So starten Sie Ihr Projekt richtig

Wenn wir den Start eines Projekts mit dem Beginn eines Fußballspiels vergleichen, ist das Fehlen eines Kick-off-Meetings wie keine taktische Strategie. Ohne einen Plan können Sie nur improvisieren, und obwohl das manchmal Spaß machen mag, führt es meistens zu Zeitverschwendung, Geldverlust und Vertrauensbruch. Klingt nach einem Rezept für eine Katastrophe, oder?

#hackyourkickoff – der perfekte Startvorgang

Obwohl jedes Projekt anders ist, ist das Startverfahren normalerweise ziemlich ähnlich und basiert auf denselben Prinzipien . Um Ihre Bemühungen zu optimieren, lohnt es sich, eine Muster-Checkliste zu erstellen, die alle „Musts“ enthält und je nach Bedarf des Projekts entweder zu kürzen oder mit zusätzlichen optionalen Punkten anzureichern. Auf diese Weise müssen Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie in ein neues Projekt eintauchen, und die Konsistenz Ihres Prozesses über verschiedene Projekte hinweg wird verbessert.

Die Aufteilung der Themen, die Sie behandeln möchten, in mehrere Bereiche hilft Ihnen sicherlich dabei, Ordnung zu halten . Die Aufteilung kann sich an den Phasen orientieren, die das Projekt nacheinander durchläuft (Pre-Production, Design, Production etc.) oder beispielsweise am eisernen Dreieck des Projektmanagements: Umfang, Zeit, Kosten (und alles dazwischen ). Egal, welches Ihnen besser dient – ​​decken Sie alle Bereiche genau ab, insbesondere die umstrittensten.

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Wie führen Sie also den Prozess durch? Lass uns genauer hinschauen.

Eine kurze Einführung

• Legen Sie den Rahmen fest: Gehen Sie den Hintergrund und Zweck des Projekts durch – Sie brauchen ein klares, messbares und inspirierendes Ziel, das Sie anstreben, nicht ein übermäßig ehrgeiziges.
• Legen Sie die Erwartungen fest , diskutieren Sie das Statement of Work, fassen Sie die Frameworks und Technologien zusammen.
• Bereiten Sie Sicherheitsregeln vor, entscheiden Sie über die Zugriffe und die Speicherung von Anmeldeinformationen, wählen Sie das richtige Tool, um die Projektdokumentation an einem zentralen, kollaborativen Ort zu speichern.
• Kündigen Sie die Rollen und Aufgaben innerhalb des Teams an. Machen Sie den Kunden auf mögliche Teamänderungen aufmerksam und wie stark werden die Teammitglieder involviert sein.
• Vereinbaren Sie die RACI-Matrix mit allen Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten und entscheiden Sie auch über den Genehmigungsprozess.
• Richten Sie eine angenehme Arbeitszeit ein , insbesondere wenn Sie in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.
• Besprechen Sie die Kommunikationskanäle (z. B. Gruppenchat für Ad-hoc-Kontakte und E-Mails für formelle Korrespondenz) und die Häufigkeit.
• Legen Sie eine Matrix zyklischer Meetings an und stellen Sie sicher, dass jede relevante Person die notwendigen Einladungen erhält, daran teilzunehmen (das gesamte Team muss nicht an jedem Meeting teilnehmen).
• Erstellen Sie einen Verhaltenskodex, dh einen allgemeinen Teamkodex, für den jeder die Regeln vorschlagen kann und der vom gesamten Team befolgt wird, um ein respektvolles Miteinander aufrechtzuerhalten.

Profi-Tipp: Alle Informationen sollten leicht auf einem Projektposter zu finden sein, falls Sie eines behalten.

Projektumfang

• Erstellen Sie die Liste der Leistungen und Anforderungen in Form eines Backlog-Entwurfs.
• Heben Sie wesentliche Projektprioritäten hervor – die Durchführung einer MoSCoW-Analyse kann hilfreich sein.
• Konzentrieren Sie sich auf die Einschränkungen , wie z. B. ein strenges Budget oder einen Zeitplan, um den Konsens zum Umfang zu erreichen (schlagen Sie offen potenzielle Kürzungen vor).
• Schreiben Sie die Definition von „ready“ und die „Definition of done “ auf.
• Vergessen Sie nicht die Taxonomie – ein projektbezogenes Glossar, um Missverständnissen oder Verwechslungen vorzubeugen.

Projekt Zeitleiste

• Führen Sie den Kunden in den Unternehmensprozess ein und passen Sie ihn an die Bedürfnisse des Projekts an, legen Sie den Arbeitsablauf im Team fest.
• Bereiten Sie die Roadmap mit klaren Fristen vor und einigen Sie sich auf mögliche Fehlerspannen.
• Legen Sie die Meilensteine ​​und Zeitrahmen fest, die durch den Lebenszyklus des Projekts bestimmt werden: Releases, Regressionen, Sprintdauer usw.
• Denken Sie daran, sich auf alle Projektphasen zu konzentrieren, auf die sich die Zusammenarbeit bezieht (Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und/oder Abschluss).

Projektbudget

• Bestätigen Sie das Budget und vereinbaren Sie mögliche Abweichungen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Kunde die genehmigte Abrechnungsmethode genau gleich verstehen. Überprüfen Sie, ob die Unterschiede zwischen T&M- und Festpreismodellen deutlich sind.
• Finden Sie heraus, wie Sie mit Fehlern, Änderungswünschen und Code-Reviews umgehen.
• Identifizieren Sie Hindernisse und Risiken , bereiten Sie die Minderungsstrategie vor und beziehen Sie alle in die Erstellung eines regelmäßig aktualisierten Änderungsprotokolls ein.
• Übernehmen Sie die Verantwortung für die Verfolgung des Fortschritts und stellen Sie die rechtzeitige Lieferung von Projektstatusberichten sicher.

Zeit, die Sicherung anzuzünden

Der Tag Ihres Exposés ist gekommen! Jetzt, da Sie alles zusammengestellt haben, sollte das Treffen selbst nur angenehme Formalitäten sein. Mit diesen wenigen Schritten werden Sie definitiv das Beste daraus machen:

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1. Stellen Sie im Voraus eine Meeting-Agenda für jeden Teilnehmer bereit Überprüfen Sie alle erforderlichen Projektdetails und bereiten Sie sich auf das Meeting vor. Unterstreichen Sie die Hauptthemen, für die Sie besondere Maßnahmen von jemandem benötigen.
2. Machen Sie sich Notizen und teilen Sie anschließend die Besprechungszusammenfassung mit Ihrem Team . Dies ist die beste der informellen Möglichkeiten, um allem, was während des Treffens vereinbart wurde, einen offiziellen Status zu verleihen. Darüber hinaus können Sie, wenn alle an Bord sind, die Sitzung aufzeichnen und die Möglichkeit erhalten, in Zukunft darauf zurückzukommen.
3. Stellen Sie sicher, dass später eine ordnungsgemäße Ausführung möglich ist, indem Sie eine gleich starke Beteiligung und ein gleich starkes Interesse im gesamten Team aufbauen . Aus diesem Grund sollte das Treffen die Form eines Dialogs und keine Übertragung haben. Halten Sie einige Ideen für ansprechende Formeln bereit, zum Beispiel: Jeder stellt sich selbst vor (Name, Rolle, wie er gerne im Projekt arbeitet). Bonuspunkte, wenn Sie etwas Zeit für einen kurzen Eisbrecher und Fragen und Antworten einplanen.
4. Besprechen Sie die nächsten Schritte . So beenden Sie wahrscheinlich jeden Tag Meetings, und genau so sollte es in diesem Fall auch sein. Es wäre gut, wenn die nächsten Schritte auch in der Zusammenfassung des Kick-off-Meetings enthalten wären.

Führen Sie dieses Meeting so durch, dass es Ihnen angenehm ist, aber bleiben Sie organisiert und Sie werden nichts verpassen.

Denken Sie daran: Spielen Sie Captain Obvious

Auch wenn Ihnen einige Dinge offensichtlich erscheinen, weil Sie sie in früheren Projekten auf eine bestimmte Weise durchgeführt haben, müssen sie Ihrem Kunden und dem Rest des Teams nicht so klar sein . Zu erklären, dass das Gras grün ist, erscheint Ihnen überflüssig? Bis Sie mit einer farbenblinden Person arbeiten, kann es sein.

Wenn Sie das Offensichtliche laut aussprechen und aufschreiben, verringern Sie das Risiko unterschiedlicher Interpretationen und stellen sicher, dass Sie alle in dieselbe Richtung gehen.

Dasselbe gilt für Dinge, die das Projekt beeinflussen könnten. Hier sollten Sie nichts verheimlichen – Transparenz ist einer der wichtigsten Bestandteile einer erfolgreichen und ehrlichen Zusammenarbeit . Gegenseitiges Vertrauen ist für das reibungslose Funktionieren des Teams unerlässlich. Es ist sehr schwer aufzubauen und sehr leicht zu verlieren.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob etwas erwähnenswert ist, dann ist es das. Vermutungen haben hier keinen Platz, da unausgesprochene Probleme in den am wenigsten erwarteten Momenten eskalieren können. Als Projektmanager sind Sie wahrscheinlich bereits mit Murphy's Law vertraut …

Zusammenfassung

Das Kick-off-Meeting ist eine Gelegenheit, sich gemeinsam darüber abzustimmen, wie das Projekt zum Erfolg geführt werden kann. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie Überraschungen begrenzen und spätere Rückschläge verhindern. Viel Glück!

Brauchen Sie Hilfe, um sicherzustellen, dass Ihre Produktidee in die richtige Richtung geht? Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!