Was ist Prognose im Projektmanagement?

Wenn Sie jemals für ein Projekt verantwortlich waren, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie stressig die Verwaltung eines Projekts von Anfang bis Ende sein kann. Abgesehen davon, dass jede Projektphase über genügend Finanzmittel und Ressourcen verfügt, müssen Sie auch Budgetüberschreitungen und Verzögerungen vermeiden – und dies kann Sie bis zum Projektabschluss am Rande der Unsicherheit halten.

Es muss jedoch nicht so sein.

Wenn Sie vermeiden möchten, dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird, müssen Sie lediglich eine Projektmanagementprognose erstellen.

Aber was ist eine Projektmanagementprognose und wie genau funktioniert sie? Lesen Sie weiter, denn wir werden gleich alles aufdecken, was Sie über Prognosen im Projektmanagement wissen müssen – von den Grundelementen bis hin zu sorgfältig ausgewählten Tipps, die Ihnen helfen, Projektprognosen unabhängig von der Länge Ihres Projekts erfolgreich umzusetzen.

In diesem Blogbeitrag werden Sie:

• Erfahren Sie mehr über die Grundlagen der Projektprognose,
• Informieren Sie sich über die Elemente der Prognose im Projektmanagement und
• Entdecken Sie 7 Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Projektprognose erfolgreich durchzuführen.

Was ist Projektprognose?

Forecasting im Projektmanagement ist der Prozess, Vorhersagen über die möglichen zukünftigen Ergebnisse eines laufenden Projekts zu treffen. Diese Schätzungen basieren jedoch nicht auf einem Münzwurf, sondern sollten auf einer sorgfältigen Beobachtung und Analyse aktueller Daten aus einem laufenden Projekt beruhen.

Tatsächlich sollte die Projektprognose beginnen, wenn 20 % des Projekts bereits abgeschlossen sind, damit Sie über genügend Informationen verfügen, um auf der Grundlage der gesammelten Daten Vorhersagen treffen zu können. Außerdem müssen Sie im Laufe des Projekts manchmal Ihre Prognose aktualisieren, insbesondere wenn Sie häufig auf unerwartete Ereignisse reagieren müssen.

Einfach ausgedrückt, wenn Sie Ihre Projektergebnisse vorhersagen möchten, müssen Sie alle Informationen und Kenntnisse nutzen, die Sie haben, nachdem Sie etwa ein Drittel Ihres Projekts abgeschlossen haben, und Vorhersagen über den Endpunkt Ihres Projekts treffen.

Was sind die wichtigsten Elemente der Projektprognose?

Bevor Sie mit der Erstellung einer Projektprognose beginnen, müssen Sie drei entscheidende Elemente berücksichtigen, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Projekt so reibungslos wie möglich abläuft. Denken Sie an Ihr Projekt:

• Dauer,
• Kosten und
• Qualität.

Element Nr. 1: Projektdauer

Bevor Sie überhaupt daran denken, ein Projekt durchzuführen, stellen Sie sich zunächst eine Frage:

Wie lange wird das Projekt dauern?

Wenn Sie eine genaue Projektprognose erstellen möchten, müssen Sie zunächst ermitteln, wie viel Zeit Sie für das gesamte Projekt benötigen. Versuchen Sie dann, Ihr Projekt in kleinere Aufgaben, Phasen oder Schritte zu unterteilen, damit Sie abschätzen können, wie lange jede Ihrer Aufgaben dauern wird.

Projektmanager verwenden häufig Projektplanungssoftware, um den Projektplanungsprozess zu automatisieren und die Prognosegenauigkeit zu verbessern. Diese Art von Tool kann Sie außerdem dabei unterstützen, die Zeit jeder Aufgabe zu verfolgen und wichtige Daten zu sammeln – die alle an einem Ort gespeichert werden und Ihnen helfen können, Zukunftsprognosen zu erstellen.

Element Nr. 2: Projektkosten

Nachdem Sie die ungefähre Dauer Ihres Projekts ermittelt haben, fahren Sie mit einer Schätzung der Kosten Ihres Projekts fort.

Auch wenn das Erstellen der genauesten Ausgabenprognose nicht immer die einfachste Aufgabe ist, kann das Verfolgen Ihrer Ausgaben diesen Prozess erheblich vereinfachen und Ihnen dabei helfen, die genauesten Zahlen zu erhalten, die Sie in Ihre Berechnungen einbeziehen können.

Da Sie wahrscheinlich möchten, dass Ihr geschätztes Budget so nah wie möglich an den Endkosten Ihres Projekts liegt, stellen Sie sicher, dass Sie sowohl die Löhne Ihrer Mitarbeiter als auch die Werkzeuge berücksichtigen, die sie während der gesamten Dauer des Projekts verwenden.

Element Nr. 3: Projektqualität

In dem Moment, in dem Sie sich entscheiden, ein Projekt in Gang zu setzen, möchten Sie wahrscheinlich die besten Ergebnisse erzielen. Eine qualitativ hochwertige Leistung geht jedoch mit einem größeren Budget einher.

Wenn Ihr Budget also begrenzt ist, sollten Sie Ihre Prioritäten abwägen und entscheiden, ob Sie bereit sind, auf Qualität zu verzichten, um Ihr Projekt abschließen zu können, ohne dass Ihre Kosten in die Höhe schießen.

Da Sie möglicherweise nicht in der Lage sind, die qualifiziertesten Mitarbeiter zu bezahlen oder die hochwertigsten Materialien mit einem knappen Budget zu kaufen, überlegen Sie, wie sich die begrenzten Ressourcen auf Ihr Endergebnis auswirken würden, und beziehen Sie Ihre Ergebnisse in Ihre Projektprognose ein.

Denken Sie auch daran, dass sich diese Entscheidung auch auf die Dauer Ihres Projekts auswirken kann, wenn Sie sich für ein qualitativ hochwertigeres Projekt entscheiden, da Sie mehr Zeit benötigen, um die qualifiziertesten Personen für den Job zu finden und auszuwählen oder erstklassige Materialien zu beschaffen .

Ein Prognosebeispiel im Projektmanagement

Angenommen, Sie leiten ein Marketingunternehmen und ein Kunde möchte, dass Sie eine Social-Media-Strategie für ihn erstellen. Nachdem alle Informationen gesammelt wurden und 20 % Ihres Projekts abgeschlossen sind, können Sie mit der Erstellung von Projektprognosen beginnen.

Für eine genaue Projektprognose müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

• Die Zeit, die jeder Schritt, jede Aufgabe und das gesamte Projekt in Anspruch nehmen wird (einschließlich zusätzlicher Zeit, falls erforderlich oder ob der Kunde eine dringende Lieferung wünscht),
• Die Arbeit, die während des Projekts geleistet wird (einschließlich der Entwicklung einer Strategie, der Entscheidung über das Design, des Schreibens von Inhalten, der Planung von Beiträgen in Profilen usw.) und
• Die Mitarbeiter, die von Anfang bis Ende an diesem Projekt beteiligt sein werden, und ihre Gehälter (dazu gehört auch die Prüfung, ob Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen oder ob Ihre derzeitigen Mitarbeiter qualifiziert genug sind, ob Sie einen Backup-Plan für den Notfall haben , usw).

Warum ist Forecasting im Projektmanagement wichtig?

Forecasting im Projektmanagement hilft Ihnen bei:

• Abschätzung möglicher Ergebnisse,
• Verringerung der Risiken bei der Durchführung eines Projekts und
• Erhöhung der Chancen auf Projekterfolg.

Es ist jedoch nicht immer einfach, das Endergebnis eines Projekts vorherzusagen, insbesondere am Anfang, wenn Sie nicht über alle Informationen verfügen. Daher ist es wichtig, alle möglichen Ergebnisse zu identifizieren und festzulegen, welche Ergebnisse Sie erzielen möchten. Prognosen im Projektmanagement können Ihnen helfen, alle möglichen Ergebnisse vorherzusehen und zu bestimmen, welches für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten ist.

Darüber hinaus kann Ihnen die Projektprognose dabei helfen, sich auf alle Änderungen vorzubereiten, die während der Projektausführung auftreten können, sowie Risiken zu kalkulieren und zu reduzieren. Indem Sie die Risiken senken, gewinnen Sie mehr Kontrolle über Ihr Projekt und erhöhen Ihre Erfolgschancen.

Da es bei der Verwaltung von Projekten darum geht, Ihre Fähigkeiten und Ihr Wissen einzusetzen, um kluge Entscheidungen zu treffen, um den Projekterfolg sicherzustellen, ist die Projektprognose ein praktisches Werkzeug, das Ihnen hilft, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage möglichst genauer Vorhersagen zu treffen. Daher erhöhen Sie durch genaue Prognosen die Erfolgschancen Ihres Projekts.

Außerdem stützen sich Projektgenehmigungen häufig auf prognostizierte Ergebnisse – wenn das Ergebnis ungünstig ist, kann das Projekt sogar abgelehnt werden.

7 Tipps für erfolgreiches Forecasting im Projektmanagement

Prognosen im Projektmanagement sind ein komplexer Prozess, da Sie mehrere Faktoren berücksichtigen müssen, wie zum Beispiel:

• Zeit,
• Kosten,
• Qualität,
• Ressourcen,
• Mitarbeiter und so weiter.

Damit Sie sich jedoch nicht mit zu vielen Aufgaben überfordert fühlen, haben wir einige Hinweise zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, sicherzustellen, dass Ihre Projektmanagement-Prognose wie am Schnürchen läuft.

Tipp Nr. 1: Erstellen Sie mehrere Prognosen

Unabhängig davon, wie genau eine Prognose ist, besteht immer das Risiko, dass unvorhersehbare Ereignisse das Endergebnis Ihres Projekts verändern. Anstatt sich auf eine Projektprognose zu verlassen und das Beste zu hoffen, ist es daher viel besser, zu versuchen, ein paar detaillierte Vorhersagen zu treffen. Sie kommen der Vorhersage des tatsächlichen Ergebnisses viel näher, wenn Sie verschiedene Meinungen und Möglichkeiten einbeziehen und mehrere Prognosen erstellen. Wie das Sprichwort sagt: „Lege nicht alle Eier in einen Korb.“

Tipp Nr. 2: Seien Sie organisiert

Große organisatorische Fähigkeiten sind eine der wichtigsten Eigenschaften, die ein Projektmanager besitzen sollte. Alle Schritte im Auge zu behalten und mit den Rollen der einzelnen Teammitglieder vertraut zu sein, ist entscheidend für ein effektives Projektmanagement, und hier kann es sich als nützlich erweisen, den Projektfortschritt bei jedem Schritt zu verfolgen. Indem Sie sich auf ein Tool verlassen, mit dem Sie sehen können, wie viel Zeit Ihr Team für jede Aufgabe aufwendet, können Sie Arbeitszeittabellen erhalten, die für Prognosen während der Projektausführung verwendet werden können.

Tipp Nr. 3: Verwenden Sie Prognosetools

Man kann viel lernen, indem man Projektdaten beobachtet und daraus Schlüsse zieht. Um jedoch die bestmöglichen Prognosen zu erstellen, versuchen Sie, Projektmanagement-Software wie Plaky in Ihrem Unternehmen zu implementieren, was Ihrem Projekt viele Vorteile bringt.

Mit Plaky können Sie:

• Haben Sie die genauesten statistischen Daten über die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit,
• Erhalten Sie alle wichtigen Informationen, die Sie für eine präzise Projektprognose benötigen, auf Knopfdruck,
• Haben Sie einen klaren Überblick über alle Projektaktivitäten wie Projektfortschritt und Fristen,
• Weisen Sie Mitarbeitern Aufgaben zu, damit jeder weiß, was zu tun ist,
• Organisieren Sie Projekte in Phasen oder Aufgaben,
• Kommentare und Feedback hinterlassen,
• Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn Ihnen jemand eine Aufgabe gibt, wenn es ein Update gibt oder jemand Sie erwähnt,
• Haben Sie eine visuelle Darstellung der Zeitleiste Ihres Projekts und
• In der Lage sein, schnell und automatisch Änderungen an Ihren Projekten vorzunehmen, sodass Sie keine Zeit damit verlieren müssen, dies manuell zu tun usw.

Sobald Sie Plaky verwenden, werden Sie feststellen, wie einfacher und schneller Sie Ihre Teammitglieder und Aufgaben organisieren können. Sie haben einen klaren Überblick über das gesamte Projekt und alle seine Aufgaben, sodass Sie bessere Vorhersagen über das Projektergebnis treffen können.

Tipp Nr. 4: Planen Sie zusätzliche Zeit für Aufgaben ein (nur für den Fall)

Unvorhersehbare Ereignisse und Projektverzögerungen können trotz Ihrer besten Bemühungen und der aktuellsten Prognose- und Management-Tools eintreten. Sie wissen nie, wann sich ein Mitarbeiter krank meldet oder ob er länger als erwartet braucht, um eine Aufgabe zu erledigen. Deshalb ist es immer eine sichere Option, für jede Aufgabe zusätzliche Zeit einzuplanen.

Versuchen Sie auch, Ihren Projektfortschritt bei jedem Schritt zu überwachen. Wenn Sie feststellen, dass einige Aktivitäten oder Aufgaben während der Ausführung eines Projekts länger dauern als erwartet, können Sie diese bearbeiten und die erforderliche Zeit hinzufügen.

Um während der Ausführung Ihres aktuellen Projekts bessere Projektprognosen zu erstellen, können Sie sich für eine Aufgabenverfolgungs-App entscheiden, mit der Sie Zeitüberschreitungen protokollieren können, damit Sie genau wissen, welche Aufgabe mehr Zeit erfordert. Infolgedessen können Sie dies in Zukunft als Referenz verwenden, um Ihre anstehenden Projekte besser zu strukturieren und sicherzustellen, dass Sie weniger Überschreitungen und Verzögerungen haben.

Tipp Nr. 5: Präsentieren Sie Ihre Projektprognosen übersichtlich

Manchmal reichen nicht einmal all Ihre Daten, qualifizierte Mitarbeiter oder einwandfreie Prognosen für den Projekterfolg aus. Sobald Ihre Prognose erstellt und dokumentiert ist, sollten Sie sie Ihren Teammitgliedern klar präsentieren, damit sich alle ihrer Verantwortung bewusst sind.

Um sicherzustellen, dass alle Projektphasen und Aufgaben übersichtlich dargestellt werden, können Sie eine Mitarbeiterplanungssoftware verwenden, mit der Ihr Team einen klaren Überblick über alle seine Aufgaben und Aktivitäten erhält und genau weiß, was es tun soll, um ein gewünschtes Ziel zu erreichen Projektergebnis.

Tipp Nr. 6: Verfolgen Sie die Leistung Ihres Projekts

Denken Sie daran, dass die Projektprognose lediglich eine Vorhersage ist, die sich aufgrund externer oder interner Faktoren ändern kann, sodass Sie Ihr Projekt in allen Phasen seiner Ausführung im Auge behalten müssen.

Wenn Sie beispielsweise Ihre Leistung verfolgen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Budget knapp ist. Das Wissen um ein Haushaltsdefizit kann Ihnen helfen, notwendige Änderungen vorzunehmen und das Problem rechtzeitig zu lösen. Sie können beispielsweise Gelder aus anderen Filialen umleiten oder Ihren Kunden über Preisänderungen informieren. Folglich ändern sich Ihre Vorhersagen und Sie erhalten eine genauere Vorhersage.

Durch die Verfolgung der Projektleistung wird außerdem sichergestellt, dass Sie unerwartete Änderungen bemerken, möglicherweise herausfinden, wie sie gelöst werden können, und sie Ihren Kunden rechtzeitig angemessen mitteilen.

Tipp Nr. 7: Überprüfen Sie jedes Projekt und überprüfen Sie, ob die Prognosen korrekt waren

Nach Abschluss eines Projekts sollten Sie die Ergebnisse überprüfen, um zu sehen, wie gut sie Ihren Prognosen entsprechen, da der Erfolg eines Projekts daran gemessen werden kann, wie genau es mit den ursprünglichen Schätzungen übereinstimmt.

Wurden beispielsweise Änderungen in Bezug auf Zeit oder Kosten vorgenommen, können Sie diese in Zukunftsprognosen für ähnliche Projekte einfließen lassen. Wenn Sie verstehen, was in früheren Prognosen gefehlt hat, können Sie zukünftige Projektprognosen verbessern.

Fazit: Erhöhen Sie Ihre Chancen auf den Projekterfolg mit Projektprognosen

Wie Sie wahrscheinlich bereits herausgefunden haben, unterscheidet eine effektive Projektprognose ein gut durchgeführtes Projekt von einem Projekt, das schief gelaufen ist.

In diesem Artikel haben wir erklärt, was Forecasting im Projektmanagement erfordert. Wir haben auch einige Prognosetipps beigefügt, die Sie nützlich finden werden, wenn Sie sich entscheiden, mit der Erstellung von Projektprognosen zu beginnen.

Denken Sie jedoch daran, dass die Projektprognose ein komplexer Prozess ist und viel Vorbereitung und Durchdenken erfordert.

Sie sollten versuchen, zusätzliche Zeit für Aufgaben einzuplanen, die Leistung Ihres Projekts zu verfolgen und ein Prognosetool für genauere Daten zu verwenden.

Ein gutes Projektergebnis kann nicht durch eine Projektprognose garantiert werden, da diese von vielen Faktoren abhängt, aber sie bringt Sie dem Erfolg einen Schritt näher.

️ Prognosen im Projektmanagement sind ein nützlicher Prozess, mit dem Sie die Kontrolle über Ihr Projekt behalten. Haben Sie wertvolle Tipps zur Verbesserung der Projektprognose? Schreiben Sie uns an [email protected], um die Chance zu haben, in einem unserer zukünftigen Artikel erwähnt zu werden. Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, teilen Sie ihn auch mit jemandem, den Sie kennen und der ihn interessant finden wird.