Rückbuchungen: Wie Sie Ihr Unternehmen davor schützen können

Rückbuchungen. Sie können sich wie eine würgende Schlinge um die Gewinnmargen von Händlern sowohl online als auch stationär anfühlen!

Dieses Gefühl wurde durch eine Studie gerechtfertigt, die zeigt, dass Händler bei jeder CP-Transaktion, die über Kreditkarten einiger der großen Kartenaussteller wie AMEX und Discover getätigt wird, fast 300 US-Dollar verlieren, und es sind nicht nur Ihre hart verdienten Einnahmen, die darunter leiden!

Kreditkartenunternehmen wie VISA, AMEX und Discover legen ein branchenweites Rückbuchungslimit von 1 % fest. Für Laien bedeutet dies, dass für jeweils 100 Transaktionen, die Sie in Ihrem Geschäft verarbeiten, maximal eine mit Rückbuchungsproblemen konfrontiert werden darf.

Was passiert also, wenn Sie den grünen Bereich von 1 % verlassen? Sie erhalten eine Intervallzeit (ein Firmen-Euphemismus für eine Warnung), während der Sie Ihr Chargeback-to-Transaction-Verhältnis unter 1 % bringen müssen. Wenn Sie sich weiter in den roten Bereich bewegen, wird Ihre Bank Ihr Händlerkonto sperren und höchstwahrscheinlich kündigen.

Und die Bank oder das Finanzinstitut wird hier nicht aufhören. Sie würden Sie in die "Match List" aufnehmen. Dies ist KEINE Liste, auf der Ihr Unternehmen stehen soll; Falls Sie darauf landen, ist es wahrscheinlich, dass keine andere Institution Ihnen erlaubt, Ihr Händlerkonto bei ihnen zu hosten. Und selbst wenn, werden Ihnen höhere Bearbeitungsgebühren in Rechnung gestellt.

Also, was ist der Silberstreif am Horizont? Wie können Sie Ihren Kunden weiterhin Ihre Waren und Dienstleistungen anbieten, ohne Angst vor einer finanziellen Abrechnung zu haben?

Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus.

Was genau ist Chargeback?

Eine Rückbuchung ist eine Art Rückerstattung. Es handelt sich um den Betrag, der aufgrund einer verifizierten Forderung vom Bankkonto des Händlers (in diesem Fall Ihrem) auf das Bankkonto des Karteninhabers (Ihres Kunden) überwiesen wird.

Aufschlüsselung des Chargeback-Prozesses

Lassen Sie uns den Chargeback-Prozess für Sie aufschlüsseln, bevor wir darüber sprechen, wie Sie ihn überstehen können.

Schritt 1: Der Karteninhaber leitet einen Transaktionsstreit ein

Dies geschieht, wenn ein Karteninhaber (Ihr Kunde) eine Transaktion auf seinem Kontoauszug nicht erkennt.

Schritt 2: Die kartenausgebende Bank benachrichtigt Ihre Bank, nachdem sie den Grund für die Rückbuchung ermittelt hat

Der Grund könnte einer der folgenden sein:

• Der angeforderte Artikel wurde nicht geliefert
• Die Transaktion wurde zweimal verarbeitet
• Das Produkt stimmt nicht mit der Beschreibung auf Ihrer Unternehmenswebsite überein
• Die Karte des Kunden ist abgelaufen
• Der Transaktionswert hat die Cut-off-Grenze überschritten
• Die Identität des Karteninhabers wurde nicht verifiziert

Schritt 3: Ihre Bank sendet Ihnen eine Mitteilung, in der Sie aufgefordert werden, Nachweise über die Transaktion zu erbringen. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie als Händler die angeforderten Nachweise innerhalb der angegebenen Frist erbringen; diese Dauer beträgt in der Regel zehn Tage.

Bei Nichteinhaltung wird der Chargeback-Betrag Ihrem Konto belastet, dh Sie verlieren Geld!

Lassen Sie uns nun besprechen, wie Sie sich gegen Rückbuchungen wehren können!

Hier kommt Ihre Kampfstrategie; Passt auf!

Da Rückbuchungen ein komplexes Thema sind, haben wir eine facettenreiche Strategie entwickelt. Einfacher und es reicht möglicherweise nicht aus, um dieses Problem in allen Phasen effektiv zu bekämpfen. Die Strategie hat drei Aspekte.

1. Die psychologische Vorbereitung

Psychologische Vorbereitung ist zufällig der erste und wichtigste Schritt in diesem Kampf.

Mit der richtigen Einstellung werden Sie bei Rückbuchungen realistischer vorgehen. So ersparen Sie sich Stress bei der Umsetzung Ihrer Strategie.

Die Tatsache müssen Sie akzeptieren

Da Rückbuchungsansprüche im Laufe der Zeit zunehmen, wird dies nicht verschwinden. Tatsächlich wird sie laut Invesp jedes Jahr steigen.

Aus diesem Grund müssen Sie die Tatsache akzeptieren, dass Sie Chargebacks niemals dauerhaft verhindern können.

Diese Annahme sollte Ihnen jedoch nicht den Eindruck vermitteln, dass Sie mit Rückbuchungen friedlich leben werden. Wenn Sie ein Problem als Problem akzeptieren, bleiben Sie mit der Realität in Kontakt und können nach effektiven Lösungen suchen.

Kommen wir nun zum zweiten Schritt der Chargeback-Strategie.

2. Nehmen Sie Rückbuchungen mit äußerster Ernsthaftigkeit!

Wenn Sie mit einer Rückbuchung für eine Transaktion im Wert von 100 US-Dollar konfrontiert sind, kostet Sie dies durchschnittlich 240 US-Dollar!

Der Grund, warum eine Rückbuchungsforderung Sie mehr kosten kann als der Wert der Transaktion, liegt an verschiedenen Bearbeitungsgebühren, die Ihnen von Finanzinstituten auferlegt werden, und an der Tatsache, dass Sie Ihre Ware/Dienstleistung nicht zurückerhalten werden.

An diesem Punkt sollten Sie eine sehr klare Vorstellung davon haben, wie schädlich Rückbuchungen für Ihr Unternehmen sein können. Sie sollten auch die Einstellung haben, sie effektiv zu bekämpfen!

Kommen wir zum dritten Schritt.

3. Vorbeugende Maßnahmen

Präventive Maßnahmen sind abschreckende Kräfte. Wenn Sie verhindern möchten, dass Rückbuchungen überhaupt geltend gemacht werden, müssen Sie diese Maßnahmen gestern getroffen haben!

Diese Maßnahmen sind:

Verwenden Sie einen leicht erkennbaren Transaktionsdeskriptor

Entscheidend ist, wie Ihr Unternehmen in der Transaktionsbeschreibung der Kartenabrechnung Ihres Kunden erscheint. Stimmen sie nicht überein, ist Ihr Kunde verwirrt und vermutet möglicherweise ein Fremdverschulden. Diese Schlussfolgerung – auch wenn sie falsch ist – kann dazu führen, dass der Kunde eine Rückbuchung beantragt.

Ein Fehler, den Unternehmen machen, ist, dass sie sich bei einem Zahlungsabwicklerunternehmen unter Verwendung des Namens der Muttergesellschaft anstelle ihres Namens registrieren. Hier ist ein Beispiel.

Angenommen, die Bekleidungsmarke Escala Fitness gehört Alphabet Inc. Dann bestellt eine Kundin, Josie, zwei Paar Leggings bei Escala zu einem Preis von 137,78 $. Die Lieferung verzögert sich aufgrund eines Sturms, über den Escala Josie im Voraus informiert. Später sieht Josie auf ihrer Kartenabrechnung den Namen „Alphabet Inc“ anstelle von „Escala“, den sie erwartet. Sie kontaktiert sofort ihre Bank, um eine Rückbuchung einzuleiten.

Vermeiden Sie diesen Fehler unbedingt!

Wenn Sie herausfinden möchten, wie Ihr Firmenname in der Abrechnung Ihrer Kunden erscheint, wenden Sie sich an Ihren Zahlungsabwickler oder Händlerkontoanbieter.

Wählen Sie einen Zahlungsabwickler aus, der über Anti-Betrugs-Funktionen verfügt

Es ist von wesentlicher Bedeutung, dass der Zahlungsabwickler, den Sie auf Ihrer Unternehmensseite implementieren, über eingebaute Betrugspräventionsmechanismen verfügt. Dies ist von größter Bedeutung, da 6 von 10 Rückbuchungen betrügerische Transaktionen sind.

Zahlungsabwickler wie Authorize.net und eWay verfügen unter anderem über einige äußerst kompetente Betrugspräventionsfunktionen wie Transaktionsfilter, IP-Filter und Echtzeit-Screening.

Lieferzeiten für Waren verkürzen

Wenn Sie physische Produkte verkaufen und es Wochen dauert, bis Ihr Produkt die Hände Ihrer Kunden erreicht, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihren Markennamen vergessen. Diese Spitze erhöht wiederum die Wahrscheinlichkeit, dass eine Rückbuchung geltend gemacht wird.

Das Auftreten solcher Fälle wird durch eine von Midigator durchgeführte Studie gestützt, die zeigt, dass über die Hälfte aller Rückbuchungen innerhalb von 30 Tagen nach der Transaktion eingereicht werden.

Laut den Antworten auf die Frage „Wie oft überprüfen die Leute ihre Bankguthaben?“ haben die meisten Menschen angegeben, dass sie ihre täglich überprüfen, während einige dies jede Woche tun.

Dies wird auch von Ladders bestätigt! 4 von 10 Amerikanern überprüfen fast täglich ihren Kontostand, weitere 4 tun dies einmal pro Woche.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Nun, je früher Ihr Produkt die wartenden Hände Ihres Kunden erreicht, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er eine Rückbuchung fordert!

Für Ihre Kunden da sein, bis und darüber hinaus, wenn Ihr Produkt sie erreicht

Viele Fragen zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung stellen sich Ihren Kunden auch nach der Zahlung. Wenn Sie Fragen so schnell wie möglich beantworten, ist Ihr Kunde von der Zuverlässigkeit Ihrer Marke überzeugt. Wenn Sie in ein so positives Licht gerückt werden, verringert sich die Wahrscheinlichkeit einer Rückbuchung drastisch.

Wenn sich also ein Kunde über einen Live-Chat oder eine Social-Media-Nachricht an Sie wendet, antworten Sie so schnell wie möglich!

Erklären Sie alle Probleme mit Ihrem Produkt, die Ihren Kunden beunruhigen könnten, klar und deutlich

Es gibt mehrere Probleme bei einem Produkt, die die Augenbrauen Ihrer Kunden hochziehen können. Diese Themen umfassen Farbe, Maße, Benutzerfreundlichkeit und so weiter.

Wenn Sie diese Fragen auf der Produktseite Ihrer Website klären, wäre Ihr Kunde mental darauf vorbereitet. Infolgedessen ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie eine Rückbuchung einreichen, nahezu null.

AliExpress ist für diese Praxis bekannt.

In ihren Produktbeschreibungen für Kleidung erwähnen sie, dass es aufgrund der manuellen Messung zu Abweichungen kommen kann. Oder dass die Produktfarbe in Wirklichkeit aufgrund der Bildschirmauflösung leicht von der auf der Website angezeigten Farbe abweichen kann.

Das Einfügen dieser Details ist eine großartige Praxis, wenn Sie physische Produkte verkaufen! Auf diese Weise werden Ihre Kunden im Voraus über Probleme mit Ihrem Produkt informiert. Mit einem solchen Wissen fühlen sich Ihre Kunden wohl und Sie wirken ehrlich und kundenorientiert! Wer liebt das nicht?

Bezahlen Sie Ihre Kunden, nachdem Sie eine Dienstleistung erbracht haben oder nachdem Ihr Produkt sie erreicht hat

Wenn ein Kunde sieht, dass er belastet wird, NACHDEM er Ihren Service oder Ihr Produkt erhalten hat, neigt er dazu, Ihnen sofort zu vertrauen, oder wird zumindest nicht besorgt sein, dass Sie Ihren Teil des Geschäfts nicht einhalten könnten; oder noch schlimmer, sie betrügen.

Die Erleichterung, die sich aus dieser Erkenntnis ergibt, wird die Wahrscheinlichkeit von Rückbuchungsansprüchen fast auf Null reduzieren!

Machen Sie Ihr Geschäft zuverlässiger, indem Sie eine Geld-zurück-Garantie anbieten

Das Anbieten einer Geld-zurück-Garantie erweckt den Eindruck, dass Sie volles Vertrauen in Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt haben und sich dazu verpflichten, Ihr Versprechen zu erfüllen.

Genauso wie Ihren Kunden nach der Serviceerbringung Gebühren in Rechnung gestellt werden, sorgt diese Maßnahme dafür, dass sich Ihre potenziellen Kunden weniger Sorgen machen, wenn sie bei Ihnen einkaufen.

Auch wenn sich nur etwa jeder fünfte Karteninhaber wegen einer Rückerstattung direkt an den Händler wendet, stehen die Chancen für Sie besser, wenn Sie eine Rückerstattung anbieten und einfache Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen bieten!

Machen Sie spezifische Informationen zu Ihren Geschäftsrichtlinien leicht auffindbar und verständlich

Geschäftsrichtlinien sind in der Regel textlastige Dokumente. Für einen Kunden kann es äußerst schwierig sein, wichtige Informationen wie Rückerstattungsbedingungen, Lieferzeit, Produkte, die unter besondere Bedingungen fallen, usw. zu finden.

Wenn ein Kunde einen Rückbuchungsstreit einreicht, ist es oft so, dass sein Problem im entsprechenden Richtliniendokument eindeutig behandelt wurde.

Um zu verhindern, dass solche Rückbuchungsansprüche geltend gemacht werden, empfehlen wir Ihnen, bei der Ausarbeitung Ihrer Geschäftsrichtlinien die folgenden Praktiken anzuwenden:

• Unterteilen Sie die großen Absätze in kleinere.
• Machen Sie wichtige Informationen fett und kursiv.
• Platzieren Sie Bilder oder Symbole, die das Auffinden von Informationen erleichtern. Zum Beispiel. Ein Dollarzeichen kann auf Rückerstattungsrichtlinien hinweisen, ein Flugzeug kann auf Versanddauer und -methoden usw. hinweisen.

Jetzt, da alle Abwehrmechanismen gegen Rückbuchungen eingerichtet sind, ist es an der Zeit, sich auf das Schlimmste vorzubereiten.

Ihnen wurde eine Rückbuchungsbenachrichtigung ausgestellt; Was macht man als nächstes.

Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Rückbuchung eine Realität, die Sie akzeptieren müssen. Das bedeutet, dass Sie trotz aller oben beschriebenen vorbeugenden Maßnahmen immer noch mit einer Rückbuchungsmitteilung Ihrer Bank konfrontiert werden!

Diese Aussage basiert auf einem Bericht von Chargebacks911, der herausfand, dass mehr als 7 von 10 Teilnehmern an einer ihrer Umfragen mit einer Rückbuchung konfrontiert sind.

Wir sagen Ihnen das, weil über 8 von 10 Karteninhabern das Einreichen einer Rückbuchung bequem finden! Daher ist es nur praktisch, sich auf einen Rückbuchungsstreit vorzubereiten. Es würde sich auszahlen, gut zuzuhören. Buchstäblich!

Schätzen Sie Ihre Chance ein, den Streit zu gewinnen

Wenn Sie Ihre Optionen sorgfältig prüfen und die vorliegenden Daten bewerten, sollte es für Sie einfach sein, den nächsten Schritt herauszufinden. Diese Daten können beinhalten, sind aber nicht beschränkt auf:

• Kaufbelege
• Kommunikation zwischen Ihnen und dem Kunden (E-Mail, Live-Chat etc.)
• Lieferbestätigungsberichte
• Die IP-Adresse des herunterladenden PCs, Datum und Uhrzeit des Downloads (bei digitalen Inhalten)
• Ihre Geschäftspolitik

Die Durchführung dieser Bewertung wird Ihnen dabei helfen, einen fundierten Ansatz zu finden, um mit dem Streit umzugehen. Und dieser fundierte Ansatz erfordert, dass Sie Folgendes berücksichtigen:

• Der Wert der betreffenden Transaktion
• Die Kosten, die Ihnen in einem Fall entstehen würden, in dem Sie den Rechtsstreit verlieren
• Die Anzahl der Rückbuchungen, mit denen Sie im aktuellen und im Vormonat bereits konfrontiert waren
• Die Verfügbarkeit aller oben genannten relevanten Dokumente

Wenn Sie im aktuellen und im Vormonat mit null Rückbuchungen konfrontiert waren und alle Transaktionsdetails verfügbar sind, empfehlen wir Ihnen, den Rückbuchungsanspruch zu bekämpfen.

Laut Midigator haben Händler eine Chance von etwa 80 %, einen Chargeback-Streit zu gewinnen!

Wenn im aktuellen und im Vormonat Rückbuchungen in der Vergangenheit aufgetreten sind, empfehlen wir Ihnen, das Problem zu lösen, indem Sie dem Kunden eine Rückerstattung anbieten.

Das Anbieten einer Rückerstattung hat mehrere Vorteile. Jene sind:

• Es kostet viel weniger, als einen Rückbuchungsstreit zu verlieren
• Es hilft Ihnen, Ihr Chargeback-Verhältnis unter der roten Linie zu halten
• So rücken Sie beim jeweiligen Kunden in ein positives Licht.

Sie müssen bedenken, dass wir NICHT vorschlagen, dass Sie in jedem Rückbuchungsstreitfall eine Rückerstattung anbieten! Wenn Sie glauben, dass Sie überzeugende Argumente haben, dann bestreiten Sie die Forderung, indem Sie eine Widerklage einreichen.

Adressieren Sie die Benachrichtigung über die Rückbuchungsforderung so schnell wie möglich

Wenn Sie diesen Artikel von Anfang an aufmerksam gelesen haben, wissen Sie bereits, wie nachteilig Rückbuchungen für Sie sein können, daher wäre es sinnlos, Ihre Reaktion auf eine Rückbuchungsmitteilung Ihrer Bank hinauszuzögern.

Ein sehr guter Tipp von Philip Parker, um die Zeit zu verkürzen, die für die Beantwortung eines Rückbuchungsantrags benötigt wird, ist die Bereitstellung einer Antwortvorlage für Rückbuchungsstreitigkeiten.

Wenn Ihnen eine solche Vorlage zur Verfügung steht, müssen Sie nur noch die erforderlichen Angaben zur Mitteilung und zum betreffenden Geschäft machen.

Infolgedessen haben Sie mehr Zeit, sich auf den Kampf vorzubereiten, indem Sie Dokumente sammeln. Wie das alte Sprichwort sagt: „Vorbereitung schafft Vertrauen“.

Verwenden Sie einen Chargeback-Prozessor eines Drittanbieters

Chargebacks911, ein renommiertes Unternehmen zur Bearbeitung von Rückbuchungen, hat beobachtet, dass Unternehmen, die eine Lösung eines Drittanbieters verwenden, anstatt einen Rückbuchungsanspruch selbst zu bekämpfen, eine höhere Anzahl von Rückbuchungsstreitigkeiten gewonnen haben.

Daher raten wir Ihnen dringend, sich auf einen solchen Dienst zu verlassen. So bleibt Ihnen mehr Zeit, sich auf das Unternehmenswachstum zu konzentrieren.

Unseren Recherchen zufolge sind einige der besten Lösungen zur Handhabung von Rückbuchungen:

• Rückbuchungen911
• Midigator
• Bolzen
• Bedeutet

Sie können Rückbuchungen verhindern und sie auch gewinnen!

Wie das Sprichwort sagt: „Vorbeugen ist besser als heilen“. Dasselbe gilt, wenn es um Rückbuchungen geht.

Das Verhindern von Rückbuchungen wird im Laufe der Zeit immer wichtiger, da die Zahl betrügerischer Transaktionen mit einer beispiellosen Geschwindigkeit ansteigt.

Wie oben besprochen, wird es Situationen geben, in denen Sie Rückbuchungsansprüche bekämpfen müssen. Nach unseren Recherchen wurden die meisten Ansprüche vom Kunden aus reiner Bequemlichkeit eingereicht.

Bevor wir zum Schluss kommen, möchten wir den Schwerpunkt auf die Formulierung Ihrer eigenen Strategie zur Verhinderung von Rückbelastungen und zur Gewinnung legen. Dazu müssen Sie alle Details Ihrer Rückbuchungsfälle genau beachten. Auf diese Weise ist es möglich, Ihre Strategie zu bewerten und an Ihr Unternehmen anzupassen.

Auch hier gilt: Keine Angst vor Rückbuchungen. Akzeptiere sie. Behalte die richtige Einstellung und setze alle möglichen vorbeugenden Maßnahmen um. Und wenn es zum Kampf kommt, gib alles. Viel Glück!