Wie Angebotssoftware helfen kann, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern

Was ist Angebotssoftware?

Angebots-(Verwaltungs-)Software ist eine Anwendung, mit der Benutzer Geschäftsangebote erstellen, verwalten, senden und verfolgen können. Es kombiniert alle Tools zum Verfassen, Entwerfen, Versenden und Verfolgen von Angeboten auf einer einzigen Plattform für einen optimierten Prozess der Angebotserstellung, der abgeschlossen werden kann.

Wie Angebotssoftware helfen kann

Angebotssoftware – auch Angebotsautomatisierungssoftware genannt – hilft Vertriebsteams, ihren Angebotsprozess zu beschleunigen und ihre Abschlussrate zu verbessern. Tatsächlich haben mit Proposify erstellte und versendete Angebote im Vergleich zum Branchendurchschnitt eine um 111 % höhere Abschlussrate. Das alte Verkaufsmotto „Time kills all deal“ fällt bei Angebotssoftware auseinander, da über 64 % aller Proposify-Angebote in weniger als einer Stunde und 25 % in weniger als 5 Minuten erstellt und versendet werden.

Wir haben Tausende von Vertriebsprofis befragt, um herauszufinden, wie Angebotssoftware ihren Abschlussprozess beeinflusst, und die Ergebnisse waren aufschlussreich:

• Vorhersagbarkeit. Vertriebsteams, die Angebotssoftware verwenden, stimmen mit 36,4 % höherer Wahrscheinlichkeit oder stark zu, dass ihr Abschlussprozess vorhersehbar ist, im Vergleich zu Teams, die dies nicht tun.
• Konsistenz. Vertriebsteams, die Angebotssoftware verwenden, stimmen mit 50 % höherer Wahrscheinlichkeit oder stark zu, dass ihr Abschlussprozess konsistent ist, im Vergleich zu Teams, die dies nicht tun.
• Skalierbarkeit. Vertriebsteams, die Angebotssoftware verwenden, stimmen mit 46,9 % eher oder stark zu, dass ihr Abschlussprozess skalierbar ist, als Teams, die dies nicht tun.

Diese Antworten machen deutlich, dass Angebotssoftware den Abschlussprozess verbessert und es Vertriebsmitarbeitern erleichtert, das Geschäft abzuschließen.

So ist das alles möglich:

Angebotsvorlagen

Das Erstellen eines erfolgreichen Angebots kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Sie ständig bei Null anfangen. Mithilfe von Angebotsvorlagen – eine Funktion, die in den meisten Angebotssoftwares zu finden ist – können Sie die Beinarbeit aus Ihrem Prozess herausnehmen, indem Sie von einem festgelegten Ausgangspunkt aus starten. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Angebotsvorlagen zu Ihrem Vorteil nutzen können:

Erstellen Sie Ihre eigene Vorlage

Jedes Team hat einen anderen Ansatz zur Angebotserstellung, daher ist die Anpassung der Schlüssel. Mit einer Angebotssoftware können Sie Ihre eigene Mastervorlage oder individuelle Vorlagen für verschiedene Produkte oder Dienstleistungen erstellen. Jedes neue Angebot kann aus der von Ihnen erstellten relevanten Vorlage gestartet werden, dann können die Informationen für jeden Interessenten angepasst werden. Dies hilft Vertriebsteams, die Kontrolle über ihren Prozess zu behalten, indem sichergestellt wird, dass alle erforderlichen Abschnitte und Komponenten in jedem Angebot enthalten sind.

Wählen Sie eine vorgefertigte Vorlage

Wenn Sie in Ihrem Angebotsprozess nicht so viel Flexibilität benötigen, sind vorgefertigte Angebotsvorlagen der richtige Weg. Es gibt alle Arten von Angebotsvorlagen, die speziell für verschiedene Branchen entwickelt wurden, sodass Sie Angebote schneller versenden können, unabhängig davon, in welchem ​​​​Geschäft Sie tätig sind. Sie können einfach eine Vorlage aus der Bibliothek mit Optionen auswählen und dann Informationen eingeben wenn du gehst. Sie können Ihr Angebot weiterhin anpassen, indem Sie Abschnitte, Elemente, Informationen usw. hinzufügen oder entfernen, aber Sie beginnen mit einer allgemeineren Vorlage im Gegensatz zu Ihrem eigenen benutzerdefinierten Design.

In beiden Fällen sind die Vorlagen vollständig anpassbar, sodass Vertriebsteams Angebote an jede Gelegenheit anpassen können. Angebotsvorlagen können in zukünftigen Angeboten wiederverwendet und wiederverwendet werden, sodass Sie nie Zeit damit verschwenden müssen, mit einem leeren Angebotsdokument zu beginnen. Sobald Sie sich für eine Angebotsvorlage entschieden haben, können Sie außerdem Ihre Unternehmensinformationen, Ihr Logo und andere Details hinzufügen, um sie zu personalisieren, sodass Sie Ihre Marke präsentieren und die Konsistenz von Dokument zu Dokument gewährleisten können.

Inhaltsbibliothek

Jede gute Angebotssoftware verfügt über eine Inhaltsbibliothek, mit der Sie genehmigte, aktuelle Informationen für die spätere Verwendung speichern und speichern können. Anstatt mühsam Informationen aus Tabellenkalkulationen, E-Mails, alten Angeboten und Haftnotizen abzurufen und zu überprüfen, können Sie Inhalte aus der Bibliothek abrufen und innerhalb von Sekunden direkt in Ihr Geschäftsangebot einfügen. Aber neben der Zeitersparnis erleichtert eine Bibliothek genehmigter Inhalte es den Vertriebsmitarbeitern, die benötigten Informationen zu finden, und gibt ihnen die Gewissheit, dass sie immer die richtigen Informationen verwenden.

Und das gilt auch für die großen Sachen. Eine Inhaltsbibliothek hilft Ihnen, keine Zeit mehr damit zu verschwenden, Team-Biografien, Preistabellen, soziale Beweise und andere wichtige Informationsblöcke zu suchen, die Sie häufig verwenden. Sobald Sie eine Sammlung von Abschnitten erstellt und in Ihrer Bibliothek gespeichert haben, können Sie sie per Drag-and-Drop in Ihre Vorschläge ziehen und nach Belieben optimieren.

Verbesserte Zusammenarbeit

Ohne Angebotssoftware besteht eine gute Chance, dass Ihr Vertriebsteam sechs Versionen desselben Angebotsdokuments im Umlauf hat, ohne eine klare Anweisung, welche verwendet werden soll oder wer was tun muss. Dieser Mangel an Transparenz und ineffizientes Dokumentenmanagement führt zu Engpässen, die die Mitglieder des Vertriebsteams daran hindern, das Angebot voranzutreiben, während sie auf Input oder Feedback warten.

Mit Angebotssoftware lebt Ihr Angebot online und wird in Echtzeit aktualisiert, sodass es keine Verzögerungen oder Hindernisse mehr gibt, während es durch die Verkaufspipeline gleitet. Es fördert die Zusammenarbeit bei Vorschlägen, indem es Ihnen ermöglicht, Rollen und Berechtigungen festzulegen, die bestimmen, wer Vorschläge anzeigen, bearbeiten, kommentieren und genehmigen kann. Dies stellt sicher, dass nur vorab genehmigte Personen Anpassungen vornehmen können, und bietet gleichzeitig die Gewissheit, dass unfertige Angebote nicht abgesendet werden, bevor sie fertig sind, oder mit falschen Informationen wie Preisen.

Integrationen

Die Dateneingabe und die endlose Suche nach aktuellen Ressourcen sind zwei der größten Ursachen für einen ineffizienten Abschlussprozess. Diese mühsamen Aufgaben verkürzen nicht nur die Verkaufszeit der Vertriebsmitarbeiter, sondern Fehler, die durch das Duplizieren veralteter Preisinformationen oder Geschäftsbedingungen entstehen, können schwerwiegende (und nicht positive) Auswirkungen auf Ihren Umsatz haben.

Angebotssoftware-Integrationen stellen sicher, dass Ihr gesamter Vertriebstechnologie-Stack als ein effizientes System funktioniert. Das bedeutet, sobald Sie verbunden sind, hält die Aktualisierung eines Systems alles auf dem neuesten Stand, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter immer die richtige Version dessen haben, was sie benötigen. Sie können Kundeninformationen und Preisdetails aus Ihrem CRM direkt in Ihre Angebote ziehen, den Geschäftsfortschritt von einem Ort aus überwachen und Zahlungen von Kunden anfordern (und erhalten), sobald sie Ihr Angebot unterzeichnen.

Von HubSpot, Salesforce, Stripe, Zapier und darüber hinaus verfügt Proposify über mehr als 30 Integrationen, die Ihnen helfen können, Ihren Abschlussprozess effizienter zu gestalten, indem Sie bereits verwendete Tools nutzen.

Fazit

Online-Angebotssoftware ist die größte Einzeländerung, die Sie vornehmen können, um die Effizienz Ihres Angebotsprozesses drastisch zu steigern. Es rationalisiert den gesamten Arbeitsablauf und sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit, sodass sich Ihr Team auf den Abschluss des Geschäfts konzentrieren kann. Probieren Sie unsere kostenlose Angebotssoftware aus und überzeugen Sie sich selbst.