So erstellen und implementieren Sie einen Projekttransparenzplan in 4 einfachen Schritten

Die Kommunikationspläne des Projektmanagements müssen Transparenz für alle Beteiligten beinhalten, um sicherzustellen, dass das Projekt wie geplant voranschreitet. Dies hält die Beteiligten bei der Aufgabe, pünktlich und auf Trab. Projekttransparenzpläne ermöglichen es Ihnen als Kleinunternehmer oder Projektmanager, alle für Fristen verantwortlich zu machen, damit das Projekt voranschreiten kann.

Tatsächlich ziehen es Mitarbeiter und Projektmanager vor, neben ihren Projektmanagement-Tools eine Art Collaboration-Software zu haben. Wir haben diesen und andere Gründe für Projekttransparenz in Teil eins unserer Serie über die Priorisierung von Transparenz in der Projektmanagementplanung dargelegt, anstatt sie zu einem nachträglichen Gedanken zu machen.

In Teil zwei befassen wir uns mit Schlüsselfaktoren, die Kommunikationspläne für das Projektmanagement effektiv machen, mit den vier Schritten zum Erstellen eines effektiven Kommunikationsplans und mit den Tools, die Ihnen dabei helfen, erfolgreich zu sein.

Was sind die kritischen Faktoren in der Projektmanagement-Kommunikation?

Innerhalb des breiteren Rahmens Ihrer PM-Strategie (Projektmanagement) sollte sich Ihr Projektmanagement-Kommunikationsplan auf vier Schlüsselkomponenten einer effektiven Kommunikation konzentrieren. Eine klare Kommunikation hilft Ihren internen Teams, bei der Aufgabe und pünktlich zu bleiben, was zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts führt.

Kanäle

Alle sollten die gleichen Kommunikationskanäle nutzen, um Projekte zu diskutieren, und gleichzeitig den gleichen Zugang zu ihnen haben. Der Einfachheit halber können Sie innerhalb von Messaging-Systemen Gruppen einrichten und diese nach Projektkategorie, Stakeholder-Ebenen (Manager, Direktoren, Teamleiter), Aufgabentypen (Forschung und Entwicklung, Prototyping, Engineering) oder Teamnamen (Tiger, Löwe, Schnabeltier).

Sie können beispielsweise E-Mail-Gruppen in Ihrem System einrichten, die Nachrichten zur Diskussion an jedes Mitglied des Teams senden. Für eine einfachere Art der Kommunikation ermöglichen zahlreiche Live-Chat-Softwareoptionen Gruppen, gleichzeitig zu sprechen.

Ergebnisse

Welche Ergebnisse oder Ziele möchten Sie erreichen? Was sind die Endziele jeder Aufgabe, die Ihre Stakeholder ausführen müssen, um das Projekt voranzubringen? Die Kommunikation zwischen den Beteiligten muss sich auf eine bestimmte Aufgabe beziehen, damit jeder versteht, worauf Bezug genommen wird, um die Aufgabenziele zu erreichen und Ergebnisse zu erzielen.

Publikum

Dem Publikum, das die Botschaft sieht, muss die Bedeutung so einfach wie möglich vermittelt werden. Dies ist wichtig, da interne Stakeholder und externe Stakeholder möglicherweise nicht in gleichem Maße am Projekt beteiligt sind. Sie können festlegen, wer wen kontaktiert, wenn Sie den Kommunikationsplan für das Projektmanagement skizzieren.

Angenommen, der Projektmanager trifft sich einmal im Monat mit dem Vorstand des Kunden. Der Manager sollte eine Botschaft vermitteln, die er leicht versteht, ohne zu sehr ins Detail zu gehen, und gleichzeitig in der Lage sein sollte, sich zu allen zu diesem Zeitpunkt verbreiteten schriftlichen Berichten zu äußern.

Nachricht

Botschaften an Stakeholder müssen Bedeutung mit minimaler Reibung und möglichst klarer, einfacher Bedeutung vermitteln. Wieso den? So können die Personen, die die Nachricht erhalten, bei Bedarf entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Untersuchen Sie diese vier praktischen Schritte, um einen PM-Kommunikationsplan zu erstellen

Sind Sie bereit, einen transparenten Kommunikationsplan für das Projektmanagement zu erstellen?

Erwägen Sie die Verwendung agiler Methoden und integrierter Projektmanagementmethoden. Jeder Projektmanager hat einen anderen Ansatz zur Verwaltung des Projektlebenszyklus. In unserer Umfrage ^[*] haben wir festgestellt, dass nur 17 % der Manager ausschließlich auf agile Methoden setzen, während 51 % an Methoden des integrierten Projektmanagements glauben. Die Kombination beider erzielt bessere Ergebnisse.

Die Auswahl an Projektmanagement-Software ist groß. Mit mehr als 1.350 verfügbaren können Sie eine auswählen, die Ihren Anforderungen entspricht, falls Sie noch keine haben. Die richtige Software erleichtert die Zusammenarbeit mit unkomplizierten Kommunikationskanälen und Warnsystemen.

PM-Software mit umfassenden Plattformen verfügt über eine Automatisierung, die Zeitleisten automatisch nach vorne verschieben kann, wenn Aufgaben abgeschlossen sind, und gleichzeitig die Zeit für Aufgaben und Projekte verfolgt. Wählen Sie eine, die einfach zu bedienen ist und über Berichtsfunktionen verfügt.

Jeder in einem Projekt sollte die Rolle jedes Teammitglieds innerhalb eines Projektmanagementsystems verstehen. Sie können dies in einem Planungsdokument skizzieren, das jeder während eines Stakeholder-weiten Treffens zum Start des Projekts überprüft. Der Grund für das Treffen ist, dass die Leute Fragen stellen wie: „Wem melde ich, wenn X passiert?“ Halten Sie nach dem ersten Kickoff regelmäßige Meetings ab, um Fragen und Antworten zu erhalten, da Sie nie wissen, wer sie hören muss.

Dwight Eisenhower ^[1] hat einmal gesagt: „Pläne sind nutzlos, aber Planung ist unverzichtbar.“

Egal wie gut Sie Ihre Pläne darlegen, irgendetwas wird schief gehen oder zumindest eine andere Vorgehensweise vorschlagen. Deshalb müssen Sie im Rahmen eines Projekts Variablen und Flexibilität einplanen. Fristen sollten so weit wie möglich eingehalten werden, aber lassen Sie während des gesamten Projekts Spielraum für unvorhergesehene Umstände, wie z. B. das Verlassen des Unternehmens oder Kunden/Kunden mit Pushback.

Halten Sie zusätzlich zu den regulären Meetings Update-Meetings ab, wenn Teams bestimmte Meilensteine ​​erreichen. Es ist wichtig, diese an alle Beteiligten zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was die nächsten Schritte sind und was als nächstes passieren muss.

Wählen Sie die richtigen Projektmanagement-Tools aus, um Transparenz und Kommunikation zu fördern

Digitale Tools können Ihren Projektmanagement-Kommunikationsplan unterstützen, indem sie ihm einen praktischen Rahmen für Menschen, einschließlich Remote-Teams, bieten, um zu chatten, Dokumente einzureichen, Überarbeitungen vorzunehmen, Fristen festzulegen und Ergebnisse zu versenden.

Suchen Sie nach vollständig integrierten Projektmanagementplattformen mit freigegebenen Kalendern, die jeder sehen kann, Chat-Portalen für Teamdiskussionen, Videokonferenzfunktionen, Dateifreigabe und automatisierten Benachrichtigungen für die Erledigung von Aufgaben.

Ihre Transparenz zahlt sich aus, wenn alle im selben Projekt und auf derselben Seite sind. Werfen Sie einen Blick auf unsere fünf besten Projektmanagementlösungen für die Projektvisualisierung als eine mögliche Wahl.

Durch den Einsatz der richtigen Tools und der vier oben genannten praktischen Schritte können Sie von Anfang bis Ende Transparenz zwischen den Beteiligten erreichen. Ihr Team wird Projekte pünktlich abschließen und gleichzeitig die Erwartungen erfüllen oder übertreffen, und mit einer höheren Kundenzufriedenheit werden Sie und Ihr Unternehmen größeren Erfolg haben und weiter wachsen.

Erhebungsmethodik

* Capterras Project Management User Survey wurde im März 2021 unter 422 in den USA ansässigen Projektmanagern durchgeführt. Die qualifizierten Befragten sind Entscheidungsträger oder maßgeblich am täglichen Projektmanagement ihrer Organisation beteiligt. Wir haben die Fragen so formuliert, dass jeder Befragte die Bedeutung und das Thema vollständig verstanden hat.

Quellen

1. Zitat von Dwight Eisenhower, Goodreads