihr Netzwerk nicht für sich arbeiten?‘“

Da wurde ihr klar, was der Verlagsbranche fehlte – ein Unternehmen, das eine Outsourcing-Lösung und einen Beratungsservice für Autoren, Verleger, Distributoren und Bibliotheksanbieter anbietet. Mit anderen Worten, sie dachte an ein Unternehmen, das sich grundsätzlich an jeden im Verlagswesen richtet, der Hilfe bei Verkauf, Marketing und Vertrieb benötigt.

Und sie war die ideale Person, um ein solches Unternehmen zu gründen.

Sie wollte ihre Kontakte und Erfahrungen nutzen, um anderen beim Erreichen ihrer Ziele zu helfen – sei es durch die Bereitstellung von Coaching-Diensten für Autoren, die sich mit digitalem Marketing nicht auskennen, oder durch Outsourcing für Buchverlage und -vertriebe.

„Heutzutage, insbesondere im digitalen Marketing, gibt es Autoren, die wirklich versiert sind, und Autoren, die es nicht sind, und sie brauchen Hilfe bei Websites und sozialen Medien und sogar bei Dingen wie Newslettern und Werbung. Deshalb coache ich sie und bringe ihnen bei, das zu tun, was sie tun müssen.“

Obwohl sie in Australien ansässig ist, arbeitet Rachael mittlerweile weltweit und hat Kunden aus der ganzen Welt:

„Ich bin schon so lange in der Branche tätig und habe ein enormes Wissen aufgebaut. Es ist schön, viele verschiedene Kunden zu haben und viele verschiedene Arbeiten zu erledigen.“

Zeiterfassung in Clockify: Der Game-Changer in Rachaels Arbeitsleben

Da sie mit vielen Menschen zusammenarbeitet und viele verschiedene Dienstleistungen anbietet, brauchte Rachael eine einfache Möglichkeit, die Zeit zu verfolgen, die sie für Aufgaben und Projekte aufwendet, damit sie ihren Kunden Rechnungen stellen kann.

Zunächst erfasste Rachael mithilfe ihres Kalenders und Excel die Stunden, die sie für die Kundenarbeit aufgewendet hatte. Nach einer Weile wurde ihr jedoch klar, dass die Art und Weise, wie sie ihre Zeit erfasste, weder praktisch noch schnell genug war. Da begann sie, nach einer effizienteren Lösung zu suchen – etwa einer Zeiterfassungs-App.

Wie Rachael von Clockify erfuhr

In der Hoffnung, die richtige App für ihre Bedürfnisse zu finden, ging Rachael online und begann, Zusammenfassungen und Blogbeiträge über die besten Zeiterfassungs-Apps zu lesen. Da entstand Clockify.

„Ich brauchte etwas, das mir helfen könnte, die Zeit zu verfolgen, die ich für die Arbeit mit Kunden aufgewendet habe. Deshalb begann ich zunächst mit der kostenlosen Version, damit ich diese Informationen exportieren und meinen Kunden Bericht erstatten und ihnen später Rechnungen ausstellen konnte.“

Durch die Erstellung von Berichten in Clockify konnte Rachael alle wichtigen projektbezogenen Informationen mit ihren Kunden teilen, einschließlich der Zeit, die sie für jedes Projekt oder jede Aufgabe aufgewendet hat, und ihren Kosten.

Was Rachael dazu brachte, bei Clockify zu bleiben

Mit all den Funktionen, die Clockify im Laufe der Zeit herausbrachte, wollte Rachael einige der nützlichen Zusatzoptionen ausprobieren – wie Zeitrundung und Verfolgung des Projektbudgets – und stieg daher auf eine kostenpflichtige Version um.

Die Zeitrundung in Clockify hilft Rachael, ihre Berichte schön und ordentlich zu halten, indem sie ihre Zeiteinträge auf die nächsten Minuten oder Stunden auf- oder abrundet.

Neben der Zeitrundung gefällt Rachael auch, dass sie das Budget jedes Projekts in Clockify verfolgen kann.

„Wenn ein Kunde zu mir sagt: ‚Ich muss 2.000 US-Dollar für diese Kampagne ausgeben‘, müssen Sie das als Projekt verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie das Budget nicht überschreiten.“

Mit den Projektbudget-Tracking-Optionen von Clockify ist Rachael in der Lage:

• Legen Sie ihr Projektbudget fest und
• Verfolgen Sie, wie viel von ihrem Budget ausgegeben wurde, indem Sie Geldschätzungen festlegen.

Den Überblick über das Budget ihres Projekts zu behalten, hilft Rachael dabei, den Rahmen einzuhalten.

Clockify-Funktionen, die Rachael am besten gefallen

In diesem Abschnitt untersuchen wir die Clockify-Funktionen, die Rachael am häufigsten verwendet – sowohl um den Überblick über ihre Arbeit zu behalten als auch um ihren Kunden auf einfache Weise Rechnungen zu stellen.

Funktion Nr. 1: Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung kann ein langwieriger und ziemlich schwieriger Prozess sein, insbesondere wenn Sie viele verschiedene Kunden haben.

Was Rachael an Clockify am meisten gefällt, ist, dass sie jede Rechnung ganz einfach an die Bedürfnisse ihrer Kunden anpassen kann:

„Clockify hat meinen Verstand gerettet, vor allem, weil ich viele Kunden habe – die Outsourcing-Kunden und dann noch die Beratungen dazu. Und es gibt unterschiedliche Tarife für Dinge, also ist es, ähm, eine Herausforderung, das alles zu verwalten und die Rechnungen zu erstellen.“

Funktion Nr. 2: Warnungen

Wenn es um die Nachverfolgung von Projektbudgets und Projektschätzungen geht, sagt Rachael, dass ihr die Benachrichtigungsfunktion besonders gut gefällt:

„Es sendet mir eine Benachrichtigung, dass mein Projekt 25 %, 50 %, 75 % oder einen beliebigen Prozentsatz der zuvor festgelegten geschätzten Zeit erreicht hat.“

Auf diese Weise kann Rachael das Budget des Kunden einhalten und die vereinbarte Zeit nicht überschreiten.

Funktion Nr. 3: Tags

Da Rachael an vielen Projekten und Aufgaben arbeitet, ist es praktisch, diese benennen zu können. Deshalb nutzt sie die Tags-Funktion, um ihre Arbeit zu organisieren.

Sie kann außerdem Tags verwenden, um ihre Berichte zu filtern und anhand von Schlüsselwörtern genau das zu finden, was sie benötigt.

Vorteile der Verwendung von Clockify für die Arbeit

Als jemand, der sich ihren Alltag ohne die Verwendung von Clockify nicht mehr vorstellen kann, teilte Rachael uns die Vorteile mit, die sie bei der Nutzung dieser App für die Arbeit entdeckt hat.

Vorteil Nr. 1: Clockify ist effizient und einfach zu bedienen

Wenn Sie so viel Arbeit haben wie unsere Interviewpartnerin Rachael – was oft viel ist – ist die Verwendung einer zuverlässigen App, die Ihnen dabei hilft, Ihre Arbeit effizienter zu erledigen, ein Muss.

Clockify hilft Rachael, alle ihre kundenbezogenen Aufgaben viel schneller zu erledigen:

„Es ist eine absolute Zeitersparnis. Es erledigt alles, was jemand wie ich braucht, von der Berichterstattung an meine Kunden über die Erstellung von Rechnungen bis hin zur Erfassung von Arbeitskosten. Oh mein Gott, ich liebe es einfach!“

Als sie anfing, Clockify zu nutzen, bemerkte Rachael auch, wie bequem und einfach es zu bedienen war.

Im Vergleich zu früher, als sie all diese Aufgaben mühsam mit Excel erledigte, hat Rachael jetzt produktivere Arbeitstage.

Vorteil Nr. 2: Clockify ist unglaublich erschwinglich

Eine der größten Stärken von Clockify ist, dass es äußerst erschwinglich ist, wenn man bedenkt, dass es eine Menge toller Funktionen bietet.

„All diese verschiedenen Dinge können Sie in einer App erledigen. Es bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.“

Wie Rachael hinzufügt, ist eine kostengünstige Zeiterfassungs-App, mit der Sie auch schnell Berichte und Rechnungen erstellen können, definitiv lebensrettend – insbesondere für Freiberufler oder Menschen mit einem knappen Budget.

Vorteil Nr. 3: Clockify bietet einen großartigen Kundenservice

Wenn Sie eine App verwenden, ist es immer ein großes Plus, wenn sie einen guten Kundensupport bietet, denn man weiß nie, wann es zu Komplikationen oder kleineren Problemen kommt.

Wenn so etwas passiert, haben Sie normalerweise nicht viel Zeit, um zu versuchen, das Problem zu beheben – Sie brauchen sofort Hilfe.

Guter Kundenservice ist ein weiterer Vorteil von Clockify, was Rachael schon früh bemerkt hat:

„Ich musste eine Frage stellen, weil etwas nicht in einem Bericht auftauchte, und das nur, weil ich beim Einrichten eines neuen Projekts einen bestimmten Teil nicht ausgefüllt hatte. Und der Kundenservice war ausgezeichnet. Sie haben nur dafür gesorgt, dass ich genug wusste, was ich tat, um diesen Fehler nie wieder zu machen. Solche Dinge machen die Zusammenarbeit mit Clockify auch angenehm.“

Wem würde Rachael Clockify empfehlen und warum?

Da Clockify ihr Arbeitsleben wirklich zum Besseren verändert hat, nutzt Rachael jede Gelegenheit, um ihre Erfahrungen mit anderen zu teilen – sowohl innerhalb der Verlagsbranche als auch darüber hinaus:

„Ich habe neulich mit jemandem gesprochen, der sein eigenes Unternehmen gründet. Da sie mit vielen verschiedenen Leuten zusammenarbeiten und nach einer einfachen Möglichkeit zur Verwaltung von Berichten und Rechnungen gesucht haben, sagte ich zu ihnen: „Sie müssen sich diese App besorgen.“ Es wird Ihr Leben so viel einfacher machen!‘“

Da Clockify so viel bietet – von der Zeiterfassung bis zur Erstellung von Berichten – hält Rachael es für sehr nützlich für alle, die mit vielen Kunden arbeiten und mehrere Projekte und Aufgaben verfolgen müssen.

Sie empfiehlt Clockify auch Leuten, die nicht wirklich viel Geld für eine Zeiterfassungs-App ausgeben möchten, da diese wirklich erschwinglich ist.

Nicht zuletzt ist Rachael der Meinung, dass Clockify für Freiberufler oder allgemein für Menschen, die kein Personal haben und ihre Rechnungen manuell erstellen, von Vorteil sein kann.

Fazit: Mit der richtigen Zeiterfassungs-App macht das, was Sie lieben, noch mehr Spaß

Obwohl Rachael ihren Job liebt und ihn als unterhaltsam und abwechslungsreich empfindet, ist es nicht einfach, mehreren Kunden Bericht zu erstatten und so viele verschiedene Projekte zu verfolgen. Genauer gesagt war es nicht einfach. Zumindest nicht, bis sie anfing, das richtige Zeiterfassungstool zu verwenden.

Jetzt, da sie Clockify nutzt, um ihre Zeit zu erfassen, aber auch Berichte und Rechnungen für ihre Kunden zu erstellen, wird Rachael klar, wie viel Zeit und Energie sie früher damit verschwendet hat, alles alleine zu erledigen.

Wenn Sie zu den Menschen gehören, die Schwierigkeiten haben, den Überblick über ihre Zeit und Projekte zu behalten, machen Sie sich keine Sorgen. Mit ein wenig Hilfe können Sie dieses Problem leicht lösen.

Stellen Sie einfach sicher, dass Sie das richtige Zeiterfassungstool finden, das alle Ihre Anforderungen erfüllt.

️ Haben Sie interessante Geschichten über Zeiterfassungs-Apps und wie diese Ihr Arbeitsleben verbessert haben? Teilen Sie Ihre Gedanken gerne unter [email protected] mit, dann schreiben wir vielleicht einen Blog darüber. Vergessen Sie auch nicht, diesen Artikel mit jemandem zu teilen, der ihn möglicherweise nützlich finden könnte.