Was ist eine Bestellung? Wie erstelle ich meine eigene?

In Bezug auf das Lieferantenmanagement benötigen Sie ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung, um Ihr kleines Unternehmen zu betreiben. Wenden Sie sich also an Ihre Lieferanten und teilen Sie ihnen mit, was Sie benötigen. Sie bieten es an. Du bezahlst sie dafür.

Es scheint zu einfach? Ja, der Prozess des Produktkaufs kann komplizierter sein als die Beschreibung. Es kann zu Zahlungsproblemen, Lieferengpässen, Missverständnissen kommen, die zu falschen Lieferungen und Terminunterbrechungen führen.

Dennoch muss es nicht gut sein, Dienstleistungen von zuverlässigen Verkäufern nahtlos und zeitnah zu erwerben – es kann möglich sein, und die Auswahl von Bestellungen kann hilfreich sein. Aus diesem Grund sollten Sie den folgenden Artikel sorgfältig befolgen: Was ist eine Bestellung und wie erstellen Sie eine eigene?

Was ist eine Bestellung?

Definition

Eine Bestellung, auch als PO bekannt, ist ein offizielles Dokument, das von einem Käufer gesendet wird, der sich verpflichtet, den Verkäufer für den Verkauf bestimmter Waren oder Dienstleistungen zu bezahlen, die in der Zukunft geliefert werden sollen.

Der Käufer erhält den Vorteil, dass er eine Bestellung ohne sofortige Zahlung abschließen kann. Aus Sicht des Verkäufers ist eine Bestellung eine Methode, um dem Käufer Kredit ohne Risiko zu gewähren, da der Käufer zur Zahlung verpflichtet ist, wenn die Waren oder Dienstleistungen versandt wurden.

Jede Bestellung enthält eine eindeutige Nummer, die Käufern und Verkäufern dabei hilft, den Überblick über Lieferung und Zahlung zu behalten. Eine Pauschalbestellung verpflichtet sich, Waren oder Dienstleistungen kontinuierlich zu kaufen, bis ein bestimmtes Maximum erreicht ist.

Beispiele

Verschiedene Arten von Bestellungen

1. Standardbestellungen

Standardbestellungen sind am beliebtesten und anerkanntesten. In diesem Fall sind dem Käufer die Kaufinformationen klar und er kann bestimmen, welches Produkt oder welche Dienstleistung er kauft, die Anzahl, Lieferpläne und Zahlungsrichtlinien.

Beispielsweise kann ein Unternehmen, dem die Druckerpatronen ausgehen, eine Standardbestellung abschließen, da es genau weiß, wie viel es benötigt und wann es es beschaffen muss.

2. Geplante Bestellungen

Bei einer geplanten Bestellung prognostiziert ein Einkäufer den zukünftigen Bedarf seines Unternehmens an dem betreffenden Produkt, indem er im Voraus eine Bestellung aufgibt. In dieser Situation sind Informationen wie das Produkt, der Preis und die Zahlungsrichtlinien bekannt, aber die Zahl basiert auf einer fundierten Vermutung, und das Versanddatum ist vorläufig.

Wenn beispielsweise dasselbe Unternehmen, dem die Druckerpatronen ausgehen, eine geplante Bestellung aufgibt, würde der Käufer die Anzahl der benötigten Druckerpatronen mit einem flexibleren Lieferplan schätzen.

3. Rahmenbestellungen

Bei einer Rahmenbestellung tätigt ein Einkäufer viele Bestellungen gleichzeitig, um Preisnachlässe auszuhandeln.

Wenn dasselbe Unternehmen beispielsweise ein vorteilhaftes Geschäft aushandeln kann, indem es sich verpflichtet, viele Bestellungen von Druckerpatronen und Papier von einem Lieferanten zu tätigen, könnte es erwägen, eine Rahmenbestellung zu verwenden, um diese Produkte zu erhalten.

4. Vertragsbestellungen

Eine Vertragsbestellung gilt als die formalste Variante. In dieser Situation unterzeichnen Käufer und Verkäufer einen Vertrag über die Bedingungen des Käufers, bevor eine Bestellung mit Bezug auf den Vertrag freigegeben wird. Diese Art der Bestellung bietet den größten Rechtsschutz für die Beteiligten.

Wenn beispielsweise dasselbe Unternehmen einen Vertrag mit seinem Anbieter abschließt, in dem die Produkte, die Anzahl, die Preise und der Lieferplan der versprochenen Waren dargelegt sind, und anschließend eine Standardbestellung aufgegeben wird, bleiben diese Unternehmen unter einer Vertragsbestellungsvereinbarung.

Bestellung vs. Rechnung: Was sind die Unterschiede?

Einkäufer erstellen die Bestellungen und Lieferanten erstellen die Rechnungen. Lieferanten können eine Rechnung als Methode zum Einziehen von Zahlungen senden – wenn es bestimmte Zahlungsbedingungen gibt, oder sie können eine Rechnung mit einem Saldo von Null versenden, um zu dokumentieren, dass eine Zahlung für die Bestellung bestätigt wurde.

Sowohl Bestellungen als auch Rechnungen enthalten die gleichen Details, wie z. B. Rechnungsadresse und Lieferziel. Rechnungen beziehen sich normalerweise auf die Bestellnummer, wobei eine Rechnungsnummer vorhanden ist, um zu verdeutlichen, dass beide Dokumente miteinander verbunden sind und einander entsprechen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass die Bestellinformationen und zusätzliche technische Informationen, die in der Bestellung enthalten sind, nicht der Rechnung hinzugefügt werden.

Schauen Sie sich das folgende Beispiel an:

John, der Einkäufer, hat Informationen von einer Abteilung innerhalb seiner Organisation erhalten: Er benötigt neue Monitore für die Computer im Büro. Er erstellt die Bestellung, aus der die Anzahl und die detaillierten Anforderungen für die Monitore hervorgehen.

Die Firma, die die Monitore verkauft, bekommt den Auftrag. Wenn sie bestätigen, dass sie die Bestellung liefern können, übergeben sie die Bestellung und erhalten die Zahlung oder senden die Ware in der Erwartung, dass die Zahlung auf der Grundlage der zuletzt vereinbarten Zahlungsbedingungen erfolgt. Wenn die Zahlung eingegangen ist, erfolgt die Auftragserfüllung, und die Monitore werden mit Lieferdatum und Tracking-Details geliefert, und John erhält die Rechnung.

Die Rechnung identifiziert entweder die Zahlung, die vor der Lieferung der Ware gesendet wurde, oder enthält das Zahlungsablaufdatum, wenn das Geld nicht zuerst gesendet wurde. John überprüft die Rechnung, um sicherzustellen, dass sie mit der Bestellung übereinstimmt, und überprüft den Lieferschein, um sicherzustellen, dass alle bestellten Produkte eingegangen sind und die Zahlung nur für bestellte und erhaltene Waren ausgestellt wird, in einem Prozess, der als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet wird.

Bestellungen werden oft mit anderen Arten von Dokumenten verwechselt. Es ist wichtig, die Abweichungen zwischen Bestellungen und Verträgen, die Abweichungen zwischen Bestellungen und Arbeitsaufträgen und die Abweichungen zwischen Bestellungen und Verkaufsaufträgen zu kennen.

Funktionen von Bestellungen

Der Käufer beschließt, Produkte beim Verkäufer zu bestellen

Bevor eine Bestellung abgeschlossen werden kann, muss der Käufer einen Bedarf klären, den der Artikel oder die Dienstleistung des Verkäufers erfüllen kann. In dieser Phase sollte der Einkäufer sicherstellen, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden, wie viele Artikel er benötigt (wenn möglich) und wann er sie benötigt.

Wenn Sie beispielsweise neue Kartons bestellen müssen, um Ihre Produktbestellungen an Verbraucher zu liefern, berechnen Sie die Anzahl der Kartons, die Sie benötigen, und die Zeit, in der Sie sie benötigen.

Nehmen wir an, Sie haben einen erwarteten Urlaub bevor; Sie können sich die Kartonbestellung des Vorjahres ansehen und sie mit Ihrem geschätzten Wachstum an diesem Feiertag multiplizieren, um die genaue Menge zu bestellen.

Der Einkäufer entwirft Bestellungen und sendet sie zur Genehmigung an den Lieferanten

Mit den oben genannten Details sollte der Käufer die Bestellung skizzieren und an seinen Lieferanten zur Genehmigung senden. Zeigen Sie beim Senden der Bestellung an einen Lieferanten, dass eine Genehmigung erforderlich ist, um sicherzustellen, dass der Prozess im Zeitplan liegt.

Idealerweise sollte die Antwort rechtzeitig eintreffen, um die Waren oder Dienstleistungen termingerecht zu erhalten oder dem Käufer genügend Zeit zu geben, sie von einem anderen Anbieter zu beziehen.

Wenn Sie anhand des obigen Beispiels einen Verkäufer ermittelt haben, der Ihre Kartons liefern kann, wissen, wie viele Kartons Sie benötigen und wann Sie sie benötigen, können Sie diese Informationen verwenden, um Ihre Bestellung zu erstellen.

Der Lieferant überprüft die Bestellung und bestätigt, ob die Anfrage erfüllt werden kann

Wenn der Lieferant die Bestellung erhält, hängt es von ihm ab, die Anfrage zu prüfen und den Bestand oder die Verfügbarkeit zu prüfen, um zu bestätigen, ob er bis zum Fälligkeitsdatum des Kaufs erfüllt werden kann.

Im Falle des Kartonversands hat der Verkäufer Ihre Bestellung überprüft und nach Überprüfung seines Lagerbestands und seiner Lieferkapazität festgestellt, dass er Ihre Anfrage erfüllen kann.

Genehmigung der Bestellung

Wenn der Verkäufer die Anfrage gemäß den Anweisungen des Käufers erfüllen kann, genehmigt er die Bestellung und macht sie rechtsverbindlich.

Da die Box Company Ihre Anfrage erfüllen kann, sendet sie Ihnen eine genehmigte Kopie der Bestellung zur Bestätigung.

Erfüllung von Produkten oder Dienstleistungen

Nachdem die Bestellung genehmigt wurde, übernimmt der Verkäufer die Verantwortung für die Lieferung der Waren oder Dienstleistungen wie vereinbart. In diesem Schritt können sie eine Rechnung für die Menge in der Bestellung erstellen und an den Einkäufer senden. Die Rechnung sollte die angebotenen Produkte, die relevante Menge und den geschuldeten Betrag zusammenfassen.

Nachdem Sie beispielsweise den Versand von Kartons genehmigt haben, sollten Sie die ausgeführte Bestellung und eine Rechnung über die geschuldete Menge erhalten. Dieser Verkäufer hat 30 Zahlungsziele netto mit der Zahlungserwartung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsstellung.

Rechnung bezahlt

In diesem letzten Schritt ist der Käufer dafür verantwortlich, die Rechnung gemäß den Zahlungsbedingungen des Verkäufers zu bezahlen.

Es hängt vom Käufer ab, die Zahlung für die Rechnung mit genehmigten Zahlungsbedingungen zu übermitteln.

Wie erstelle ich eine Bestellung?

Möchten Sie Ihre Bestellung erstellen? Hier ist, was Sie einschließen müssen:

• Kopfzeile – Zeigen Sie Ihre Unternehmensinformationen an, einschließlich Firmenname, Geschäftsstandort, Bestelldatum und Bestellnummer.
• Verkäuferinformationen - Geben Sie den richtigen Empfänger für die Bestellung an. Hier geben Sie den Namen des Anbieterunternehmens, Ihren detaillierten Kontaktnamen und die Adresse des Anbieterunternehmens ein.
• Liefern an – Geben Sie an, wohin die Bestellung geliefert werden soll, wie die Liefermethode lautet, die Versandbedingungen und das voraussichtliche Versanddatum.
• Bestellinformationen – Geben Sie für jeden in der Bestellung enthaltenen Artikel eine Position mit dem Produktcode oder der SKU-Nummer, dem Artikelnamen oder der Artikelbeschreibung, der Anzahl der erforderlichen Einheiten, dem Preis pro Einheit und dem Versanddatum jedes Produkts an.
• Zusammenfassen - Schließen Sie die Bestellung ab, indem Sie eine Zwischensumme, alle anwendbaren Rabatte, Steuern, Versandkosten und die Gesamtsumme angeben.

Zusammenfassung

Wir hoffen, dass Sie durch diesen Artikel die Definition einer Bestellung und deren Erstellung verstehen können. Auch das Wissen um den Unterschied zwischen Bestellung und Rechnung beziehen wir für Sie mit ein.

Hinterlassen Sie Ihre Fragen im Kommentarfeld. Wir sind hier, um Ihnen zu helfen und Sie zu unterstützen. Wenden Sie sich gerne an uns.